Wie lege ich einen neuen Bestandsartikel^M an?

• Öffnen Sie einen neuen Bestandsartikel

  Bestandsartikel^M sind Vermögenswerte bzw. Ressourcen, die sich durch den Verkauf nicht verbrauchen. Deshalb ist es wichtig, ihre Rückführung nach einer Veranstaltung sicherzustellen.

  1. Legen Sie einen neuen  Artikel an.
  2. Geben Sie den Namen des Bestandsartikels ein und  prüfen Sie auf bereits vorhandene Datensätze.
  3. Wählen Sie eine passende Artikelgruppe.
     Bsp.: Equipment, Geschirr
  4. Aktivieren Sie mit Linksklick die Schaltfläche  Bestandsartikel in der horizontalen Werkzeugleiste des Artikels.
  5. In der seitlichen Navigationsleiste des Artikels erscheint ein neuer Reiter  Bestand.
• Pflegen Sie den Bestand

  Um den Überblick darüber zu behalten, wie viele Artikel zur Verfügung stehen, wie viele schon verplant sind oder noch gebucht werden können, muss der aktuelle Bestand jederzeit abrufbar sein. Dafür benötigen Sie entweder das Modul Bestandsartikel^M, oder das Modul Personalplanung^M.

  1. Öffnen Sie den Artikel und aktivieren Sie den  Dienstplan. In der seitlichen Artikelnavigation erscheint ein neuer Reiter  Kapazität.
  2. Gehen Sie zu dem neuen Reiter  Kapazität, um Bestände und Bestandsänderungen einzugeben.
  3. Klicken Sie auf  Neuanlage, um einen Bestand anzulegen.
  4. Im Eingabefenster erscheinen das Gültigkeitsdatum und die Anzahl (Plus Minus). Geben Sie Zugänge als positive Zahlen, Verluste als negative Zahlen an.
  5. Geben Sie hier die Anzahl der Mitarbeiter ein, die diese Personalrolle übernehmen können.
     Hinweis: Das Feld wird nicht automatisch aktualisiert, wenn ein Mitarbeiter die Personalrolle zugwiesen bekommt.
  6. Aktivieren Sie eine Warnmeldung, wenn Sie rechtzeitig auf fehlende Kapazitäten hingewiesen werden möchten. Geben Sie hierfür im Feld Verfügbarkeitswarnung vor Einsatz die Anzahl der Vorlauftage für eine Warnmeldung ein.
  7.  Speichern Sie oben links im Artikelfenster.
• Hinterlegen Sie einen Wiederbeschaffungswert für Bestandsartikel

  Bestandsartikel werden für den zeitweiligen Gebrauch an Kunden ausgeliehen. Für nicht zurückgegebene Bestandsartikel hinterlegen Sie einen Wiederbeschaffungswert, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird.^M.
  Bsp.: Tische oder Geschirr, die mitgeliefert und zurückgegeben werden

  1. Legen Sie den gewünschten Bestandsartikel an.
     Bsp: Stehtisch mit Verkaufspreis pro Tag
  2. Gehen Sie auf dem Reiter  Basis in der Mitte des Fensters zum Eingabefeld Retoure.
  3. Wählen Sie mit Klick auf das Aufklappdereieck >  "Artikel" selbst wird zurückgegeben, wenn der Artikel ein einfacher Artikel ist.
     Bsp.: Kaffeemaschine
  4. Wählen Sie bei einem zusammengesetzten Artikel   >  aus Komponenten bestimmen, wenn Bestandteile einzeln zurückgegeben werden können. Der Wert wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selbst Bestandsartikel sind.
     Bsp.: Lichtanlage mit Elementen, die einzeln zurückgenommen werden können
  5. Legen Sie zwei Preisschienen an: einen Verkaufspreis und einen Abrechnungspreis für nicht zurückgegebene Artikel. Wählen Sie die Preisschiene "RetA" (Retourenabrechnung) für den Betrag, der für nicht zurückgegebene Artikel in Rechnung gestellt wird.
     Bsp.: Kaffeemaschine mit VK 500,00, RetA 3.000,0
• Weisen Sie einem Verbrauchsartikel einen Bestandsartikel zu

  In manchen Verkaufsartikeln sind sowohl Verbrauchsartikel als auch Bestandsartikel^M enthalten. Bei Nicht-Rückgabe der Bestandsartikel, die für den zeitweiligen Gebrauch an Kunden ausgeliehen werden, kann der Wiederbeschaffungspreis abgerechnet werden.
  Bsp.: die gemischte Käseplatte wird auf einem grossen Olivenholzteller serviert
  

