Wie schreibe ich einen Brief?

Viele Briefe sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Briefvorlagen, die Benutzer mit administrativen Rechten auf dem Reiter Vorlagen >  Textvorlagen anlegen können. Änderungen an einem Brief, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur diesen einen Brief. Die Vorlage bleibt unverändert.

1. Standardmäßig wird bei jeder Briefneuanlage direkt die Auswahl einer Vorlage angeboten. Diese Option kann jeder Benutzer mit Klick auf  Nicht mehr anzeigen rechts in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorlagenfensters ausblenden.
2. Um die Option wieder zurückzusetzen, gehen Sie zum Reiter   Optionen >  Ausgeblendete Meldungen >  Briefe / E-Mails: Neu anlegen >  Standard wiederherstellen.
3. Um nur die Standardsignatur Ihres Betriebes oder Unternehmens ohne Textvolage zu verwenden, wählen Sie links in der Werkzeugleiste Nur Signatur.
4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe / E-Mails >  Neuanlage mit Vorlage.
5. Auch nachträglich können Sie eine Textvorlage für einen bereits geöffneten Brief aufrufen. Öffnen Sie mit Doppelklick auf  Textvorlage auswählen links in der Werkzeugleiste des Textreiters oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
6. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
7. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie  Textvorlage auswählen > Aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
8. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick oder mit  Übernehmen.
9. Für Briefe, die im Kontext einer Veranstaltung oder eines anderen Datensatzes geöffnet werden, werden automatisch passende Vorlagen vorgeschlagen.
10. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Als Empfänger können vorhandene Adressen oder Ansprechpartner ausgewählt werden. Wenn ein Name noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, kann über den Brief eine neue Adresse angelegt werden.

1. Geben Sie im Eingabefeld  Empfänger den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens ein und drücken Sie die Enter-Taste, oder klicken Sie auf das  Icon.
   Hinweis: Beide Wege führen zum Feld "Suchwörter" und durchsuchen zahlreiche Adressfelder wie Name, Stadt, Straße etc. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto genauer ist das Suchergebnis.
2. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, in denen eines der Suchfelder mit den eingegebenen Buchstaben beginnt. Die Suche ist phonetisch, findet also auch ähnlich lautende aber anders geschriebene Namen. 
   Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Grogau, Krombach. 
3. Um Adressen zu finden, die nicht mit der eingegebene Buchstabenfolge beginnen, geben Sie *Name ein.
   Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
4. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf  Übernehmen.
5. Nachdem Sie die Adresse ausgewählt haben, wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
6. Um eine neue Adresse anzulegen, geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
   1. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, wählen Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (Wie lege ich eine neue Adresse an?).
   2. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus, sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neuanlage und legen Sie die neue Adresse an.
7. Wenn ein Brief aus einem anderen Datensatz (Veranstaltung etc.) geöffnet wird, werden je nach Kontext passende Adressen zur Auswahl angeboten. Diese können aber im Brief selbst noch geändert werden.

Um DSGVO-konform zu arbeiten, müssen Sie bei jeder Korrespondenz den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten (Adressdaten) angeben.

1. In vielen Briefvorlagen ist der Verarbeitungszweck bereits vorbelegt aber änderbar. Auch Adressen können einen vorbelegten Standardverarbeitungszweck haben.
2. Um einen neuen oder anderen Verarbeitungszweck anzugeben, wählen Sie diesen aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste des Briefes. Benutzer mit administrativen Rechten legen die möglichen Verarbeitungszwecke unter  Administration >  Verarbeitungszwecke an.

Der Betreff entspricht dem Namen des Briefes, unter dem er in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Briefvorlage ggf. im Brief selbst aufgeführt.

1. Wenn Sie einen Brief aus einem anderen Datensatz heraus anlegen oder wenn Sie eine Vorlage verwenden, ist der Betreff oft schon vorbelegt.
2. Schreiben Sie einen frei gewählten Betreff in das Eingabefeld oder wählen Sie über  aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus. Über Liste ändern ergänzen Sie neue oft verwendete Betrefftexte.
3.  Speichern Sie den neuen Brief unter der Empfängeradresse.

Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein. Maximieren Sie die Ansicht, indem Sie mit Klick auf  Eingabefeld vergrößern ober rechts im Textreiter die Adresse ausblenden oder mit Klick auf  links oben in der Werkzeugleiste die gesamte werkzeugleiste mit den Formatierungsmöglichkeiten zuklappen.

1. Gehen Sie auf den Reiter Text.
2. Geben Sie Ihren Brieftext ein, kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten oder ändern Sie die Vorlage ab.
3. Formatieren Sie ggf. den Text. In der horizontalen Werkzeugleiste finden Sie die üblichen Instrumente zur Textformatierung und zum Einfügen von Stilvorlagen, Lesezeichen, Bezügen etc.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich. Welches Wörterbuch als Basis für die Prüfung herangezogen wird, stellen Sie unter  Aministration >  Einstellungen >  Unternehmen >  Einstellungen > Sprachen > Wörterbuch ein.

1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für alle Textfelder aktiviert, kann aber über den Reiter der Funktionsleiste Optionen > Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten gepunkteten Linie gekennzeichnet. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
2. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
   Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
3. Drücken Sie F7 oder klicken Sie auf  Rechtschreibprüfung.
4. Alternativ machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Wort und wählen  Rechtschreibung.
5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
   1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
   2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ändern oder Immer ersetzen.
6. Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.

Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in Brieftexte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) der Brief schon verknüpft ist.

1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters  Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
3.  Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
4. Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Wenn die Datenbankeinträge, auf die im Brief Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf den Brief. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

1. Um Bezüge beim Öffnen des Briefes zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
   Bsp.: Ein Brief wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn der Brief zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden des Briefes die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
   Bsp.: Ein Brief mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Um Angebotsgeneratorlisten^M einzufügen, muss die E-Mail über eine Veranstaltung angelegt werden. Im Reiter Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie mit dem Module Angebotsgenerator^M Listen zu dieser Veranstaltung und gewählten Vorgängen^M auswählen können.

1. Öffnen Sie die gewünschte  Veranstaltung.
2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Neuen verknüpften Datensatz anlegen > Brief / E-Mail und eine passende  Briefvorlage.
3. Setzen Sie den Cursor mit Linksklick an die gewünschte Stelle im Text.
4. Wählen Sie rechts in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Text über die Aufklappliste die Veranstaltung aus.
5. Öffnen Sie mit Linksklick auf  Angebotsgeneratorlisten eine Liste der verfügbaren Tabellen und dazu vorhandenen Listen aus.
6. Wählen Sie ebenso rechts daneben den gewünschten Vorgang und ggf. verknüpfte Listen aus.
7. Die Listen werden an der Stelle in die E-Mail eingefügt, an der der Cursor steht.

Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
   
   1.  Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
   2.  Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
   1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
   2. Klicken Sie auf   > Formate kopieren.
   3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie    >  Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in den Brief eingefügt werden.

1. Über  Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder in den Textverlauf oder auf Seite ein.
   1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
   2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
   1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen >  Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
   2. Für Bilder aus der Zwischnablage wählen Sie Bild einfügen >   Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
   3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
   4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen > Integrated Camera.
3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über  >   Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Bilder, die unter  Vorlagen >  Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

1. Markieren Sie das gewünschte Bild im Brief und machen Sie einen Rechtsklick.
2. Wählen Sie  Albumbild >  Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen. 

1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt  Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste  Inhaltsverzeichnis >   Inhaltsverzeichniseintrag >  Stufe zu.
   Bsp.: Dienstag, 1. März, Mittwoch, 2. März, Donnerstag, 3. März -> Stufe 1; Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 2 
2. Alle Inhaltsverzeichniseinträge werden unter  Inhaltsverzeichnis  angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
   
   1.  Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
   2.  Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
   3.  Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
   4.  Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf  Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf  Inhaltsverzeichnis >  Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw.  Seitenzahlen aktualisieren.
5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter   Inhaltsverzeichnis >  Einstellungen.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Je nach Empfänger oder Zweck des Briefes kann der Gebrauch von unterschiedlichen Briefköpfe, Papiersorten oder Druckern angebracht sein.

1. Öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck neben dem  Drucker eine Liste der   Ausgabeeinstellung. Jede Ausgabeinstellung bezieht sich auf unterschiedliche Wasserzeichen, Briefköpfe und Drucker. 
2. Über den Reiter PDF-Vorschau des Eingabefensters sehen Sie eine Vorschau nicht nur des Brieftextes, sondern auch des gewählten Briefpapiers.
   Hinweis: Drucken Sie Briefe NICHT aus der PDF-Vorschau, weil sie dann in der Datenbank nicht als "gedruckt" bzw. "gesendet" erkannt werden. Der Status  "Entwurf" bleibt erhalten und der Brief hat kein Ausgangsdatum.
3. Speichern Sie Ihre Änderungen über .

Drucken Sie den Brief über den gewünschten Drucker aus. Gehen Sie dafür über  Drucken ganz oben in der Werkzeugleiste des Briefes. 

1. Wählen Sie Drucken oder PDF.
2. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.

Speichern Sie den Brief im gewünschten Format extern auf Festplatte oder Datenträger. Gehen Sie hierfür ggf. zurück auf den Reiter  Text.

1. Klicken Sie auf  Dokument auf Festplatte speichern links in der horizontalen Werkzeugleiste. Der Druckdialog öffnet sich.
2. Wählen Sie  das gewünschte Format. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
3. Wählen Sie den gwünschten Ablageort und bestätigen Sie mit Speichern.
4. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.

Aus einer vorhandenen Adresse oder Veranstaltung heraus können direkt Briefe erstellt werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

Schreiben Sie einen Brief aus einer Adresse

1. Gehen Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste der Adresse auf  Neuanlage > Brief / E-Mail und wählen Sie die Adresse oder den Ansprechpartner.
2. Wählen Sie einen leeren Brief / E-Mail oder eine  Briefvorlage.
3. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Empfängeradresse abgelegt.

Schreiben Sie einen Brief aus einer Veranstaltung

1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Veranstaltung auf  Neuanlage > Brief / E-Mail.
2. Wählen Sie eine leere  Neuanlage >  Brief / E-Mail oder direkt den  Veranstalter bzw.  Ansprechpartner und eine  Briefvorlage.
3. Alternativ klicken Sie auf das Adress-Icon des  Veranstalters und im sich öffnenden kleinen Fenster direkt auf   Brief / E-Mail.
4. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.