Wie schreibe ich ein Angebot?

Legen Sie ein neues Angebot an

In der Basisversion von Bp Event können Sie zu jeder Veranstaltung genau ein Angebot erstellen. Mit dem Modul VorgängeM sind mehrere Angebote möglich (Erstellen Sie mehrere Angebotsvorgänge)

  1. Öffnen Sie mit Doppelklick auf den Reiter Angebot Angebot in der seitlichen Navigationsleiste der Veranstaltung die Eingabeseite des Angebotes.
  2. Datum, Uhrzeit und Personenzahl sind mit den Informationen der Veranstaltung vorbelegt.
  3. Geben Sie Zahlungsinformationen wie die gewünschte Preisschiene, Rabatte oder Kostenstellen ein, die für das ganze Angebot gelten sollen.

Ändern Sie Vorgangsdaten im Angebot

  1. Geben Sie in der Spalte Anzahl (Anz.) den Verbrauch ein.
    1. Um automatisch die maximale Personenzahl der Veranstaltung zu übernehmen, lassen sie die Spalte Anz. leer. (Beispiel Speisen)
      Bei häufigeren Änderungen der Personenzahl muss diese dann nur einmalig im Feld Maximale Personenzahl in der Werkzeugleiste der Veranstaltung geändert werden. Die Personenzahl wird in allen Vorgangstypen (Angebot, Bestellung, Rechnung) als Anzahl der Artikel übernommen.
    2. Wählen Sie Anzahl 0, wenn der Artikel im Angebot/Vertrag mit dem Einzelpreis aufgelistet werden soll, aber noch nicht in der Kostenkalkulation berücksichtigt werden darf. Dies ist im Vorfeld für Artikel wichtig, bei denen die Verbräuche noch unbekannt sind. (Beispiel Getränke)
    3. Wählen Sie Anzahl 1 oder beliebige Zahl, wenn der Artikel im Angebot / Vertrag Stückweise verkauft werden soll. (Beispiel Technikartikel)
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorgangs auf neuexpandHinzufügen um Artikel einzufügen oder markieren und entfernen Sie Artikel über EntfernenEntfernen.
  3. Ändern Sie nachträglich Artikelnamen oder Artikelpreise. Geänderte Artikelpreisen werden im Vorgang farbig markiert:
    1. rot bei negativer Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Rabatt)
    2. grün bei positiver Abweichung vom tatsächlichen Artikelpreis (Aufschlag)
  4. Geben Sie nachträglich Uhrzeiten für Artikel ein, die auf Stundenbasis berechnet werden.
    Hinweis: Stellen Sie die Vorgangsartikelsicht in der horizontalen Werkzeugleiste von Standard auf Zeitbezug um, wenn Sie Uhrzeiten eingeben möchten.

Verwenden Sie VorgangsvorlagenM

Vorgänge, die häufig für die Veranstaltungsplanung benötigt werden, können in Veranstaltungsvorlagen als Muster angelegt und als Vorlage verwendet werden.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation mit Linksklick auf die Ordner Angebot Angebote.
  2. Wählen Sie in der Vorgangsübersicht mit Klick auf neu Hinzufügen > Angebot VorlageNeuanlage mit Vorlage.
  3. Wählen Sie die gewünschte vorlage vaVeranstaltungsvorlage und einen einzelnen AngebotVorgang mit Linksklick. Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich.
  4. Um mehrere oder alle Vorgänge einer Veranstaltungvorlage zu kopieren, gehen Sie auf AngebotVorgänge auswählen, wählen mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick und okÜbernehmen die Auswahl mit Linksklick.
  5. Der Vorgang mit den darin enthaltenen Artikeln wird eingefügt und kann bearbeitet werden.
    Hinweis: Prüfen Sie, ob die gebuchten Artikel
    1. aktiv sind
    2. einen aktuellen Preis haben
    3. eine Saison hinterlegt haben
    4. die Anzahl stimmt.

Kopieren Sie gebuchte Artikel und Texte in einen anderen Vorgang

Artikel, Zwischensummen und Bemerkungen können in die Zwischenablage kopiert und in einen anderen Vorgang eingefügt werden, der nicht zu derselben Veranstaltung gehören muss.

