• Öffnen Sie eine neue Textvorlage

  Textvorlagen können zwar ganz neu angelegt werden, in vielen Fällen empfiehlt es sich aber, eine vorhandene Textvorlage mit allen Bezügen und Listen zu kopieren und anzupassen (Kopieren Sie eine vorhandene Textvorlage).

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Textvorlagen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb^M. Das Eingabefenster der neuen Textvorlage öffnet sich.
  2. Um die neue Textvorlage mehreren Betrieben^M zuzuweisen, gehen Sie auf  in der horizontalen Werkzeugleiste der Vorlage und aktivieren Sie die gewünschten Betriebe.
  3. Geben Sie einen sprechenden Namen und ein eindeutiges Kürzel für die Vorlage ein. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen. Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für mehr  Details zu einer Vorlage verwenden Sie das Feld Beschreibung.
  4. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
  5. Wählen Sie aus, für welche Benutzergruppen die Vorlage sichtbar sein soll.
  6. Über das Icon  Nur für Konfiguration anzeigen markieren Sie Vorlagen, die nur im Kontext von Listen oder anderen Vorlagen verwendet werden, und den Benutzern im operativen Geschäft nicht angezeigt werden sollen.
  7. Wählen Sie einen Vorlagentyp:  Datenblattvorlage,  Textverarbeitungsvorlage oder Sonstiges . Wählen Sie  Sonstiges nur für Textumbrüche oder Textbausteine, die nur innerhalb von anderen Vorlagen verwendet werden.
  8. Speichern Sie über .
• Definieren Sie Datenblattvorlagen

  Wählen Sie eine  Datenblattvorlage, um Daten in einem bestimmten Kontext zusammenzufassen. Datenblätter werden nur für eine begrenzte Anzahl an Tabellen angeboten.

  1. Geben Sie für Datenblätter zu Adressen, Artikeln und Veranstaltungen, die im Datensatz bearbeitet und abgelegt werden können, einen Ablageort an und trennen Sie Unterordner mit "/".
  2. Der Ordner bzw. Unterordner erscheint im Datensatz, sobald ein Datenblatt auf Basis dieser Vorlage gezogen und zum Bearbeiten und Speichern im Verzeichnis geöffnet wird.
     Bsp.: Datenblätter/Technik oder Datenblätter/Küche
  3. Alle Datenblätter zu anderen Tabellen können zwar bearbeitet und exportiert, aber nicht intern gespeichert werden.
• Definieren Sie Textverarbeitungsvorlagen

  Wählen Sie eine  Textverarbeitungsvorlage für alle anderen Vorlagen, die entweder den Benutzern direkt zur Verfügung stehen sollen, oder indirekt in anderen Vorlagen verwendet werden.

  1. Wählen Sie  Textverarbeitung >  Briefe oder Serienbriefe für echte Korrespondenz. Auch andere Textvorlagen können als Brief- oder E-Mail-Vorlagen verwendet werden, werden aber nur im speziellen Kontext angeboten.
     Bsp.: eine Vorlage mit Typ Personalanfrage wird nur unter  Personal >  Anfragen angeboten, eine Briefvorlage wird unter  Kommunikation >  Briefe/E-Mails angeboten
  2. Geben Sie ggf. im Feld Nutzungsregel eine Formel ein, um weitere Bedingungen für die Benutzung der Vorlage einzustellen.
     Bsp.: Angebotsvorlagen nur bis zu einer Maximalsumme
  3. Der Betreff kann vorbelegt oder  verformelt werden. Bei Zuweisung eines Anschreibens auf Basis einer anderen  Textvorlage bleibt der ursprüngliche Betreff erhalten.
  4. Wenn eine Vorlage als  E-Mail markiert wird, erscheinen weitere Eingabefelder zu  Priorität,  Lesebestätigung und  Anschreiben.
  5. Ein  Anschreiben zu der E-Mail kann ebenfalls vorbelegt werden:
     1. Aktivieren Sie in der oberen Werkzeugleiste das Icon  Anschreiben. Es erscheint ein neuer Reiter  Anschreiben, der Text der E-Mail wird zum  Anhang.
     2. Mit Klick auf   Übernehmen kopieren Sie den Text der E-Mail ins Anschreiben. Alternativ weisen Sie eine andere  Textvorlage zu.
  6. Ausserdem können  Anhänge und  Empfänger vorbelegt werden.
     1. Hängen Sie verfügbare  Eigene Visitenkarten oder ggf. Kalendereinträge über die Schaltflächen über der Anhangliste an.
     2. Fügen Sie mit Klick auf  Hinzufügen externe  Dateien,  Dokumente aus Paketen^M,  Vorlagen oder weitere  Visitenkarten als Anhänge an, sowie nur für Veranstaltungsvorlagen auch  Veranstaltungsblätter.
     3. Aktivieren Sie oberhalb der Liste Alle Dateien ohne Nachfrage übernehmen, um die Anhänge jedes Mal automatisch und ohne Rückfrage an E-Mails anzuhängen.
• Erstellen Sie den Vorlagentext

  Geben Sie den Haupttext der Vorlage geben Sie auf dem vordersten Reiter ein.

