Wie lege ich einen neuen Einzelartikel an?

Öffnen Sie einen neuen Artikel

Jeder Verkaufs-, Produktions- oder Einkaufsartikel wird als Stammartikel angelegt.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben artikel Artikel, und wählen Sie neu Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
  3. Die Eingabeseite des Artikels öffnet sich auf dem Reiter artikelBasis. Alle wesentlichen Angaben zum Artikel finden Sie auf diesem Reiter. Weitere Informationen finden Sie über die seitliche Navigationsleiste auf zusätzlichen Reitern.

Geben Sie einen Namen für den Artikel ein

Der Artikelname ist für den internen Gebrauch und erscheint nicht in Kundenausdrucken. Er sollte nicht länger als 80 Zeichen sein und keine Sonderzeichen enthalten.

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis.
  2. Geben Sie den Artikelnamen im Feld Name ganz oben ein.
    Hinweis: Legen Sie einen Betriebsstandard für Artikelnamen fest, um die Suche und Auswertung zu erleichtern. Auch Informationen zu Gebindegrößen und Verkaufseinheiten sind hilfreich.
    Bsp.: Orangensaft und Apfelsaft oder Saft, Orange und Saft, Apfel
    B
    sp.:  Coca Cola 0,2 l, Coca Cola Fl. 0,2 l Kiste 12 FL oder Servicekraft Std, Hostess pauschal, Buffet pro Person
  3. Klicken Sie auf Check For DuplicatesDublettensuche, um eine Liste aller gleichlautenden, schon vorhandenen Namen angezeigt zu bekommen.
  4. Wenn der Name bereits vorhanden ist, wählen Sie den Artikel mit Doppelklick oder Übernehmen.
  5. Wenn der Name wirklich neu ist, schließen Sie das Auswahlfenster über Abbrechen Overlay oben rechts im Ergebnisfenster oder über die Esc-Taste und fahren Sie mit der Neuanlage fort.

Weisen Sie eine Artikelgruppe zu

Die Artikelgruppe entscheidet darüber, ob ein Artikel Komponenten enthalten darf und wo er in Angeboten, Karten oder Auswertungen erscheint. Zusätzlich ist sie entscheidend für die spätere Suche nach Artikeln und hat Auswirkungen auf die BestandsverwaltungM, den EinkaufM und die DienstplanungM. Wählen Sie die Artikelgruppe daher mit Überlegung aus.

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis.
  2. Wählen Sie die Artikelgruppe und Untergruppe aus dem Aufklappmenü direkt unter dem Namen. Die hier erscheinenden Gruppen werden in Abstimmung mit Ihrem Bp Event-Betreuer bei der Einrichtung der Software festgelegt. Wählen Sie z.B.
    • Speisen oder Getränke für Verkaufsartikel
    • Equipment oder Technik für BestandsartikelM
    • Personal für Personalrollen oder MitarbeiterM
    • Ticketing für Tickets und öffentliche VeranstaltungenM
    • Produktionsartikel für Artikel, die im Betrieb hergestellt aber nicht direkt verkauft werden
    • Einkaufsartikel für reine Zutaten, die nicht direkt verkauft werden
    • Sonstiges für alle anderen Leistungen oder reine Texte.
  3. Für weitere optionale Gruppierungen von Artikeln stehen Ihnen die Felder Sparte und Code zur Verfügung, die über erweiterbare Auswahllisten eingegeben werden können. Beide dienen der besseren Strukturierung und erleichtern die Suche mit zusätzlichen Informationen.

Geben Sie Texte für Kunden und Mitarbeiter ein

Neben den Pflichtfeldern gibt es weitere Textfelder, die auf verschiedenen Ausdrucken erscheinen. Sie werden sowohl für die Kommunikation mit dem Kunden als auch für interne Informationen verwendet und bieten die Möglichkeit, unterschiedlich lange und detaillierte Artikelbeschreibungen einzugeben. Wenn die Felder nicht gefüllt werden, wird beim Speichern automatisch der Artikelname übernommen.
Hinweis: Je nach betrieblichen Anforderungen können die Texte und deren Verwendung vom unten beschriebenen Standard abweichen. Bitte beachten Sie Ihr individuelles Artikelpflegekonzept oder wenden Sie sich an Ihren Betreuer.