  1. Markieren Sie die gewünschten Artikel mit gedrückter STRG-Taste und Linksklick.
  2. Wählen Sie mit Rechtsklick zwischenablage Zwischenablage > Kopie Kopieren.
  3. Wenn Sie mit Rechtsklick zwischenablageZwischenablage > ausschneiden Ausschneiden wählen, werden die Artikel gleichzeitig aus dem Originalvorgang entfernt.
  4. Öffnen Sie einen anderen Vorgang, der zu derselben oder einer anderen Veranstaltung gehören kann.
  5. Der Vorgang muss mindestens eine Zeile enthalten, um den Cursor mit Linksklick in die Artikelliste setzen und mit Rechtsklick zwischenablageZwischenablage > neu Einfügen wählen zu können.
    Alternativ gehen Sie auf den kleinen Pfeil neben neuexpandHinzufügenzwischenablageZwischenablageneu Einfügen.
  6. Die Artikel werden unterhalb des markierten Artikels in der Liste eingefügt. Wenn Sie den Cursor nicht mit Linksklick in eine bestimmte Zeile gesetzt haben, werden die kopierten Artikel unten angehängt.
  7. Nach dem Einfügen werden die Daten in der Zwischenablage direkt gelöscht. Kopieren Sie die Artikel neu, um sie noch einmal einzufügen.

Erstellen Sie mehrere AngebotsvorgängeM

Um Teile einer Veranstaltung getrennt kalkulieren, anbieten und abrechnen zu können, erstellen Sie mit dem Modul VorgängeM zu jeder Veranstaltung mehrere Angebote.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation mit Linksklick auf die Ordner Angebot Angebote.
  2. Legen Sie in der Vorgangsübersicht mit Klick auf neu Hinzufügen neue Angebote an und geben jeweils einen eindeutigen Vorgangsnamen ein.
  3. Geben Sie ggf. für jedes Angebot in der AngebotBasis des Vorgangs abweichende Gästezahlen, Uhrzeiten, Räume oder Liefer- und Bestelleradressen an, unabhängig von den Daten der Veranstaltung selbst.
  4. Speichern Sie die Änderungen über save.

Legen Sie ein Angebot mit VariantenM an

Erstellen Sie Angebote für Ihre Kunden mit mehreren VariantenM. Die Hauptvariante wird in der Kostenkalkulation berücksichtigt, alle anderen Varianten werden im Angebot für den Kunden als Information aufgeführt. Umsatz-Forecasts berücksichtigen lediglich die Hauptvariante. Lassen Sie sich von Ihrem Bankettprofi Betreuer das AngebotslayoutM für Varianten anpassen.

  1. Legen Sie einen neuen Vorgang für das Angebot an und buchen Sie die Artikel für die erste Variante
  2. Legen Sie in der Vorgangsübersicht mit Klick auf neu Hinzufügen > Ordner Angebot Stern GrauNeue Angebotsvariante einen neuen leeren Ordner für Angebotsvorgänge an.
  3. Die Ordnerstruktur in der Veranstaltungsnavigation ändert sich in Ordner Angebot SternVariante 1 (Hauptvariante gekennzeichnet durch den gelben Stern) und Ordner Angebot Stern GrauVariante 2. Jede Variante hat eine eigene Vorgangsübersicht.
  4. Um eine andere Variante als Hauptvariante zu kennzeichnen, machen Sie in der seitlichen Navigationsleiste einen Rechtsklick auf die Ordner Angebot Stern GrauVariante und wählen Sie aus dem Kontextmenü Ordner Angebot SternHaupt-Angebotsvariante.
  5. Um eine Variante vollständig zu kopieren, machen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Variante und wählen Sie aus dem Kontextmenü  Kopie Angebotsvariante kopieren. Diese Möglichkeit gibt es erst, wenn mindestens zwei Varianten vorhanden sind.
  6. Um einen einzelnen Vorgang einer Variante in eine andere zu kopieren, ziehen Sie in der Seitennavigation den Vorgang mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Variante.
  7. Um alle Vorgänge einer Variante in eine andere zu kopieren, ziehen Sie in der Seitennavigation  den Ordner der Variante mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Variante.
  8. Um eine Variante abzulehnen, entfernen Sie den Haken Aktiv. Nicht aktive Varianten werden unter Ordner AusgegrautNicht aktive Angebotsvarianten abgelegt. Setzen Sie dort den Haken Aktiv um die Variante wieder zu aktivieren.

