Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?

Wählen Sie eine  Datenblattvorlage, um Daten in einem bestimmten Kontext zusammenzufassen. Datenblätter werden nur für eine begrenzte Anzahl an Tabellen angeboten.

1. Geben Sie für Datenblätter zu Adressen, Artikeln und Veranstaltungen, die im Datensatz bearbeitet und abgelegt werden können, einen Ablageort an und trennen Sie Unterordner mit "/".
2. Der Ordner bzw. Unterordner erscheint im Datensatz, sobald ein Datenblatt auf Basis dieser Vorlage gezogen und zum Bearbeiten und Speichern im Verzeichnis geöffnet wird.
   Bsp.: Datenblätter/Technik oder Datenblätter/Küche
3. Alle Datenblätter zu anderen Tabellen können zwar bearbeitet und exportiert, aber nicht intern gespeichert werden.

Wählen Sie eine  Textverarbeitungsvorlage für alle anderen Vorlagen, die entweder den Benutzern direkt zur Verfügung stehen sollen, oder indirekt in anderen Vorlagen verwendet werden.

1. Wählen Sie  Textverarbeitung >  Briefe oder Serienbriefe für echte Korrespondenz. Auch andere Textvorlagen können als Brief- oder E-Mail-Vorlagen verwendet werden, werden aber nur im speziellen Kontext angeboten.
   Bsp.: eine Vorlage mit Typ Personalanfrage wird nur unter  Personal >  Anfragen angeboten, eine Briefvorlage wird unter  Kommunikation >  Briefe/E-Mails angeboten
2. Geben Sie ggf. im Feld Nutzungsregel eine Formel ein, um weitere Bedingungen für die Benutzung der Vorlage einzustellen.
   Bsp.: Angebotsvorlagen nur bis zu einer Maximalsumme
3. Der Betreff kann vorbelegt oder  verformelt werden. Bei Zuweisung eines Anschreibens auf Basis einer anderen  Textvorlage bleibt der ursprüngliche Betreff erhalten.
4. Wenn eine Vorlage als  E-Mail markiert wird, erscheinen weitere Eingabefelder zu  Priorität,  Lesebestätigung und  Anschreiben.
5. Ein  Anschreiben zu der E-Mail kann ebenfalls vorbelegt werden:
   1. Aktivieren Sie in der oberen Werkzeugleiste das Icon  Anschreiben. Es erscheint ein neuer Reiter  Anschreiben, der Text der E-Mail wird zum  Anhang.
   2. Mit Klick auf   Übernehmen kopieren Sie den Text der E-Mail ins Anschreiben. Alternativ weisen Sie eine andere  Textvorlage zu.
6. Ausserdem können  Anhänge und  Empfänger vorbelegt werden.
   1. Hängen Sie verfügbare  Eigene Visitenkarten oder ggf. Kalendereinträge über die Schaltflächen über der Anhangliste an.
   2. Fügen Sie mit Klick auf  Hinzufügen externe  Dateien,  Dokumente aus Paketen^M,  Vorlagen oder weitere  Visitenkarten als Anhänge an, sowie nur für Veranstaltungsvorlagen auch  Veranstaltungsblätter.
   3. Aktivieren Sie oberhalb der Liste Alle Dateien ohne Nachfrage übernehmen, um die Anhänge jedes Mal automatisch und ohne Rückfrage an E-Mails anzuhängen.

Geben Sie den Haupttext der Vorlage geben Sie auf dem vordersten Reiter ein.

1. Schreiben Sie den gewünschten Text oder fügen Sie über (Strg+V) einen Text aus der Zwischenablage ein.
   Hinweis: Das Icon wird aktiv, sobald der Cursor im Textfeld blinkt und sich Text in der Zwischenablage befindet.
2. Klicken Sie auf und wählen Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen, um diese einzufügen.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.

Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
2. Wählen Sie mit Klick auf Datenbankbezüge einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie des gewünschten Bezuges.
   Beispiel: Benutzer > Benutzernamen und Unterschrift; Extras > aktuelles Datum etc.
3. Zahlfelder, Wahrheitswerte, Datums- oder Zeitfelder müssen ggf. formatiert/bestimmt werden. Geben Sie im Eingabefenster das Format ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Legen Sie wiederkehrende Texte einmal an und verweisen Sie in Textvorlagen darauf.
   Bsp.: Legen Sie unter   Administration >  Einstellungen > Veranstaltungen >  Texte > Angebotstext 1 einen Standardtext an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über   Datenbankbezüge einfügen >  Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
   Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst. Über lassen Sie sich Datenbankbezüge anzeigen.

Bilder können über die horizontale Werkzeugleiste aus der Datenbank oder externen Quellen eingefügt werden.