  1. Schreiben Sie den gewünschten Text oder fügen Sie über (Strg+V) einen Text aus der Zwischenablage ein.
     Hinweis: Das Icon wird aktiv, sobald der Cursor im Textfeld blinkt und sich Text in der Zwischenablage befindet.
  2. Klicken Sie auf und wählen Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen, um diese einzufügen.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.
• Fügen Sie Bezüge ein

  Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

  1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
  2. Wählen Sie mit Klick auf Datenbankbezüge einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie des gewünschten Bezuges.
     Beispiel: Benutzer > Benutzernamen und Unterschrift; Extras > aktuelles Datum etc.
  3. Zahlfelder, Wahrheitswerte, Datums- oder Zeitfelder müssen ggf. formatiert/bestimmt werden. Geben Sie im Eingabefenster das Format ein und bestätigen Sie mit OK.
  4. Legen Sie wiederkehrende Texte einmal an und verweisen Sie in Textvorlagen darauf.
     Bsp.: Legen Sie unter   Administration >  Einstellungen > Veranstaltungen >  Texte > Angebotstext 1 einen Standardtext an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über   Datenbankbezüge einfügen >  Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
     Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst. Über lassen Sie sich Datenbankbezüge anzeigen.
• Fügen Sie Bilder ein

  Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in den Brief eingefügt werden.

  1. Über  Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder  in den Textverlauf oder  auf Seite ein.
     1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
     2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
  2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
     1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen >  Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
     2. Für Bilder aus der Zwischenablage wählen Sie Bild einfügen >  Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
     3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
     4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen >  Integrated Camera.
  3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über  >  Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
  4.  Speichern Sie Ihre Änderungen.
• Tauschen Sie Bilder aus

  Bilder, die unter  Vorlagen >  Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

  1. Markieren Sie das gewünschte Bild im Brief und machen Sie einen Rechtsklick.
  2. Wählen Sie  Albumbild >  Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
  3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
  4.  Speichern Sie Ihre Änderungen.
• Optimieren Sie die Größe und Auflösung des Bildes

  Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi), desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

  1. Klicken Sie mit Rechtsklick auf das Bild >  Optimieren und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
  2.  Schneiden Sie das Bild passend zu,  drehen oder  spiegeln Sie es bei Bedarf.
  3. Aktivieren Sie  Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
  4. Die Option Proportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
  5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
  6. Machen Sie über Undo Änderungen schrittweise rückgängig.
  7.  Übernehmen Sie die Änderungen.
• Fügen Sie Listen ein

  Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

  1. Wählen Sie mit Klick auf  Listen einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie und eine vorhandene Liste.
  2. Ändern Sie eine eingefügte Liste mit Rechtklick auf den Listennamen und  Liste öffnen.
     Hinweis: Änderungen an den Listen können Auswirkungen auf viele Textvorlagen haben. Nehmen Sie Änderungen umsichtig vor (Wie ändere ich eine bestehende Liste?).
  3. Speichern Sie über .
• Kopieren und ändern Sie eine vorhandene Textvorlage

  Wenn Sie die Bezüge einer vorhandenen Textvorlage übernehmen, aber den Text selber ändern wollen, kopieren Sie die Vorlage und passen Sie diese an.

  1. Rufen Sie über  Vorlagen >  Textvorlagen >  Suchen passende Vorlagen auf.
  2. Markieren Sie die Vorlage in der Liste mit Linksklick.
  3. Klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf Kopieren.
  4. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.
  5. Ändern Sie ggf. Namen, Anhänge, Typ oder andere Einstellungen der Textvorlage (Öffnen Sie eine neue Textvorlage, Weisen Sie einen Vorlagentyp zu).
• Ändern Sie den Text der Vorlage

  Lassen Sie sich die Datenbankbezüge anzeigen, um sie nicht ungewollt zu löschen oder zu ändern, wenn Sie nur den Text selber anpassen möchten.

