Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?

Textvorlagen werden beispielsweise für Briefe, Serienbriefe, Angebote, aber auch Datenblätter, Arbeitsanweisungen oder Menükarten verwendet. Sie enthalten Verknüpfungen zu Listen* und Datenbankfeldern. Das Löschen oder Ändern der verknüpften Listen oder Bezüge kann größere Auswirkungen haben. Erstellen oder ändern Sie Vorlagen umsichtig. Bei Fragen wenden Sie sich an die Bp Event Hotline oder Ihren Bp Event Betreuer.

Öffnen Sie eine neue Textvorlage

Textvorlagen können neu angelegt werden, in vielen Fällen empfiehlt es sich, eine vorhandene Textvorlage mit allen Bezügen und Listen zu kopieren und anzupassen. Siehe Kopieren Sie eine vorhandene Textvorlage.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu VorlagenVorlagenvorlage briefexpandTextvorlagenneuNeuanlage und wählen Sie ggf. den BetriebM. Das Eingabefenster der neuen Textvorlage öffnet sich.
  2. Um die neue Textvorlage mehreren BetriebenM zuzuweisen, gehen Sie auf betrieb in der horizontalen Werkzeugleiste der Vorlage und aktivieren Sie die gewünschten Betriebe.
  3. Geben Sie einen sprechenden Namen und ein eindeutiges Kürzel für die Vorlage ein. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen.
    Hinweis: Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für eine genauere Beschreibung der Vorlage verwenden Sie das Feld rechts oben im Eingabefenster.
  4. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, welche Datenbankbezüge und Listen dementsprechend eingefügt werden können, und in welchem Zusammenhang eine Vorlage zur Auswahl angeboten wird. Die Vorlagentypen sind vorgegeben.
    Beispiel: In einer Textvorlage Typ Serienbriefvorlage haben Sie Zugriff auf Bezüge aus Adressen, aber nicht aus Veranstaltungen.
  5. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
  6. Hängen Sie über den Reiter AnhangAnhänge > neu Hinzufügen Dokumente M an, die Sie standardmäßig mit dem Brief versenden möchten. Aktivieren Sie das Feld Alle Dokumente in der horizontalen Werkzeugleiste der Anhänge, um die hinterlegten Anhänge generell ohne zusätzliche Meldung im Schriftverkehr zu übernehmen.
    Hinweis: Wählen Sie möglichst kleine Dateien, um Speicherplatz in der Datenbank zu sparen und das Senden der E-Mails zu beschleunigen.
  7. Speichern Sie über Speichern.

Erstellen Sie den Vorlagentext

Den Haupttext der Vorlage geben Sie auf dem Reiter BriefeText ein.

  1. Schreiben Sie den gewünschten Text oder fügen Sie über paste (Strg+V) einen Text aus der Zwischenablage ein.
    Hinweis: Das Icon wird aktiv, sobald der Cursor im Textfeld blinkt und sich Text in der Zwischenablage befindet.
  2. Klicken Sie auf vorlage briefexpand und wählen Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen, um diese einzufügen.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.

Fügen Sie Bezüge ein

Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

  1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters Bezug Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
  2. Wählen Sie mit Klick auf DatenbankfeldexpandDatenbankbezüge einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie des gewünschten Bezuges.
    Beispiel: Benutzer Benutzer > Benutzernamen und Unterschrift; Bezug Extras > aktuelles Datum etc.
  3. Zahlfelder, Wahrheitswerte, Datums- oder Zeitfelder müssen ggf. formatiert/bestimmt werden. Geben Sie im Eingabefenster das Format ein und bestätigen Sie mit OK.
  4. Legen Sie wiederkehrende Texte einmal an und verweisen Sie in Textvorlagen darauf.
    Bsp.: Legen Sie unter  AdministrationAdministrationAdministrationEinstellungen > dropdownVAVeranstaltungenTexteTexte > Angebotstext 1 einen Standardtext an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über  Datenbankfeldexpand Datenbankbezüge einfügen > Administration Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
    Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst. Über Bezug lassen Sie sich Datenbankbezüge anzeigen.