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis. Geben Sie die Texte in der linken Spalte des Eingabefensters ein.
  2. Das Feld Rechnungstext wird in Rechnungen und internen Veranstaltungsblättern verwendet. Geben Sie hier eine kurze und prägnante Artikelbeschreibung ein, ohne Angaben zu Gebinde oder Inhalt.
    Hinweis: UebersichtVergrößern Sie das Eingabefenster, für zusätzliche Formatierungsoptionen. Geben Sie bei längerem Text zwischen den Linealeinheiten 22 und 30 einen Umbruch ein.
  3. Der Ergänzungstext ergänzt die Informationen des Rechnungstextes auf internen Veranstaltungsblättern und Speisekarten.
  4. Der Angebotstext wird für Angebote und Verträge verwendet. Geben Sie hier eine ausführliche Beschreibung ein und beachten Sie betriebliche Standards für die Schreibweise.
    Hinweis: UebersichtVergrößern Sie das Eingabefenster, für zusätzliche Formatierungsoptionen. Geben Sie bei längerem Text zwischen den Linealeinheiten 22 und 30 einen Umbruch ein.
  5. Der Menükartentext erscheint auf veranstaltungsspezifischen Menükarten, insbesondere Allergikerkarten, sowie regulären Speisekarten.

Legen Sie Verkaufseinheiten, Abgabeeinheiten und Bestellmengen fest

Legen Sie fest, in welchen Einheiten der Artikel verkauft und abgegeben werden darf. Die Verkaufseinheiten beziehen sich darauf, in welchen Einheiten der Artikel angeboten und berechnet wird. Die tatsächliche Abgabe kann in größeren Einheiten erfolgen, ebenso können eine Mindest- bzw. Höchstbestellmenge angegeben werden.

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis. Geben Sie die Einheiten in der mittleren Spalte des Eingabefensters ein.
  2. Die Verkaufseinheit gibt das Gebinde, den Inhalt und die Inhaltseinheit an.
    Bsp.: Flasche à 0,75 Liter
  3. Als Abgabeeinheit kann eine größere Verpackung mit mehreren Verkaufseinheiten angegeben werden. Als Inhaltseinheit für die Abgabe wird automatisch das Gebinde der Verkaufseinheit übernommen.
    Bsp.: Abgabe in Kisten à 6 Flaschen
  4. Aktivieren Sie lockAbgabemenge verbindlich, um die Abgabe nur für ein Vielfaches des eingegebenen Wertes zu erlauben.
  5. Auch die Minimale/Maximale Bestellmenge bezieht sich die Anzahl der Verkaufseinheiten.
    Bsp.: Maximale Bestellmenge für einen Wein sind 30 Flaschen
  6. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf save, um die Änderungen zu speichern.

Legen Sie Stammpreise für unterschiedliche Preisschienen fest

Geben Sie Stammpreise, Mehrwertsteuersätze und Abrechnungsinformationen ein. Für jeden einzelnen Artikel können Sie pro Preisschiene einen aktuell gültigen Preis festlegen. Über das Gültig ab Datum können für die Preisschienen bereits zukünfige Preise eingegeben werden. Diese Preise werden dann bei der Buchung im entsprechenden Zeitraum übernommen.

