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Creating a text template

Text templates are used, for example, for letters, form letters, offers, but also data sheets, work instructions or menu cards. They contain links to lists and database fields. Deleting or changing the linked lists or references can have major consequences. Create or change templates prudently. If you have any questions, contact the Bp Event Hotline or your Bp Event supervisor.

Textvorlagen können drei unterschiedliche Typen haben: Datenblatt Datenblatt, textverarbeitung Textverarbeitung oder docSection Sonstiges. Jede Textvorlage bezieht sich auf genau eine Tabelle (Adresse, Veranstaltung, etc.), kann auf entsprechende Datenbankbezüge und Listen zugreifen und wird in diesem Kontext zur Auswahl angeboten.

Je nach Typ und verknüpfter Tabelle werden zusätzliche Angaben möglich und/oder erforderlich. Aufgrund des Vielzahl der unterschiedlichen Optionen werden hier nur die wichtigsten erklärt, andere Angaben sind weitgehend selbsterklärend oder im Hilfstext der Eingabefelder erläutert.

  • Öffnen Sie eine neue Textvorlage

    Textvorlagen können zwar ganz neu angelegt werden, in vielen Fällen empfiehlt es sich aber, eine vorhandene Textvorlage mit allen Bezügen und Listen zu kopieren und anzupassen ().

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu Vorlagen Vorlagen > vorlage briefexpand Textvorlagen > neu Neuanlage und wählen Sie ggf. den BetriebM. Das Eingabefenster der neuen Textvorlage öffnet sich.
    2. Um die neue Textvorlage mehreren BetriebenM zuzuweisen, gehen Sie auf betrieb in der horizontalen Werkzeugleiste der Vorlage und aktivieren Sie die gewünschten Betriebe.
    3. Geben Sie einen sprechenden Namen und ein eindeutiges Kürzel für die Vorlage ein. Über das Kürzel lässt sich bei der Neuanlage eines Briefes schnell eine Vorlage zuweisen. Name und Kürzel müssen eindeutig sein und können nicht mehrfach verwendet werden. Für mehr  Details zu einer Vorlage verwenden Sie das Feld Beschreibung.
    4. Select the group/type of template from the expandable selection list. Searches and filters are optimised via the template type.
    5. Select for which user groups the template should be visible .
    6. Use the icon Administration Show for configuration only to mark templates that are only used in the context of lists or other templates and should not be displayed to users in the operational business.
    7. Select a template type: Datenblatt Data sheet template, vorlage brief Word processing template ordocSection Other . Select docSection Other only for text breaks or text modules that are only used within other templates.
    8. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Definieren Sie Datenblattvorlagen

    Select a Datenblatt data sheet templateto summarise data in a specific context. Data sheets are only offered for a limited number of tables.

    1. Geben Sie für Datenblätter zu Adressen, Artikeln und Veranstaltungen, die im Datensatz bearbeitet und abgelegt werden können, einen Ablageort an und trennen Sie Unterordner mit "/".
    2. Der Ordner bzw. Unterordner erscheint im Datensatz, sobald ein Datenblatt auf Basis dieser Vorlage gezogen und zum Bearbeiten und Speichern im Verzeichnis geöffnet wird.
      Bsp.: Datenblätter/Technik oder Datenblätter/Küche
    3. Alle Datenblätter zu anderen Tabellen können zwar bearbeitet und exportiert, aber nicht intern gespeichert werden.
  • Definieren Sie Textverarbeitungsvorlagen

    Select a textverarbeitung word processing template for all other templates that are to be either directly available to users or indirectly used in other templates.