Fügen Sie Bilder ein

Bilder können über die horizontale Werkzeugleiste aus der Datenbank oder externen Quellen eingefügt werden.

  1. MiBildexpandBild in VerlaufBild in den Textverlauf einfügen positionieren Sie das gewünschte Bild an eine Stelle innerhalb des Textes. Wenn der Text sich verändert, verschiebt sich auch das Bild.
  2. Mit Bildexpand Bild auf SeiteBild auf Seite einfügen platzieren Sie das Bild frei an einer bestimmten Stelle auf der Seite, unabhängig vom Text.
  3. Mit Bildexpand Bild auf SeiteBild auf allen Seiten im Abschnitt einfügen platzieren Sie das Bild an einer bestimmten Stelle auf jeder Seite, unabhängig vom Text.
  4. Wählen Sie den Speicherort (Festplatte, Album, Adresse etc.) und das Bild mit Doppelklick.
    Hinweis: Markieren Sie das Bild im Textfeld mit gedrückter Strg Taste und Linksklick, um es zu verschieben.
  5. Formatieren Sie das Bild über das Kontextmenü (Rechtsklick).
    Hinweis: Bilder, die in Textvorlagen verwendet werden, sollten im Album oder in anderen Bp Event Datensätzen gespeichert sein. Das spart bei häufiger Verwendung der Textvorlage viel Speicherplatz.

Optimieren Sie die Größe und Auflösung des Bildes

Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi), desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

  1. Klicken Sie mit Rechtsklick auf das Bild > BildoptimiererOptimieren und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
  2. bb crop Schneiden Sie das Bild passend zu, bb rotate gudrehen oder bb flip horspiegeln Sie es bei Bedarf.
  3. Aktivieren Sie Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
  4. Die Option bb proportionalProportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
  5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
  6. Machen Sie über bb undoUndo Änderungen schrittweise rückgängig.
  7.  Übernehmen Sie die Änderungen.

Fügen Sie Listen ein

Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

  1. Wählen Sie mit Klick auf Angebotgen ListeexpandListen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie und eine vorhandene Liste.
  2. Ändern Sie eine vorhandene Liste mit Klick auf Angebotgen ListeexpandListen > wählen die Kategorie und Listen AendernListe ändern.
    Hinweis: Änderungen an den Listen können Auswirkungen auf viele Textvorlagen haben. Nehmen Sie Änderungen umsichtig vor.
  3. Wählen Sie die gewünschte Liste aus der Auswahl vorhandener Listen, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie sie.
  4. Fügen Sie die Liste mit okÜbernehmen in die Textvorlage ein.
  5. Speichern Sie über Speichern.

Kopieren Sie eine vorhandene Textvorlage

Wenn Sie die Bezüge einer vorhandenen Textvorlage übernehmen, aber den Text selber ändern wollen, kopieren Sie die Vorlage und passen Sie diese an.

  1. Rufen Sie über VorlagenVorlagen > vorlage brief Textvorlagen > suche Suchen passende Vorlagen auf.
  2. Markieren Sie die Vorlage in der Liste mit Linksklick.
  3. Klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf KopieKopieren.
  4. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.

Ändern Sie eine vorhandene Textvorlage

Wie bei einer Neuanlage können bei einer Kopie die Gruppe, der Typ, die Ausgabe und viele weitere Einstellungen frei eingegeben werden.

