Wie suche ich Adressen?

Weitere Informationen finden Sie auch in unseren Videotutorials auf Youtube. Sehen Sie sich den Video zum Thema Suche an.

Öffnen Sie die einfache Suche

Sobald eine Tabelle (Adressen, Artikel etc.) mehr als 20 Datensätze enthält, öffnet sich ein echtes Suchfenster. Kleinere Datenmengen werden als einfache Liste angezeigt. Für viele Suchen gibt es vorbelegte oder benutzerdefinierte Tastaturkürzel (vgl. Verwenden Sie Tastaturkürzel). 

  1. Öffnen Sie die Suche mit einem Linksklick auf das Icon der gewünschten Tabelle (Adressen, Veranstaltungen,...) in der oberen horizontalen Funktionsleiste. Wenn Sie sich gerade in einem anderen Datensatz befinden, öffnen Sie die Funktionsleiste mit Linksklick auf das   Menü ganz oben links in der Titelleiste des Fensters.
    Alternativ klicken Sie auf expand neben dem Icon und wählen Sie sucheSuchen.
  2. Es öffnet sich ein Suchfenster mit je nach Tabelle unterschiedlichen Suchfeldern.
  3. In jeder Suche werden verschiedene Arten von Suchfeldern angeboten: Eingabefelder, Aufklappmenüs, Datumsfelder und Auswahlkästchen.
    Geben Sie Ihre Suchanfrage ein und klicken Sie unten rechts im Fenster auf sucheSuchen.
  4. Wenn Ihre Suche Treffer ergibt, erscheint eine Liste aller gewünschten Datensätze. Schränken Sie Ihre Suche weiter ein, um die Anzahl der gefundenen Datensätze zu reduzieren.
  5. Wenn Ihre Suche keine Treffer ergibt, klicken Sie auf Suche ändern und überprüfen Sie die Suchkriterien. Entfernen Sie ggf. einige Kriterien, da immer nur die Datensätze gefunden werden, die alle der angegebenen Kriterien erfüllen.

Suchen Sie über freie Eingabefelder

Viele Datenbankfelder erlauben eine freie Eingabe und flexible Formate, die auch in der Suche nur über freie Eingaben gefunden werden können. Interne Standards zur Anlage von Datensätzen sind unersetzbar, um die spätere Suche zu erleichtern.

  1. Geben Sie im Feld Suchwörter einen oder mehrere Suchbegriffe ein. Im welchen Datenbankfeldern gesucht wird, ist je nach Funktion unterschiedlich.
    Hinweis: Genauere Angaben finden Sie im Tooltip, der eingeblendet wird, wenn der Mauszeiger auf dem Feld stehen bleibt.
  2. Speziellere freie Eingabefelder sind mit dem Namen des jeweiligen Feldes bezeichnet, auf das sie sich beziehen.
    Bsp.: „Betreff“ oder „Externe Nummer“
  3. Suchwörter müssen nicht vollständig sein, es reichen auch Wortanfänge. Je länger ein Wort ist, desto genauer sind die Suchergebnisse.
    Bsp.: „Wür“ findet Württemberg, Würzner, Würselen etc.
  4. Um nach einem Bruchstück zu suchen, das in der Mitte des Wortes vorkommt, stellen Sie als Platzhalter (Wildcard) ein Sternchen „*“ vor.
    Bsp.: Die Eingabe „*meier“ findet Altmeier und Hofmeier
  5. Suchwörter müssen nicht völlig richtig geschrieben sein. Die phonetische Suche findet auch ähnlich klingende Wörter.
    Bsp.: Die Eingabe „Meier“ findet Meier, Mair und Meyer

Suchen Sie über Datumsfelder

Für viele Datensätze kann die Suche über das Datum eingegrenzt werden. Der Zeitraum kann auf unterschiedliche Weisen angegeben werden.