    1. Select textverarbeitung word processing > Briefe letters orBriefe form letters for real correspondence. Other text templates can also be used as letter or e-mail templates, but are only offered in a specific context.
      Bsp.: eine Vorlage mit Typ Personalanfrage wird nur unter personal Personal > Anfrage Anfragen angeboten, eine Briefvorlage wird unter Briefe Kommunikation > Briefe Briefe/E-Mails angeboten
    2. Geben Sie ggf. im Feld Nutzungsregel eine Formel ein, um weitere Bedingungen für die Benutzung der Vorlage einzustellen.
      Bsp.: Angebotsvorlagen nur bis zu einer Maximalsumme
    3. Der Betreff kann vorbelegt oder Funktion verformelt werden. Bei Zuweisung eines Anschreibens auf Basis einer anderen vorlage brief Textvorlage bleibt der ursprüngliche Betreff erhalten.
    4. If a template is marked as E Mail email , further input fields appear on Prio normal priority, Lesebestaetigung read receipt and E Mail Anschreiben cover letter.
    5. Ein E Mail Anschreiben Anschreiben zu der E-Mail kann ebenfalls vorbelegt werden:
      1. Aktivieren Sie in der oberen Werkzeugleiste das Icon E Mail Anschreiben Anschreiben. Es erscheint ein neuer Reiter E Mail Anschreiben Anschreiben, der Text der E-Mail wird zum Text als Anhang Anhang.
      2. Click on  Text als Anhang Apply to copy the text of the e-mail into the cover letter. Alternatively, assign another vorlage brief text template .
    6. Ausserdem können Anhang Anhänge und Adresse Empfänger vorbelegt werden.
      1. Hängen Sie verfügbare vCard Eigene Visitenkarten oder ggf. Kalendereinträge über die Schaltflächen über der Anhangliste an.
      2. Fügen Sie mit Klick auf neu Hinzufügen externe import festplatte Dateien, DokumentenAblage Liste Dokumente aus PaketenM, vorlage brief Vorlagen oder weitere vCard Visitenkarten als Anhänge an, sowie nur für Veranstaltungsvorlagen auch FunctionBuilder Veranstaltungsblätter.
      3. Aktivieren Sie oberhalb der Liste Alle Dateien ohne Nachfrage übernehmen, um die Anhänge jedes Mal automatisch und ohne Rückfrage an E-Mails anzuhängen.
  • Erstellen Sie den Vorlagentext

    Geben Sie den Haupttext der Vorlage geben Sie auf dem vordersten Reiter ein.

    1. Write the desired text or paste a text from the clipboard via paste (Ctrl+V).
      Hinweis: Das Icon wird aktiv, sobald der Cursor im Textfeld blinkt und sich Text in der Zwischenablage befindet.
    2. Klicken Sie auf vorlage briefexpand und wählen Textbausteine oder andere vorgefertigte Vorlagen, um diese einzufügen.
    3. Formatieren Sie den Text über die Werkzeuge in der horizontalen Werkzeugleiste.
  • Fügen Sie Bezüge ein

    Bezüge sind Verweise auf andere Felder in der Datenbank. Der Typ der Vorlage entscheidet darüber, auf welche Tabellen der Datenbank die Vorlage zugreifen kann, und welche Datenbankbezüge eingefügt werden können.

    1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters Bezug Referenzen anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen.
    2. Click on Datenbankfeldexpand database references insert in the horizontal toolbar to select the parent category of the desired reference.
      Beispiel: Benutzer Benutzer > Benutzernamen und Unterschrift; Bezug Extras > aktuelles Datum etc.
    3. Number fields, truth values, date or time fields may need to be formatted/determined. Enter the format in the input window and confirm with OK.
    4. Create recurring texts once and refer to them in text templates.
      Bsp.: Legen Sie unter  Administration Administration > Administration Einstellungen > dropdownVA Veranstaltungen > Texte Texte > Angebotstext 1 einen Standardtext an und fügen Sie diesen Text in der Vorlage über  Datenbankfeldexpand Datenbankbezüge einfügen > Administration Administration > Angebotstext 1 [Text] ein.
      Hinweis: in der Textvorlage erscheint nur der Name des Bezugs, der echte Text erscheint erst im Dokument selbst. Über Bezug lassen Sie sich Datenbankbezüge anzeigen.
  • Insert images

    Bilder können über die horizontale Werkzeugleiste aus der Datenbank oder externen Quellen eingefügt werden.

