Wie schreibe ich eine interne Nachricht?

Als Empfänger von internen Nachrichten können einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder Verteilerlisten ausgwählt werden.

1. Öffnen Sie mit Linksklick auf  Neuanlage oben im Eingabefeld Empfänger eine Liste aller Benutzer und Benutzergruppen.
2. Wählen Sie mit Doppelklick oder Linksklick und  Übernehmen die gewünschten Empfänger aus.
3. Öffnen Sie mit Linksklick auf  Neuanlage  eine Liste allerVerteilerlisten, die für Interne Nachrichten angelegt wurden. Für Verteilerlisten ist keine Mehrfachauswahl möglich, fügen Sie mehrere Listen nacheinander durch Doppelklick hinzu.
4. Lösen Sie Benutzergruppen auf Nachfrage oder direkt über  Gruppe auflösen ggf. in die Einzelempfänger auf:

1. 1. Nicht auflösen: Die Nachricht wird an die Gruppe als Einheit gesendet. Sobald ein Gruppenmitglied die Nachricht liest, wird sie für alle als "gelesen" markiert, und durch einmaliges Löschen für alle gelöscht. Dies bietet sich an, wenn eine Nachricht nur von mindestens einem Gruppenmitglied empfangen werden muss.
      Bsp.: Umschichtig sind verschiedene Mitglieder der Bankettabteilung jede Woche beauftragt, die internen Nachrichten zu beantworten. Die anderen Mitglieder der Gruppe brauchen sich um diese Nachrichten nicht zu kümmern.
   2. Auflösen: Jedes Gruppenmitglied wird wie ein Einzelempfänger unabhängig von den anderen benachrichtigt. Jeder Empfänger liest und löscht die Nachricht nur für sich selbst. Damit ist sichergestellt, dass alle Empfänger die Nachricht als "neu" empfangen.
      Bsp.: Alle Gruppenmitglieder sollen darüber informiert werden, dass eine Veranstaltung abgesagt ist.

Jedes Dokument, das in Bp Event oder auf der Festplatte vorhanden ist, kann als Anhang zu einer internen Nachricht gesendet werden. Dafür muss es als Teil eines Dokumentenpakets zu der Nachricht gespeichert werden.

1. Öffnen Sie auf dem Reiter Anhänge > Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
2. Geben Sie dem neuen Dokumentenpaket einen Namen.
3. Wählen Sie über Hinzufügen >  Dateien externe Dateien von der Festplatte aus.
4. Das Explorerfenster Ihres Computers öffnet sich. Wählen Sie das gewünschte Dokument mit Doppelklick einzeln aus, oder markieren Sie mehrere Dokumente mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste.
5. Wählen Sie über  Hinzufügen >  Allgemeine Dokumente ein vorhandenes Dokumentenpaket aus, oder markieren Sie mehrere Pakete mit Linksklick und  Übernehmen Sie diese.
6.  > Speichern und schliessen Sie den Reiter Anhänge, um zu der Internen Nachricht zurückzukehren.
   

Für interne Nachrichten können benutzerspezifische Kategorien angelegt werden, mit deren Hilfe die Nachrichten übersichtlich zu gruppieren und leichter zu suchen sind. Die Kategorien stehen sowohl für eingehende als auch für ausgehende Nachrichten zur Verfügung. Kategorien müssen manuell zugewiesen werden, neue Nachrichten haben den Status "Ohne Kategorie".

1. Um eine neue Kategorie anzulegen, machen Sie unter  Interne Nachrichten >  Eingang oder  Ausgang einen Rechtsklick auf eine beliebige Zeile und gehen Sie zu  Kategorie > Kategorien bearbeiten.
2. Fügen Sie in der erweiterbaren Auswahlliste Kategorien hinzu und bestätigen Sie mit OK.
3. Alternativ öffnen Sie eine  Interne Nachricht, klicken oben rechts in der Werkzeugleiste auf die Auswahlliste  Ohne Kategorie und wählen die letzte Option Liste ändern.
4. Um einer Nachricht eine Kategorie zuzuweisen, wählen Sie in der Übersicht mit Rechtsklick oder im Datensatz über die Auswahlliste eine vorhandene  Kategorie aus. Mehrfachzuweisungen sind nicht möglich.
5. Beim Öffnen von  Eingang oder  Ausgang ist der Filter standardmäßig auf  Ohne Kategorie gestellt.
   Hinweis: Wählen Sie  Alle Nachrichen, um sowohl Nachrichten mit als auch ohne Kategorie angezeigt zu bekommen.
6. Um gezielt nach bestimmten Nachrichten zu suchen, wählen Sie in der Mitte der Werkzeugleiste die  Kategorie als Filter aus.