  1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters  4D Ausdrücke anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen. Alle Listen und Datenbankbezüge werden grau hinterlegt und dürfen nicht verändert werden.
  2. Ändern Sie nur die Texte, die nicht grau hinterlegt sind.
  3. Speichern Sie über .
• Heben Sie Text grafisch hervor

  Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

  1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
     
     1.  Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
     2.  Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
  2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
     1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
     2. Klicken Sie auf >  Formate kopieren.
     3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie >  Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
  3.  Speichern Sie Ihre Änderungen.
• Fügen Sie Umbrüche ein
  1. Um einen Umbruch einzufügen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Text.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf
     1.   Seitenumbruch
     2. Spaltenumbruch (Tabelle) oder
     3.  Zeilenumbruch.
  3. Für Seitenumbrüche mit Summen und Überträgen in Rechnungsvorlagen wenden Sie sich an Ihren Bp Event Betreuer.
• Fügen Sie Tabellen ein
  1. Öffnen Sie eine Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an. (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?)
  2. Setzen Sie im Textfeld den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
  3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  und bestimmen Sie, wie viele Zeilen und Spalten eingefügt werden sollen.
  4. Legen Sie Zellfarbe, Rahmen und Spaltenbreite fest und bestätigen Ihre Eingabe mit OK.
     Alternativ öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und nehmen Änderungen an der  Tabelle (Rahmen, Hintergrund, Abstände, hinzufügen, löschen etc.) vor.
  5. Beschriften Sie die einzelnen Zeilen/Spalten oder fügen Datenbankbezüge ein.
• Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein

  In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen.

  1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt  Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste  Inhaltsverzeichnis >  Ihaltsverzeichniseintrag >  Stufe zu.
     Bsp.: Dienstag, 1. März, Mittwoch, 2. März, Donnerstag, 3. März -> Stufe 1; Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 2
  2. Alle  Inhaltsverzeichniseinträge werden unter  Inhaltsverzeichnis angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
     
     1.  Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
     2.  Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
     3.  Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
     4.  Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
  3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf  Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
  4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf  Inhaltsverzeichnis >  Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw. Seitenzahlen aktualisieren.
  5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter  Inhaltsverzeichnis >  Einstellungen.
  6.  Speichern Sie Ihre Änderungen.
• Sperren Sie das Dokument für Änderungen

  Verwenden Sie den Dokumentenschutz, um ganze Dokumente oder Teilbereiche für Änderungen zu sperren. Der Dokumentenschutz kann in Textvorlagen (z.B. Rechnungen), Listen oder Briefen/E-Mails angewandt werden.

  1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf >  Dokument um das Dokument zu sperren und Änderungen auszuschließen.
  2. Das Icon ändert sich zu  und das Dokument ist für Änderungen gesperrt.
  3. Um Teilbereiche für Änderungen freizugeben, entsperren Sie das Dokument, markieren den Bereich, klicken auf > Dokument.
     Hinweis: Über  Dokument entsperren nur durch Benutzer aus Gruppe berechtigen Sie eine Benutzergruppe zum entsperren des Dokuments.
• Fügen Sie Abschnitte zur Formatierung ein

  Abschnitte trennen eine Vorlage in verschiedene Bereiche mit unterschiedlicher Formatierung.
  Beispiel: Seite 1 bis 3 Hochformat, Seite 4 Querformat, ab Seite 5 Hochformat mit schmalen Rändern etc.

  1. Markieren Sie die Stelle im Text, an welcher ein neuer Abschnitt eingefügt werden soll.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  und wählen  Neuer Abschnitt.
  3. Der Text wird ab der markierten Stelle auf eine neue Seite verschoben und es wird unter ein neuer Abschnitt eingefügt
     Hinweis: Sie können die einzelnen Abschnitte für eine bessere Übersicht  Umbenennen.
  4. Um Einstellungen für den Abschnitt vorzunehmen, bleiben Sie mit dem Cursor im Textfeld des Abschnitts und klicken auf .
  5. Wählen Sie ein abweichendes Format (z.B. Querformat), geben Einstellungen zu Seitenrändern, Abständen, Spalten etc. für diesen Abschnitt ein.
     Hinweis: Höhe und Breite von Kopf- und Fußzeile und Text lassen Sich auch über das Lineal oben und links im Text pro Abschnitt ändern.
  6. Fügen Sie anschließend an geeigneter Stelle einen weiteren Abschnitt ein, wenn nur ein bestimmter Bereich in dem abweichenden Format angezeigt werden soll.
• Legen Sie eine neue Stilvorlage an

