Wie verwende ich die Online Dienstplan WebAppM?

Die Online Dienstplan WebApp ist eine webbasierte Anwendung, mit der Mitarbeiter ohne Zugriff auf die Bp Event-Software über jeden Computer mit Internetanschluss ihre Dienstpläne einsehen können. Im Kalender können Sie schon im Vorfeld vermerken, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie zur Verfügung stehen. Sobald konkrete Veranstaltungen mit bestimmten Personalrollen angelegt werden, sind Bewerbungen auf die offenen Dienste möglich. Die Bestätigung erfolgt automatisch, sobald der Dienst vergeben wird.

Lassen Sie sich zum Zugriff auf die Webanwendung berechtigen

Um über die Online Dienstplan WebApp Dienste einzusehen und Verfügbarkeiten mitzuteilen, müssen Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Ein Bp Event-Benutzer mit administrativen Rechten muss Sie zuvor in der Datenbank anlegen:

  1. Als AdresseAdresse
    1. mit E-Mail und Telefonnummer für Benachrichtigungen
    2. mit einer passenden Kategorie (Personal o.ä.)
  2. Als personal Mitarbeiter
    1. verknüpft mit der Adresse Adresse
    2. mit aktiviertem dienst Dienstplan
    3. mit passenden personal Personalrollen
    4. mit aktiviertem Password WebApp-Zugang rechts neben dem Rollenfenster
  3. Als Benutzer Bp Event-Benutzer
    1. mit Benutzergruppe "PersonalApp_Gruppe"
    2. verknüpft mit der Adresse Adresse

Melden Sie sich über den Browser an

Von Ihrem Administrator erhalten Sie die Webadresse (URL) sowie Anmeldename und Passwort, um sich bei der Online Dienstplan WebApp anzumelden.

  1. Öffnen Sie ein neues Fenster in Ihrem Webbrowser (Mozilla, Explorer, Chrome o.ä.).
  2. Geben Sie die URL in der Adresszeile am oberen Rand des Fensters ein. Speichern Sie die Adresse unter Favoritenordner/ Lesezeichen, um sich schnell und einfach anzumelden.
  3. Geben Sie Ihren Anmeldenamen und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
  4. Die Kalenderübersicht mit den eigenen bereits zugewiesenen oder möglichen Diensten zum aktuellen Datum öffnet sich.

Wählen Sie Ihre Benutzereinstellungen für den Kalender

Im Kalender bekommen Sie eine Übersicht über alle zugewiesenen oder möglichen Dienste. Der Kalender kann wie alle Reiter mehrfach geöffnet werden, um unterschiedliche Informationen zu zeigen.

  1. Wählen Sie rechts oben den dargestellten Zeitraum (Tag, Woche, Monat).
  2. Die Ansicht Veranstaltungen zeigt alle Veranstaltungen mit Diensten, die den eigenen Personalrollen entsprechen. Die Einträge für Veranstaltungen haben einen grauen Rand. Außerdem wird angezeigt, ob noch Personalrollen zu besetzen sind (blau) oder schon ein Dienst für den Benutzer eingeplant ist (grün).
  3. Öffnen Sie mit Linksklick und Auswahl entweder die Veranstaltungsdetails oder ein Veranstaltungsdatenblatt zum Ausdrucken.
  4. Die Ansicht Dienste zeigt alle Dienste sowie eigene Angaben zur Verfügbarkeit oder Abwesenheit. Die Einträge für Dienste haben einen grünen Rand. Außerdem wird angezeigt, ob der Dienst erst geplant (hellgrau) oder schon bestätigt ist (grün).
  5. Öffnen Sie mit Linksklick die Dienstdetails.
  6. Die Ansicht Alles Anzeigen zeigt Veranstaltungen und Dienste.
  7. refresh Aktualisieren Sie den Kalender, um Änderungen zu sehen.

Geben Sie an, ob und wann Sie an einem bestimmten Tag arbeiten können

Schon vor der Planung von Diensten oder Veranstaltungen können Sie Angaben dazu machen, ob Sie an einem Tag oder zu einer bestimmten Zeit überhaupt zur Verfügung stehen. So erübrigen sich unnötige Personalanfragen oder Umbuchungen von Schichten.

