Wie schreibe ich eine interne Nachricht?

• Öffnen Sie eine neue interne Nachricht

  Über Interne Nachrichten kommunizieren Sie mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen von Bp Event.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Kommunikation.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben   Interne Nachrichten, und wählen Sie Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
  3. Der Textreiter der internen Nachricht öffnet sich.
  4. Alternativ öffnen Sie eine neue Interne Nachricht über  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste der Übersicht. Die Übersicht über eingegangene und gesendete Interne Nachrichten öffnen Sie mit Klick auf  im Fenstertitel eines jeden Datensatzes.
  5. In der horizontalen Werkzeugleisten vieler Datensätze gibt es auserdem die Möglichkeit, direkt eine mit dem Datensatz verknüpfte Interne Nachricht anzulegen.
• Geben Sie Empfänger an

  Als Empfänger von internen Nachrichten können einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder Verteilerlisten ausgwählt werden.

  1. Öffnen Sie mit Linksklick auf  Hinzufügen oben im Eingabefeld Empfänger eine Liste aller Benutzer und Benutzergruppen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick oder Linksklick und  Übernehmen die gewünschten Empfänger aus.
  3. Öffnen Sie mit Linksklick auf  Hinzufügen eine Liste aller Verteilerlisten, die für Interne Nachrichten angelegt wurden. Für Verteilerlisten ist keine Mehrfachauswahl möglich, fügen Sie mehrere Listen nacheinander durch Doppelklick hinzu.
  4. Lösen Sie Benutzergruppen auf Nachfrage oder direkt über  Gruppe auflösen ggf. in die Einzelempfänger auf:

  4. 1. Nicht auflösen: Die Nachricht wird an die Gruppe als Einheit gesendet. Sobald ein Gruppenmitglied die Nachricht liest, wird sie für alle als "gelesen" markiert, und durch einmaliges Löschen für alle gelöscht. Dies bietet sich an, wenn eine Nachricht nur von mindestens einem Gruppenmitglied empfangen werden muss.
        Bsp.: Umschichtig sind verschiedene Mitglieder der Bankettabteilung jede Woche beauftragt, die internen Nachrichten zu beantworten. Die anderen Mitglieder der Gruppe brauchen sich um diese Nachrichten nicht zu kümmern.
     2. Auflösen: Jedes Gruppenmitglied wird wie ein Einzelempfänger unabhängig von den anderen benachrichtigt. Jeder Empfänger liest und löscht die Nachricht nur für sich selbst. Damit ist sichergestellt, dass alle Empfänger die Nachricht als "neu" empfangen.
        Bsp.: Alle Gruppenmitglieder sollen darüber informiert werden, dass eine Veranstaltung abgesagt ist.
  5. Um eine Interne Nachricht nachträglich an weitere Benutzer zu senden, öffnen Sie die Nachricht im Reiter  Ausgang und fügen Sie über  Hinzufügen weitere Empfänger oder Empfängergruppen zu.
     Hinweis: Die Nachricht selbst kann im Ausgang nicht mehr bearbeitet werden.
  6. Bestätigen Sie die Abfrage mit Senden.
• Senden Sie Anhänge

  Jedes Dokument, das in Bp Event oder auf der Festplatte vorhanden ist, kann als Anhang zu einer internen Nachricht gesendet werden. Dafür muss es als Teil eines Dokumentenpakets zu der Nachricht gespeichert werden.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter Anhänge > Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
  2. Geben Sie dem neuen Dokumentenpaket einen Namen.
  3. Wählen Sie über Hinzufügen >  Dateien externe Dateien von der Festplatte aus.
  4. Das Explorerfenster Ihres Computers öffnet sich. Wählen Sie das gewünschte Dokument mit Doppelklick einzeln aus, oder markieren Sie mehrere Dokumente mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste.
  5. Wählen Sie über  Hinzufügen >  Allgemeine Dokumente ein vorhandenes Dokumentenpaket aus, oder markieren Sie mehrere Pakete mit Linksklick und  Übernehmen Sie diese.
  6.  >  Speichern und schliessen Sie den Reiter Anhänge, um zu der Internen Nachricht zurückzukehren.
     
• Ordnen Sie interne Nachrichten nach Kategorien

  Für interne Nachrichten können benutzerspezifische Kategorien angelegt werden, mit deren Hilfe die Nachrichten übersichtlich zu gruppieren und leichter zu suchen sind. Die Kategorien stehen sowohl für eingehende als auch für ausgehende Nachrichten zur Verfügung. Kategorien müssen manuell zugewiesen werden, neue Nachrichten haben den Status "Ohne Kategorie".

  1. Um eine neue Kategorie anzulegen, machen Sie unter  Interne Nachrichten >  Eingang oder  Ausgang einen Rechtsklick auf eine beliebige Zeile und gehen Sie zu  Kategorie >  Kategorien bearbeiten.
  2. Fügen Sie in der erweiterbaren Auswahlliste Kategorien hinzu und bestätigen Sie mit OK.
  3. Alternativ öffnen Sie eine  Interne Nachricht, klicken oben rechts in der Werkzeugleiste auf die Auswahlliste  Ohne Kategorie und wählen die letzte Option  Liste ändern.
  4. Um einer Nachricht eine Kategorie zuzuweisen, wählen Sie in der Übersicht mit Rechtsklick oder im Datensatz über die Auswahlliste eine vorhandene  Kategorie aus. Mehrfachzuweisungen sind nicht möglich.
  5. Beim Öffnen von  Eingang oder  Ausgang ist der Filter standardmäßig auf  Ohne Kategorie gestellt.
     Hinweis: Wählen Sie  Alle Nachrichen, um sowohl Nachrichten mit als auch ohne Kategorie angezeigt zu bekommen.
  6. Um gezielt nach bestimmten Nachrichten zu suchen, wählen Sie in der Mitte der Werkzeugleiste die  Kategorie als Filter aus.
• Senden Sie eine Kurzumfrage

  Holen Sie schnell ein Stimmungsbild der Kolleginnen und Kollegen ein, indem Sie eine Kurzumfrage mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten einstellen.

  1. Öffnen Sie eine  Interne Nachricht und klicken Sie auf  Umfrage.
  2. Geben Sie in den zusätzlich erscheinenden Feldern Ihre Frage sowie mehrere mögliche Antworten ein.
  3. Legen Sie über die Aufklappliste Mehrfachauswahl fest, ob nur eine Antwort, mehrere Antworten oder auch Antwortoptionen (Ja, Nein, Vielleicht) ermöglicht werden sollen.
  4. Die Einstellung  vertraulich sorgt dafür, dass die Antworten nur für Absender und Empfänger sichtbar werden.
  5. Die Empfänger beantworten die Umfrage mit Klick auf das  Umfrage-Icon im Nachrichteneingang oder in der Nachricht selbst.