1. Mit  >  Bild in den Textverlauf einfügen positionieren Sie das gewünschte Bild an eine Stelle innerhalb des Textes. Wenn der Text sich verändert, verschiebt sich auch das Bild.
2. Mit  >  Bild auf Seite einfügen platzieren Sie das Bild frei an einer bestimmten Stelle auf der Seite, unabhängig vom Text.
3. Mit  >  Bild auf allen Seiten im Abschnitt einfügen platzieren Sie das Bild an einer bestimmten Stelle auf jeder Seite, unabhängig vom Text.
4. Wählen Sie den Speicherort (Festplatte, Album, Adresse etc.) und das Bild mit Doppelklick.
   Hinweis: Markieren Sie das Bild im Textfeld mit gedrückter Strg Taste und Linksklick, um es zu verschieben.
5. Formatieren Sie das Bild über das Kontextmenü (Rechtsklick).
   Hinweis: Bilder, die in Textvorlagen verwendet werden, sollten im Album oder in anderen Bp Event Datensätzen gespeichert sein. Das spart bei häufiger Verwendung der Textvorlage viel Speicherplatz.

Bilder, die unter  Vorlagen >  Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

1. Markieren Sie das gewünschte Bild in der Vorlage mit Rechtsklick.
2. Wählen Sie  Bild >  Album >  Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi), desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

1. Klicken Sie mit Rechtsklick auf das Bild >  Optimieren und geben Sie die gewünschte Auflösung ein. Die Vorschlagswerte für Fotodruck (300dpi), Standarddruck (150dpi) und Bildschirm (96dpi) sind überschreibbar.
2.  Schneiden Sie das Bild passend zu,  drehen oder  spiegeln Sie es bei Bedarf.
3. Aktivieren Sie  Auflösung beibehalten, um bei Größenänderungen die Originalauflösung zu bewahren. Eine Verkleinerung verbessert die Bildqualität.
4. Die Option Proportionen beibehalten ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie sie, um das Längen- und Breitenverhältnis des Originals zu ändern.
5. Passen Sie Breite und Höhe des Bildes in cm an.
6. Machen Sie über Undo Änderungen schrittweise rückgängig.
7.  Übernehmen Sie die Änderungen.

Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

1. Wählen Sie mit Klick auf  Listen einfügen in der horizontalen Werkzeugleiste die übergeordnete Kategorie und eine vorhandene Liste.
2. Ändern Sie eine eingefügte Liste mit Rechtklick auf den Listennamen und  Liste öffnen.
   Hinweis: Änderungen an den Listen können Auswirkungen auf viele Textvorlagen haben. Nehmen Sie Änderungen umsichtig vor (Wie ändere ich eine bestehende Liste?).
3. Speichern Sie über .

Wenn Sie die Bezüge einer vorhandenen Textvorlage übernehmen, aber den Text selber ändern wollen, kopieren Sie die Vorlage und passen Sie diese an.

1. Rufen Sie über  Vorlagen >  Textvorlagen >  Suchen passende Vorlagen auf.
2. Markieren Sie die Vorlage in der Liste mit Linksklick.
3. Klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf Kopieren.
4. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.
5. Ändern Sie ggf. Namen, Anhänge, Typ oder andere Einstellungen der Textvorlage (Öffnen Sie eine neue Textvorlage, Weisen Sie einen Vorlagentyp zu).

Lassen Sie sich die Datenbankbezüge anzeigen, um sie nicht ungewollt zu löschen oder zu ändern, wenn Sie nur den Text selber anpassen möchten.

1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters  4D Ausdrücke anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen. Alle Listen und Datenbankbezüge werden grau hinterlegt und dürfen nicht verändert werden.
2. Ändern Sie nur die Texte, die nicht grau hinterlegt sind.
3. Speichern Sie über .

Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
   
   1.  Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
   2.  Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
   1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
   2. Klicken Sie auf   >  Formate kopieren.
   3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie    >  Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

1. Um einen Umbruch einzufügen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Text.
2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf
   1.   Seitenumbruch
   2. Spaltenumbruch (Tabelle) oder
   3.  Zeilenumbruch.
3. Für Seitenumbrüche mit Summen und Überträgen in Rechnungsvorlagen wenden Sie sich an Ihren Bp Event Betreuer.

1. Öffnen Sie eine Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an. (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?)
2. Setzen Sie im Textfeld den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  und bestimmen Sie, wie viele Zeilen und Spalten eingefügt werden sollen.
4. Legen Sie Zellfarbe, Rahmen und Spaltenbreite fest und bestätigen Ihre Eingabe mit OK.
   Alternativ öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und nehmen Änderungen an der  Tabelle (Rahmen, Hintergrund, Abstände, hinzufügen, löschen etc.) vor.
5. Beschriften Sie die einzelnen Zeilen/Spalten oder fügen Datenbankbezüge ein.

In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen. 

1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt  Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste  Inhaltsverzeichnis >   Inhaltsverzeichniseintrag >  Stufe zu.
   Bsp.: Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 1; Raum 1,2,3 -> Stufe 2 
2. Alle  Inhaltsverzeichniseinträge werden unter  Inhaltsverzeichnis  angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
   
   1.  Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
   2.  Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
   3.  Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
   4.  Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf  Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf  Inhaltsverzeichnis >  Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw.  Seitenzahlen aktualisieren.
5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter   Inhaltsverzeichnis >  Einstellungen.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Verwenden Sie den Dokumentenschutz, um ganze Dokumente oder Teilbereiche für Änderungen zu sperren. Der Dokumentenschutz kann in Textvorlagen (z.B. Rechnungen), Listen oder Briefen/E-Mails angewandt werden.

