Skip to main content

Wie lege ich eine neue Adresse an?

  • Öffnen Sie eine neue Adresse

    Um eine Adresse anzulegen, sind ein Name, eine Adresskategorie und entweder ein Ort oder die E-Mail-Adresse unbedingt erforderlich, weitere Angaben sind optional. Die Pflichtfelder erkennen Sie in der Regel daran, dass sie unterstrichen sind.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Adresseexpand Adressen und wählen Sie neu Neuanlage.
    3. Die Eingabeseite der Adresse öffnet sich auf dem Reiter Adresse Basis. Alle wesentlichen Angaben zur Adresse finden Sie auf diesem Reiter. Weitere Informationen finden Sie über die seitliche Navigationsleiste auf zusätzlichen Reitern.
  • Geben Sie einen Namen für eine Privatadresse ein

    Unter Privatadressen versteht man die Adressen von Privatkunden, Mitarbeitern oder anderen Einzelpersonen. Sie unterscheiden sich von Geschäftsadressen darin, dass sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und meistens keine Ansprechpartner haben.

    1. Geben Sie den Familiennamen im Feld Name ein.
    2. Füllen Sie die Anrede, ggf. einen Titel und den Vornamen aus, um Briefanrede und Adressfenster zu vervollständigen. Geben Sie im Feld "Anrede" "Divers" ein, um in der Anschrift eines Briefes/einer Email nur Vor- und Nachname zu verwenden. Die automatisch erstellte Briefanrede lautet dann "Hallo Vorname Nachname".
    3. Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Namen. Diese Felder können über das Aufklappdreieck expand umgestellt werden, um als Zusatzfeld 1 und 2  zur Anschrift zur Verfügung zu stehen.
      Bsp.:
      Name: Fam. Müller
      Zusatz 1: Alte Papiermühle
      Zusatz 2: Haus 3
  • Geben Sie einen Namen für eine Geschäftsadresse ein

    Geschäftsadressen unterscheiden sich darin von Privatadressen, dass Sie Namensfelder anders verwenden, anderen Kategorien zugeordnet werden, und mehrere Ansprechpartner haben können. Auch die Pflege von Kundenkontakten läuft für Firmenadressen über die Ansprechpartner.

    1. Geben Sie im Feld Name den Firmennamen ein.
    2. Verwenden Sie die Felder Name 2 und Name 3 zur Ergänzung von langen Firmennamen, für Namenszusätze oder Abteilungen.
      Hinweis: Benutzen Sie für Firmenadressen nie die Felder Anrede, Titel oder Vorname, die in der Briefanrede und im Adressfenster vor den Namen gesetzt werden.
      Bsp.:
      Name: Universitätsklinikum Schleswig-Holstein
      Name 2: Medizinische Klinik II
      Name 3:  Kardiologie, Angiologie, Intensivmedizin
    3. Legen Sie einen Betriebsstandard für Firmennamen fest, um die Suche und Auswertung zu erleichtern.
      Bsp.: Bestimmen Sie vor Anlage der Daten, ob „Hotel“ als Teil des Namens gesetzt werden soll oder nicht. Alternativ kann auch das Feld Vorname hierfür verwendet werden, es wird im Adressfenster vor den Namen gesetzt.
  • Prüfen Sie auf bereits vorhandene Adressen

    Schon bei der Eingabe einer neuen Adresse möchten Sie vermeiden, sich unnötige Arbeit zu machen und die Datenbank mit doppelten Datensätzen zu füllen.

    1. Klicken Sie auf Check For Duplicates Dublettensuche rechts vom Namensfeld, um eine Liste aller gleich- oder ähnlich lautenden, schon vorhandenen Namen angezeigt zu bekommen.
    2. Wenn der Name bereits vorhanden ist, wählen Sie die Adresse mit Doppelklick oder  Übernehmen und bestätigen die Meldung mit Wechseln.
    3. Wenn der Name nicht auf der Liste vorhanden ist, schließen Sie das Auswahlfenster über Abbrechen Overlay oben rechts, und fahren mit der Neuanlage fort.
  • Wählen Sie eine oder mehrere Kategorien

    Über Adresskategorien können Sie Suchanfragen und Auswertungen filtern. Die Kategorien werden unter Administration Administration > Administration Einstellungen > AdresseAdressen > Beschriftung Adresskategorien angelegt.