Fügen Sie vorhandene Artikel ein

Alle fakturierbaren Leistungen, wie Speisen, Getränke, Equipment, Personal usw. werden im Vorgang eingefügt und können mit Anzahl und individuellen Preisen ausgegeben werden. Artikel können auf verschiedene Weise eingefügt werden.

Fügen Sie mehrere Artikel ein:

  1. Um mehrere Artikel gleichzeitig auszuwählen und in weiteren Feldern nach Stichworten zu suchen, wählen Sie den kleinen Pfeil expand neben neuHinzufügenartikelArtikel suchen.
  2. Geben Sie Suchwörter und/oder die Artikelgruppe ein und drücken Sie Enter.
  3. Für weitere Suchoptionen klicken Sie unten links auf neuErweiterte Suche.
  4. Wählen Sie aus der Ergebnisliste der Suche über Linksklick mit gedrückter Strg-Taste einen oder mehrere der gefundenen Artikel und okÜbernehmen die Auswahl.
    Hinweis: Wenn die Art von Artikel, nicht aber der genaue Artikel selbst bekannt ist, wählen Sie die Suche über Artikelgruppen. So können Sie nach Obergruppen oder speziellen Untergruppen z.B. Suppen, Salate, Buffet warme Vorspeisen etc. suchen.
  5. Speichern Sie die Änderungen über Speichern .

Um gezielt einen bestimmten Artikel in  das Angebot einzufügen, verwenden Sie das Suchfeld Name in der Werkzeugleiste direkt über dem Eingabefenster, rechts neben dem grünen Plus.

  1. Geben Sie als Suchbegriff den Artikelnamen (auch nur die ersten Buchstaben), oder die PLU-Nummer ein und drücken Sie Enter.
  2. Wenn kein Artikel vorhanden ist, geben Sie einen neuen Suchbegriff ein.
  3. Wenn genau ein Artikel zu dem Suchbegriff vorhanden ist, wird dieser automatisch in das Angebot eingefügt.
  4. Wenn mehrere Artikel zu dem Suchbegriff vorhanden sind, wählen Sie mit Linksklick einen aus der Ergebnisliste aus.
    Hinweis: Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich, hierzu klicken Sie auf Ausgabe Liste Liste anzeigen.
  5. Speichern Sie die Änderungen über Speichern.

Lesen Sie mehr zum Thema Wie suche ich Artikel?

Ändern Sie Artikel im Angebot

Im Angebot können Sie Artikel nur für das Angebot ändern:

  1. Wählen Sie den Artikel im Vorgang mit Doppelklick und ändern den Namen.
  2. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter.
  3. Um den Artikel als temporären Artikel nur für diese Veranstaltung zu verwenden, bestätigen Sie die Meldung mit Nur als temporären Artikel.
  4. Der Stammartikel wird nicht geändert.

Zusätzlich können auch einzelne Texte geändert werden:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Artikel > TexteIn temporären Artikel umwandeln und wählen den Artikeltext, welchen Sie geändert haben möchten (Rechnungstext, Angebotstext oder Menükartentext).
  2. Klicken Sie auf Öffnen, nehmen die Textänderungen vor und bestätigen mit OK.
  3. Diese Änderung wandelt den Artikel auch in einen temporären Artikel um, der Stammartikel wird nicht geändert.

Ändern Sie einen Artikel aus dem Angebot dauerhaft:

  1. Markieren Sie den Artikel im Vorgang und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf edit Öffnen. Der Stammartikel öffnet sich.
  2. Im Artikel gemachte Änderungen werden in das Angebot übernommen, und auch für alle neuen Buchungen beibehalten.
  3. Speichern Sie die Änderungen über save.

Fügen Sie neue Artikel ein

Neue Artikel können spontan in das geöffnete Angebot eingefügt werden.

  1. Um spontan einen neuen Artikel in das Angebot einzufügen, wählen Sie den kleinen Pfeil neben neuexpandHinzufügen > artikel gruppeArtikelgruppen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick eine Artikelgruppe oder Untergruppe aus.
    Hinweis: Artikelgruppen die der Strukturierung dienen, können nicht eingefügt werden.
  3. Im Angebot erscheint eine neue Zeile mit einem leeren Namensfeld. Geben Sie den Namen des neuen Artikels ein.
  4. Um den neuen Artikel als normalen Artikel in die Datenbank aufzunehmen, wählen Sie auf Nachfrage Anlegen und füllen Sie die entsprechenden Pflichtfelder aus. Der Artikel steht danach auch für andere Veranstaltungen zur Auswahl (Wie lege ich einen neuen Einzelartikel an?).
  5. Wird der Artikel nur einmalig verwendet, kann dieser Nur als temporärer Artikel festgehalten werden (Fügen Sie temporäre Artikel ein).
  6. Geben Sie dem Artikel im Vorgang eine Anzahl und ggf. einen Preis.
  7. Speichern Sie die Änderungen über save.

Fügen Sie temporäre Artikel ein

Neue Artikel können in das geöffnete Angebot eingefügt werden, ohne als Stammartikel in die Datenbank aufgenommen zu werden. Verwenden Sie temporäre Artikel nur in Ausnahmefällen, wenn der Artikel nicht häufiger verkauft wird. Eine spätere Auswertung (Statistik) von temporären Artikeln ist sehr ungenau.

  1. Um spontan einen neuen Artikel in das Angebot einzufügen, wählen Sie den kleinen Pfeil neben neuexpandHinzufügen > artikel gruppeArtikelgruppen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick eine Artikelgruppe oder Untergruppe aus.
    Hinweis: Artikelgruppen die der Strukturierung dienen, können nicht eingefügt werden.
  3. Im Angebot erscheint eine neue Zeile mit einem leeren Namensfeld. Geben Sie den Namen des Artikels ein.
  4. Um den neuen Artikel nur temporär für ein spezielles Angebot zu speichern, wählen Sie Nur als temporären Artikel (nicht neu anlegen). Der temporäre Artikel steht dann nur für das geöffnete Angebot zur Verfügung.
  5. Geben Sie eine Anzahl in Spalte Anz. ein und einen Preis.
  6. Speichern Sie die Änderungen über save.

Lösen Sie zusammengesetzte Artikel in ihre Komponenten auf

Zusammengesetzte Artikel wie Büffets oder Menüs können für die Kundenansicht in ihre Komponenten aufgelöst werden. Häufig werden Komponenten für das Buchen von Standard - Paketen verwendet.
Beispiel: Der Artikel "Getränkeauswahl Standard - zum auflösen -" wird gebucht und im Vorgang in seine Komponenten aufgelöst. Die Komponenten bestehen aus den standardmäßig angebotenen alkoholfreien Getränken, Weinen, Biere, Spirituosen und Kaffee mit den dazugehörigen Überschriften und ggf. Bildern.

  1. Fügen Sie wie beschrieben einen Komponentenartikel in das Angebot ein.
  2. Markieren Sie den Artikel und lösen ihn über auffaechern in der horizontalen Werkzeugleiste den zusammengesetzten Artikel in seine Bestandteile auf.
  3. Bestätigen Sie auf Nachfrage, ob die Preise für Einzelartikel oder die Preise aus der Zusammenstellung übernommen werden sollen.
  4. Speichern Sie die Änderungen über save.

Fügen Sie PersonalartikelM ein

Als Personal- oder Serviceartikel werden im Vorgang üblicherweise die Rollenartikel angeboten. Erst in der konkreten PersonalplanungM werden die gebuchten Rollen auf die echten Mitarbeiter verteilt. (Wie plane ich Personal für eine Veranstaltung?)

