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Wie lege ich einen VeranstaltungsablaufM an?

  • Öffnen Sie den Veranstaltungsablauf

    Für jede Veranstaltung kann ein Ablauf mit beliebig vielen externen oder internen Ablaufpunkten angelegt werden.

    1. Gehen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation zum Reiter Ablauf Ablauf.
    2. Klicken Sie unterhalb des Veranstaltungsdatums auf neu Hinzufügen, um direkt einen neuen Ablaufpunkt einzufügen.
      Alternativ verwenden Sie bereits angelegte Ablaufvorlagen, siehe Beitrag .
    3. Das Datum eines neuen Ablaufpunktes ist bei einer eintägigen Veranstaltung mit dem Veranstaltungsdatum, bei MehrtagesveranstaltungenM mit „täglich“ vorbelegt. Wählen Sie nur einen Tag über die Auswahlliste im Datumsfeld oder geben Sie manuell ein bestimmtes Datum ein.
    4. Jeder neue Ablaufpunkt mit einem Haken in der ersten Spalte ist als „externe Information“ markiert und erscheint automatisch auf Kundenausdrucken (z.B. Angebot, Vertrag). Um den Ablaufpunkt als „interne Information“ zu markieren, entfernen Sie den Haken in der ersten Spalte. Der Ablaufpunkt erscheint dann nur auf internen Ausdrucken (z.B. Arbeitsanweisungen).
  • Geben Sie Einzelheiten zum Veranstaltungsablauf ein

    Im Veranstaltungsablauf können einzelne Schritte einer Veranstaltung mit Personenzahlen, Räumen und Bemerkungen detailliert abgebildet werden, Verantwortlichkeiten zugewiesen und VorgängeM direkt verknüpft werden.

    1. Geben Sie die Von und Bis Uhrzeiten an.
    2. Wählen Sie in der Spalte Beschreibung dropdown einen Namen für den Ablaufpunkt aus der erweiterbaren Auswahlliste oder geben Sie einen Namen ein.
    3. Geben Sie eine Personenzahl an, falls diese von der Veranstaltung abweicht.
    4. Räume, die auf der Basisseite der Veranstaltung gebucht wurden, können den einzelnen Ablaufpunkten in der Spalte Raum zugewiesen werden.
    5. Ergänzen Sie die Beschreibung des Ablaufpunktes mit weiteren Bemerkungen.
    6. Über die Spalte Verantwortlich legen Sie interne Zuständigkeiten fest.
    7. Speichern Sie die Änderungen über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Kopieren Sie Ablaufvorlagen

    Ganze Abläufe oder einzelne Ablaufschritte können aus Veranstaltungsvorlagen übernommen werden.

    1. Öffnen Sie den Ablauf Ablauf in der linken Navigation der Veranstaltung.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei neuexpand Hinzufügen und wählen Sie Ablauf Vorlage Aus Vorlage. Es erscheint eine Auswahl der vorhandenen vorlage va Veranstaltungsvorlagen mit Veranstaltungsablauf.
    3. Wählen Sie einen einzelnen Ablauf Ablaufschritt aus der vorlage va Veranstaltungsvorlage mit Linksklick.
      Hinweis: Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.
    4. Um mehrere Ablaufschritte oder den gesamten Ablauf zu kopieren, klicken Sie in der entsprechenden vorlage va Veranstaltungsvorlage auf Ablauf Ablauf auswählen, wählen gewünschte Schritte mit gedrückter Strg Taste und Linksklick und ok Übernehmen die Auswahl.
    5. Einzelne Ablaufschritte können nachträglich markiert und über die horizontale Werkzeugleiste Entfernen entfernt werden.
    6. Alternativ kann über neuexpand Hinzufügen > Ablauf Vorlage Aus Vorlage > suche Veranstaltung suchen ein Ablauf aus einer bereits angelegten Veranstaltung übernommen werden.
    7. Speichern Sie über Speichern.
  • Kopieren und verschieben Sie Ablaufpunkte

    Einzelne oder mehrere Ablaufpunkte können innerhalb des Veranstaltungsablaufs kopiert und in beliebige Veranstaltungen eingefügt werden.