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis. Geben Sie die Preise in der mittleren Spalte des Eingabefensters ein.
  2. Wählen Sie eine der verfügbaren Preisschiene mit Klick auf den Reiter. 
  3. Wählen Sie aus der Auswahlliste einen passenden Mehrwertsteuersatz.
  4. Wenn Sie für Ihr Kassensystem PLU-Codes verwenden, geben Sie hier den entsprechenden Code ein. Dieser Code bezieht sich auf den Artikel und die eingestellte Preisschiene.
  5. Geben Sie ggf. ein Erlöskonto oder eine Kostenstelle für den Artikel ein.
  6. Wenn der Artikel Komponenten enthält und Sie den Preis automatisch aus den Bestandteilen berechnen lassen möchten, aktivieren Sie die Schaltfläche Preis aus Komponenten über der Liste der Preise. (Wie füge ich Komponenten in einen Artikel ein?)
  7. Legen Sie über neu Hinzufügen einen neuen Preis an.
  8. Das Gültig ab Datum ist standardmäßig der aktuelle Tag. Geben Sie ein anderes Datum ein, um z.B. bereits Preise für das kommende Jahr zu pflegen.
  9. Geben Sie den neuen Preis ein. Der Cursor steht standardmäßig bereits in der richtigen Spalte: 
      1. Verkaufspreise haben standardmäßig Bruttopreisscheinen. Der Nettopreis wird kursiv angezeigt. Je nach betrieblichen Anforderungen kann die Einstellung in der Administration abweichen.
      2. Einkaufspreise haben standardmäßig Nettopreisschienen. Der Bruttopreis wird kursiv angezeigt.
  10. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf save, um die Änderungen zu speichern.

Geben Sie einen Zeitbezug ein

Für manche Artikel kann, für Bestands-M und PersonalartikelM muss ein Zeitbezug angegeben werden. Der Zeitbezug wirkt sich auch auf die Abrechnung aus. 

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis. Geben Sie den Zeitbezug in der mittleren Spalte des Eingabefensters unterhalb der Einheiten ein.
  2. Um einen Artikel entweder stundenweise oder pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug optional. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich aber nicht verpflichtend. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
    Beispiel: Beamer
  3. Um einen Artikel immer pro Stunde zu buchen, wählen Sie Zeitbezug zwingend. Die Zeiten der Veranstaltung oder des Vorganges sind automatisch vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
    Beispiel: Servicekraft pro Stunde
  4. Um einen Artikel immer pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug Pauschalpreis. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich, aber nicht verpflichtend. Die Anzahl der gebuchten Stunden dient nur der Bestandsprüfung und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
    Beispiel: Die Hostess wird dem Kunden pauschal mit € 280,00 pro Tag in Rechnung gestellt. Die tatsächliche Arbeitszeit in Stunden wird lediglich als Information angegeben.

Speichern Sie Bilder des Artikels

Kunden gewinnen durch aussagekräftige Bilder einen besseren Eindruck von dem, was sie erwarten können, während neue Mitarbeiter mit Hilfe einer Illustration leichter vorgegebene Standards für Produkte erfüllen können.

  1. Bleiben Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis des Artikels und klicken Sie rechts oben auf den Bild Bilderrahmen.
  2. Klicken Sie auf neu Bild einfügen in der unteren rechten Ecke des Bildfensters.
  3. Wählen Sie import festplatte Von Festplatte laden, um ein extern gespeichertes Bild einzufügen.
  4. Wenn Sie zuvor ein Bild in Ihre Zwischablage kopiert haben, wählen Sie zwischenablage Aus Zwischenablage laden.
  5. Geben Sie optional einen Bildnamen ein.
  6. save Speichern Sie oben links im Eingabefenster.

Optimieren Sie die Größe und Auflösung des Bildes

Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi) desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

  1.  Bearbeiten Sie das Bild über das Icon am rechten Bildrand und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
  2. bb crop Schneiden Sie das Bild passend zu, bb rotate gudrehen oder bb flip horspiegeln Sie es bei Bedarf.
  3. Aktivieren Sie Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
  4. Die Option bb proportionalProportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
  5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
  6. Machen Sie über bb undoUndo Änderungen schrittweise rückgängig.
  7.  Übernehmen Sie die Änderungen.