  1. Fügen Sie den Rollenartikel über die Artikelsuche ein. Das Symbol AngebotAngebot ändert sich automatisch zu Angebot Extern Personal und der Vorgang wird für den personalDienstplaner aktiviert.
  2. Geben Sie in Feld Anz. die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter für diese Rolle ein.
  3. Geben Sie in Feld Anz. 2 die Stunden oder alternativ die Uhrzeit von und bis an.
  4. Um den Personalartikel einem Personaldienstleister zuzuweisen, wählen Sie unter „Lieferant zuweisen“ einen der vorhandenen Dienstleister.
  5. Um die Personalrolle einem oder mehreren Mitarbeitern zuzuweisen, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf auffaechernMitarbeiter zuweisen. Der Mitarbeiter erscheint ab sofort in der Artikelliste, die gewählte Personalrolle in der Spalte „Rolle/Lieferant“.
  6. Die Zuweisung einer Personalrolle an einen Mitarbeiter kann, muss aber nicht, direkt mit der Anlage eines entsprechenden Dienstes verbunden werden.
    Hinweis: Die Zuweisung in der Veranstaltung ersetzt nicht das Anlegen des Dienstes und erscheint weder im Dienstplaner noch im Dienstplan des Mitarbeiters.

Übernehmen Sie Buchungsvorschläge

Die Buchungsvorschläge aus AdresseAdressenartikelArtikeln oder raeumeRäumen werden bei der Neuanlage von Veranstaltungen vorgeschlagen und können übernommen werden. Sobald Sie einen Veranstalter, einen Raum oder einen Artikel zuweisen, für den Buchungsvorschläge vorhanden sind, erscheint ein Bearbeitungsfenster mit allen Buchungsvorschlägen oben rechts auf dem Bildschirm.

  1. Wechseln Sie zwischen den Buchungsvorschlägen aus verschieden Datensätzen mit Blaettern Zum Naechsten. Alle Buchungsvorschläge zu einem Datensatz erscheinen untereinander.
  2. Öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Vorgang. Solange kein Vorgang ausgewählt ist, können die Vorschläge nicht übernommen werden.
  3. Setzen Sie einen Haken vor den gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit okexpandMarkierte Artikel buchen.
  4. Um alle Vorschläge zu einem Datensatz zu übernehmen, klicken Sie auf SelectAll und bestätigen Sie mit okMarkierte Artikel buchen.
  5. Die Buchungsvorschläge werden in den gewählten Vorgang übernommen und für diese Veranstaltung aus der Liste entfernt.
  6. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie okexpandMarkierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).

Überspringen Sie Buchungsvorschläge

Die Buchungsvorschläge aus AdresseAdressenartikelArtikeln oder raeumeRäumen, die bei der Neuanlage von Veranstaltung oder Vorgang nicht direkt berücksichtigt werden, können zeitweise zurückgestellt und später gebucht werden, solange der Datensatz geöffnet bleibt. Alle Vorschläge werden aber spätesten durch Verlassen des Datensatzes abgelehnt.

  1. Schliessen Sie das kleine Fenster mit den Vorschlägen mit Klick auf Speichern SchliessenSchliessen oben rechts. Die Vorschläge bleiben erhalten, werden aber nicht direkt in einen Vorgang eingefügt.
  2. In der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung erscheint ein neues Icon starBuchungsvorschläge anzeigen.
  3. Klicken Sie auf starBuchungsvorschläge anzeigen, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die vorgeschlagenen Artikel zurückzugreifen.
  4. Um die Vorschläge auch nach einer Buchung noch zur späteren Verwendung in der Liste zu behalten wählen Sie okexpandMarkierte Artikel buchen (Buchungsvorschläge weiter anzeigen).
  5. Buchungsvorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn sie nicht vor dem Schliessen des Datensatzes gebucht werden.

Lehnen Sie Buchungsvorschläge ab

Die Buchungsvorschläge aus AdresseAdressenartikelArtikeln oder raeumeRäumen können abgelehnt werden, damit sie nicht wieder beim Anlegen von neuen Vorgängen angeboten werden.

  1. Wählen Sie die vorgeschlagenen Artikel im Eingabefenster mit Häkchen aus.
  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf AbgelehntBuchungsvorschläge aus "Name des Datensatzes" ausblenden.
  3. Abgelehnte Vorschläge werden dann in dieser Veranstaltung nicht mehr über starBuchungsvorschläge anzeigen angeboten.
  4. Wenn keine offenen Vorschläge mehr vorhanden sind, verschwindet das Icon star aus der Werkzeugleiste.
  5. Alle Vorschläge werden automatisch abgelehnt, wenn Sie die Veranstaltung schliessen.

