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Wie kalkuliere und plane ich Kosten und Arbeitsabläufe mit internen Vorgängen?

Wie kalkuliere und plane ich Kosten und Arbeitsabläufe mit internen VorgängenM?

Mit internen Vorgängen kalkulieren und planen Sie innerhalb von Veranstaltungen und auf Basis der bereits vorhandenen Angaben, ohne dabei die Kundenvorgänge zu verändern.

  • Kalkulieren Sie die Kosten für Ihre Veranstaltungen

    Kalkulationsvorgänge dienen ausschließlich der internen Kostenplanung. Sie ermöglichen die Gegenüberstellung von Kosten und Einnahmen, ohne dass ein echter Vorgang für den Kunden angelegt wird. Um Deckungsbeiträge oder Rabatte für externe Kundenvorgänge zu berechnen, benutzen Sie die Kalkul Kalkulation in der seitlichen Navigationsleiste (Kalkulieren Sie Deckungsbeiträge). Kalkulationsvorgänge werden auf Angebots-, Bestellungs- oder Rechnungsebene angeboten und entsprechen inhaltlich den normalen Vorgängen.
    Hinweis: Artikel in Kalkulationsvorgängen lösen keine Bestandswarnung aus. Die darin gebuchten Artikel sind nur für die interne Kalkulation gedacht.

    Interne (Personal-)Planungsvorgänge können für Kalkulationsvorgänge nicht angelegt werden. Die Anzahl der möglichen Kalkulationsvorgänge ist nicht begrenzt. Kalkulationsvorgänge müssen unter Administration Administration> Administration Einstellungen> VA Veranstaltungen von einem Benutzer mit administrativen Rechten aktiviert werden.

    1. Klicken Sie in einer Veranstaltung mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Vorgangstyp (Angebot, Bestellung Rechnung).
    2. Wählen Sie in der Vorgangsübersicht neuexpand Hinzufügen > Angebot Kalkulation Neues Kalkulationsangebot.
    3. Geben Sie einen Namen für den neuen Vorgang ein.
    4. Fügen Sie über neuexpand Hinzufügen die gewünschten Artikel ein.
    5. Ziehen Sie das Kalkulationsangebot mit gedrückter linker Maustaste (Drag &Drop) auf die Ordner Ordner Bestellung Bestellung oder Rechnung Rechnung, um die Kalkulation für einen anderen Vorgangstyp anzulegen (kopieren).
    6. Wenn Sie das Kalkulationsangebot als echtes Angebot für den Kunden übernehmen wollen, machen Sie in der seitlichen Navigationsleiste einen Rechtsklick auf den Namen des Kalkulationsangebotes und wählen Sie edit Umwandeln in > Angebot Angebot (bzw. Bestellung Bestellung oder Rechnung Rechnung).
  • Planen Sie interne Arbeitsabläufe unabhängig von Kundenvorgängen

    Interne Vorgänge dienen der Organisation von Arbeitsabläufen und der Buchung von Artikeln, die dem Kunden gegenüber nicht ausgewiesen werden. Sie ermöglichen die Erfassung von Kosten, die nicht im Kundenvorgang erscheinen und werden üblicherweise auf den Arbeitsanweisungen an die Mitarbeiter ausgegeben. 

    Interne Vorgänge entsprechen inhaltlich den normalen Vorgängen und werden auf Angebots-, Bestellungs- oder Rechnungsebene angeboten. Im Unterschied zu externen Kundenvorgängen enthalten sie aber keine Preisinformationen, nur die Kostenstelle. Vorgänge im Rahmen von internen Veranstaltungen sind immer interne Vorgänge. Die Anzahl der möglichen internen Vorgänge ist nicht begrenzt.
    Hinweis: Bestandsartikel die in internen Vorgängen gebucht sind, lösen eine Bestandswarnung aus.

    Interne Vorgänge müssen unter Administration Administration > Administration Einstellungen > VA Veranstaltungen von einem Benutzer mit administrativen Rechten aktiviert werden.