Geben Sie Zusätze, Allergene, Inhaltsstoffe und NährwerteM an

Laut Lebensmittelinformations-Verordnung (LMIV) müssen Zusätze, Allergene und bestimmte InhaltsstoffeM von Speisen und Getränken kenntlich gemacht werden. Hinterlegen Sie die Inhaltsstoffe immer auf der untersten Artikelebene, d.h. bei Rezepturen im Einkaufsartikel oder bei Arrangements in den Komponentenartikeln, um die Informationen in die übergeordneten Ebenen zu übernehmen.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter Artikelzusaetze Zusätze.
  2. Aktivieren Sie mit einem Häkchen in der ersten Spalte die Inhaltsstoffe aus der Liste, die im Artikel vorhanden sind. Die Liste der hier angebotenen Stoffe wird über AdministrationAdministration > Administration Einstellungen > artikel Artikel > Artikelzusaetze Zusätze angelegt.
  3. Geben Sie ggf. die im Artikel enthaltene Menge des Inhaltsstoffes oder Nährwertes ein. Referenzwert ist die angegebene Verkaufseinheit. Ob Mengenangaben überhaupt möglich sind, wird bei Anlegen des Inhaltsstoffes unter Administration Einstellungen > artikel Artikel > Artikelzusaetze Zusätze festgelegt.
  4. Für Komponentenartikel übernehmen Sie mit Klick auf Komponenten Zusätze aus Komponenten alle bereits eingegebenen Inhaltsstoffe und Nährwerte, eine manuelle Eingabe ist dann nicht mehr möglich.
  5. Klicken Sie auf Adresse Zusätze aus Lieferanten, wenn bereits Lieferantenartikel mit Angaben zu Inhaltsstoffen verknüpft sind. Eine manuelle Eingabe ist dann nicht mehr möglich.
  6. Wenn sich die Nährwerte durch die Weiterverarbeitung verändern, klicken Sie bei beiden o.a. Optionen auf das Aufklappdreieck und wählen Sie nur die Inhalsstoffe aus. Bestätigen Sie mit ok Übernehmen.
  7. Speichern Sie über save oben links.

Deklarieren Sie Inhaltsstoffe in Menükarten und SpeisekartenM

Der Menükartentext wird insbesondere bei Komponentenartikeln wie Menüs oder Büffets üblicherweise zur Deklaration von Allergenen und Zusatzstoffen verwendet. Fügen Sie dazu den Text über die entsprechenden Vorlagen in die Allergikerkarten ein.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis.
  2. Vergrößern Sie unten in der linken Spalte das Textfeld Menükartentext über Uebersicht Eingabefeld vergrößern und Optionen erweitern.
  3. Geben Sie den Menükartentext ein.
  4. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Text und klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Eingabefensters auf Inhaltsstoff.
  5. Wählen Sie aus der Liste den Artikel, dessen Inhaltsstoffe aufgeführt werden sollen.
  6. Die Inhaltsstoffe werden im Text als Kürzel eingefügt. Die Kürzel werden unter AdministrationAdministration > Administration Einstellungen > artikel Artikel > Artikelzusaetze Zusätze angelegt
    Bsp.: <dec>8088</dec>
  7. Markieren Sie den Text und formatieren Sie auf Wunsch als hochgestellthochgestellt.
  8. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK unten rechts.

Legen Sie einen Buchungsvorschlag für einen Artikel an

Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge, wenn ein Artikel häufig in Verbindung mit weiteren Artikeln angeboten wird. Sobald der ursprüngliche Artikel in einen Vorgang gebucht wird, erscheinen alle als Buchungsvorschläge angegebenen Artikel in einem Dialogfenster zur Auswahl.
Bsp.: Stehtisch + Husse weiß

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter starBuchungsvorschlag.
  2. Klicken Sie auf neuHinzufügen und suchen Sie den gewünschten Artikel.
  3. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg-Taste + Linksklick und ok Übernehmen Sie die Auswahl.
  4. Wenn in der ersten Spalte vor dem Vorschlagsartikel ein Haken gesetzt ist, kann der Artikel im Vorgang mit einem Klick übernommen und gebucht werden (Standardvorbelegung). Ohne den Haken muss der Artikel im Vorschlagsfenster erst ausgewählt und dann übernommen werden.
  5. Speichern Sie die Eingabe über Speichern.

