Wie lege ich Dienste^M für Mitarbeiter an?

Dienste können speziell für Veranstaltungen angelegt, oder auch ganz allgemein für einen gewissen Zeitraum geplant werden. Für festangestellte Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten empfiehlt sich das Anlegen von Seriendiensten, während Aushilfen nur bei Bedarf Dienste zugewiesen bekommen.

• Legen Sie einen einzelnen Dienst für einen Mitarbeiter an

  Legen Sie einen einzelnen Dienst für einen bestimmten Mitarbeiter (Krankmeldung, Jahresurlaub) wahlweise über den Dienstplaner oder den Personalartikel an.

  1. Öffnen Sie den  Dienstplaner zum gewünschten Datum.
  2. Wählen Sie im oberen Filterfenster Gruppen, Rollen & Mitarbeiter die Mitarbeiter aus.
  3. Machen Sie rechts in der Spalte Mitarbeiter einen Rechtsklick auf den gewünschten Mitarbeiter und legen Sie einene neuen  Dienst an. ALternativ öffnen Sie den Dienstplan über   Basis >  Mitarbeiter >  Dienstplan >  Neuanlage und die Mitarbeitersuche.
  4. Geben Sie die Dienstkategorie (Dienst, Krankheit, Frei, Nicht verfügbar, etc.), Start- und Enddatum sowie Zeiten an.
  5. Auf Wunsch geben Sie die Personalrolle an, die der Mitarbeiter einnehmen soll.
     Hinweis: Es werden nur vorher zugewiesene Rollen angezeigt. Die Zuweisung erscheint nicht in der Veranstaltung und dient nur als Anhaltspunkt bei der Personalplanung.
  6. Wahlweise weisen Sie den Dienst über die Auswahlliste einer bereits vorhandenen Veranstaltung zu.
     Hinweis: Diese Zuweisung erscheint nicht in der Veranstaltung und dient nur als Anhaltspunkt bei der Personalplanung.
  7. Speichern Sie mit .
  8. Der gespeicherte Dienst wird ab sofort im  Dienstplaner unter den Datenquellen Dienstplan und Dienstübersicht angezeigt.
• Legen Sie einen sich wiederholenden Dienst für einen Mitarbeiter an

  Dienste, die sich über einen bestimmten Zeitraum regelmäßig wiederholen, können kopiert oder direkt als  Seriendienst angelegt werden.

  1. Wählen Sie über  Basis >  Mitarbeiter >  Dienstplaner aus der Liste rechts den gewünschten Mitarbeiter.
  2. Machen Sie einen Rechtsklick auf den Mitarbeiter und wählen Sie  Seriendienst
  3. Legen Sie so  Dienste an, die sich regelmäßig wiederholen. Andere Dienstkategorien stehen hier nicht zur Verfügung.
  4. Das Eingabefenster für Serienanlagen öffnet sich.
  5. Geben Sie in der obersten Zeile den Gültigkeitszeitraum der Serien an, dazu die Zeiten des Dienstes.
  6. Darunter geben Sie die Wiederholungen und Ausnahmen an.
  7. Prüfen Sie die Einträge in der Vorschau, und speichern Sie mit .
  8. Alternativ legen Sie einen neuen Dienst an und wählen  Speichern >  Serienkopie.
• Legen Sie denselben Dienst für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an

  Wenn mehrere Mitarbeiter zu denselben Zeiten dieselbe Dienstkategorie (Dienst, Fortbildung, Frei etc.) zugewiesen bekommen sollen, gehen Sie zum  Dienstplaner.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Basis >  Mitarbeiter > Dienstplaner.
  2. Filtern Sie in der rechten Spalte die gewünschten Mitarbeiter nach Personaldetails, Dienstkategorie, Rollen und Datum bzw. Uhrzeit.
     Hinweis: Die hier eingegebenen Daten und Zeiten gelten für die Suche und können für den Dienst selbst noch geändert werden.
  3. In der Auswahlliste finden Sie alle Mitarbeiter, die den Suchkriterien entsprechen. Wählen Sie mit gedrückter STRG-Taste die gewünschten Mitarbeiter aus.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Auswahlliste und wählen Sie  Dienst.
  5. Das Eingabefenster für Dienste öffnet sich.
  6. Geben Sie die Dienstkategorie, Datum und Uhrzeit, sowie wahlweise Personalrolle und Veranstaltung an.
     Hinweis: Datum und Uhrzeiten sind mit den Zeiten der Suche vorbelegt, können aber überschrieben werden.
  7. Speichern Sie mit .
• Kopieren Sie Dienste

  Tages- oder Wochenpläne, die weitgehend gleichbleiben, können kopiert und auf weitere Zeiträume übernommen werden.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Basis >  Mitarbeiter > Dienstplaner.
  2. Wählen Sie über die Tagesanzahl einen Zeitraum von bis zu sieben Tagen oder die Monatsansicht.
  3. Klicken Sie auf  Dienstpläne kopieren.
  4. Wählen Sie aus der Liste der angezeigten Dienste mit gedrückter linker Maustaste diejenigen aus, die Sie kopieren wollen und bestätigen Sie mit  Übernehmen.
  5. Geben Sie das Datum an, auf das die gewählten Dienste kopiert werden sollen.
     Hinweis: Die zeitlichen Abstände zwischen den Diensten bleiben dabei gleich.
     Bsp.: Dienste an drei aufeinanderfolgenden Tagen werden ebenfalls auf drei aufeinanderfolgende Tage kopiert.
• Ändern Sie die Kategorie für einen Dienst

  Die Kategorie von bereits vorhandenen Diensten kann jederzeit geändert werden, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter erkrankt und ein anderer aus dem Urlaub gerufen werden muss.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Basis >  Mitarbeiter > den  Dienstplaner.
  2. Gehen Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Dienst und wählen Sie eine neue Dienstkategorie (Frei, Dienst, Krankheit).
  3. Alternativ öffnen Sie mit Doppelklick auf den Dienst das Eingabefenster und wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste die neue Kategorie. Dies ist immer nötig, wenn die Zeiten geändert werden müssen.
     Bsp.: Ein zuvor „ganztägiger“ Eintrag  "Krankheit" wird auf die Kategorie "Dienst" umgestellt, für die es zeitliche Begrenzungen gibt.
• Ändern Sie die Kategorie für mehrere Dienste

  Gelegentlich - zum Beispiel im Krankheitsfall - kann es sinnvoll sein, die Kategorie für mehrere Dienste gleichzeitig zu ändern.

  1. Um mehrere Dienste eines Mitarbeiters zu ändern, öffnen Sie über  Basis >  Mitarbeiter >  Suche den gewünschten Mitarbeiter.
  2.  Gehen Sie zum Reiter  Dienstplan und  löschen Sie die gewünschten Dienste.
  3.  Alternativ legen Sie direkt neue Dienste an, die die alten überschreiben.
  4. Um die Kategorie von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zu ändern, öffnen Sie  Mitarbeiter >  Dienstplaner.
  5. Wählen Sie in der rechten Liste mit gedrückter Strg-Taste die gewünschten Mitarbeiter aus.
  6. Wählen Sie mit Rechtsklick  Dienst und geben Sie die neue Dienstkategorie und evtl. Datum und Zeiten an. 
  7. Überprüfen Sie die geänderten Dienst- und Pausenzeiten.
• Ändern Sie die Zeiten für einen Dienst

  Die Zeiten für einzelne Dienste ändern Sie direkt im Dienst über den Dienstplaner.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Basis >  Mitarbeiter > den  Dienstplaner.
  2. Öffnen Sie mit Doppelklick auf den gewünschten Dienst das Eingabefenster.
  3. Geben Sie die neuen Zeiten ein und speichern Sie mit .
• Löschen Sie einen oder mehrere Dienste

  Dienste können nur für jeden Mitarbeiter einzeln gelöscht werden, nicht für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter  Basis >  Mitarbeiter > den  Dienstplaner.
  2. Gehen Sie mit Rechtsklick auf den gewünschten Dienst und wählen Sie  Löschen.
  3. Alternativ öffnen Sie mit Doppelklick auf den Dienst das Eingabefenster und wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste  Löschen.
  4. Um mehrere Dienste eines Mitarbeiters gleichzeitig zu löschen, öffnen Sie den gewünschten   Mitarbeiter >   Dienstplan, wählen in der Liste mit gedrückter Strg-Taste die gewünschten Dienste aus und wählen in der horizontalen Werkzeugleiste  Löschen.