Wie verwende ich die Online ZeiterfassungM

Die Online Zeiterfassung ist eine webbasierte Anwendung, mit der Mitarbeiter selbständig Arbeitszeiten erfassen können. Im Kalender vermerken Sie schon im Vorfeld, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie zur Verfügung stehen.

Lassen Sie sich zum Zugriff auf die Online Zeiterfassung berechtigen

Um über die Online Zeiterfassung Arbeistzeiten zu erfassen und mitzuteilen, müssen Sie die entsprechenden Berechtigungen haben. Ein Bp Event-Benutzer mit administrativen Rechten muss Sie zuvor in der Datenbank anlegen:

  1. Als AdresseAdresse
    1. mit E-Mail und Telefonnummer für Benachrichtigungen
    2. mit einer passenden Kategorie (Personal o.ä.)
  2. Als personal Mitarbeiter
    1. verknüpft mit der Adresse Adresse
    2. mit aktiviertem dienst Dienstplan
    3. mit passenden personal Personalrollen
    4. mit aktiviertem Password WebApp-Zugang mit Anmeldename und Passwort
  3. Als Benutzer Bp Event-Benutzer
    1. mit Benutzergruppe "PersonalApp_Gruppe"
    2. verknüpft mit der Adresse Adresse

Melden Sie sich über den Browser an und ab

Von Ihrem Administrator erhalten Sie die Webadresse (URL) sowie Anmeldename und Passwort, um sich bei der ZeiterfassungsApp anzumelden.
Wichtig: Die Anmeldung ist nicht zu verwechseln mit dem Beginn oder Ende der Arbeitszeit! Auch wenn Sie nicht die ganze Zeit angemeldet sind, läuft Ihre Arbeitszeit weiter.

  1. Öffnen Sie ein neues Fenster in Ihrem Webbrowser (Mozilla, Explorer, Chrome o.ä.).
  2. Geben Sie die URL in der Adresszeile am oberen Rand des Fensters ein. Speichern Sie die Adresse unter Favoritenordner/ Lesezeichen, um sich schnell und einfach anzumelden.
  3. Geben Sie Ihren Anmeldenamen und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
  4. Zum Abmelden tippen Sie auf die Schaltfläche Abmelden oben rechts in der Ecke.

Starten und beenden Sie die Arbeitszeit

Die erfolgreiche Anmeldung an der online Zeiterfassung bedeutet noch nicht, dass Ihre Arbeitszeit begonnen hat. Umgekehrt können Sie sich auch wiederholt an- und abmelden, während Ihre Arbeits- oder Pausenzeit weiter aufgenommen wird.

  1. Die Online Zeiterfassung öffnet sich auf dem Menüpunkt Zeiterfassung immer zum aktuellen Tag und der aktuellen Uhrzeit.
  2. Klicken Sie auf Ausfuehren Arbeit beginnen und wählen Sie ggf. zwischen unterschiedlichen angebotenen Dienstkategorien.
    Bsp.: Dienst, Dienstgang, Dienstbefreiung
  3. Die obere Zahl auf dem Bildschirm zeigt die bereits geleistete Arbeitszeit, die zweite die bereits genommene Pausenzeit. In der dritten Zeile sehen Sie, wann Sie die Arbeitszeit begonnen haben.
  4. Tippen Sie auf Akquise Dienst wechseln, um eine andere Dienstkategorie auszuwählen oder in einen zeitgleichen Dienst zu wechseln. Wenn diese Option in Ihrem Betrieb nicht vorgesehen ist, ist das Icon ausgegraut.
  5. Tippen Sie auf  stop Arbeit beenden, um die Arbeitszeit abzuschließen. Wenn die angegebenen Zeiten von den geplanten Dienstzeiten abweichen, geben Sie einen erklärenden Kommentar ab, um die Zeiten senden zu können.

Tragen Sie Pausen während der Arbeitszeit ein

Pausen werden am einfachsten direkt in der App eingegeben, können aber auch nachgetragen werden.

