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Wie pflege ich vorhandene Adressen und Ansprechpartner?

  • Ändern Sie Adressen oder Ansprechpartner

    Vorhandene Adressdaten müssen ständig gepflegt und aktualisiert werden. Muss eine Vielzahl an Adressen bearbeitet werden, empfiehlt sich der Einsatz von Pflegelisten. Sprechen Sie hierfür Ihren Betreuer an.

    1. Um kleinere Änderungen oder zusätzliche Informationen einzugeben, öffnen Sie eine vorhandene Adresse und nehmen die Änderungen vor.
    2. Um wichtige Änderungen wie beispielsweise einen neuen Firmennamen oder eine neue Anschrift vorzunehmen, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Aktiv aktiv, um die Adresse zu  deaktivieren und legen Sie einen neuen Datensatz an. Legen Sie ggf. die beiden Adressen zusammen (Legen Sie Adressen oder Ansprechpartner zusammen).
    3. Speichern Sie die Änderungen über save  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
  • Erstellen Sie ein Netzwerk

    Verknüpfen Sie über ein NetzwerkM Adressen, die in irgendeiner Art zusammengehören (z.B. eine Firma mit verschiedenen Standorten)

    1. Gehen Sie in der linken Adressnavigation zum Reiter VerkAdressen Netzwerk.
    2. Öffnen Sie über neu Neu das Eingabefenster für eine Netzwerk- Verknüpfung.
    3. Als Quelladresse ist die offene Adresse vorbelegt. Geben Sie bei Zieladresse den vollständigen Namen oder die ersten Buchstaben ein und  Übernehmen die Adresse aus der Liste.
    4. Wählen Sie den Grund der Beziehung aus der erweiterbaren Auswahlliste und ergänzen ggf. den Grund über das Bemerkungsfeld.
    5. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
    6. Die Adressen werden verknüpft und können über das VerkAdressen Netzwerk in der Adressnavigation geöffnet werden.
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  • Prüfen Sie Änderungen von Datensätzen (Historie)

    Mit der Anmeldung eines Benutzers mit seinen eigenen Login- Daten, kann jede Änderung in Datensätzen genau rückverfolgt werden. Ob im Artikel, der Adresse, der Veranstaltung, dem Termin etc., über die Historie des Datensatzes können Details schnell eingesehen werden.

    1. Klicken Sie im entsprechenden Datensatz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste auf Historie Änderungsprotokoll anzeigen.
    2. Eine Liste aller Änderungen öffnet sich.
    3. Datum, Uhrzeit, Benutzer und Aktion geben Aufschluss über den Zeitraum, den Benutzer und die Tätigkeit (speichern, kopieren, verschieben etc.)
    4. In der Spalte Bemerkung wird der Ursprungswert und die Änderung im Detail aufgeführt.
    5. Schließen Sie die Historie über Abbrechen Overlay rechts oben.

    Hinweis: Protokolldateien sollten in regelmäßigen Abständen aufgeräumt werden, damit kein unnötiger Datenballast entsteht. Wenden Sie sich hierfür an die Bp Event Hotline oder Ihren Betreuer.

  • Löschen Sie Adressen oder Ansprechpartner

    Adressen können im Bp Event nicht gelöscht werden. Dadurch soll verhindert werden, dass verknüpfte Datensätze wie Bestellungen oder Rechnungen verfälscht werden, oder ihren Bezug verlieren. Stattdessen werden diese Adressen lediglich deaktiviert und damit aus der Standardsuche herausgenommen.

    1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Adresse auf das Icon , um diese zu  deaktivieren. Über die Suche können Sie  nicht aktive Adressen nach wie vor finden.
    2. Um einen Ansprechpartner zu löschen, markieren Sie diesen in der Liste und klicken auf deaktivieren. Sie finden ihn weiterhin unter dem Reiter  Nicht aktiv.
    3. Adressen und Ansprechpartner können jederzeit über  wieder aktiviert werden.
      Bsp.: Ein Ansprechpartner kehrt aus der Elternzeit zurück.
    4. Speichern Sie die Änderungen über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
  • Geben Sie eine Standardpreisschiene an

    Um für Kunden eine StandardpreisschieneM einzurichten, geben Sie diese direkt in der Adresse ein. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird die Preisschiene automatisch vorbelegt. Benutzer mit administrativen Berechtigungen können Preisschienen anlegen und bearbeiten.