Ändern Sie die Reihenfolge der Artikel

Jeder neue Artikel wird als unterste Position an das Angebot angehängt, oder unterhalb eines bereits gebuchten und markierten Artikels. Die Reihenfolge kann aber nachträglich geändert werden.

  1. Markieren Sie in der Artikelliste einen Artikel, den Sie verschieben möchten.
  2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste (Drag&Drop) den Artikel an die gewünschte Position.
    Hinweis: Um mehrere Zeilen gleichzeitig zu verschieben, markieren Sie die Artikel mit gedrückter Strg Taste und ziehen Sie mit der linken Maustaste (Drag & Drop) und gleichzeitig gedrückter Alt Taste an gewünschte Position.
  3. Speichern Sie Ihre Änderungen über Speichern.

Kalkulieren Sie DeckungsbeiträgeM

In jeder Veranstaltung können Deckungsbeiträge kalkuliertM und Preise angepasst werden. Die Berechnung bezieht sich ausschließlich auf Einkaufs- und Verkaufspreise, die in der Artikelverwaltung eingegeben werden.

  1. Sobald ein Vorgang angelegt wird, erscheint in der linken Veranstaltungsnavigation der zusätzliche Reiter KalkulKalkulation. Öffnen Sie die Kalkulation mit Linksklick.
  2. Alternativ öffnen Sie die Kalkul Kalkulation im Vorgang, im Bereich der Preisgestaltung oben links im Eingabefenster.
  3. Das Eingabefenster der Kalkulation öffnet sich. Oben links im Eingabefenster stehen alle bereits angelegten Vorgänge zur Auswahl.
  4. Ändern Sie im unteren Bereich die Sicht (Standard, Preiskalkulation, Mengenkalkulation etc), um verschiedene Details anzeigen zu lassen. Die dunkel hinterlegten Spalten beziehen sich auf Daten aus dem Artikel oder der Veranstaltung, die hier nicht geändert werden können.
    Hinweis: Benutzer mit administrativen Berechtigungen können Sichten unter AdministrationAdministrationAdministration allgemeine EinstellungenKalkulKalkulation ändern.
  5. Klicken Sie auf den gewünschten Artikel und verändern Sie den Preis, den Deckungsbeitrag in Euro (DB €) oder den Deckungsbeitrag in % (DB %).
  6. Der Deckungsbeitrag berechnet sich aus Verkaufspreis minus Einkaufspreis. Der Anteil am Deckungsbeitrag bezeichnet den Anteil am Gesamtumsatz, den ein Artikel hat.
  7. Klicken Sie auf okÜbernehmen, um die kalkulierten Preise in die Veranstaltung zu übernehmen ober verwerfen Sie die Kalkulation über Abbrechen Zurücksetzen. Die Preisänderungen beziehen sich nur auf die Veranstaltung, die Stammdaten bleiben unverändert.

Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Bestandsartikeln für eine VeranstaltungM

Wenn Artikel als BestandsartikelM angelegt und der vorhandene ArtikelbestandBestand hinterlegt ist, kann die Verfügbarkeit zu einem gegebenen Zeitraum überprüft werden.

  1. Buchen Sie den Bestandsartikel in Ihr Veranstaltungsangebot und geben Sie die benötigte Anzahl ein.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf Artikelbestand Verfügbarkeitsprüfung ausführen.
    Hinweis: Ob die Bestandsprüfung schon für Angebote oder erst für Bestellungen möglich ist, entscheiden Sie bei der Einrichtung in den administrativen Einstellungen.
  3. Nur überbuchte Bestandsartikel und/oder Personalartikel erscheinen nach der Verfügbarkeitsprüfung auf der Liste. In der Liste sind die genaue Anzahl der benötigten Artikel (Bedarf), der vorhandenen Artikel (Bestand) und der bereits hinzugemieteten Artikel (Gemietet) sowie der noch offene Bedarf (Rest) aufgeführt. (Wie bestelle ich Mietartikel für Veranstaltungen?).
  4. Um eine Liste der Vorgänge zu sehen, für die der Artikel gebucht wurde, wählen Sie den Artikel mit Linksklick aus und klicken Sie dann auf editÖffnen.
  5. Um die Vorgänge ggf. anzupassen, öffnen Sie den gewünschten Vorgang mit Linksklick.

