Wie lege ich einen neuen BestandsartikelM an?

Öffnen Sie einen neuen Bestandsartikel

BestandsartikelM sind Vermögenswerte bzw. Ressourcen, die sich durch den Verkauf nicht verbrauchen. Deshalb ist es wichtig, ihre Rückführung nach einer Veranstaltung sicherzustellen.

  1. Legen Sie einen neuen artikel Artikel an.
  2. Geben Sie den Namen des Bestandsartikels ein und Check For Duplicates prüfen Sie auf bereits vorhandene Datensätze.
  3. Wählen Sie eine passende Artikelgruppe.
    Bsp.: Equipment, Geschirr
  4. Aktivieren Sie mit Linksklick die Schaltfläche Bestand Bestandsartikel in der horizontalen Werkzeugleiste des Artikels.
  5. In der seitlichen Navigationsleiste des Artikels erscheint ein neuer Reiter BestandBestand.

Pflegen Sie den Bestand

Um den Überblick darüber zu behalten, wie viele Artikel zur Verfügung stehen, wie viele schon verplant sind oder noch gebucht werden können, muss der aktuelle Bestand jederzeit abrufbar sein.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter Bestand Bestand, um Bestände und Bestandsänderungen einzugeben.
  2. Klicken Sie auf newNeuanlage, um einen Bestand anzulegen.
  3. Im Eingabefenster für die Bestandsänderung erscheinen das Gültigkeitsdatum und die Anzahl (PlusMinus). Geben Sie Zugänge als positive Zahlen, Verluste als negative Zahlen an.
  4. Aktivieren Sie die Schaltfläche breakBruch, um eine Bestandsminderung direkt einer Veranstaltung oder einem Vorgang zuzuweisen
  5. Bestätigen Sie mit OK.
  6. Aktivieren Sie auf dem Reiter Bestand Bestand eine Warnmeldung, wenn Sie rechtzeitig auf fehlende Kapazitäten bei einem Artikel hingewiesen werden möchten. Geben Sie hierfür im Feld Verfügbarkeitswarnung vor Einsatz die Anzahl der Vorlauftage ein.
  7. Klicken Sie oben links im Artikelfenster auf save, um die Änderungen zu speichern.

Erheben Sie Pfand für einen Bestandsartikel

Die Rückgabe von Bestandsartikel, die für den zeitweiligen Gebrauch an Kunden ausgeliehen werden, kann durch die Erhebung eines Pfandbetrages abgesichert werden. Der Pfandbetrag ist im Verkaufspreis enthalten und wird nach Rückgabe des Artikels davon abgezogenM.
Bsp.: Tische oder Geschirr, die mitgeliefert und zurückgegeben werden

  1. Legen Sie den gewünschten Bestandsartikel an (Wie lege ich einen Bestandsartikel an?)
    Bsp: Stehtisch mit Verkaufspreis pro Tag
  2. Gehen Sie auf dem Reiter artikel Basis in der Mitte des Fensters zum Eingabefeld Retoure.
  3. Wählen Sie mit Klick auf das Aufklappdereieck artikelexpand > artikel"Artikel" selbst wird zurückgegeben, wenn der Artikel ein einfacher Artikel ist.
    Bsp.: Kaffeemaschine
  4. Wählen Sie bei einem zusammengesetzten Artikel  artikelexpand > Komponenten aus Komponenten bestimmen, wenn Bestandteile einzeln zurückgegeben werden können. Der Pfandbetrag wird in diesem Fall bei den Einzelartikeln eingetragen, die selber Pfandartikel sind.
    Bsp.: Lichtanlage mit Elementen, die einzelnen zurückgenommen werden können
  5. Legen Sie unten links unter Preisgestaltung zwei Preisschienen an: eine für zurückgegebene, eine für nicht zurückgegebene Bestandsartikel.
    1. Wählen Sie die Preisschiene RTOU (Retouren) um den Pfandbetrag anzugeben, der für den Bestandsartikel hinterlegt und nach Rückgabe verrechnet wird.
    2. Wählen Sie die Preisschiene WB (Wiederbeschaffung) um den Betrag anzugeben, der für nicht zurückgegebene Artikel in Rechnung gestellt wird.