  1. Geben Sie die Von- und Bis-Daten frei in die Suchfelder ein.
    Alternativ öffnen Sie die kalenderDatumsauswahl links neben dem Datumsfenster und wählen das Datum mit Linksklick.
    Oder wählen das aktuelle Datum mit Linksklick auf submenu Menücal todayHeute rechts neben dem Eingabefeld.
  2. Verschieben Sie das gewählte Datum über  das submenuMenü rechts neben dem Eingabefeld:
    1. um bis zu sechs Tage nach deletevorne oder neuhinten
    2. um bis zu vier Wochen oder an AnfangAnfang  oder EndeEnde der gewählten Woche
    3. um bis zu drei Monate oder an Anfang Anfang  oder Ende Ende des gewählten Monats
    4. um bis zu drei Jahre oder an Anfang Anfang  oder Ende Ende der gewählten Jahres.
  3. Alternativ bestimmen Sie für die Suche einen Datum AuswahlZeitraum, den Sie über die Pfeile nach vorne oder hinten verschieben können:
    1. einen, drei oder fünf Tage ab dem gewählten Startdatum
    2. eine, zwei oder drei Wochen ab dem Montag vor dem gewählten Startdatum
    3. einen, zwei oder drei Monate ab dem 1. des gewählten Monats oder
    4. ein, zwei oder drei Jahre ab dem 1. Januar des gewählten Jahres.
  4. Entfernen Sie alle Daten mit Linksklick auf submenu Menü > deleteLöschen. Das Löschen des Anfangsdatums entfernt auch das Enddatum und umgekehrt.

Suchen Sie über Auswahllisten

Einige Felder der Datenbank werden über Auswahllisten eingegeben. Die Art der Auswahlliste ist bei der Suche entscheidend dafür, ob nur einer oder mehrere Werte aus der Liste gleichzeitig gesucht werden können.

  1. Felder, die über unveränderliche Auswahllisten ausgefüllt werden, werden über Aufklapplisten durchsucht. Eine Mehrfachauswahl von Werten ist möglich. 
    Bsp.: Status der Veranstaltung: Option, Warteliste, Definitiv
  2. Die Suchfelder erscheinen als graue Balken. Machen Sie einen Linksklick auf den Balken, um die Auswahlliste zu öffnen.
  3. Wählen Sie mit Linksklick einen Wert oder mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick mehrere Werte und klicken Sie auf  Übernehmen.
  4. Alternativ klicken Sie auf  Alle auswählen und  Übernehmen.
  5. Felder, die über eine Combobox (entweder frei oder über erweiterbare Auswahlliste) eingegeben werden, erscheinen als weißes Eingabefeld mit Aufklappdreieck.
  6. Geben Sie einen Wert frei ein oder wählen Sie mit Klick auf das Dreieck einen Wert der erweiterbaren Auswahlliste. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.

Suchen Sie über Auswahlkästchen

Über Auswahlkästchen suchen Sie nach Datensätzen mit einem vorgegebenen Merkmal. Wenn nur nach Datensätzen mit diesem Merkmal gesucht werden soll, ist der Zustand des Kästchen  ausgewählt, wenn genau diese Datensätze nicht gesucht werden sollen, ist der Zustand nicht ausgewählt. Ist der Zustand  unbestimmt, dann werden sowohl Datensätze mit als auch ohne das Merkmal gesucht. Beispiele mit Modul Serien- und MehrtagesveranstaltungenM

  1. In der Voreinstellung sind Auswahlkästchen meistens  unbestimmt. Für die Suche werden die Werte des Feldes nicht berücksichtigt.
    Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet sowohl Eintages- als auch Mehrtagesveranstaltungen.
  2. Wird das Kästchen mit einfachem Linksklick  ausgewählt, dann werden nur Datensätze gesucht, die die gewählte Eigenschaft haben.
    Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet ausschließlich Mehrtagesveranstaltungen.
  3. Wird das Kästchen mit erneutem Linksklick  nicht ausgewählt, dann werden Datensätze mit der gewählten Eigenschaft aus den Suchergebnissen ausgeschlossen.
    Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet keine Mehrtagesveranstaltungen.
  4. Mit einem dritten Linksklick stellen Sie den Status  unbestimmt wieder her.