    1. Weisen Sie der Adresse mindestens eine Kategorie zu, indem Sie eines der Auswahlkästchen rechts von der Anschrift anhaken.
    2. Sie können auch mehrere Kategorien auswählen.
      Bsp.: Eine Adresse gehört sowohl in die Kategorie Firmenadresse als auch Lieferant.
    3. Die Kategorien einer Adresse können jederzeit geändert werden.
  • Geben Sie Kontaktdaten ein

    Neben den Minimalanforderungen der Pflichtfelder gibt es weitere Felder für Informationen, die Ihre Kundenkommunikation erleichtern können.

    1. Entweder ein Ort oder eine E-Mail-Adresse sind zum Anlegen unbedingt erforderlich.
    2. Füllen Sie - sofern Sie diese haben und brauchen - weitere Adressfelder und Kommunikationsdaten aus.
      Hinweis: Legen Sie einen Betriebsstandard für die Schreibweise von Anschriften und Telefonnummern fest.
    3. Bp Event schlägt aus den vorhandenen Daten eine passende Briefanrede vor. Überprüfen Sie, ob der automatisch erstellte Vorschlag sinnvoll und korrekt ist, oder geben Sie über die erweiterbare Auswahlliste eine eigene Anrede ein.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
  • Weisen Sie Stichwörter zu

    Wenn Sie einer Adresse ein Merkmal zuweisen möchten, das nicht in die vorgegeben Kategorien passt, verwenden Sie die flexibleren AdressTyping Stichwörter, die zusätzlich mit Datum versehen werden können.

    1. Geben Sie unterhalb der Kategorien weitere AdressTyping Stichwörter ein, mit denen Sie die Adresse kennzeichnen möchten. Über die neu Erweiterte Suche können Sie später in der Suche Adressen auch nach Stichwort finden.
    2. Wählen Sie neu Hinzufügen für eine freie Eingabe oder wählen Sie einen Wert aus der erweiterbaren Auswahlliste. Die Verwendung der Auswahlliste stellt die Vergleichbarkeit von Einträgen sicher.
    3. Die Stichworte haben ein Datum, das automatisch mit dem Tag des Eintrags vorbelegt ist. Es kann aber manuell überschrieben werden.
    4. Stichwörter können unbegrenzt hinzugefügt,   deaktiviert und auch wieder Aktiv reaktiviert werden.
    5. Nutzen Sie Stichwörter beispielsweise, indem Sie bei Versendung oder Druck von Serienbriefen oder E-Mails automatisch ein Stichwort zuweisen lassen (Wie schreibe ich einen Serienbrief?).
    6. Speichern Sie die Änderungen über save oben links im Eingabefenster.
  • Legen Sie neue Adressen in Serien an

    Wenn auf einen Schlag viele Adressen nacheinander manuell eingegeben werden müssen, erleichtert die Neu Mehrfach Serien-Neuanlage die Arbeit.

    1. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Adresseexpand Adressen, und wählen Sie Neu Mehrfach Serien-Neuanlage. Die Basisseite einer neuen Adresse öffnet sich.
    2. Geben Sie wie beschrieben die Daten der Adresse ein und gehen Sie auf Speichern Schliessen Speichern und schließen (Strg+Umschalt+S). Ein neues leeres Eingabefenster für die nächste Adresse öffnet sich.
    3. Um die Serien-Neuanlage zu beenden, schließen Sie eine neue Adresse ohne Eingabe.
  • Legen Sie einen Buchungsvorschlag für eine Adresse an

    Hinterlegen Sie Buchungsvorschläge bei Kunden, die häufig ein bestimmtes Arrangement oder bestimmte Artikel bestellen.
    Beispiel: Herr Müller bestellt immer ein Glas Veuve Clicquot zum Aperitif.

    1. Um einer Kundenadresse Buchungsvorschläge zu hinterlegen, klicken Sie in der linken Navigation der Adresse auf star Buchungsvorschlag.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neu Hinzufügen und geben Sie den Namen des Artikels bei Suchwörter ein oder suchen Sie über die Artikelgruppe.
    3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit suche Suchen.
    4. Wählen Sie die Artikel mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick und  Übernehmen Sie die Auswahl.
    5. Setzen Sie den checkbox ausgewaehlt Haken in der ersten Spalte, um einen Buchungsvorschlag standardmäßig zur Buchung in Vorgänge auszuwählen (Vorbelegung).
    6. Alternativ übernehmen Sie mit Klick auf neuexpand Hinzufügen > zwischenablage Zwischenablage > neu Einfügen einen oder mehrere Artikel, die Sie zuvor in die Zwischenablage gespeichert haben.
    7. Speichern Sie die Eingabe über Speichern.
Drucken