    1. Mit Bildexpand > Bild in Verlauf Insert image into text gradient position the desired image in a place within the text. When the text changes, the image also moves.
    2. With Bildexpand > Bild auf Seite Insert image on page you place the image freely at a specific place on the page, independent of the text.
    3. With Bildexpand > Bild auf Seite Insert image on all pages in section you place the image in a specific place on each page, independent of the text.
    4. Select the storage location (hard disk, album, account, etc.) and the picture by double-clicking.
      Hinweis: Markieren Sie das Bild im Textfeld mit gedrückter Strg Taste und Linksklick, um es zu verschieben.
    5. Formatieren Sie das Bild über das Kontextmenü (Rechtsklick).
      Hinweis: Bilder, die in Textvorlagen verwendet werden, sollten im Album oder in anderen Bp Event Datensätzen gespeichert sein. Das spart bei häufiger Verwendung der Textvorlage viel Speicherplatz.
  • Exchange images

    Images that are saved at Vorlagen Templates > Album Album can be replaced in the word processing document via the context menu (right-click). It does not matter whether the images were inserted on the page or in the text flow.

    1. Mark the desired image in the template with a right click.
    2. Select Bild image > Album album > suche exchange. A list of all other album pictures that have either the same category 1 or 2 opens.
    3. Select the new image with a left click. The format of the new image is automatically adjusted.
    4. save Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Optimise the size and resolution of the image

    Die Größe des Bildes im Verhältnis zur Auflösung ist ausschlaggebend für die Bildqualität und die benötigte Speicherkapazität. Je höher die Auflösung (Bsp. 300 dpi), desto besser die Bildqualität und desto höher der benötigte Speicherbedarf. Das Feld Info zeigt Ihnen die aktuelle Größe des Bildes in Punkten und die Größe der Datei in kB.

    1. Right-click on the image > Bildoptimierer Optimise and enter the desired resolution . The default values for photo print (300dpi), standard print (150dpi) and screen (96dpi) can be overwritten.
    2. bb crop Crop the image to fit, bb rotate gu Rotate or bb flip hor Mirror as needed.
    3. Select  Retain resolution to keep the original resolution when resizing. Reducing the size improves the image quality.
    4. The option bb proportional Retain proportions is enabled by default. Disable it to change the length and width ratio of the original.
    5. Adjust Width and Height of the image in cm.
    6. Reverse changes step by step by clicking bb undo Undo.
    7.  Apply the changes.
  • Fügen Sie Listen ein

    Je nach Typ der Textvorlage können bestimmte Listen in die Textverarbeitung eingebunden und auch bearbeitet werden.

    1. Click on Angebotgen Listeexpand Insert lists in the horizontal toolbar to select the parent category and an existing list.
    2. Change an inserted list by right-clicking on the list name and Listen Aendern Open list.
      Hinweis: Änderungen an den Listen können Auswirkungen auf viele Textvorlagen haben. Nehmen Sie Änderungen umsichtig vor ().
    3. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Kopieren und ändern Sie eine vorhandene Textvorlage

    If you want to take over the references of an existing text template but change the text yourself, copy the template and adapt it.

    1. Call up suitable templates via Vorlagen Templates > vorlage brief Text templates > suche Search .
    2. Mark the template in the list with a left click.
    3. Klicken in der horizontalen Werkzeugleiste auf Kopie Kopieren.
    4. Die Kopie der Textvorlage öffnet sich.
    5. Ändern Sie ggf. Namen, Anhänge, Typ oder andere Einstellungen der Textvorlage (, ).
  • Ändern Sie den Text der Vorlage

    Have the database references displayed so as not to delete or change them unintentionally if you only want to adjust the text itself.

    1. Aktivieren Sie in der unteren Werkzeugleiste des Textreiters  Bezug 4D Ausdrücke anzeigen, um alle Datenbankbezüge zu sehen. Alle Listen und Datenbankbezüge werden grau hinterlegt und dürfen nicht verändert werden.
    2. Only change the texts that are not greyed out.
    3. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Highlight text graphically

    To visually highlight text that is not already specially formatted in the template, there are several options in the toolbar.

