Wie verwende ich Reservierungslisten^M?

• Legen Sie eine neue Reservierungsliste an

  Die Buchung von neuen Reservierungen in einer öffentlichen Veranstaltung erfolgen über die  Reservierungsliste^M, die in der Veranstaltung im Vorgangstyp Bestellung angelegt werden. Ob die Reservierungen mit Eintrittskarten und Tischreservierungen verbunden sein sollen, legen Sie über die Reservierungsliste fest. Ausserdem stellen Sie ein, ob Buchungen nur über die Veranstaltung selbst oder auch über die Tischreservierung^M und/oder das Ticketing^M möglich sein sollen.

  1. Öffnen Sie mit Linksklick auf Bestellungen die Vorgangsübersicht.
  2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste der Übersicht  Hinzufügen >   Neue Reservierungsliste.
  3. Geben Sie der Liste einen aussagekräftigen Namen vor allem dann, wenn es mehrere Listen innerhalb einer Veranstaltung gibt.
  4. Wenn keine Ticktes ausgegeben, sondern nur Namen aufgenommen werden sollen, wählen Sie in der horizontalen Leiste über dem Eingabefenster Ohne Tickets.
  5. Wenn echte Tickets angeboten werden, wählen Sie aus derselben Auswahlliste die gewünschten Eintrittskarten aus. Die Liste ist an dieser Stelle nicht erweiterbar. Die Eintrittskarten werden zuvor als Ticketingartikel^M angelegt (Wie lege ich Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen an?)
  6. Um die Erstellung von Eintrittskarten zum Druck oder E-Mail-Versand zu aktivieren, öffnen Sie dieselbe Auswahlliste erneut und wählen Sie die erst jetzt sichtbare Option  Eintrittskarten. Nur wenn der Menüpunkt fettgedruckt erscheint, können später Eintrittskarten erstellt werden.
  7. Um die Anzahl der verkauften und noch verfügbaren Tickets besser im Blick zu behalten, geben Sie rechts neben der Ticketauswahl die minimale und maximale Personenzahlen an. Bei Unterschrieten bzw. Überschreitung der Personenzahl wird gewarnt.
  8. Aktivieren Sie ganz links in der horizontalen Werkzeugleiste die  Platzvergabe, um direkt in der neuen Reservierung einen Tisch zuweisen zu können.
     Hinweis: Die Platzvergabe kann nur aktiviert werden, wenn in der  Basis der Veranstaltung ein Raum mit  Tischplan und Tischnummern zugewiesen ist. Wenn die Veranstaltung als ganze schon an die Tischreservierung übergeben wurde, ist die Platzvergabe hier nicht mehr wählbar. (Reservieren Sie Plätze für eine Veranstaltung über die Tischreservierung).
  9. Aktivieren Sie In Tisch-/Ticketreservierung anbieten, um auch den Mitarbeitern die Annahme von Reservierungen zu ermöglichen, die nur auf die Reservierungsübersichten ( Tischreservierung und  Ticketing) Zugriff haben. In der Tischreservierung wird die Reservierungsliste nur angeboten, wenn zugleich die Platzvergabe aktiviert ist.
• Legen Sie eine neue Reservierung an

  Für jede neue Gastbuchung legen Sie in der Reservierungsliste der Veranstaltung eine neue Reservierung an. Wenn die Liste für die Tischreservierung bzw. das Ticketing freigegeben ist, können Sie neue Reservierung auch über  Basis >  Tischreservierung oder Ticketing anlegen.

  1. Öffnen Sie die  Reservierungsliste in der  Veranstaltung, im  Ticketing oder der  Tischreservierungsübersicht.
  2. Öffnen Sie Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste der Reservierungsliste eine neue  Reservierung.
  3. Geben Sie den Namen des Gastes und weitere Kontaktdaten an.
  4. Für Veranstaltungen ohne Tickets geben Sie oben rechts die Personenzahl ein.
  5. Für Veranstaltungen mit Tickets ergibt sich die Anzahl der Personen aus der Anzahl der gebuchten Tickets und kann deshalb nicht frei eingegeben werden. Öffnen Sie dazu unten rechts im Eingabefenster unter Bestellung mit Linksklick auf die Tickets ein Auswahlfenster mit allen verfügbaren Tickets.
  6. Geben Sie die jeweils benötigte Anzahl ein und bestätigen Sie mit Buchen.
  7. Wenn die Platzvergabe aktiv ist, weisen Sie direkt oder später Tische aus der rechten Spalte der freien Tische zu.
• Drucken oder senden Sie Eintrittskarten

  Eintrittskarten für öffentliche Veranstaltungen können mit ID und QR-Code auf Wunsch platzgenau ausgedruckt oder über E-Mail verschickt werden.

  1. Aktivieren Sie für die gewünschte Veranstaltung die Option Eintrittskarten:
     1. entweder in der Werkzeugleiste der  Reservierungsliste mit Rechtsklick auf Tickets >  Eintrittskarten
     2.  oder im  Ticketingartikel (Öffentliche Veranstaltung) auf dem Reiter Ticketing mit der Option Eintrittskarten verwenden.
  2. Wenn die Platzvergabe aktiviert ist, weisen Sie erst die Tische bzw. Plätze zu, bevor Sie Eintrittskarten erstellen.
  3. Gehen Sie in der einzelnen  Reservierung in der seitlichen Navigationsleiste auf den Reiter Eintrittskarten.
  4. Wenn den einzelnen Personen keine Plätze zugewiesen sind, wählen Sie  Hinzufügen.
  5. Wenn individuelle Plätze zugewiesen sind, aber die genaue Verteilung der Gäste unwesentlich ist, wählen Sie  Alle hinzufügen.
  6. Um Tickets (Kind, Erwachsener) gezielt an einzelne Tische zu verteilen, wählen Sie in der Auswahlliste den gewünschten Tisch und die jeweils gewünschte Anzahl von Plätzen für Tickets einer Art (ermäßigt, mit beschränkter Sicht etc)
  7.   Drucken oder mailen Sie die Tickets mit einer geeigneten Vorlageüber die Werkzeugleiste direkt über der Liste der Tickets. Der Druckbefehl bezieht sich immer auf alle Eintrittskarten der Buchung.
  8. Sobald die Karten gedruckt oder gesendet wurden, ändert sich der Status von "Neu" zu "Ausgestellt" und die Karten können nur noch storniert, nicht mehr gelöscht werden.
  9. Um Eintrittskarten für mehrere Buchungen auf einer Reservierungsliste auszudrucken, gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Liste auf Verknüpfte Listen > Gästeliste.
  10. Wählen Sie Aktionen auf der Liste > Fehlende Eintrittskarten erzeugen, dann Eintrittskarten ausdrucken bzw. per E-Mail versenden.
      Hinweis: Wenn die Platzvergabe aktiviert ist, müssen erst alle Tische zugewiesen sein.