Geben Sie Rüstzeiten ein

Manche Bestandsartikel stehen schon vor und auch einige Zeit nach einer Veranstaltung nicht zur Verfügung, weil sie auf- oder abgebaut, gereinigt oder transportiert werden müssen. Diese Rüstzeiten lassen sich einplanen.

  1. Bleiben Sie auf dem Reiter ArtikelbestandBestand, um Rüstzeiten einzugeben.
  2. Die Rüstzeit kann relativ zum Buchungszeitraum (Veranstaltungsdatum und -zeit) oder zur Vorgangsrüstzeit angegeben werden. 
  3. Geben Sie in diesem Fall die Anzahl der Tage und Studen vor bzw. nach dem Bezugszeitpunkt ein.
    Bsp.: Aufbau 1 Tag und 12 Stunden vor Veranstaltungbeginn oder Abbau 6 Stunden nach Ende der Vorgangsrüstzeit
  4. Für einen Festen Zeitpunkt geben Sie die Uhrzeiten ein.
    Bsp.: Aufbau um 08:00h, Abbau um 22:00h
  5. save Speichern Sie oben links im Artikelfenster.

Geben Sie einen Zeitbezug ein

Für BestandsartikelM muss ein Zeitbezug angegeben werden. Um die Bestandsprüfung sinnvoll nutzen zu können, müssen Zeiten eingegeben werden. Der Zeitbezug wirkt sich auch auf die Abrechnung aus.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Artikels auf den Reiter artikel Basis. Gebebn Sie den Zeitbezug in der mittleren Spalte unter den Einheiten ein.
  2. Um einen Artikel entweder stundenweise oder pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug optional. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich aber nicht verpflichtend. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
    Beispiel: Beamer
  3. Um einen Artikel immer pro Stunde zu buchen, wählen Sie Zeitbezug zwingend. Die Zeiten der Veranstaltung oder des Vorganges sind automatisch vorbelegt, können aber manuell geändert werden. Der angegebene Stundenpreis wird im Vorgang mit der Anzahl der gebuchten Stunden (Anzahl 2 im Vorgang) multipliziert.
    Beispiel: Servicekraft pro Stunde
  4. Um einen Artikel immer pro Einheit zu buchen, wählen Sie Zeitbezug pauschal. Die Eingabe von Buchungszeiten ist möglich, aber nicht verpflichtend. Die Anzahl der gebuchten Stunden dient nur der Bestandsprüfung und wirkt sich nicht auf den Preis aus.
    Beispiel: Die Hostess wird dem Kunden pauschal mit € 280,00 pro Tag in Rechnung gestellt. Die tatsächliche Arbeitszeit in Stunden wird lediglich als Information angegeben.

Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Bestandsartikeln in einem Zeitraum

Die Verfügbarkeit von BestandsartikelM in einem gegebenen Zeitraum kann unabhängig von einzelnen Veranstaltung überprüft werden.

  1. Gehen Sie zu VAVeranstaltungen > suche Suchen > VAVeranstaltung oder Vorgaenge Vorgänge.
  2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und Klicken Sie aufsuche Suchen.
  3. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über der Liste der Ergebnisse zum Aufklappmenü Aktion Auf Liste Aktionen auf der Liste.
  4. Über Artikelbestände anzeigen bekommen Sie eine Liste aller in diesem Zeitraum gebuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel gezeigt.
  5. über Artikelbestände überprüfen bekommen Sie eine Liste nur der überbuchten Bestandsartikel und/oder Personalartikel angezeigt.
  6. In der Liste sind die genaue Anzahl der benötigten Artikel (Bedarf), der vorhandenen Artikel (Bestand) und der bereits hinzugemieteten Artikel (Gemietet) sowie der noch offene Bedarf (Rest) aufgeführt.
  7. Filtern Sie zur besseren Übersicht in der horizontalen Werkzeugleiste des Ergebnisfensters mit Linksklick auf personal Personalartikel oder BestandBestandsartikel.
  8. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf einen Artikel über BestandDetails eine Liste der Vorgänge, für die der Artikel gebucht wurde, einen einzelnen BestellungVorgang, oder den artikel Artikel selbst.
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