Legen Sie die Ausstattung eines Artikels fest

Besteht ein Artikel aus mehreren Teilen, hinterlegen Sie dem Artikel die Barcode 32Ausstattung.
Bsp.: Flipchart + Papier

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter Barcode 32Ausstattung.
  2. Wählen Sie neuHinzufügen und suchen Sie den gewünschten Artikel.
  3. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick und okÜbernehmen Sie die Auswahl.
  4. Speichern Sie die Eingabe über Speichern.

Legen Sie fremdsprachige ArtikeltexteM an

Speichern Sie direkt im Artikel fremdsprachige Texte ab, die für Kundenausdrucke in der jeweiligen SpracheM zur Verfügung stehen.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis.
  2. Nachdem Sie die deutschen Texte (Rechnungstext, Ergänzungstext, Angebotstext, Menükartentext) eingegeben haben, klicken Sie auf eine der angebotenen Sprachen. Welche Sprachen für Artikeltexte angeboten werden,  wird unter AdministrationAdministration > Sprache Sprachen angegeben. (Wie richte ich Fremdsprachen, Wörterbücher und mehrsprachige Textvorlagen ein?)
  3. Übernehmen Sie auf Nachfrage die Originaltexte als Übersetzungsvorlage, um eventuelle Formatierungen bzw. Angaben zu Inhaltsstoffen zu kopieren. Alternativ öffnen Sie ein leeres Eingabefeld.
  4. Klicken Sie auf uebersetzen Übersetzung auswählen, um das eigene und evt. weitere verknüpfte Wörterbücher oder Maschinenübersetzungen zu öffnen. Der Originaltext erscheint im Feld Übersetzungstext.
  5. Markieren Sie den ganzen Text oder einzelne Wörter mit gedrückter linker Maustaste, um ihn in das Feld Suchwörter zu übernehmen.
  6. Wählen Sie, ob Sie Ergebnisse sehen wollen, die alle markierten Wörter enthalten, oder ob auch Ergebnisse gezeigt werden sollen, die wenigstens eines der markierten Wörter enthalten.
  7. Über star Nur eigenes Wörterbuch beschränken Sie die Ergebnisse auf die eigenen Übersetzungen.
  8. Alle gefundenen Übersetzungen werden in der Ergebnisliste angezeigt. Ersetzen Sie den markierten Teil des Textes mit Doppelklick auf die gewünschte Übersetzung.

Setzen Sie Kasseneinstellungen

Bei Verwendung einer KassenschnittstelleS werden Artikel nicht direkt der Kasse zugewiesen, sondern über eine Karte oder Veranstaltung. Einige Einstellung werden jedoch im Artikel selbst vorgenommen.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter kasse Kasse.
  2. Geben Sie bei Artikelbezeichnung der Kasse einen eindeutigen Namen ein.
  3. Setzen Sie nach max. 12 bis 15 Zeichen einen Umbruch mit Hilfe eines Sonderzeichens. Sie finden die Vorgaben der Kassenhersteller in der Schnittstellendokumentation. Das kaufmännische „&“ wird nicht erkannt.
      1. Umbrüche für Kassenschnittstelle Eucasoft mit \ (Backslash)
      2. Umbrüche für Kassenschnittstelle Addipos und Vectron mit # (Raute)
    Beispiel: Vanilleeis#heiße Himbeeren#Schlagsahne
  4. Es stehen maximal 3 Zeilen zur Verfügung.
  5. Wählen Sie einen Bondrucker aus der Auswahlliste.
  6. Aktivieren Sie Kasse freie Preisangabe, wenn Sie eine manuelle Eingabe erlauben wollen.
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