  1. Ändern Sie den Namen und das Kürzel der Vorlage. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen.
    Hinweis: Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für eine genauere Beschreibung der Vorlage verwenden Sie das Feld rechts oben im Eingabefenster.
  2. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, welche Datenbankbezüge und Listen dementsprechend eingefügt werden können, und in welchem Zusammenhang eine Vorlage zur Auswahl angeboten wird. Die Vorlagentypen sind vorgegeben.
    Beispiel: In einer Textvorlage Typ Serienbriefvorlage haben Sie Zugriff auf Bezüge aus Adressen, aber nicht aus Veranstaltungen.
  3. Wählen Sie die Gruppe/Art der Vorlage aus der erweiterbaren Auswahlliste. Über die Vorlagenart werden Suchen und Filter optimiert.
  4. Hängen Sie über den Reiter AnhangAnhängeneuexpandHinzufügen Dokumente an, die Sie standardmäßig mit dem Brief versenden möchten.
    Hinweis: Wählen Sie möglichst kleine Dateien, um Speicherplatz in der Datenbank zu sparen und das Senden der E-Mails zu beschleunigen.
  5. Speichern Sie über Speichern.

Ändern Sie den Text der Vorlage

Lassen Sie sich die Datenbankbezüge anzeigen, um sie nicht ungewollt zu löschen oder zu ändern, wenn Sie nur den Text selber anpassen möchten.

  1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiter Bezug 4D Ausdrücke anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen. Alle Listen und Datenbankbezüge werden grau hinterlegt und dürfen nicht verändert werden.
  2. Ändern Sie nur die Texte, die nicht grau hinterlegt sind.
  3. Speichern Sie über Speichern.

Fügen Sie Seiten- und Spaltenumbrüche ein

  1. Um einen Seiten- oder Spaltenumbruch einzufügen, markieren Sie die Stelle im Text, an welcher ein Umbruch eingefügt werden soll.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Umbruchexpand
    a) Umbruch Seitenumbruch
    b) Umbruch Spalten Spaltenumbruch (Tabelle)
  3. Der Umbruch wird eingefügt.
    Hinweis: Für Seitenumbrüche mit Summen und Überträgen in Rechnungsvorlagen, wenden Sie sich an Ihren Bp Event Betreuer.

Fügen Sie Tabellen ein

  1. Öffnen Sie eine Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an. (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?)
  2. Setzen Sie im Textfeld den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
  3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf tabelle 32expand und bestimmen Sie, wie viele Zeilen und Spalten eingefügt werden sollen.
  4. Legen Sie Zellfarbe, Rahmen und Spaltenbreite fest und bestätigen Ihre Eingabe mit OK.
    Alternativ öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und nehmen Änderungen an der tabelleTabelle (Rahmen, Hintergrund, Abstände, hinzufügen, löschen etc.) vor.
  5. Beschriften Sie die einzelnen Zeilen/Spalten oder fügen Datenbankbezüge ein.

Sperren Sie das Dokument für Änderungen

Verwenden Sie den Dokumentenschutz, um ganze Dokumente oder Teilbereiche für Änderungen zu sperren. Der Dokumentenschutz kann in Textvorlagen (z.B. Rechnungen), Listen oder Briefen/E-Mails angewandt werden.

  1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf lock openexpandlock open Dokument um das Dokument zu sperren und Änderungen auszuschließen.
  2. Das Icon ändert sich zu lock und das Dokument ist für Änderungen gesperrt.
  3. Um Teilbereiche für Änderungen freizugeben, lock entsperren Sie das Dokument, markieren den Bereich, klicken auf lock openexpand> lock open Dokument.
    Hinweis: Über lock openDokument entsperren nur durch Benutzer aus Gruppe berechtigen Sie eine Benutzergruppe zum entsperren des Dokuments.

Fügen Sie Abschnitte zur Formatierung ein

Abschnitte trennen eine Vorlage in verschiedene Bereiche mit unterschiedlicher Formatierung.
Beispiel: Seite 1 bis 3 Hochformat, Seite 4 Querformat, ab Seite 5 Hochformat mit schmalen Rändern etc.