  Legen Sie in der Administration Stilvorlagen an und übernehmen diese in Ihre Vorlagen und Listen, so müssen Anpassungen (Corporate Identity) zukünftig nur noch an einer Stelle geändert werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration >  Einstellungen >  Textvorlage.
  2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
     Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Markieren Sie den Text und klicken auf  >  Neue Text-Stilvorlage.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Stilvorlage ein und bestätigen die Eingabe mit OK.
  6. Speichern Sie über .
• Ändern Sie Stilvorlagen

  Standard- Stilvorlagen werden in der Administration geändert und können in alle Vorlagen übernommen werden, in denen die Textstile angewendet werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Textvorlage.
  2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
     Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Klicken Sie auf , wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
  5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.
• Fügen Sie Stilvorlagen in Textvorlagen ein

  Schriftstile, die in der Administration unter  Einstellungen >  Textvorlage als Stilvorlagen festgelegt sind, können in Textvorlagen angewendet werden. Ändert sich der Stil wird dieser in der Administration geändert und muss in den einzelnen Vorlagen nur aktualisiert werden.

  1. Öffnen Sie eine vorhandene Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an.
  2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
     Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf  > Standard Stilvorlagen aktualisieren.
  3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte.
  5. Speichern Sie über .
• Fügen Sie Stilvorlagen in Listen ein

  Während Schriftstile für Bezüge (4D Ausdrücke) in der Textvorlage direkt übernommen werden, müssen alle Listen, die in Textvorlagen verwendet werden, separat formatiert werden.

  1. Öffnen Sie die Liste in einer Textvorlage mit Rechtsklick auf den Listennamen >  Liste öffnen.
  2. Wechseln Sie in der Liste auf den Reiter  Textverarbeitung.
  3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
     Hinweis: Klicken Sie vorher auf >  Standard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
  4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
     Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte in dieser Liste.
  5. Speichern und schließen Sie die Liste.
• Ändern Sie Stilvorlagen für ein Dokument

  Werden in einer Vorlage Textstile verwendet, können im Dokument Änderungen für diese Stile vorgenommen werden, ohne dass die Vorlage verändert wird.

  1. Legen Sie einen neuen Brief, eine neue E-Mail mit einer Vorlage an, in der verschiedene Schriftstile verwendet werden. (Wie schreibe ich einen Brief? bzw Wie schreibe ich eine E-Mail?)
  2. Markieren Sie den Text, der mit Hilfe eines Schriftstils formatiert wurde.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Klicken Sie auf, wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
  5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.

Wie hinterlege ich Briefpapier?

Bei der Einrichtung Ihrer Datenbank wird in den entsprechenden Textvorlagen passendes Briefpapier hinterlegt:

- Für den  Druck von  Textdokumenten wird das Briefpapier in einem JPG-Format mit 300dpi als Bild im  Album angelegt.
- Für das Senden von PDFs über  Email wird auch das Briefpapier in einem PDF-Format in einem  Dokumentenpaket unter Allgemeine Dokumente hinterlegt.

Solange die vorhandenen Dateien im  Album (für den Druck) oder im  Dokumentenpaket (für die PDF-Erstellung) nur ausgetauscht, aber unter demselben Namen weiterverwendet werden, wird das neue Briefpapier automatisch in jede Vorlage übernommen.
Wenn neue Dateien angelegt werden, müssen zusätzlich die Ausgabeeinstellungen angepasst werden.

• Ersetzen Sie ein vorhandenes Briefpapier für die PDF-Erstellung

  Um ein Briefpapier zu ersetzen, muss es im PDF-Format im richtigen Dokumentenpaket ausgetauscht werden. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE PDF-Dokumente ersetzt werden. Das Vorgängerdokument wird dann überschrieben und das neue Dokument in den Ausgabeeinstellungen automatisch übernommen.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Dokumente >  Suchen, Ablageort "Allgemeine Dokumente".
  2. Wählen Sie mit Doppelklick das Paket "Briefpapier" aus der Liste der gefundenen Dokumentenpakete. Das Paket öffnet sich mit einer Liste aller enthaltenen Dokumente.
  3. Markieren Sie das zu ersetzende Dokument (PDF), klicken Sie auf >  Von Festplatte neu laden und wählen Sie das neue Briefpapier vom lokalen Speicherort.
     Hinweis: Das vorherige Briefpapier wird aus dem Dokumentenpaket gelöscht (ersetzt).
  4. Wiederholen Sie ggf. den Vorgang für ein Briefpapier mit abweichenden Folgeseiten.
  5. Speichern und schließen Sie das Dokumentenpaket.
     Hinweis: Das neue Briefpapier wird in den Ausgabeeinstellungen übernommen und in den Vorlagen mit dieser Ausgabeeinstellung automatisch übernommen.
• Ersetzen Sie ein vorhandenes Briefpapier für den Druck

