Wie suche ich ...?

Viele Datenbankfelder erlauben eine freie Eingabe und flexible Formate, die auch in der Suche nur über freie Eingaben gefunden werden können. Interne Standards zur Anlage von Datensätzen sind unersetzbar, um die spätere Suche zu erleichtern.

1. Geben Sie im Feld Suchwörter einen oder mehrere Suchbegriffe ein. In welchen Datenbankfeldern gesucht wird, ist je nach Funktion unterschiedlich.
   Hinweis: Genauere Angaben finden Sie im Tooltip, der eingeblendet wird, wenn der Mauszeiger auf dem Feld stehen bleibt.
2. Speziellere freie Eingabefelder sind mit dem Namen des jeweiligen Feldes bezeichnet, auf das sie sich beziehen.
   Bsp.: „Betreff“ oder „Externe Nummer“
3. Suchwörter müssen nicht vollständig sein, es reichen auch Wortanfänge. Je länger ein Wort ist, desto genauer sind die Suchergebnisse.
   Bsp.: „Wür“ findet Württemberg, Würzner, Würselen etc.
4. Um nach einem Bruchstück zu suchen, das in der Mitte des Wortes vorkommt, stellen Sie als Platzhalter (Wildcard) ein Sternchen „*“ vor.
   Bsp.: Die Eingabe „*meier“ findet Altmeier und Hofmeier
5. Suchwörter müssen nicht völlig richtig geschrieben sein. Die phonetische Suche findet auch ähnlich klingende Wörter.
   Bsp.: Die Eingabe „Meier“ findet Meier, Mair und Meyer

Für viele Datensätze kann die Suche über das Datum eingegrenzt werden. Der Zeitraum kann auf unterschiedliche Weisen angegeben werden.

1. Geben Sie die Von- und Bis-Daten frei in die Suchfelder ein.
   Alternativ öffnen Sie die Datumsauswahl links neben dem Datumsfenster und wählen das Datum mit Linksklick.
   Oder wählen das aktuelle Datum mit Linksklick auf  Menü >  Heute rechts neben dem Eingabefeld.
2. Verschieben Sie das gewählte Datum über das  Menü rechts neben dem Eingabefeld:
   1. um bis zu sechs Tage nach vorne oder hinten
   2. um bis zu vier Wochen oder an Anfang  oder Ende der gewählten Woche
   3. um bis zu drei Monate oder an  Anfang  oder  Ende des gewählten Monats
   4. um bis zu drei Jahre oder an  Anfang  oder  Ende der gewählten Jahres.
3. Alternativ bestimmen Sie für die Suche einen  Zeitraum, den Sie über die Pfeile nach  vorne oder  hinten verschieben können:
   1. einen, drei oder fünf Tage ab dem gewählten Startdatum
   2. eine, zwei oder drei Wochen ab dem Montag vor dem gewählten Startdatum
   3. einen, zwei oder drei Monate ab dem 1. des gewählten Monats oder
   4. ein, zwei oder drei Jahre ab dem 1. Januar des gewählten Jahres.
4. Entfernen Sie alle Daten mit Linksklick auf  Menü > Löschen. Das Löschen des Anfangsdatums entfernt auch das Enddatum und umgekehrt.

Einige Felder der Datenbank werden über Auswahllisten eingegeben. Die Art der Auswahlliste ist bei der Suche entscheidend dafür, ob nur einer oder mehrere Werte aus der Liste gleichzeitig gesucht werden können.

1. Felder, die über unveränderliche Auswahllisten ausgefüllt werden, werden über Aufklapplisten durchsucht. Eine Mehrfachauswahl von Werten ist möglich. 
   Bsp.: Status der Veranstaltung: Option, Warteliste, Definitiv
2. Die Suchfelder erscheinen als graue Balken. Machen Sie einen Linksklick auf den Balken, um die Auswahlliste zu öffnen.
3. Wählen Sie mit Linksklick einen Wert oder mit gedrückter Strg-Taste und Linksklick mehrere Werte und klicken Sie auf  Übernehmen.
4. Alternativ klicken Sie auf  Alle auswählen und  Übernehmen.
5. Felder, die über eine Combobox (entweder frei oder über erweiterbare Auswahlliste) eingegeben werden, erscheinen als weißes Eingabefeld mit Aufklappdreieck.
6. Geben Sie einen Wert frei ein oder wählen Sie mit Klick auf das Dreieck einen Wert der erweiterbaren Auswahlliste. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.

