Wie lege ich externe DokumenteM ab?

Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an

Externe Dokumente werden in Dokumentenpaketen entweder einzeln oder thematisch gruppiert abgelegt. Für Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten, die immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht werden, gibt es die Ablage "Allgemeine Dokumente". Alle Dokumentenpakete, die nicht ausdrücklich zu einem einzelnen Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) gehören, sollten hier abgelegt werden.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter icon vorlagenVorlagen > DokumentenablageDokumente > neuNeuanlage ein neues Dokumentenpaket.
  2. Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
  3. Wählen Sie aus der Auswahlliste, wer als Besitzer das Änderungsrecht und welche Benutzer oder Benutzergruppen ein Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
  4. Klicken Sie auf neu Hinzufügen import festplatte Dateien, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
    Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf das Eingabefenster und lassen Sie die linke Maustaste los.
  5. Klicken Sie auf neu Hinzufügen Dokumentenablage Allgemeine Dokumente, um bereits existierende Dokumente zu übernehmen.
  6. Speichern Speichern Sie Ihe Änderungen. Das neue Dokumentenpaket liegt automatisch in der Ablage "Allgemeine Dokumente".

Legen Sie ein Dokumentenpaket zu einem existierenden Datensatz an

Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.

  1. In der VAVeranstaltung öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket über Neu AusNeuanlage DokumentenablageDokumentenpaket in der horizontale Werkzeugleiste. Zu der Veranstaltung angelegte Pakete finden Sie in der seitlichen Navigationsleiste im infocenterInfo Center unter der Datenbank Datenquelle > Dokumentenablage Dokumente.
  2. In der AdresseAdresse gehen Sie in der seilichen Navigationsleiste auf infocenterInfo Center und aktivieren die Datenbank Datenquelle > Dokumentenablage Dokumente. Dann öffnen Sie über neuNeuanlage > Dokumentenablage Dokumentenpaket ein neues Paket.
  3. Bei neuen E MailE-Mails wechseln Sie zum Reiter Anhang Anhänge und fügen über Neu Aus Hinzufügen import festplatteDateien externe Dokumente ein.
  4. Bei neuen mail Internen Nachrichten legen Sie neue Dokumentenpakete unter dem Reiter AnhangAnhänge an.
  5. Auch im artikelArtikel, im projektProjekt und im termineTermin, in szenarienverwaltungSzenarien und Einträgen im EreigniskalenderEreigniskalender finden Sie die Dokumentenablage Dokumentenablage entweder in eigenen Reitern, links in der Navigationsleiste oder auch als eigenes Eingabefeld.
  6. Speichern Sie über Speichern. Das Dokumentenpaket ist automatisch zu dem Datensatz gespeichert, zu dem es angelegt wurde.

Kopieren Sie Dokumente von einem Dokumentenpaket in ein anderes

Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.

  1. Öffnen Sie das existierende DokumentenablageDokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
  2. Mit Speichern > Kopie Speichern und kopieren ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste kopieren Sie das gesamte Paket innerhalb der ursprünglichen Ablage (Adresse, Veranstaltung etc.).
  3. Einzelne Dokumente aus dem Paket markieren Sie mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste.
  4. Mit Linksklick auf KopieKopieren in der Werkzeugleiste des Listenfensters legen Sie eine Kopie der gewählten Dokumente innerhalb desselben Dokumentenpakets an.
  5. Um in ein anderes Paket zu kopieren, wählen Sie Kopieaufklappen v2DokumentenAblage Liste In ein anderes Paket kopieren.
  6. Wenn das existierende Dokumentenpaket mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) verknüpft ist, wird angeboten, zu diesem verknüpften Datensatz ein neues Paket anzulegen.
  7. Um ein neues Paket ohne Verknüpfung zu einem Datensatz anzulegen, wählen Sie neuNeues Dokumentenpaket. Der Ablageort ist dann automatisch der Ordner "Allgemeine Dokumente".
  8. Um die markierten Dokumente in ein bereits existierendes Paket einzufügen, wählen Sie suche Suche Dokumentenpaket. Hier können Dokumentenpakete in allen verfügbaren Ablagen gesucht werden. Es ist nicht möglich, ganz neue Dokumentenpakete zu anderen Datensätzen anzulegen.
  9. Speichern Sie über Speichern.