Personalisieren Sie das Suchfenster für Ihren Bedarf

Suchen sind oft komplex und individuell. Um die Übersichtlichkeit des Suchfensters zu gewährleisten, gibt es vielfältige Möglichkeiten für den Benutzer, die Oberfläche zu individualisieren. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als Unternehmensstandard vorgeben.

  1. Mit Linksklick auf neu Erweiterte Suche unten links im Suchfenster öffnen Sie weitere Suchfelder. Um zur einfachen Suche zurückzukehren, klicken Sie an derselben Stelle auf Einfache Suche.
  2. Jedes Suchfeld kann personalisiert werden. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als Unternehmensstandard vorgeben.
  3. Rechts von jedem Suchfeld finden Sie ein  Aufklappmenü mit benutzerspezifischen Optionen.
  4. Über editEingabe in diesem Feld beginnen legen Sie fest, dass der Cursor beim Öffnen der Suche immer direkt in das gewählte Feld springt.
  5. Über Speichern FavoritWerte festhalten geben Sie eine feste Vorbelegung ein. Alternativ klicken Sie direkt auf , um die Vorbelegung zu aktivieren. Wenn ein Feld vorbelegt ist, wird es bei jeder neuen Suche angezeigt. Der vorbelegte Wert kann in einer Suche manuell überschrieben werden, erscheint aber in der nächsten Suche erneut. Um die Vorbelegung zu entfernen, klicken Sie auf Speichern Favorit.
    Bsp.: nur Datensätze suchen, die einer Abteilung gehören
  6. Mit  Wert über Formel bestimmen legen Sie eine Vorbelegung an, die für jede Suche neu berechnet wird. Diese Option bietet sich beispielsweise für Datumsfelder an.
    Bsp.: immer vom ersten bis zum letzten des laufenden Monats suchen
  7. Über nur lesenAnzeige legen Sie fest, ob ein Suchfeld in der Einfachen (Weniger Felder) oder der Erweiterten Suche (Weitere Felder) erscheinen soll. So bestimmen Sie selbst, welche Suchfelder für Sie wichtig oder unwichtig sind. Um ein Feld wieder auf die Herstellereinstellung zurückzusetzen, wählen Sie Standard.

Suchen Sie Datensätze, die mehrere Bedingungen zugleich erfüllen („Und“)

Verschiedene Arten von Suchkriterien können miteinander verbunden werden, um die Suche einzugrenzen. Nur die Datensätze, die jedes der angegebenen Kriterien erfüllen, werden in der Ergebnisliste aufgeführt. Jede Suche mit mehreren Kriterien ist eine solche "Und"-Suche. Wenn die Suche keine Treffer ergibt, entfernen Sie ggf. ein oder mehrere Suchkriterien.
Bsp.: „Veranstaltung“ UND „Mai 2018“ UND „Großer Saal“ UND „Status Warteliste“

  1. Geben Sie verschiedene Suchbegriffe, Daten, Bearbeiter etc. ein.
  2. Klicken Sie auf sucheSuchen unten rechts im Suchfenster.
  3. Gefunden werden nur Datensätze, die ALLE angegebenen Kriterien erfüllen.