  1. Markieren Sie die Stelle im Text, an welcher ein neuer Abschnitt eingefügt werden soll.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf docSectionexpand und wählen neu Neuer Abschnitt.
  3. Der Text wird ab der markierten Stelle auf eine neue Seite verschoben und es wird unter docSectionexpand ein neuer Abschnitt eingefügt
    Hinweis: Sie können die einzelnen Abschnitte für eine bessere Übersicht UmbenennenUmbenennen.
  4. Um Einstellungen für den Abschnitt vorzunehmen, bleiben Sie mit dem Cursor im Textfeld des Abschnitts und klicken auf docSection.
  5. Wählen Sie ein abweichendes Format (z.B. Querformat), geben Einstellungen zu Seitenrändern, Abständen, Spalten etc. für diesen Abschnitt ein.
    Hinweis: Höhe und Breite von Kopf- und Fußzeile und Text lassen Sich auch über das Lineal oben und links im Text pro Abschnitt ändern.
  6. Fügen Sie anschließend an geeigneter Stelle einen weiteren Abschnitt ein, wenn nur ein bestimmter Bereich in dem abweichenden Format angezeigt werden soll.

Legen Sie eine neue Stilvorlage an

Legen Sie in der Administration Stilvorlagen an und übernehmen diese in Ihre Vorlagen und Listen, so müssen Anpassungen (Corporate Identity) zukünftig nur noch an einer Stelle geändert werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter AdministrationAdministrationAdministrationEinstellungentextformatTextvorlage.
  2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
    Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Markieren Sie den Text und klicken auf StyleSheetexpandneuNeue Text-Stilvorlage.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Stilvorlage ein und bestätigen die Eingabe mit OK.
  6. Speichern Sie über Speichern.

Ändern Sie Stilvorlagen

Standard- Stilvorlagen werden in der Administration geändert und können in alle Vorlagen übernommen werden, in denen die Textstile angewendet werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter AdministrationAdministrationAdministration EinstellungentextformatTextvorlage.
  2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
    Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Klicken Sie auf StyleSheetexpand, wählen editAktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
  5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.

Fügen Sie Stilvorlagen in Textvorlagen ein

Schriftstile, die in der AdministrationAdministration unter AdministrationEinstellungentextformatTextvorlage als Stilvorlagen festgelegt sind, können in Textvorlagen angewendet werden. Ändert sich der Stil wird dieser in der Administration geändert und muss in den einzelnen Vorlagen nur aktualisiert werden.

  1. Öffnen Sie eine vorhandene Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an.
  2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf StyleSheetexpand und wählen die entsprechende Stilvorlage.
    Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf StyleSheetexpand > refreshStandard Stilvorlagen aktualisieren.
  3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte.
  5. Speichern Sie über Speichern.

Fügen Sie Stilvorlagen in Listen ein

Während Schriftstile für Bezüge (4D Ausdrücke) in der Textvorlage direkt übernommen werden, müssen alle Listen, die in Textvorlagen verwendet werden, separat formatiert werden.

  1. Öffnen Sie die Liste in einer Textvorlage mit Rechtsklick auf den Listennamen > Liste AendernListe öffnen.
  2. Wechseln Sie in der Liste auf den Reiter textformatTextverarbeitung.
  3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf StyleSheetexpand und wählen die entsprechende Stilvorlage.
    Hinweis: Klicken Sie vorher auf StyleSheetexpandrefreshStandard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
  4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
    Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte in dieser Liste.
  5. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Liste.

Ändern Sie Stilvorlagen für ein Dokument

Werden in einer Vorlage Textstile verwendet, können im Dokument Änderungen für diese Stile vorgenommen werden, ohne dass die Vorlage verändert wird.

  1. Legen Sie einen neuen Brief, eine neue E-Mail mit einer Vorlage an, in der verschiedene Schriftstile verwendet werden. (Wie schreibe ich einen Brief? bzw Wie schreibe ich eine E-Mail?)
  2. Markieren Sie den Text, der mit Hilfe eines Schriftstils formatiert wurde.
  3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
  4. Klicken Sie auf, wählen editAktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
  5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.
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