    1. Mark the desired text with a left click and a pressed mouse button and select in the toolbar:
      1. Textmarker gelb Assign background colour: highlights the text with a yellow, green, red or blue background, free colour selection is possible.
      2. Farbe Font colour, background colour and text effects: offers further options for text formatting such as font colour and font style
    2. Transfer an existing format from one word or paragraph to another:
      1. Highlight the word or paragraph that are already formatted.
      2. Click copyFormat expand > Kopie Copy formats.
      3. Then select the text to which the format is to be applied and choose  copyFormat expand > zwischenablage Insert formats. Text, paragraph or tab formats can be used.
    3. save Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Fügen Sie Umbrüche ein
    1. Um einen Umbruch einzufügen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Text.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Umbruchexpand
      1.  Umbruch Page break
      2. Umbruch Spalten Column break (table) or
      3. Umbruch Zeile Line break.
    3. Für Seitenumbrüche mit Summen und Überträgen in Rechnungsvorlagen wenden Sie sich an Ihren Bp Event Betreuer.
  • Fügen Sie Tabellen ein
    1. Open a text template or create a new template. (Creating a text template)
    2. Setzen Sie im Textfeld den Cursor an der Stelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten.
    3. Click on tabelle 32expand in the horizontal toolbar and determine how many rows and columns are to be inserted.
    4. Set Cell colour, Frame and Column width and confirm your entry with OK.
      Alternativ öffnen Sie mit Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und nehmen Änderungen an der tabelle Tabelle (Rahmen, Hintergrund, Abstände, hinzufügen, löschen etc.) vor.
    5. Beschriften Sie die einzelnen Zeilen/Spalten oder fügen Datenbankbezüge ein.
  • Insert a table of contents

    In long text documents such as quotations, you can insert a table of contents if you wish by first marking all the headings and then creating a list with page numbers. 

    1. Select the desired text in the document and assign one of five  directory levels inhaltsverzeichnis to the text by right-clicking (context menu) on the lowest item   Add table of contents entry . Alternatively, assign the level via the horizontal toolbar inhaltsverzeichnis Table of contents > neu  Table of contents entry > neu Level .
      Bsp.: Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 1; Raum 1,2,3 -> Stufe 2 
    2. All inhaltsverzeichnis eintrag Table of contents entries are displayed at inhaltsverzeichnis Table of contents expand and can be edited there directly:
      1. suche Display in the documentt: The cursor jumps to the directory entry that is highlighted in blue.
      2. edit Change text: The text is changed both in the document and in the table of contents.
      3. inhaltsverzeichnis level Change level: The entry is assigned a different level in the directory, which is visible after refreshing.
      4. delete Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
    3. Once all the text is highlighted, place the cursor where you want to insert the table of contents in the document and click inhaltsverzeichnis table of contents > table of contents insert.
    4. To adjust the table of contents after changes click inhaltsverzeichnis table of contents > inhaltsverzeichnis table of contents update or seitennummer update page numbers.
    5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter  inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Einrichtung Einstellungen.
    6. save Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Sperren Sie das Dokument für Änderungen

    Use document protection to block entire documents or parts of documents from being changed. Document protection can be applied in text templates (e.g. invoices), lists or letters/emails.

    1. Click on lock openexpand > lock open Document in the horizontal toolbar to lock the document and exclude changes.
    2. Das Icon ändert sich zu lock und das Dokument ist für Änderungen gesperrt.
    3. Um Teilbereiche für Änderungen freizugeben, lock entsperren Sie das Dokument, markieren den Bereich, klicken auf lock openexpand> lock open Dokument.
      Hinweis: Über lock open Dokument entsperren nur durch Benutzer aus Gruppe berechtigen Sie eine Benutzergruppe zum entsperren des Dokuments.
  • Fügen Sie Abschnitte zur Formatierung ein

    Abschnitte trennen eine Vorlage in verschiedene Bereiche mit unterschiedlicher Formatierung.
    Beispiel: Seite 1 bis 3 Hochformat, Seite 4 Querformat, ab Seite 5 Hochformat mit schmalen Rändern etc.