    1. Öffnen Sie in der Adressnavigation die Akquise Kontakte.
    2. Wählen Sie die die Preisschiene aus der Auswahlliste oben rechts im Eingabefenster.
      Wenn Sie eine Veranstaltung mit dieser Adresse anlegen, werden Sie automatisch auf die individuelle Preisschiene hingewiesen und können diese übernehmen.
    3. Speichern Sie die Änderungen über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
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  • Geben Sie individuelle Zu- oder Abschläge an

    Um für Kunden immer auf alle Produkte denselben Rabatt bzw. ZuschlagM einzurichten, geben Sie diesen direkt in der Adresse ein. Sobald Sie eine Veranstaltung für diese Adresse buchen, wird der Zuschlag bzw. Abschlag automatisch übernommen und die Preise direkt umgerechnet.

    1. Öffnen Sie in der Adressnavigation die Akquise Kontakte.
    2. Geben Sie einen Rabatt als positive Zahl (z.B. 10%), einen Zuschlag als negative Zahl (z.B. -10%) an.
    3. Wenn Sie eine neue Veranstaltung mit dieser Adresse anlegen, werden Rabatte und Aufschläge auf alle gebuchten Artikel in der Veranstaltung angewendet.
    4. Speichern Sie die Änderungen über Speichern oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
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  • Legen Sie eine Wiedervorlage für die Adresse an

    Zur Pflege von Kundenkontakten ist es sinnvoll, regelmäßig Kontakt zu den Kunden aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man Adressen zur Wiedervorlage markieren.

    1. Öffnen Sie in der Adressnavigation die Akquise KontakteM.
    2. Geben Sie über die kalender Datumsauswahl oder direkt im Eingabefeld das Datum für den nächsten Kontakt ein. Die Adresse wird an diesem Tag in Ihrer Wiedervorlage im InfoCenter angezeigt, wenn Sie Adressen als  Datenquelle eingestellt haben.
    3. Geben Sie die genaue  Uhrzeit des nächsten Kontaktes ein.
    4. Aktivieren Sie eine reminder  Erinnerung und geben eine Vorlaufzeit ein, wenn Sie rechtzeitig auf den Termin hingewiesen werden wollen.
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  • Öffnen Sie eine neue Kontaktnotiz

    Jeder Kundenkontakt sollte dokumentiert werden, damit alle Kollegen die Informationen zu Absprachen, Sonderkonditionen oder Feedbackgesprächen jederzeit einsehen können.

    1. Wählen Sie in der Adressnavigation links den Reiter Akquise KontakteM.
    2. Im Übersichtsfenster erscheint eine Liste der bereits angelegten Kontaktnotizen.
    3. Klicken Sie bei Kontaktnotizen auf neu Neu.
    4. Eine neue Kontaktnotiz öffnet sich. Adresse und Name des Standard-Ansprechpartners sind bereits vorbelegt. Ändern Sie den Ansprechpartner über die Auswahlliste.
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  • Bearbeiten Sie die Kontaktnotiz

    Eine hilfreiche KontaktnotizM muss alle wesentlichen Informationen enthalten und leicht wiederzufinden sein.

    1. Weisen Sie der Kontaktnotiz eine Kategorie zu, um die gezielte Suche zu erleichtern.
    2. Geben Sie den Betreff der Notiz an oder wählen Sie einen Wert aus der erweiterbaren Auswahlliste.
    3. Geben Sie im Feld Beschreibung alle relevanten Details ein.
    4. Das Datum der Bearbeitung, die Uhrzeit und der Bearbeiter sind vorbelegt und können manuell verändert werden. Bei Bedarf kann auch die Bearbeitungsdauer hinterlegt werden.
    5. Zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO, hinterlegen Sie zusätzlich einen Verarbeitungszweck in der horizontalen Werkzeugleiste.
    6. Speichern  Sie Ihre Eingaben.
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  • Legen Sie eine Wiedervorlage für den Kontakt an

    Wenn sich aus einem Kundenkontakt ein Grund für eine Wiedervorlage ergibt, kann diese in der KontaktnotizM selbst angelegt werden. Diese wird Ihnen im Info Center angezeigt, wenn Sie Kontaknotizen als Datenquelle eingestellt haben.