  Um ein Briefpapier zu ersetzen, muss das Bild im  Album ausgetauscht werden. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE JPG-Dateien ersetzt werden. Das alte Bild wird dann überschrieben und das neue Bild in den Ausgabeeinstellungen automatisch übernommen.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Album >  Suchen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick das gewünschte Briefpapier aus der Liste.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü mit Rechtsklick auf das Bild und wählen Sie Import. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
  4. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie das neue Bild mit Doppelklick ein. Das neue Bild erscheint in der Vorschau.
  5. Wichtig: Importieren Sie NUR ein neues Bild und löschen Sie nicht den Albumeintrag.
  6. Speichern und schließen Sie das Bild.
     Hinweis: Das neue Briefpapier wird in den Ausgabeeinstellungen übernommen und in den Vorlagen mit diesen Ausgabeeinstellungen automatisch angewendet.
• Legen Sie ein neues Briefpapier für die PDF-Erstellung an

  Briefpapiere im PDF-Format werden in einem Dokumentenpaket "Briefpapier" unter  Vorlagen >  Dokumente >  Allgemeine Dokumente gespeichert. In diesem Dokumentenpaket können zahlreiche unterschiedliche Briefpapiere hinterlegt werden, deshalb ist eine eindeutige Benennung der Dokumente äußerst wichtig. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE als PDF-Dokumente abgelegt werden.
  Wichtig: Damit das neue Briefpapier tatsächlich für die Erstellung von PDF-Dokumenten zum E-Mailversand verwendet wird, müssen ausserdem die  Ausgabeeinstellungen angepasst werden (s.u.).

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Dokumente >  Suchen, Ablageort "Allgemeine Dokumente".
  2. Wählen Sie mit Doppelklick das Paket "Briefpapier" aus der Liste der gefundenen Dokumentenpakete. Das Paket öffnet sich mit einer Liste aller enthaltenen Dokumente.
  3. Um das neue Briefpapier von Festplatte zu hinterlegen, klicken Sie auf  >  Dateien. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
  4. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie mit Doppelklick das neue Briefpapier im PDF-Format in die Liste ein.
  5. Um ein veraltetes Briefpapier zu entfernen, markieren Sie das Dokument (mit gedrückter Strg-Taste + Linksklick für Mehrfachauswahl) und entfernen Sie über das  in der unteren Werkzeugleiste.
     Wichtig: Löschen Sie NUR das  PDF-Dokument, nicht das  Dokumentenpaket.
  6. Speichern und schließen Sie das Dokumentenpaket.
• Legen Sie ein neues Briefpapier für den Druck an

  Briefpapiere für den Ausdruck von Dokumenten aus der Textverarbeitung werden in einem JPG-Format unter  Vorlagen >  Album  gespeichert. Im Album können zahlreiche unterschiedliche Briefpapiere hinterlegt werden, deshalb ist eine eindeutige Benennung der Dokumente äußerst wichtig. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE als JPG-Dateien abgelegt werden.
  Wichtig: Damit das neue Briefpapier tatsächlich für den Druck von Textdokumenten verwendet wird, müssen ausserdem die  Ausgabeeinstellungen angepasst werden (s.u.).

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Album >  Neuanlage.
  2. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und sinnvolle Kategorien, um das Briefpapier später leicht zu finden.
  3. Klicken Sie auf  Bild einfügen und wählen Sie Ihre Datenquelle (extern oder aus der Datenbank).
  4. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie mit Doppelklick das neue Bild ein. Das neue Bild erscheint in der Vorschau.
  5. Geben Sie die Bildmaße und eine Auflösung von 300 dpi an.
  6. Speichern und schließen Sie das Bild.
• Wählen Sie die Ausgabeeinstellung

  Wenn ein neues Briefpapier entweder für die PDF-Erstellung oder für den Druck erstellt wurde, muss dieses neue Briefpapier in den entsprechenden Ausgabeeinstellungen zugewiesen werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Ausgabeeinstellungen >  Suchen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick die gewünschte Ausgabeeinstellung "Briefpapier" aus der Liste der gefundenen Ausgabeeinstellungen.

  PDF für den E-Mail-Versand

  1. Klicken Sie im Bereich PDF rechts neben Wasserzeichen Seite 1 oder Wasserzeichen Folgeseiten auf   Dokument >  Suchen.
  2. Um die Suchergebnisse einzuschränken, geben Sie unter Ablageorte "Allgemeine Dokumente" an und bestätigen Ihre Eingabe mit Suchen.
  3. Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenpakete das gewünschte Briefpapier mit Doppelklick.
  4. Speichern und schließen Sie die Ausgabeeinstellung.

  JPG für den Druck von Textdokumenten

  1. Klicken Sie im Bereich Textverarbeitung rechts neben Wasserzeichen Seite 1 oder Wasserzeichen Folgeseiten auf   Album >  Suchen.
  2. Um die Suchergebnisse einzuschränken, geben Sie ggf. die zugewiesenen Kategorien an und bestätigen Ihre Eingabe mit Suchen.
  3. Wählen Sie aus der Liste der Albumbilder das gewünschte Bild mit Doppelklick.
  4. Speichern und schließen Sie die Ausgabeeinstellung.

   

Wie richte ich Fremdsprachen, Wörterbücher und mehrsprachige Textvorlagen ein^M?

• Legen Sie Fremdsprachen an

  Benutzer mit administrativen Rechten dürfen eine unbegrenzte Anzahl an verfügbaren Fremdsprachen anlegen und für unterschiedliche Bereiche der Anwendung freigeben. Die unter  Administration >  Einstellungen >  Unternehmen >  Einstellungen > Standardsprache angegebenen Sprache wird hier nicht angezeigt. Wird dort nichts eingegeben, gilt Deutsch als Standardsprache.

  1. Gehen Sie zu Administration > Sprachen > Neu.
  2. Geben Sie den Namen der neuen Sprache und ein Kürzel an. Ein alternativer Name wird automatisch vorbelegt, ist aber änderbar und optional. Weisen Sie optional eine Flagge zu, die als Icon für diese Sprache angezeigt wird.
  3. Über die Sortiernummer legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Sprachen angezeigt werden. Bei identischer Sortiernummer wird alphabetisch sortiert.
  4. Wählen Sie aus der Auswahlliste ein Wörterbuch für die Maschinenübersetzung aus (Installieren Sie Hunspell Wörterbücher).
  5. Schalten Sie die Sprachauswahl frei:
     1. Für  Adressen, um eine Spracheinstellung pro Adresse bzw. Kontaktperson zu erlauben. Wenn einer Adresse eine Fremdsprache zugewiesen wird, werden automatisch ggf. vorhandene Briefvorlagen in dieser Sprache aufgerufen.
     2. Für  Artikel, um die Eingabe von fremdsprachigen Artikeltexten zu ermöglichen, die für mehrsprachige Textvorlagen benötigt werden.
     3. Für Briefe/E-Mails, um fremdsprachige Versionen von deutschen Briefen oder anderen Textvorlagen abzuspeichern (Briefe, E-Mails, Angebote, Menükarten etc.).
     4. Wenn in dieser Sprache keine Textvorlagen gepflegt werden sollen, geben Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck  eine Ersatzsprache an. Für Adressen mit der neuen Sprache werden dann Briefe in dieser Ersatzsprache angeboten.
        Bsp.: In einer Adresse kann "Niederländisch" zugewiesen werden, es werden aber keine Textvorlagen in Niederländisch gepflegt. Ersatzweise wird hier "Englisch" ausgewählt, die Kunden bekommen englische Textvorlagen.
  6. Speichern Sie Ihre Eingaben oben links.
• Installieren Sie Hunspell Wörterbücher

  Ein Hunspell Wörterbuch erlaubt den Benutzern die Rechtschreibprüfung in Textfeldern und Textvorlagen. Aufgrund lizenzrechtlicher Bestimmungen kann diese Rechtschreibprüfung nicht direkt vorinstalliert werden.

  1. Legen Sie einen Ordner für das Wörterbuch an
     1. Für Serveranwendungen: C:\Bp Event\Bp Event Server\Application\Server Database\Resources\Hunspell
     2. Für Einzelplatz: C:\Bp Event\Bp Event Standalone\ Application\Database\Resources\Hunspell
  2. Gehen Sie zu Hunspell Wörterbücher Deutsch (https://www.j3e.de/hunspell/) und wählen Sie die aktuellste Datei für Ihren Standort aus.
  3. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei in das eben angelegte Verzeichnis.
  4. Melden Sie sich von der Anwendung ab und erneut an.
  5. Wählen Sie unter  Administration >  Einstellungen >  Unternehmen >  Einstellungen > Wörterbuch > Deutsch - Hunspell aus.
  6. Speichern Sie Ihre Änderungen.
• Legen Sie fremdsprachige Versionen von Textvorlagen an

  Legen Sie direkt in der Textvorlage fremdsprachige Versionen an, die für Kundenausdrucke in der jeweiligen Sprache zur Verfügung stehen.