    1. Mark the place in the text where a new section is to be inserted.
    2. Click on docSectionexpand in the horizontal toolbar and select neu New section.
    3. Der Text wird ab der markierten Stelle auf eine neue Seite verschoben und es wird unter docSectionexpand ein neuer Abschnitt eingefügt
      Hinweis: Sie können die einzelnen Abschnitte für eine bessere Übersicht Umbenennen Umbenennen.
    4. Um Einstellungen für den Abschnitt vorzunehmen, bleiben Sie mit dem Cursor im Textfeld des Abschnitts und klicken auf docSection.
    5. Select a different format (e.g. landscape format), enter settings for page margins, spacing, columns etc. for this section.
      Hinweis: Höhe und Breite von Kopf- und Fußzeile und Text lassen Sich auch über das Lineal oben und links im Text pro Abschnitt ändern.
    6. Fügen Sie anschließend an geeigneter Stelle einen weiteren Abschnitt ein, wenn nur ein bestimmter Bereich in dem abweichenden Format angezeigt werden soll.
  • Legen Sie eine neue Stilvorlage an

    If you create style templates in the administration and adopt them in your templates and lists, adjustments (corporate identity) only have to be changed in one place in future.

    1. Go to the Administration Administration tab on the function bar and click on  Administration Settings > textformat Text template.
    2. Enter text in the text box.
      Note: this is about creating font styles, the text entered here is irrelevant, just a few letters will do.
    3. Format the text using the tools in the horizontal bar. (Colour, font, font size, underlined etc.)
    4. Highlight the text and click StyleSheetexpand > neu New text style sheet.
    5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Stilvorlage ein und bestätigen die Eingabe mit OK.
    6. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Ändern Sie Stilvorlagen

    Standard- Stilvorlagen werden in der Administration geändert und können in alle Vorlagen übernommen werden, in denen die Textstile angewendet werden.

    1. Go to the Administration Administration tab on the function bar and click on  Administration Settings > textformat Text template.
    2. Enter text in the text box.
      Note: this is about creating font styles, the text entered here is irrelevant, just a few letters will do.
    3. Format the text using the tools in the horizontal bar. (Colour, font, font size, underlined etc.)
    4. Click on StyleSheetexpand, select edit Apply current settings to template and select the style template.
    5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.
  • Fügen Sie Stilvorlagen in Textvorlagen ein

    Font styles that are set as style templates in the Administration Administration under Administration Settings > textformat Text template can be applied in text templates. If the style changes, it is changed in the administration and only needs to be updated in the individual templates.

    1. Open an existing text template or create a new template.
    2. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text, klicken auf StyleSheetexpand und wählen die entsprechende Stilvorlage.
      Hinweis: werden Ihnen keine aktuellen Stilvorlagen angezeigt, oder zwischenzeitlich in der Administration geändert, klicken Sie zuerst auf StyleSheetexpand > refresh Standard Stilvorlagen aktualisieren.
    3. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
    4. Repeat the process for all intended texts.
    5. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Fügen Sie Stilvorlagen in Listen ein

    While font styles for references (4D expressions) are adopted directly in the text template, all lists used in text templates must be formatted separately.

    1. Open the list in a text template by right-clicking on the list name > Liste Aendern Open list.
    2. In the list, switch to the  textformat Text processing tab.
    3. Um eine Stilvorlage anzuwenden, markieren Sie den Text der Liste, klicken auf StyleSheetexpand und wählen die entsprechende Stilvorlage.
      Hinweis: Klicken Sie vorher auf StyleSheetexpand > refresh Standard Stilvorlagen aktualisieren, wenn zwischenzeitlich Änderungen im Stil vorgenommen wurden, oder keine Stilvorlagen angezeigt werden.
    4. Der Text wird nach den Vorgaben der Stilvorlage formatiert.
      Repeat the process for all intended texts in this list.
    5. Speichern Schliessen Save and close the list.
  • Ändern Sie Stilvorlagen für ein Dokument

    If text styles are used in a template, changes can be made in the document for these styles without changing the template.

    1. Create a letter or an mail from a template in which different font styles are used. (Writing a letter or Writing an email)
    2. Highlight the text that has been formatted using a font style.
    3. Format the text using the tools in the horizontal bar. (Colour, font, font size, underlined etc.)
    4. Click on , select edit Apply current settings to template and select the style template.
    5. Bestätigen Sie die Meldung mit Einstellungen überschreiben.