  1. Klicken Sie genau dann auf pause Pause starten, wenn Sie in die Pause gehen. Sobald Sie aus der Pause zurückgekehrt sind, klicken Sie auf Ausfuehren Arbeit fortsetzen. Die eingegebenen Zeiten werden exakt (ggf. gerundet) übernommen.
  2. Nachträglich geben Sie Pausen über die Schaltfläche Weitere Aktionen unten rechts an.
  3. Bei Pausendauer nachtragen geben Sie die Zeit in Minuten an, die Sie zuvor unangemeldet in Pause waren.
    Bsp.: 20 Minuten
  4. Bei Pausenzeiten nachtragen geben Sie die genauen Uhrzeiten an, zu denen Sie Ihre Pause begonnen bzw. beendet haben.
    Bsp.: 10:30 – 10:45

Machen Sie zusätzliche Angaben oder Änderungen

Über die Online Zeiterfassung können Mitteilungen an die zuständigen Vorgesetzten übermittelt bzw. kleine Korrekturen selber vorgenommen werden.

  1. Geben Sie über die Schaltfläche Weitere Aktionen > Bemerkung eingeben eine kurze Mitteilung ein, die in der Übersicht der erfassten Arbeitszeiten erscheint.
    Bsp.: die Begründung für eine Verspätung
  2. Korrigieren Sie über Weitere Aktionen > Uhrzeit der letzten Aktion ändern selber den Zeitpunkt für die letzte vorgenommene Umstellung zwischen Pausen- und Arbeitszeit. Andere als die letzte Aktion können nicht mehr selbständig geändert werden.
  3. Bestätigen Sie mit Senden.
    Bsp.: Sie haben vergessen, sich aus der Pause zurückzumelden. Um 13:30 wählen Sie Arbeit fortsetzen, gehen dann zu Uhrzeit der letzten Aktion ändern und geben ein: „Neue Uhrzeit 13:15“ und eine Erklärung.
  4. Mit Tipp auf die Schaltfläche Verlauf unten links sehen Sie alle Aktionen, die innerhalb der Arbeitszeit ausgelöst wurden.

Rufen Sie Dienste, Arbeitszeiten etc. ab

Neben der Zeiterfassung gibt es auf der App noch weitere Menüpunkte. Öffnen Sie diese Menüpunkte mit Tip auf das Icon submenu ganz oben links.

  1. Der Kalender zeigt eine Monatssicht des aktuellen Monats. Wechseln Sie das Datum mit Tip in das Datumsfeld ganz oben. Welche Dienste, Arbeitszeiten etc. hier angezeigt werden ist betriebsspezifisch.
    1. Mit Tip auf neu Hinzufügen oben links legen Sie direkt im Kalender neue Urlaubsanfragen oder Angaben zu Ihrer Verfügbarkeit an.
    2. Mit Tip auf refresh Auffrischen aktualisieren Sie die Anzeige nach Änderungen.
  2. In der Übersicht öffnet sich ein Datenblatt mit betriebsspezifischem Inhalt. Die Übersicht öffnet sich in einem separaten Tab. Schließen Sie den Tab über das kleine x im Reiter.
  3. Unter Zeitkonto finden Sie eine Liste Ihrer Zeitkontoabschlüsse mit Datum und Kontostand sowie ggf. weiteren Informationen. Die Liste ist absteigend sortiert (vom jüngsten zum ältesten Eintrag) und kann nicht bearbeitet werden.
  4. Unter Dienstplan finden Sie eine Liste aller Ihrer bereits angelegten Dienste im gewählten Zeitraum. Die Liste ist aufsteigend sortiert (vom nächsten zum entferntesten Datum).
    1. Nähere Informationen finden Sie mit Tip auf Offene Mengen Details.
    2. Mit Tip auf Filter Filtern wählen Sie, welche Arten von Diensten Sie sehen wollen.
      Bsp.: nur die bestätigten Dienste, nur die Urlaubstage
  5. Unter Arbeitszeiten finden Sie eine Liste aller Ihrer bereits eingereichten Arbeitszeiten im gewählten Zeitraum. Die Liste ist absteigend sortiert (vom jüngsten bis zum ältesten Eintrag) und kann nicht bearbeitet werden.
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