Wie schreibe ich eine interne Nachricht?

Öffnen Sie eine neue interne Nachricht

Über Interne Nachrichten kommunizieren Sie mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen von Bp Event.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Briefe Kommunikation.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben mail  Interne Nachrichten, und wählen Sie neuNeuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
  3. Der Textreiter der internen Nachricht öffnet sich.
  4. Alternativ öffnen Sie eine neue Interne Nachricht über neuNeuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste der Übersicht. Die Übersicht über eingegangene und gesendete Interne Nachrichten öffnen Sie mit Klick auf mail im Fenstertitel eines jeden Datensatzes.
  5. In der horizontalen Werkzeugleisten vieler Datensätze gibt es auserdem die Möglichkeit, direkt eine mit dem Datensatz verknüpfte Interne Nachricht anzulegen.

Geben Sie Empfänger an

Als Empfänger von internen Nachrichten können einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder Verteilerlisten ausgwählt werden.

  1. Öffnen Sie mit Linksklick auf neu Neuanlage oben im Eingabefeld Empfänger eine Liste aller Benutzer und Benutzergruppen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick oder Linksklick und ok Übernehmen die gewünschten Empfänger aus.
  3. Öffnen Sie mit Linksklick auf neu Neuanlage expand eine Liste allerVerteilerlisten, die für Interne Nachrichten angelegt wurden. Für Verteilerlisten ist keine Mehrfachauswahl möglich, fügen Sie mehrere Listen nacheinander durch Doppelklick hinzu.
  4. Lösen Sie Benutzergruppen auf Nachfrage oder direkt über Gruppe Aufloesen Gruppe auflösen ggf. in die Einzelempfänger auf:
    1. Nicht auflösen: Die Nachricht wird an die Gruppe als Einheit gesendet. Sobald ein Gruppenmitglied die Nachricht liest, wird sie für alle als "gelesen" markiert, und durch einmaliges Löschen für alle gelöscht. Dies bietet sich an, wenn eine Nachricht nur von mindestens einem Gruppenmitglied empfangen werden muss.
      Bsp.: Umschichtig sind verschiedene Mitglieder der Bankettabteilung jede Woche beauftragt, die internen Nachrichten zu beantworten. Die anderen Mitglieder der Gruppe brauchen sich um diese Nachrichten nicht zu kümmern.
    2. Auflösen: Jedes Gruppenmitglied wird wie ein Einzelempfänger unabhängig von den anderen benachrichtigt. Jeder Empfänger liest und löscht die Nachricht nur für sich selbst. Damit ist sichergestellt, dass alle Empfänger die Nachricht als "neu" empfangen.
      Bsp.: Alle Gruppenmitglieder sollen darüber informiert werden, dass eine Veranstaltung abgesagt ist.

Senden Sie Anhänge

Jedes Dokument, das in Bp Event oder auf der Festplatte vorhanden ist, kann als Anhang zu einer internen Nachricht gesendet werden. Dafür muss es als Teil eines Dokumentenpakets zu der Nachricht gespeichert werden.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter Anhänge > neu Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
  2. Geben Sie dem neuen Dokumentenpaket einen Namen.
  3. Wählen Sie über neu Hinzufügen > import festplatte Dateien externe Dateien von der Festplatte aus.
  4. Das Explorerfenster Ihres Computers öffnet sich. Wählen Sie das gewünschte Dokument mit Doppelklick einzeln aus, oder markieren Sie mehrere Dokumente mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste.
  5. Wählen Sie über neu Hinzufügen > DokumentenAblage Liste Allgemeine Dokumente ein vorhandenes Dokumentenpaket aus, oder markieren Sie mehrere Pakete mit Linksklick und ok Übernehmen Sie diese.
  6. save > Speichern SchliessenSpeichern und schliessen Sie den Reiter Anhänge, um zu der Internen Nachricht zurückzukehren.

Ordnen Sie Interne Nachrichten nach Kategorien

Für interne Nachrichten können benutzerspezifische Kategorien angelegt werden, mit deren Hilfe die Nachrichten übersichtlich zu gruppieren und leichter zu suchen sind. Die Kategorien stehen sowohl für eingehende als auch für ausgehende Nachrichten zur Verfügung. Kategorien müssen manuell zugewiesen werden, neue Nachrichten haben den Status "Ohne Kategorie".

  1. Um eine neue Kategorie anzulegen, machen Sie unter mail Interne NachrichtenNachrichten Eingang Eingang oder Nachrichten Ausgang Ausgang einen Rechtsklick auf eine beliebige Zeile und gehen Sie zu AdressTyping KategorieeditKategorien bearbeiten.
  2. Fügen Sie in der erweiterbaren Auswahlliste Kategorien hinzu und bestätigen Sie mit OK.
  3. Alternativ öffnen Sie eine mail Interne Nachricht, klicken oben rechts in der Werkzeugleiste auf die Auswahlliste AdressTyping Ohne Kategorie und wählen die letzte Option editListe ändern.
  4. Um einer Nachricht eine Kategorie zuzuweisen, wählen Sie in der Übersicht mit Rechtsklick oder im Datensatz über die Auswahlliste eine vorhandene AdressTyping Kategorie aus. Mehrfachzuweisungen sind nicht möglich.
  5. Beim Öffnen von Nachrichten Eingang Eingang oder Nachrichten Ausgang Ausgang ist der Filter standardmäßig auf AdressTyping Ohne Kategorie gestellt.
    Hinweis: Wählen Sie AdressTyping Alle Nachrichen, um sowohl Nachrichten mit als auch ohne Kategorie angezeigt zu bekommen.
  6. Um gezielt nach bestimmten Nachrichten zu suchen, wählen Sie in der Mitte der Werkzeugleiste die AdressTyping Kategorie als Filter aus.

 

Drucken
Drucken
Wir verwenden nur essentielle Cookies
Wir nutzen auf unserer Website KEINE Tracking- und Werbecookies, sondern ausschließlich solche, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind.