Wie plane ich Personal für eine Veranstaltung^M?

Die Personalplanung für eine bestimmte Veranstaltung basiert auf den für den Vorgang gebuchten Rollenartikeln. Die Personalrollen werden bestimmten Mitarbeitern zugewiesen, die entsprechende Dienste bereits haben oder dann zugewiesen bekommen.

• Wandeln Sie im Vorgang den Rollenartikel in einen Mitarbeiter um

  Rollenartikel können direkt im Vorgang durch individuelle Mitarbeiter ersetzt werden. Zusätzlich muss aber immer ein passender Dienst für den Mitarbeiter gebucht sein, dies passiert nicht automatisch.

  1. Öffnen Sie den Personalvorgang, klicken Sie in den Rollenartikel und dann in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Mitarbeiter zuweisen.
  2. Ein Dienstplanerfenster mit zwei Listen von Mitarbeitern öffnet sich. Im oberen Fenster sind alle Mitarbeiter aufgelistet, die die gewünschte Rolle ausführen können. Im unteren Fenster sind die Mitarbeiter aus der oberen Liste, die zu derselben Zeit schon eingeplant sind, mit ihren jeweiligen Rollen und Zeiten aufgeführt.
     a) In der Spalte „Offen“ ist die noch offenen Kapazität eines Mitarbeiters in Prozent (%) aufgeführt. Ist die Spalte leer, so ist für den Mitarbeiter noch kein Dienst eingetragen.
     b) In der Spalte „Kapazität“ wird angezeigt, wieviel Kapazität bereits gebucht ist. Mitarbeiter haben eine Kapazität von höchstens 100%.
     c) In der Spalte „Buchen“ geben Sie an, wieviel Prozent der Arbeitskraft des Mitarbeiters Sie zuweisen möchten.
  3. Wenn Mitarbeiter bereits „Dienst“ zugewiesen haben, wählen Sie diesen durch Anhaken in der Spalte „OK“ aus und bestätigen Sie mit Klick auf OK.
  4. Wenn ein Mitarbeiter noch keinen Dienst zugewiesen hat, legen Sie auf Nachfrage den Dienst direkt an und weisen den Mitarbeiter dann zu.
  5. Wenn Sie den Dienst zu diesem Zeitpunkt noch nicht anlegen wollen, buchen Sie den Mitarbeiter ohne Dienst und weisen Sie den Dienst später der Veranstaltung zu (Weisen Sie im Dienstplaner einen vorhandenen Dienst einer Veranstaltung zu)
• Wandeln Sie im Dienstplaner den Rollenartikel in einen Mitarbeiter um

  Alternativ öffnen Sie das Zuweisungsfenster im Dienstplaner.

  1. Speichern und schließen Sie die Veranstaltung.
  2. Öffnen Sie im  Dienstplaner den gewünschten Tag und wählen Sie unter Gruppen, Rollen und Mitarbeiter die Artikel aus, die Sie sehen möchten.
  3. Wählen Sie als Datenquelle Vorgang: Zuweisung, um alle Personalvorgänge zu sehen und Mitarbeiter oder Lieferanten direkt zuzuweisen
  4. Mit Rechtsklick in die gewünschte Rolle und  Mitarbeiter zuweisen öffnen Sie einen  Internen Planungsvorgang sowie das Zuweisungsfenster des  Dienstplaners (Wandeln Sie im Vorgang den Rollenartikel in einen Mitarbeiter um).
  5. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter und legen Sie auf Nachfrage direkt einen Dienst an, wenn noch kein Dienst vorhanden ist. Die Zeiten sind bereits vorbelegt.
  6. Mit Rechtsklick und  (Rolle) aufteilen öffnen Sie so viele Stellen, wie Personen mit dieser Personalrolle gebucht wurden.
  7. Wenn Sie Personal von einem anderen Dienstleister beziehen, gehen Sie mit Rechtsklick und  Lieferant zuweisen auf die unter „Lieferantenartikel“ eingegebenen Lieferanten. Der Personalartikel wird in den Einkauf übernommen.
• Weisen Sie im Dienstplaner einen vorhandenen Dienst einer Veranstaltung zu

  In der Zeitstrahlansicht des Dienstplaners können Sie vorhandene Dienste von Mitarbeitern den für Veranstaltungen gebuchten Rollenartikeln zuweisen.

  1. Gehen Sie zu  Mitarbeiter >  Dienstplaner und wählen Sie die Ansicht  Zeitstrahl.
  2. Wählen Sie die Datenquellen Dienstübersicht und Vorgang: Zuweisung. Es werden alle gebuchten Dienste und offenen Personalrollen angezeigt.
  3. Öffnen Sie mit Linksklick auf  Veranstaltungen am unteren Bildschirmrand links die Liste der im gezeigten Zeitraum stattfindenden Veranstaltungen
  4. Um nur entweder nicht zugewiesene Dienste oder die zu einer bestimmten Veranstaltung gebuchten Dienste angezeigt zu bekommen, filtern Sie dort mit Linksklick auf die gewünschte Veranstaltung.
  5. Mit Rechtsklick auf eine Personalrolle und  (Rolle) aufteilen öffnen Sie so viele Stellen, wie Personen mit dieser Personalrolle gebucht werden sollen.
  6. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Dienst des gewünschten Mitarbeiters auf die gebuchte Personalrolle.