    1. Um aus der Kontaktnotiz eine Wiedervorlage zu erstellen, geben Sie im Hauptfenster rechts oben unter Wiedervorlage ein Datum ein.
    2. Geben Sie den Grund der Wiedervorlage ein.
    3. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Kontaktnotiz .
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  • Legen Sie Adressen oder Ansprechpartner zusammen

    Mit dem Dublettenabgleich können Adressen oder Ansprechpartner mit allen zu ihnen gespeicherten Daten (Briefen, Angeboten) mit anderen zusammengelegt werden – beispielsweise, weil Adressen doppelt angelegt wurden oder ein Kundenkontakt den Arbeitsbereich eines anderen übernimmt. Adressen können nur mit Adressen zusammengelegt werden. Ansprechpartner können nur mit Ansprechpartnern derselben Adresse zusammengelegt werden.

    1. Wählen Sie Adresse Adressen > suche Suchen und suchen Sie über Adresse, Ansprechpartner etc. die gewünschten Adressen.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Aktionen auf der Liste ausführen und wählen die Aktion  Dubletten suchen.
    3. Sie erhalten eine Liste mit Datensätzen, die möglicherweise Dubletten sein könnten, weil sie in den Feldern Name (auch phonetisch), PLZ, Ort oder Telefon die selben Werte haben.
    4. Markieren Sie mit Linksklick und gedrückter STRG-Taste die Datensätze, die Sie zusammenlegen wollen.
    5. Wählen Sie über das Kontextmenü (mit Rechtsklick) suche markierte Datensätze anzeigen.
    6. Markieren Sie aus den verbleibenden Datensätzen die Adresse, die beibehalten werden soll.
    7. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Aktionen auf der Liste ausführen und wählen die Aktion  Dubletten zusammenlegen und bestätigen die Meldung mit Zusammenlegen.
    8. Alle außer der markierten Adresse werden gelöscht, und alle verknüpften Datensätze unter der verbleibenden Adresse gespeichert.
  • Berechtigen Sie die Kundenadresse zum Sepa Lastschriftverfahren

    Um das Sepa Lastschriftverfahren anzuwenden, muss dies vorab in der Administration eingestellt werden. (Richten Sie das Sepa- Lastschriftverfahren ein). Lassen Sie sich vorab von Ihrem Kunden ein schriftliches Mandat (Einzelmandat oder Dauermandat) zur Lastschrift erteilen, hierfür empfehlen wir Ihnen, eine Standard-Textvorlage zu verwenden.
    Achtung: Nur Dauermandate werden in der Adresse des Kunden hinterlegt, Einzelmandate werden im Rechnungsvorgang der Veranstaltung eingegeben.

    1. Öffnen Sie die Adresse des Kunden.
    2. Wechseln Sie auf den Reiter details Details in der linken Navigation der Adresse.
    3. Geben Sie im oberen Bereich des Eingabefensters die vollständigen Bankdaten des Kunden ein.
    4. Setzen Sie den Haken Lastschrift in Rechnungen vorbelegen, wenn der Kunde eine generelle Einwilligung (Dauermandat) zum Lastschriftverfahren bewilligt hat (kein Ausnahmefall/Einzelmandat).
    5. Die Zahlungsart Sepa Lastschriftverfahren wird in der Rechnung vorbelegt.
      Hinweis: Ein Einzelmandat wird nicht in der Adresse des Kunden hinterlegt. Sie wird einmalig im jeweiligen Rechnungsvorgang angelegt.
    6. Geben Sie das Datum der Einwilligung Ihres Kunden bei Lastschriftmandat vom ein.
    7. Das Datum Ersteinzug am wird automatisch beim ersten Sepa Lastschriftverfahren dieses Kunden gesetzt.
    8. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Kundenadresse.

Modulvoraussetzung für Kontaktnotizen, Wiedervorlage und individuelle Preise:
CRM plus

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