    1. Wählen Sie mit Linksklick einen einzelnen Ablauf Ablaufpunkt oder mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick mehrere Ablaufpunkte aus.
    2. Mit Rechtsklick > zwischenablage Zwischenablage können Sie die Zeilen zum erneuten Gebrauch Kopie kopieren oder ausschneiden ausschneiden,
    3. Mit Rechtsklick > zwischenablage Zwischenablage neu einfügen setzen Sie den Ablaufpunkt unterhalb der markierten Zeile ein.
    4. Einzelne Ablaufpunkte können nachträglich markiert und über die horizontale Werkzeugleiste Entfernen entfernt werden.
    5. Ablaufpunkte können per Drag & Drop an gewünschte Stelle im Ablauf verschoben werden.
    6. Speichern Sie über Speichern.
  • Ändern Sie die Werte (Uhrzeit, Personenzahl etc.) der Ablaufpunkte

    Einzelne oder mehrere Ablaufpunkte werden mit Rechtsklick in die gewünschte Zelle geändert. Beispielsweise kann der gesamte Ablauf um einen bestimmten Zeitraum verschoben oder alle Teilnehmerzahlen zusammen reduziert werden.

    1. Wählen Sie mit Linksklick einen einzelnen Ablauf Ablaufpunkt oder mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick mehrere Ablaufpunkte aus.
    2. Mit Rechtsklick > "Feldname" Anpassen öffnen Sie ein kleines Eingabefenster, in dem Sie den Wert ersetzen. Wenn Sie vorher mehrere Zeilen markiert haben, wird die Anzahl der markierten Zeilen genannt.
      Bsp.: 2 mal "Datum" anpassen > Neuen Wert eingeben
    3. Für die Uhrzeiten "Von" und "Bis" wird zusätzlich die Möglichkeit angeboten, die Uhrzeit um eine bestimmte Anzahl von Minuten zu verschieben.
      Bsp.: 4 mal "Von" verschieben > Verschiebung in Minuten
    4. Speichern Sie über Speichern.
  • Verknüpfen Sie den Ablauf mit einem bereits vorhandenen VorgangM

    Bereits vorhandene VorgängeM können mit einem nachträglich erstellten Ablaufpunkt verknüpft werden.

    1. Verknüpfen Sie mit Rechtsklick oder Doppellinksklick auf Verknuepfen ein vorhandenes Angebot Angebot oder eine vorhandene Bestellung Bestellung. Das Symbol Verknuepfen ändert sich zu Angebot bzw. Bestellung.
      Hinweis: Gibt es bereits einen Vorgang vom Typ Bestellung, kann der Ablauf nicht mehr mit einem Vorgang vom Typ Angebot verknüpft werden.
    2. Gibt es in der Angebot Basis des Vorgangs abweichende Uhrzeiten und Personenzahlen, werden diese im Ablaufpunkt automatisch übernommen. Aktualisieren Sie Personenzahl und Uhrzeit im Ablaufpunkt, wird die Änderung auch im verknüpften Vorgang aktualisiert.
    3. Öffnen Sie mit Linksklick auf Angebot ein Textfeld für einen schnellen Überblick über den verknüpften Vorgang.
    4. Öffnen Sie den verknüpften Vorgang mit Rechtsklick auf Angebot > edit Vorgang öffnen.

      Allgemeiner Hinweis: Die Uhrzeit von Ablaufpunkten kann außerhalb der regulären Veranstaltungszeit liegen (z.B. für Auf- bzw. Abbau, Lieferung etc.). Dies gilt aber nicht für individuelle Vorgangszeiten, diese müssen immer innerhalb der Veranstaltungszeit liegen. Verknüpfungen von Ablauf und Vorgang sind nur möglich, wenn der Ablaufpunkt innerhalb der Veranstaltungszeit liegt.
  • Legen Sie aus dem Ablauf einen neuen Vorgang anM

    Wenn Sie für einzelne Veranstaltungsteile eigene Angebote oder Bestellungen anlegen wollen, können Sie diese direkt aus dem Ablaufplan anlegen.

    1. Öffnen Sie mit Rechtsklick oder Doppellinksklick auf Verknuepfen ein neu Neues Angebot oder eine neu Neue Bestellung.
      Hinweis: Sobald Bestellungen angelegt wurden, können keine neuen Angebote mehr im Ablauf angelegt werden.
    2. Geben Sie den Namen des neuen Vorganges an. Der Vorgangsname ist mit der Beschreibung des Ablaufpunktes vorbelegt.
    3. Bestätigen Sie mit OK, um den neuen Vorgang zu öffnen und Artikel zu buchen.
      Hinweis: Ändern Sie in der Angebot Basis des Vorgangs die Uhrzeit und die Personenzahl, wird das automatisch im verknüpften Ablaufpunkt übernommen und andersherum.
    4. Speichern Sie den Vorgang über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
    5. Das Symbol im Ablauf Verknuepfen ändert sich zu Angebot bzw. Bestellung .

      Allgemeiner Hinweis: Die Uhrzeit von Ablaufpunkten kann außerhalb der regulären Veranstaltungszeit liegen (z.B. für Auf- bzw. Abbau, Lieferung etc.). Dies gilt aber nicht für individuelle Vorgangszeiten, diese müssen immer innerhalb der Veranstaltungszeit liegen. Verknüpfungen von Ablauf und Vorgang sind nur möglich, wenn der Ablaufpunkt innerhalb der Veranstaltungszeit liegt.
  • Ändern Sie Daten in verknüpften VorgängenM

    Geänderte Vorgangsdaten werden automatisch in den Veranstaltungsablauf übernommen.

    1. Ändern Sie Daten wie Datum, Uhrzeit oder Räume im Angebot Vorgang unter Angebot Basis.
    2. Speichern Sie die Änderungen über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
    3. Der Ablauf wird automatisch aktualisiert.

    Allgemeiner Hinweis: Die Uhrzeit von Ablaufpunkten kann außerhalb der regulären Veranstaltungszeit liegen (z.B. für Auf- bzw. Abbau, Lieferung etc.). Dies gilt aber nicht für individuelle Vorgangszeiten, diese müssen immer innerhalb der Veranstaltungszeit liegen. Verknüpfungen von Ablauf und Vorgang sind nur möglich, wenn der Ablaufpunkt innerhalb der Veranstaltungszeit liegt.

  • Lehnen Sie einen verknüpften Vorgang abM

    Wenn Sie einen VorgangM ablehnen, der mit einem AblaufpunktM verbunden ist, können Sie auch den Ablaufpunkt löschen.

    1. Gehen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation zum Reiter Angebot Vorgang > Angebot Basis.
    2. Gehen Sie zu der Auswahlliste in Arbeit dropdown und wählen Sie abgelehnt. Bestätigen Sie die Meldung mit Ablehnen.
      a) Um auch den Ablaufpunkt zu löschen, bestätigen Sie die Meldung mit Ablaufpunkt löschen.
      b) Um nur die Verknüpfung zu lösen und den Ablaufpunkt beizubehalten, bestätigen Sie die Meldung mit Verknüpfung lösen.
    3. Speichern Sie die Änderungen über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
  • Lösen Sie VerknüpfungenM

    Verknüpfungen zwischen AblaufpunktenM und VorgängenM sind ohne Probleme wieder zu lösen.

    1. Lösen Sie im Ablauf mit Rechtsklick auf Angebot > Entfernen Verknüpfung lösen die Verknüpfung zwischen Ablaufpunkt und Vorgang.
    2. Sowohl Ablaufpunkt als auch Vorgang bleiben unverändert.
      Hinweis: Ist die Verknüpfung gelöst, werden Änderungen aus dem Ablauf nicht mehr in den Vorgang übernommen.
    3. Speichern Speichern Sie Ihre Änderungen.
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