  1. Gehen Sie auf dem Reiter Kalender mit Linksklick auf den gewünschten Tag.
  2. Wenn Sie an einem Tag arbeiten möchten, wählen Sie verfügbar.
  3. Wenn Sie nicht arbeiten können, wählen Sie nicht verfügbar.
  4. Geben Sie die genauen Uhrzeiten ein und bestätigen Sie mit Senden.

Bewerben Sie sich auf unbesetzte Dienste in einer Veranstaltung

Im Kalender werden in den Sichten Alles oder Veranstaltungen alle Veranstaltungen angezeigt, für die Dienste für eine der dem angemeldeten Benutzer zugewiesenen Personalrollen vorhanden sind. Solange noch Dienste offen - also keinem Mitarbeiter zugewiesen – sind, können sich Mitarbeiter auf diese bewerben. Veranstaltungen, für die noch Personal gebraucht wird, erscheinen im Kalender in blau.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter kalenderKalender mit Linksklick auf die gewünschte Veranstaltung die Veranstaltungsdetails.
  2. Das Eingabefenster mit den Detailinformationen zur Veranstaltung öffnet sich.
  3. Wählen Sie aus der Liste der offenen Dienste einen oder mehrere aus. Wenn Sie sich auf mehrere Dienste bewerben wollen, dürfen sich diese zeitlich nicht überschneiden.
  4. Bestätigen Sie mit Bewerben.
  5. Der Zeitraum des Dienstes, auf den Sie sich beworben haben, wird im Kalender automatisch als Verfügbarkeit dargestellt. Sobald der Dienst tatsächlich zugewiesen wird, erscheint er nicht mehr als Verfügbarkeit (gelb), sondern als Bestätigter Dienst (grün).

Suchen Sie Ihre Dienste

Um einen Überblick über alle eigenen Dienste zu bekommen, suchen Sie Ihre Dienste in einem bestimmten Zeitraum.

  1. Gehen Sie auf den Reiter suche Dienstsuche.
  2. Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein.
  3. Starten Sie die suche Suche.

Setzen Sie Ihre Angaben zu Verfügbarkeit und Abwesenheit zurück

Einmal gemachte Angaben zu Verfügbarkeit oder Abwesenheit können zurückgesetzt werden, solange sie noch nicht zu einem Dienst umgewandelt wurden. Der Status des Mitarbeiters ist dann wieder unbestimmt.

  1. Um an einem einzelnen Tag die zugesagte Verfügbarkeit zurückzusetzen, gehen Sie auf dem Reiter kalenderKalender zum gewünschten Tag und auf die Verfügbarkeitsangabe.
  2. Wählen Sie mit Linksklick Verfügbarkeit löschen.
    Hinweis: Durch das Löschen wird die Meldung auf „verfügbar“ zurückgesetzt. Der Status des Mitarbeiters ist damit unbestimmt. Dies ist nicht dasselbe wie „nicht verfügbar“.
  3. Um für mehrere Tage bereits zugesagte Verfügbarkeit zurückzunehmen, gehen Sie auf den Reiter neuVerfügbarkeit.
  4. Geben Sie über die Datumsfelder den gewünschten Zeitraum ein und bestätigen Sie mit Entfernen Verfügbarkeiten zurücknehmen.
  5. Wählen Sie in der Auswahlliste die gewünschten Dienste aus und bestätigen Sie mit Entfernen Verfügbarkeiten zurücknehmen.
  6. Löschen Sie Meldungen als Nicht verfügbar für einzelne Tage über den Reiter kalender Kalender mit Linksklick auf den gewünschten Tag und Zeitraum. Abwesenheitsmeldungen können nicht über Liste zurückgesetzt werden.

Drucken Sie Ihren Dienstplan

Ihren Dienstplan können Sie sich selber ausdrucken, um immer eine aktuelle Version zur Hand zu haben.

  1. Gehen Sie auf den Reiter pdfDienstplan.
  2. Klicken Sie auf Dienstplan erstellen, um den Dienstplan als PDF zu erstellen.
  3. Drucken Sie über drucker.
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