  1. Öffnen Sie über Vorlagen > Textvorlagen > Suchen die gewünschte deutsche Textvorlage.

  Ab Version 12.1:

  2. Öffnen Sie über  Sprache hinzufügen einen zusätzlichen Reiter für die fremdsprachige Vorlage. Es werden alle Sprachen zur Auswahl angeboten, die unter  Administration >  Sprachen angelegt und für  Briefe/E-Mails aktiviert sind.
  3. Geben Sie die fremdsprachige Textvorlage ein, und bearbeiten Sie sie ggf. mit Hilfe des  Wörterbuches. Wenn kein Text eingegeben wird, wird der Reiter für diese Sprache beim Schließen automatisch wieder entfernt.
  4. Um der Briefvorlage ein passendes mehrsprachiges Anschreiben zuzuweisen, wählen Sie im oberen Teil der Textvorlage eine entsprechende  Textvorlage aus. Wenn ein Brief auf Basis der mehrsprachigen Vorlage erstellt wird, wird dann automatisch auch auf das Anschreiben in derselben Sprache zurückgegriffen.
  5. Um den Betreff eines mehrsprachigen Briefes anzupassen, klicken Sie auf  Betreff über Formel und hinterlegen Sie eine entsprechende  Formel (mit den Funktionen "Dictionary Translate" und "Current Language").

  Versionen vor 12.1:

  2. Speichern Sie das Vorlagendokument extern über Datei > Speichern unter in der Werkzeugleiste des Reiters Text.
  3. Wählen Sie im Feld Sprache der Vorlage die gewünschte Zielsprache.
  4. Öffnen Sie die Vorlage erneut über Datei > Öffnen in der Werkzeugleiste des Reiters Text.
     Hinweis: Wenn Sie den Originaltext über Strg+A, Strg+C und Strg+V von einer Sprache in die andere kopieren, bleiben zwar die Texte und Datenbankbezüge erhalten, nicht aber das Seitenlayout.

  Speichern Sie oben links.

• Fügen Sie Übersetzungen in Textdokumente ein

  Übersetzen Sie nur echten Text in der Textvorlagen, keine Datenbankbezüge. Artikeltexte oder andere Texte, die aus Datenbankbezügen stammen, ergänzen Sie in den jeweiligen Artikeln bzw. Vorlagen (Legen Sie fremdsprachige Artikeltexte an).

  1. Lassen Sie sich in einem Textdokument die  4D Ausdrücke anzeigen, um die Datenbankbezüge von reinem Text unterscheiden zu können (vor Version 12.1: auf der Werkzeugleiste des Reiters  Text).
  2. Das zu der Sprache passende  Wörterbuch wird automatisch in der horizontalen Werkzeugleiste angezeigt (vor Version 12.1: passend auswählen).
  3. Markieren Sie den zu übersetzenden Text und klicken Sie auf  Wörterbuch.
  4. Markieren Sie im Feld Übersetzungstext das Wort oder den zusammengesetzten Begriff, für den Sie einen Übersetzungsvorschlag brauchen, oder geben Sie den Begriff direkt im Feld Suchwörter ein.
  5. Wählen Sie mit Doppelklick die beste der vorgeschlagenen Übersetzungen aus oder geben Sie über  Neuanlage eine neue Übersetzung ein.
  6.  Speichern Sie den Brief oben links.
• Fügen Sie Wörterbuchbezüge in Textdokumente ein

  Übersetzungen können auch als Bezüge zum eigenen Wörterbuch eingegeben werden. Wenn sich die genehmigte Übersetzung eines Originaltextes ändert, muss nicht jede Vorlagenübersetzung einzeln nachkorrigiert werden, sondern nur der Entrag im Wörterbuch. Bezüge sind insbesondere für Vorlagen geeignet, können aber auch in Textdokumenten verwendet werden.

  1. Lassen Sie sich in einem Textdokument die  4D Ausdrücke anzeigen, um die Datenbankbezüge von reinem Text unterscheiden zu können (vor Version 12.1: auf der Werkzeugleiste des Reiters   Text).
  2. Das zu der Sprache passende  Wörterbuch wird automatisch in der horizontalen Werkzeugleiste angezeigt (vor Version 12.1: passend auswählen).
  3. Markieren Sie den zu übersetzenden Text und klicken Sie auf  Wörterbuch >  Durch Übersetzungsbezug ersetzen.
  4. Um am Satzanfang die Großschreibung der Übersetzung sicherzustellen, wählen Sie  Durch Übersetzungsbezug ersetzen (Großschreibung).
  5.  Speichern Sie den Brief oben links.
• Überprüfen Sie die Qualität von Wörterbuchbezügen in der Vorlage

  Bei längeren Textvorlagen kann es schwierig werden, die Qualität der automatischen Übersetzungen sicherzustellen. Dabei hilft die automatische Prüfung der Einträge, die als Wörterbuchbezug eingefügt wurden.
  Hinweis: Übersetzungen, die als Text eingefügt wurden, werden hierbei nicht erfasst.

  1. Öffnen Sie unter  Einrichtung >  Übersetzungen >  Prüfung das Anzeigefenster.
  2. Wählen Sie aus, welche Wörterbuchbezüge Sie angezeigt bekommen möchten:
     die Bezüge, für die keine Übersetzung gefunden wurde
      die Bezüge, für die nur eine unvollständige Übersetzung gefunden wurde
     die Bezüge, für die eine einhundertprozentig passende Übersetzung gefunden wurde
     Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
  3. Öffnen Sie erst danach die gewünschte Textvorlage in der richtigen Sprache.
  4. Im Ergebnisfenster sehen Sie die gefunden Bezüge in der Reihenfolge des Auftretens.
  5. Sortieren Sie die Ergenisse alphabetisch oder kopieren Sie sie zur besseren Bearbeitung in die Zwischenablage.
  6. Lassen Sie sich über Details anzeigen, in welcher Vorlage oder Formel die Referenz erscheint.
  7. Korrigieren und ergänzen Sie die Wörterbuchbezüge und rufen Sie die Textvorlage noch einmal auf.
• Weisen Sie fremdsprachigen Vorlagen passende Anhänge zu

  Mit vielen Vorlagen für den Schriftverkehr sind Anhänge verknüpft, die automatisch mit einer E-Mail versendet werden. Für fremdsprachige E-Mails sind auch ebensolche Anhänge sinnvoll. 

  1. Legen Sie die Übersetzungen der Anhangvorlagen an (Legen Sie fremdsprachige Versionen von Textvorlagen an).
  2. Fügen Sie auf dem Reiter Anhänge der E-Mail-Vorlage sowohl die deutschen als auch die fremdsprachigen Anhänge hinzu:
     1. Mehrsprachige Bp-Textvorlagen als Anhang erhalten keinen Sprachfilter, weil sie automatisch in der Sprache der Adresse/des Briefes angehängt werden.
        Bsp.: Bp-Textvorlage mit Übersetzungen "Angebot mit Nettosummen"
     2. Wählen Sie für Datenblätter oder externe Dokumente in der Spalte Sprachfilter diejenigen Sprachen aus, für die sie angehängt werden sollen.
        Bsp.: "How to find us.pdf" für die Briefsprachen Englisch, Niederländisch und Polnisch, "Où nous trouver.pdf" für Französisch
     3. Bilddateien, Visitenkarten, Kalendereinträge und ähnliche brauchen keinen Sprachfilter, sie werden immer angehängt.

• Richten Sie Standardordner pro Tabelle ein

  Geben Sie für die Tabellen  Adresse,  Artikel,  Veranstaltung und  Projekte eine Ordnerstruktur für die  Datensatzverzeichnisse vor.

  1. Gehen Sie auf dem Reiter Einrichtung zu Tabellendetails > Adressen.
  2. Geben Sie im Eingabefeld Standardorder in Datensatzverzeichnissen die gewünschten Ordner ein. Schreiben Sie jeden Ordner in eine neue Zeile und trennen Sie Unterordner mit "/".
     Bsp.: Datenblätter/Küche
     Datenblätter/Büro
     Datenblätter/Technik
  3.  Speichern Sie.
  4. Richten Sie die Standardordner für die übrigen Tabellen ebenso ein.
• Belegen Sie den Ablageort für Datenblätter vor

  Geben Sie in Datenblattvorlagen den Ablageort innerhalb eines Datensatzverzeichnisses vor. Für andere Typen von Textvorlagen gibt es diese Möglichkeit nicht.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Vorlagen >  Textvorlagen eine Vorlage mit Typ  "Datenblatt".
  2. Geben Sie rechts neben dem Datenblatttyp den Ablageort ein und trennen Sie Unterordner mit "/".
     Bsp.: Datenblätter/Technik oder Datenblätter/Küche
  3. Der Ordner bzw. Unterordner erscheint, sobald ein Datenblatt auf Basis dieser Vorlage gezogen und zum Bearbeiten und Speichern im Verzeichnis geöffnet wird.