  1. Legen Sie den gewünschten Verbrauchsartikel an.
     Bsp: gemischte Käseplatte mit Verkaufspreis pro Stück
     
  2. Gehen Sie auf dem Reiter  Basis in der Mitte des Fensters zum Eingabefeld Retoure.
  3. Wählen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck  >  Auswählen .
  4. Geben Sie in die Suche den gewünschten Bestandsartikel ein und  Übernehmen Sie ihn aus der Liste der Suchergebnisse. Stellen Sie sicher, dass für den Bestandsartikel Preise für die Preisschienen RetA (Retourenabrechnung = Wiederbeschaffungswert) hinterlegt sind.
     Bsp.: Olivenholzteller mit Retourenabrechnungwert (RetA) 25,00
  5. Wählen Sie bei einem zusammengesetzten Artikel   >  Aus Komponenten bestimmen, wenn Bestandteile einzeln zurückgegeben werden können. Der Pfandbetrag wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selbst Pfandartikel sind oder diese enthalten.
     Bsp.: Büffet mit diversen Platten
     
• Geben Sie Rüstzeiten ein

  Manche Bestandsartikel stehen schon vor und auch einige Zeit nach einer Veranstaltung nicht zur Verfügung, weil sie auf- oder abgebaut, gereinigt oder transportiert werden müssen. Diese Rüstzeiten lassen sich einplanen.

  1. Gehen Sie auf den Reiter  Bestand, um Rüstzeiten einzugeben.
  2. Die Rüstzeit kann relativ zum Buchungszeitraum (Veranstaltungsdatum und -zeit) oder zur Vorgangsrüstzeit angegeben werden.
  3. Geben Sie in diesem Fall die Anzahl der Tage und Stunden vor bzw. nach dem Bezugszeitpunkt ein.
     Bsp.: Aufbau 1 Tag und 12 Stunden vor Veranstaltungbeginn oder Abbau 6 Stunden nach Ende der Vorgangsrüstzeit
  4. Für einen Festen Zeitpunkt geben Sie die Uhrzeiten ein.
     Bsp.: Aufbau um 08:00h, Abbau um 22:00h
  5.  Speichern Sie oben links im Artikelfenster.
• Ermöglichen Sie einen Zeitbezug

  Für Personalartikel müssen Buchungszeiten eigegeben werden. Die Buchungszeiten wirken sich ausserdem auf die Abrechnung aus.

  1. Um einen Artikel entweder stundenweise oder pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug optional. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich aber nicht verpflichtend. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
     Beispiel: Servicekraft
  2. Um die Zeitangabe als Pflicht einzustellen, wählen Sie Zeitbezug zwingend. Die Zeiten der Veranstaltung oder des Vorganges sind automatisch vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
     Beispiel: Servicekraft pro Stunde
  3. Um einen Artikel immer pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug pauschal. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich, aber nicht verpflichtend. Die Anzahl der gebuchten Stunden dient nur der Bestandsprüfung und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
     Beispiel: Die Hostess wird dem Kunden pauschal mit € 280,00 pro Tag in Rechnung gestellt. Die tatsächliche Arbeitszeit in Stunden wird lediglich als Information angegeben.

   

• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Bestandsartikeln in einem Zeitraum

  Die Verfügbarkeit von Bestandsartikel^M in einem gegebenen Zeitraum kann unabhängig von einzelnen Veranstaltungen überprüft werden.

  1. Gehen Sie zu  Veranstaltungen >  Suchen >  Veranstaltungen oder  Vorgänge.
  2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und Klicken Sie auf  Suchen.
  3. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über der Liste der Ergebnisse zum Aufklappmenü  Aktionen auf der Liste.
  4. Über Artikelbestände anzeigen bekommen Sie eine Liste aller in diesem Zeitraum gebuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel gezeigt.
  5. über Artikelbestände überprüfen bekommen Sie eine Liste nur der überbuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel angezeigt.
  6. In der Liste sind die genaue Anzahl der benötigten Artikel (Bedarf), der vorhandenen Artikel (Bestand) und der bereits hinzugemieteten Artikel (Gemietet) sowie der noch offene Bedarf (Rest) aufgeführt.
  7. Filtern Sie zur besseren Übersicht in der horizontalen Werkzeugleiste des Ergebnisfensters mit Linksklick auf Personalartikel oder  Bestandsartikel.
  8. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf einen Artikel über  Details eine Liste der Vorgänge, für die der Artikel gebucht wurde, einen einzelnen  Vorgang, oder den  Artikel selbst.