Über Auswahlkästchen suchen Sie nach Datensätzen mit einem vorgegebenen Merkmal. Wenn nur nach Datensätzen mit diesem Merkmal gesucht werden soll, ist der Zustand des Kästchen  ausgewählt, wenn genau diese Datensätze nicht gesucht werden sollen, ist der Zustand  nicht ausgewählt. Ist der Zustand  unbestimmt, dann werden sowohl Datensätze mit als auch ohne das Merkmal gesucht. Beispiele mit Modul Serien- und Mehrtagesveranstaltungen^M

1. In der Voreinstellung sind Auswahlkästchen meistens  unbestimmt. Für die Suche werden die Werte des Feldes nicht berücksichtigt.
   Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet sowohl Eintages- als auch Mehrtagesveranstaltungen.
2. Wird das Kästchen mit einfachem Linksklick  ausgewählt, dann werden nur Datensätze gesucht, die die gewählte Eigenschaft haben.
   Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet ausschließlich Mehrtagesveranstaltungen.
3. Wird das Kästchen mit erneutem Linksklick  nicht ausgewählt, dann werden Datensätze mit der gewählten Eigenschaft aus den Suchergebnissen ausgeschlossen.
   Bsp.:  Mehrtagesveranstaltung findet keine Mehrtagesveranstaltungen.
4. Mit einem dritten Linksklick stellen Sie den Status  unbestimmt wieder her.

Suchen sind oft komplex und individuell. Um die Übersichtlichkeit des Suchfensters zu gewährleisten, gibt es vielfältige Möglichkeiten für den Benutzer, die Oberfläche zu individualisieren. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als Unternehmensstandard vorgeben.

1. Mit Linksklick auf Erweiterte Suche unten links im Suchfenster öffnen Sie weitere Suchfelder. Um zur einfachen Suche zurückzukehren, klicken Sie an derselben Stelle auf  Einfache Suche.
2. Jedes Suchfeld kann personalisiert werden. Benutzer mit administrativen Rechten können die Einstellungen auch als  Unternehmensstandard vorgeben.
3. Rechts von jedem Suchfeld finden Sie ein  Aufklappmenü mit benutzerspezifischen Optionen.
4. Über  Eingabe in diesem Feld beginnen legen Sie fest, dass der Cursor beim Öffnen der Suche immer direkt in das gewählte Feld springt.
5. Über  Werte festhalten geben Sie eine feste Vorbelegung ein. Alternativ klicken Sie direkt auf , um die Vorbelegung zu aktivieren. Wenn ein Feld vorbelegt ist, wird es bei jeder neuen Suche angezeigt. Der vorbelegte Wert kann in einer Suche manuell überschrieben werden, erscheint aber in der nächsten Suche erneut. Um die Vorbelegung zu entfernen, klicken Sie auf .
   Bsp.: nur Datensätze suchen, die einer Abteilung gehören
6. Mit  Wert über Formel bestimmen legen Sie eine Vorbelegung an, die für jede Suche neu berechnet wird. Diese Option bietet sich beispielsweise für Datumsfelder an.
   Bsp.: immer vom ersten bis zum letzten des laufenden Monats suchen
7. Über  Anzeige legen Sie fest, ob ein Suchfeld in der Einfachen (Weniger Felder) oder der Erweiterten Suche (Weitere Felder) erscheinen soll. So bestimmen Sie selbst, welche Suchfelder für Sie wichtig oder unwichtig sind. Um ein Feld wieder auf die Herstellereinstellung zurückzusetzen, wählen Sie  Standard.

Verschiedene Arten von Suchkriterien können miteinander verbunden werden, um die Suche einzugrenzen. Nur die Datensätze, die jedes der angegebenen Kriterien erfüllen, werden in der Ergebnisliste aufgeführt. Jede Suche mit mehreren Kriterien ist eine solche "Und"-Suche. Wenn die Suche keine Treffer ergibt, entfernen Sie ggf. ein oder mehrere Suchkriterien.
Bsp.: „Veranstaltung“ UND „Mai 2018“ UND „Großer Saal“ UND „Status Warteliste“

1. Geben Sie verschiedene Suchbegriffe, Daten, Bearbeiter etc. ein.
2. Klicken Sie auf Suchen unten rechts im Suchfenster.
3. Gefunden werden nur Datensätze, die ALLE angegebenen Kriterien erfüllen.