Suchen Sie Datensätze, die mindestens eine von mehreren Bedingungen erfüllen („Oder“)

Manchmal müssen Datensätze nur eines von mehreren möglichen Merkmalen haben, oder es wird nach Kriterien gesucht, die sich sogar gegenseitig ausschließen. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf.
Bsp.: „Hotel“ ODER „Restaurant“ im Postleitzahlenbereich „69“ ODER „68“

  1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  suche Suchenexpand > suche Neue Suche.
    Bsp.: Adressen mit Kategorie "Hotel" im Postleitzahlenbereich 68-69.
    Es erscheint ein neues Suchfenster. Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird unten links im Suchfensters angezeigt.
  2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigenexpand > VereinigungsmengeSuchergebnis vergrößern.
    Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
  4. Klicken Sie dann auf  Suchergebnis anzeigen.

Schließen Sie Datensätze aus, die bestimmte Merkmale haben („Aber nicht“)

Um die Anzahl der Suchergebnisse nachträglich einzuschränken, können Datensätze aufgrund bestimmter Kriterien gezielt ausgeschlossen werden. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf.
Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NICHT die, die schon den Newsletter bekommen haben

  1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei sucheSuchenexpandsucheNeue Suche.
    Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
  2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  AnzeigenexpandDifferenzmengeSuchergebnis verkleinern.
    Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
  4. Klicken Sie dann auf  Anzeigen.

Schließen Sie Datensätze aus, die bestimmte Merkmale nicht haben („Aber nur“)

Wenn die Menge der Suchergebnisse nachträglich eingeschränkt werden soll, können auch Datensätze ausgeschlossen werden, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. So können auch nachträglich noch zusätzliche Suchkriterien (Und-Suche) eingeführt werden.
Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NUR die, die schon den Newsletter bekommen haben

  1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf sucheSuchenexpand > sucheNeue Suche.
    Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
  2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigenexpand > SchnittmengeSchnittmenge zum Suchergebnis.
    Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
  4. Klicken Sie dann auf  Anzeigen.

Wiederholen und speichern Sie Suchen lokal

Manche Suchen werden regelmäßig gleich durchgeführt. Um insbesondere komplexe Suchen nicht jedes Mal neu zusammensetzen zu müssen, können diese Suchen gespeichert und wiederholt genutzt werden.
Bsp.: alle aktuellen Kunden, die den Newsletter bestellt aber noch nicht bekommen haben

  1. Klicken Sie auf HistorieLetzte Suchen unten rechts im Suchfenster, um die letzten durchgeführten Suchen aufzurufen. Die Liste der letzten Suchen ist chronologisch (absteigend) geordnet. Details der Suche werden angezeigt, sobald der Mauszeiger auf einen Datensatz zeigt.
    Hinweis: Wie viele zuletzt geöffnete Datensätze gespeichert und hier angezeigt werden, legen Sie unter icon optionenOptionenicon optionenEinstellungen > Zuletzt geöffnete Datensätze fest.
  2. Klicken Sie im Aufklappmenü auf  Ausführen, um die Suche erneut unverändert durchzuführen.
  3. Um die Suchkriterien zu übernehmen, aber geringfügig zu ändern, klicken Sie im Aufklappmenü auf  Neue Suche Eingaben übernehmen.
  4. Wählen Sie für eine Suche  Als Favorit speichern, um zu verhindern, das eine Suche aus der Liste verschwindet, wenn sie ganz nach unten gerutscht ist. Geben Sie einen Namen für die Suche ein. Favoriten erscheinen ganz oben auf der Verlaufsliste und werden nicht gelöscht.

Speichern Sie Suchen extern

Um eine Suche an einen anderen Benutzer weiterzugeben, speichern Sie die Suchschritte extern als SEA-Datei.

  1. Führen Sie eine komplexe Suche durch wie oben beschrieben.
    Hinweis: Lassen Sie die Suchergebnisse NICHT anzeigen
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei sucheSuchenexpand >  Suchschritte speichern und speichern Sie die Suche unter einem sprechenden Namen auf einem externen Datenträger.
  3. Um die gespeicherte Suche durchzuführen, öffnen Sie das Suchfenster und wählen Sie sucheSuchen >  Suchschritte laden > suche Suchergebnisse anzeigen.
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