Fügen Sie Dokumente aus einem Dokumentenpaket in ein anderes ein

Externe Dokumente können aus anderen Dokumentenpaketen heraus kopiert werden.

  1. Öffnen Sie ein neues DokumentenablageDokumentenpaket
  2. Mit Dokumentenliste neu Hinzufügen > Dokumentenablage Allgemeine Dokumente ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste öffnen Sie die Ablage Dokumentenablage Allgemeine Dokumente.
  3.  Markieren Sie einzelne Dokumentenpakete aus der Ablage mit Linksklick und gedrückter Shift-Taste und ok Übernehmen Sie.
  4. Öffnen Sie mit Linksklick auf suche Suchen in der horizontalen Werkzeugleiste der Dokumentenliste die Suche für alle Dokumente und Ablagen.
  5. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
    1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
    2. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAllAlle Zeilen auswählen und ok Übernehmen.
    3. Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNoneAuswahl verwerfen und ok Übernehmen.
  6. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
  7. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
  8. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
  9. Speichern Sie über Speichern.

Speichern Sie E-Mail-Anhänge als Allgemeine Dokumente

Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden. Dokumente, die allgemein zugänglich und nicht mit einem bestimmten Datensatz verknüpft sein sollen, legen Sie in der Ablage "Allgemeine Dokumente" an.

  1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
  2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste die gewünschten Dokumente.
  3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine  Fensters auf Dokumentenablage In Dokumentenpaket ablegen.
  4. Wählen Sie neuNeues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen. 
  5. Geben Sie den Namen des Dokumentenpaketes und weitere Felder ein (Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an).
  6. Speichern Sie über Speichern.

Speichern Sie E-Mail-Anhänge zu einem verknüpften Datensatz

E-Mail-Anhänge können in einem Dokumentenpaket abgelegt werden, das mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung, TerminM etc.) verknüpft ist.

Legen Sie den Anhang in ein breits vorhandenes Dokumentenpaket ab:

  1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
  2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste die gewünschten Dokumente.
  3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine  Fensters auf Dokumentenablageaufklappen v2 In Dokumentenpaket ablegen.
  4. Wählen Sie sucheSuche Dokumentenpaket.
  5. Wählen Sie im Suchfenster in einem oder mehreren Ablageorten.
  6. Speichern Sie über Speichern.

Legen Sie ein neues Dokumentenpaket mit Verknüpfung zu einem Datensatz an:

  1. Verknüpfen Sie die E-Mail über Mail ablegen Ablegen in der horizontalen Werkzeugleiste mit einem der zur Verfügung stehenden Datensätze.
    Bsp.: Adresse, Veranstaltung, Termin
  2. Öffnen Sie auf Nachfrage die E-Mail und gehen Sie zum Reiter Anhang Anhänge.
  3. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste die gewünschten Dokumente.
  4. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine  Fensters auf Dokumentenablageaufklappen v2 In Dokumentenpaket ablegen.
  5. Als erste Option wird die Ablage zur verknüpfte Adresse (Veranstaltung, Termin) über neu Neuanlage angeboten.
  6. Speichern Sie über Speichern.

Speichern Sie E-Mail-Anhänge extern

Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können extern auf der Festplatte abgelegt werden.

  1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
  2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter SHIFT-Taste die gewünschten Dokumente.
  3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine  Fensters auf export festplatte Auf Festplatte speichern.
  4. Ihr Explorerfenster öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Ablageort und speichern Sie.

Suchen Sie Dokumente oder Dokumentenpakete

Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.

  1. Öffnen Sie auf dem Reiter icon vorlagenVorlagen mit Linksklick auf DokumentenablageDokumente die Suche.
  2. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
    1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
    2. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAllAlle Zeilen auswählen und ok Übernehmen.
    3. Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNoneAuswahl verwerfen und ok Übernehmen.
  3. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
  4. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
  5. Klicken Sie auf sucheSuchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse. Über Historie Letze Suchen öffnen Sie eine Liste der zuletzt durchgeführten Suchen, die Sie erneut ausführen oder aufrufen und ändern können (Wie suche ich ...?)
 
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