Manchmal müssen Datensätze nur eines von mehreren möglichen Merkmalen haben, oder es wird nach Kriterien gesucht, die sich sogar gegenseitig ausschließen. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf.
Bsp.: „Hotel“ ODER „Restaurant“ im Postleitzahlenbereich „69“ ODER „68“

1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  Suchen >  Neue Suche.
   Bsp.: Adressen mit Kategorie "Hotel" im Postleitzahlenbereich 68-69.
   Es erscheint ein neues Suchfenster. Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird unten links im Suchfensters angezeigt.
2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigen > Suchergebnis vergrößern.
   Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
4. Klicken Sie dann auf  Suchergebnis anzeigen.

Um die Anzahl der Suchergebnisse nachträglich einzuschränken, können Datensätze aufgrund bestimmter Kriterien gezielt ausgeschlossen werden. Teilen Sie dafür die Suche in zwei Schritte auf.
Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NICHT die, die schon den Newsletter bekommen haben

1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  Suchen >  Neue Suche.
   Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigen >  Suchergebnis verkleinern.
   Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
4. Klicken Sie dann auf  Anzeigen.

Wenn die Menge der Suchergebnisse nachträglich eingeschränkt werden soll, können auch Datensätze ausgeschlossen werden, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. So können auch nachträglich noch zusätzliche Suchkriterien (Und-Suche) eingeführt werden.
Bsp.: Kunden im Postleitzahlenbereich 68 ABER NUR die, die schon den Newsletter bekommen haben

1. Geben Sie die erste Suche ein und klicken Sie auf Suchen > Neue Suche.
   Die Anzahl der gefundenen Datensätze (Suchergebnisse) wird am unteren Rand des Suchfensters angezeigt.
2. Entfernen Sie die ersten Suchkriterien, geben Sie die neuen Suchkriterien ein und klicken Sie auf den kleinen Pfeil  Anzeigen > Schnittmenge zum Suchergebnis.
   Die neue Anzahl der Suchergebnisse wird wieder links unten im Suchfenster angezeigt.
3. Wiederholen Sie den Vorgang beliebig oft, bis alle Suchkriterien angegeben sind.
4. Klicken Sie dann auf  Anzeigen.

Manche Suchen werden regelmäßig gleich durchgeführt. Um insbesondere komplexe Suchen nicht jedes Mal neu zusammensetzen zu müssen, können diese Suchen gespeichert und wiederholt genutzt werden.
Bsp.: alle aktuellen Kunden, die den Newsletter bestellt aber noch nicht bekommen haben

1. Klicken Sie auf  Letzte Suchen unten rechts im Suchfenster, um die letzten durchgeführten Suchen aufzurufen. Die Liste der letzten Suchen ist chronologisch (absteigend) geordnet. Details der Suche werden angezeigt, sobald der Mauszeiger auf einen Datensatz zeigt.
   Hinweis: Wie viele zuletzt geöffnete Datensätze gespeichert und hier angezeigt werden, legen Sie unter Optionen >  Einstellungen > Zuletzt geöffnete Datensätze fest.
2. Klicken Sie im Aufklappmenü auf  Ausführen, um die Suche erneut unverändert durchzuführen.
3. Um die Suchkriterien zu übernehmen, aber geringfügig zu ändern, klicken Sie im Aufklappmenü auf  Neue Suche >  Eingaben übernehmen.
4. Wählen Sie für eine Suche  Als Favorit speichern, um zu verhindern, dass eine Suche aus der Liste verschwindet, wenn sie ganz nach unten gerutscht ist. Geben Sie einen Namen für die Suche ein. Favoriten erscheinen ganz oben auf der Verlaufsliste und werden nicht gelöscht.

Um eine Suche an einen anderen Benutzer weiterzugeben, speichern Sie die Suchschritte extern als SEA-Datei.

1. Führen Sie eine komplexe Suche durch wie oben beschrieben.
   Hinweis: Lassen Sie die Suchergebnisse NICHT anzeigen
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil bei  Suchen >  Suchschritte speichern und speichern Sie die Suche unter einem sprechenden Namen auf einem externen Datenträger.
3. Um die gespeicherte Suche durchzuführen, öffnen Sie das Suchfenster und wählen Sie Suchen >  Suchschritte laden > Suchergebnisse anzeigen.