Formatieren und drucken Sie ein Angebot

Der Inhalt des Angebotes ergibt sich aus den Informationen der Veranstaltung, den ausgewählten Artikeln und dem Layout aus der Angebotsvorlage. Im Vorgang selbst können zu den Artikeln noch weitere Zeilen eingefügt werden, die das Angebot strukturieren.

  1. Markieren Sie einen Artikel im Vorgang und fügen Sie über newexpandHinzufügenTexteBemerkung (oder Shortcut F5) ein Textfeld unter dem markierten Artikel ein.
  2. Geben Sie einen sprechenden Namen für die Bemerkung ein und ergänzen die Information ggf. in der Spalte Bemerkung.
  3. Zur besseren Lesbarkeit und Formatierung, markieren Sie die Spalte Name oder Bemerkung und vergrößern Sie diese mit F6.
    Hinweis: Vermeiden Sie zu lange Texte und setzen Umbrüche an geeigneter Stelle. Achten Sie auf das Lineal im unteren Bereich des Eingabefensters. In den Standard- Vorlagen empfehlen wir ab einer Textlänge zwischen 30 und 35 einen Umbruch einzufügen.
  4. Fügen Sie über newexpandNeuanlageSummeZwischensumme manuelle Summen an geeigneter Stelle ein und ändern ggf. die Bezeichnung.
    Mehr zum Thema Zwischensummen
  5. Fügen Sie über newexpandNeuanlageTrenntexteTrenntexte zwischen Artikelgruppen ein.
    Hinweis: Trenntexte werden im Angebot formatiert dargestellt und werden beim Komprimieren (verdichten) in der Veranstaltung nicht gelöscht.
  6. Speichern Sie die Änderungen über Speichern.

Ohne das Modul Angebotsgenerator werden Veranstaltungsblätter nicht nur für Functions, Packlisten etc., sondern auch für Ihr Angebot verwendet. Sie finden die Vorlagen in der Funktionsleiste unter VorlagenVorlagenFunctionBuilderVeranstaltungsblätter.

  1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf den kleinen Pfeil rechts neben dem druckerexpandDrucker.
  2. Gehen Sie auf das FunctionBuilder Angebot und wählen DruckvorschauDruckvorschau, um das Layout zu kontrollieren, oder gehen Sie direkt zu druckerDrucken.

Wenn Sie über das Modul AngebotsgeneratorM verfügen, können Sie Angebote auch über vorlage briefTextvorlagen formatieren.

  1. Gehen Sie in der Werkzeugleiste der Veranstaltung oben auf Neu Ausexpand NeuanlageBriefeBrief / E-MailAdresseVeranstaltername > openAngebot und wählen Ihre vorlage briefVorlage. Je nach betrieblichen Anforderungen ist die Ordnerstruktur abweichend und es werden unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung stehen.
  2. Alternativ öffnen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation über infocenterInfo CenternewNeuanlageBriefeBrief | E-Mail einen leeren Brief und weisen Ihre vorlage briefVorlage zu.
  3. Der Textreiter des Briefes öffnet sich mit der gewählten Vorlage und den Daten des verknüpften Vorgangs.
  4. Drucken Sie das Angebot über druckerDrucken oben links in der Werkzeugleiste.

Senden Sie ein Angebot über E-Mail

Schneller als der postalische Weg ist die Kommunikation über E-Mail. Das Angebot kann je nach verfügbaren Modulen als E-Mail, E-Mail-Anhang oder beides gesendet werden.

Mit Modul AngebotsgeneratorM

  1. Öffnen Sie über die Werkzeugleiste der Veranstaltung mit Neu AusexpandNeuanlage > Briefe Brief / E-MailAdresse VeranstalternameopenAngebot und wählen Ihre vorlage briefBriefvorlage.
    Hinweis: Je nach betrieblichen Anforderungen kann die Ordnerstruktur abweichen und verschiedene Vorlagen zur Verfügung stehen.
    Alternativ öffnen Sie in der seitlichen Veranstaltungsnavigation über infocenterInfo Center > newexpand NeuanlageBriefeBrief | E-Mail einen leeren Brief und weisen Ihre vorlage briefVorlage zu.
  2. Das Eingabefenster des Briefes, bzw. E-Mail öffnet sich mit der gewählten Vorlage und den Daten der verknüpften Veranstaltung (Veranstalter, Anlass, Datum).
  3. Nehmen Sie ggf. Änderungen im Text vor.
  4. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste (rechts neben Speichern Speichern) die Versandart E Mail E-Mail (falls nicht bereits vorbelegt).
  5. Ändern Sie ggf. den Betreff der E-Mail.
  6. Klicken Sie auf SendenSenden oben in der horizontalen Werkzeugleiste.

 In der Basisversion des Bp Event senden Sie Angebote als E-Mail-Anhang im PDF-Format.

  1. Öffnen Sie über die Werkzeugleiste der Veranstaltung mit Neu AusexpandNeuanlage > Briefe Brief / E-MailAdresse Veranstaltername und wählen eine Vorlage.
  2. Öffnen Sie in der Werkzeugleiste des Textverarbeitung unter Veranstaltungsblatt mit Leertaste+Tab eine Liste der Formularvorlagen.
  3. Wählen Sie mit Doppelklick oder mit markieren und okÜbernehmen das gewünschte Formular.
  4. Geben Sie den Betreff der E-Mail ein.
  5. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail ein und SendenSenden Sie die E-Mail mit Anhang über die Schaltfläche in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefenster.

Wenn Sie über den AngebotsgeneratorM verfügen, können Sie Angebote auch über Textvorlagen formatieren und direkt als E-Mail senden. Zusätzlich können Sie denselben Brief als Anhang in einem anderen Dateiformat mitsenden.

  1. Öffnen Sie wie beschrieben eine neue E-Mail mit der gewünschten Textvorlage, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste des Textreiters unter Text anhängen als das gewünschte Dateiformat (pdf PDF, Html HTML oder docx DOC).
  3. Geben Sie den Dateiname des Anhangs ein.
  4. Senden Sie dasselbe Angebot als E-Mail und als Anhang über SendenSenden in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters.

Um die E-Mail für ein separates Anschreiben zu verwenden, kann das Angebot auch mithilfe einer Textvorlage als Anhang formatiert werden.

  1. Öffnen Sie wie beschrieben eine neue E-Mail für die Veranstaltung.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der E-Mail auf E Mail AnschreibenAnschreiben.
  3. Entscheiden Sie, ob Sie ein Neues Anschreiben verfassen möchten, das Angebot zusätzlich ins Anschreiben Kopieren oder das Angebot ins Anschreiben Verschieben möchten.
  4. Der Textreiter des E-Mail E Mail AnschreibenAnschreibens öffnet sich und das Angebot wird automatisch im PDF-Format angehängt.
  5. Wählen Sie in der Werkzeugleiste der Textverarbeitung über vorlage briefexpand eine Vorlage für das Anschreiben aus oder geben Sie den Text des Anschreibens ein.
    Alternativ verwenden Sie Shortcut F4 und geben das Kürzel der Vorlage ein.
  6. Senden Sie die E-Mail mit Anhang über SendenSenden oben im Eingabefenster.

Senden Sie Anhänge zum Angebot über E-Mail

  1. Gehen Sie in der E-Mail zum Reiter Anhang AnhängeneuexpandHinzufügen.
  2. Hängen Sie extern gespeicherte import festplatte Dateien z.B. von Ihrer Festplatte an.
  3. Hängen Sie DokumentenAblage Liste Allgemeine Dokumente aus dem Bp Event-Verzeichnis z.B. AGBs oder Anreiseskizzen an.
  4. Hängen Sie VA Veranstaltungen oder termine TermineM als new Kalendereinträge an, um den Empfängern den fehlerfreien Import in ihre digitalen Kalender z.B. Outlook zu ermöglichen.
  5. Hängen Sie vCard Visitenkarten an, um die Übernahme von Kontaktdaten in Adressdatenbanken zu erleichtern.
  6. Speichern Sie die Änderungen über Speichern.
  7. Senden Sie die E-Mail mit Anhang über Senden Senden oben im Eingabefenster.

Hinweis: Anhänge, wie AGBs, die standardmäßig immer im Anhang des Angebotes versendet werden, legt man als bereits in der Textvorlage des Angebots fest. (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?)

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