    1. Klicken Sie in der Veranstaltung mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Vorgangsyp (Angebot, Bestellung Rechnung).
    2. Wählen Sie in der Vorgangsübersicht neuexpand Hinzufügen > Angebot Intern Neues Internes Angebot und geben einen Namen für den Vorgang ein.
    3. Fügen Sie über neuexpand Hinzufügen die gewünschten Artikel ein. Bsp.: Brennpasten, Vorlegebesteck, Küchenpapier für Packlisten
    4. Ziehen Sie das Angebot Intern Interne Angebot mit gedrückter linker Maustaste (Drag & Drop) auf die Ordner Ordner Bestellung Bestellung oder Ordner Rechnung Rechnung, um einen Internen Vorgang zu einem anderen Vorgangstyp anzulegen (zu kopieren).
    5. Wenn Sie das interne Angebot als echtes Angebot für einen externen Kunden übernehmen wollen, machen Sie in der seitlichen Navigationsleiste einen Rechtsklick auf den Namen des internen Angebotes und wählen Sie edit Umwandeln in > Angebot Angebot (bzw. Bestellung Bestellung oder Rechnung Rechnung).
    6. Wenn die Preise nicht automatisch ergänzt werden, fügen Sie diese manuell ein.
  • Planen Sie Personal und Einkauf für Veranstaltungen mit internen PlanungsvorgängenM

    Interne Personalplanungsvorgänge dienen der Erstellung des Dienstplanes für Mitarbeiter und dem Einkauf von LeihpersonalM. Sie ermöglichen die Unterscheidung zwischen dem externen Kundenvorgang mit Personalrollen, Anzahl und Verkaufspreis einerseits, und dem internen Vorgang mit Zuteilung der Rollen an einzelne Mitarbeiter oder Lieferanten andererseits. Die Einkaufsübersicht und der Personalplaner beziehen sich auf den internen Personalplanungsvorgang. Interne Personalplanungsvorgänge werden auf Angebots- und Bestellungsebene angeboten. Im Unterschied zum externen Kundenvorgang enthalten sie keine Preisinformationen, nur die Kostenstelle. Außerdem muss eine Artikelanzahl angegeben sein.

    Interne Planungsvorgänge gibt es nur zu externen Kundenvorgängen, wobei zu jedem Kundenvorgang nur ein Planungsvorgang angelegt werden kann. Sobald ein interner Planungsvorgang angelegt wird, greifen die EinkaufsübersichtM und der Dienstplaner auf die Artikel und Zahlen dieses internen Vorgangs statt auf die des ursprünglichen externen Vorgangs zu.

    Interne (Personal-)planungsvorgänge müssen unter Administration Administration > Administration Einstellungen > VA Veranstaltungen von einem Benutzer mit administrativen Rechten freigegeben werden. Wenn allgemeine interne Planungsvorgänge für Artikel jeder Art aktiviert sind, fallen darunter auch Personalvorgänge und müssen nicht gesondert aktiviert werden.

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das externe Angebot Angebot und wählen Sie Angebot Intern Internen Planungsvorgang ergänzen.
      Hinweis: Gleiche Vorgehensweise auch im Vorgangstyp Bestellung Bestellung möglich.
    2. Die im Kundenvorgang gebuchten Artikel werden automatisch in den internen Planungsvorgang übernommen.
    3. Übernehmen Sie Änderungen im Kundenvorgang auf Nachfrage direkt in den Planungsvorgang, um beide Vorgänge synchron zu halten.
      Hinweis: Änderungen im Planungsvorgang haben keine Auswirkung auf den Kundenvorgang.
    4. Planen Sie in der Spalte Rolle / Lieferant ggf. einen Lieferanten ein, um in der oberen Werkzeugleiste die Option für eine direkte angeboten zu bekommen.
      Wichtig: In der Einkaufsübersicht für Verbrauchs- oder Mietartikel werden die im Vorgang zugewiesenen Lieferanten nicht berücksichtigt.
    5. Um einem Rollenartikel eigene Mitarbeiter zuzuweisen, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf auffaechern Personalrolle besetzen und wählen Sie einen der verfügbaren Mitarbeiter aus.
    6. Legen Sie auf Nachfrage ggf. direkt einen Dienst für die gewählten Mitarbeiter an.
      Wichtig: Allein durch die Zuweisung zu einem Personalvorgang wird noch kein Dienst angelegt.
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