1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf >  Dokument um das Dokument zu sperren und Änderungen auszuschließen.
2. Das Icon ändert sich zu  und das Dokument ist für Änderungen gesperrt.
3. Um Teilbereiche für Änderungen freizugeben, entsperren Sie das Dokument, markieren den Bereich, klicken auf > Dokument.
   Hinweis: Über  Dokument entsperren nur durch Benutzer aus Gruppe berechtigen Sie eine Benutzergruppe zum entsperren des Dokuments.

Abschnitte trennen eine Vorlage in verschiedene Bereiche mit unterschiedlicher Formatierung.
Beispiel: Seite 1 bis 3 Hochformat, Seite 4 Querformat, ab Seite 5 Hochformat mit schmalen Rändern etc.

1. Markieren Sie die Stelle im Text, an welcher ein neuer Abschnitt eingefügt werden soll.
2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  und wählen  Neuer Abschnitt.
3. Der Text wird ab der markierten Stelle auf eine neue Seite verschoben und es wird unter ein neuer Abschnitt eingefügt
   Hinweis: Sie können die einzelnen Abschnitte für eine bessere Übersicht  Umbenennen.
4. Um Einstellungen für den Abschnitt vorzunehmen, bleiben Sie mit dem Cursor im Textfeld des Abschnitts und klicken auf .
5. Wählen Sie ein abweichendes Format (z.B. Querformat), geben Einstellungen zu Seitenrändern, Abständen, Spalten etc. für diesen Abschnitt ein.
   Hinweis: Höhe und Breite von Kopf- und Fußzeile und Text lassen Sich auch über das Lineal oben und links im Text pro Abschnitt ändern.
6. Fügen Sie anschließend an geeigneter Stelle einen weiteren Abschnitt ein, wenn nur ein bestimmter Bereich in dem abweichenden Format angezeigt werden soll.

Legen Sie in der Administration Stilvorlagen an und übernehmen diese in Ihre Vorlagen und Listen, so müssen Anpassungen (Corporate Identity) zukünftig nur noch an einer Stelle geändert werden.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration >  Einstellungen >  Textvorlage.
2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
   Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Markieren Sie den Text und klicken auf  >  Neue Text-Stilvorlage.
5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Stilvorlage ein und bestätigen die Eingabe mit OK.
6. Speichern Sie über .

Standard- Stilvorlagen werden in der Administration geändert und können in alle Vorlagen übernommen werden, in denen die Textstile angewendet werden.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Textvorlage.
2. Geben Sie einen Text in das Textfeld ein.
   Hinweis: hier geht es um die Erstellung von Schriftstilen, der hier eingegebene Text ist unerheblich, es reichen wenige Buchstaben.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Klicken Sie auf , wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.

Schriftstile, die in der Administration unter  Einstellungen >  Textvorlage als Stilvorlagen festgelegt sind, können in Textvorlagen angewendet werden. Ändert sich der Stil wird dieser in der Administration geändert und muss in den einzelnen Vorlagen nur aktualisiert werden.

1. Öffnen Sie eine vorhandene Textvorlage oder legen eine neue Vorlage an.
2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
   Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf  > Standard Stilvorlagen aktualisieren.
3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte.
5. Speichern Sie über .

Während Schriftstile für Bezüge (4D Ausdrücke) in der Textvorlage direkt übernommen werden, müssen alle Listen, die in Textvorlagen verwendet werden, separat formatiert werden.

1. Öffnen Sie die Liste in einer Textvorlage mit Rechtsklick auf den Listennamen >  Liste öffnen.
2. Wechseln Sie in der Liste auf den Reiter  Textverarbeitung.
3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf  und wählen die entsprechende Stilvorlage.
   Hinweis: Klicken Sie vorher auf >  Standard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
   Wiederholen Sie den Vorgang für alle vorgesehenen Texte in dieser Liste.
5. Speichern und schließen Sie die Liste.

Werden in einer Vorlage Textstile verwendet, können im Dokument Änderungen für diese Stile vorgenommen werden, ohne dass die Vorlage verändert wird.

1. Legen Sie einen neuen Brief, eine neue E-Mail mit einer Vorlage an, in der verschiedene Schriftstile verwendet werden. (Wie schreibe ich einen Brief? bzw Wie schreibe ich eine E-Mail?)
2. Markieren Sie den Text, der mit Hilfe eines Schriftstils formatiert wurde.
3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Leiste. (Farbe, Schriftart, Schriftgröße, unterstrichen etc.)
4. Klicken Sie auf, wählen  Aktuelle Einstellungen in Vorlage übernehmen und wählen die Stilvorlage aus.
5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.