Wie verwende ich To-Do-Listen?

Organisieren und verteilen Sie Aufgaben präzise und einfach mit Checklisten zu allen relevanten Datensätzen, wie z.B. Veranstaltungen, TerminenM, Aktivitäten, Räumen oder Artikeln.

Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an

Zu vielen Arten von Datensätzen kann eine Checkliste angelegt werden, die einen Überblick über erledigte und ausstehende Aufgaben ermöglicht.

  1. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz.
    Bsp.: Veranstaltung, Artikel, Aktivität, TerminM
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes auf Checkliste To-Do. Wenn bereits eine To-Do-Liste vorhanden ist, ist das Icon gelb hinterlegt und die Anzahl der Aufgaben wird angezeigt.
  3. Im oberen Teil des Eingabefensters sehen Sie die bereits vorhanden Aufgaben, im unteren Teil des Listenfensters die Details zum aktuell markierten Listeneintrag.
  4. Über neuNeuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste fügen Sie eine neue Aufgabe ein.
  5. Alternativ kopieren Sie mit Linksklick auf das Aufklappdreieck neuaufklappen v2 und die suche Suche bereits vorhandene Aufgaben aus anderen Datensätzen.
  6. Geben Sie eine Beschreibung der Aufgabe ein und save speichern Sie die Liste über das Icon links im Fenstertitel.
  7. Filtern Sie die gesamte Liste ggf. nach dem Status der Einträge (Aktiv Aktiv oder  Aktiv Nicht Nicht aktiv, drittes Icon von links in der Werkzeugleiste). Der Status wird automatisch gesetzt und basiert auf dem Fortschrittsgrad der Aufgabe. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
  8. Filtern Sie ggf. nach Typing Kategorie. Kategorien werden in einem geöffneten Listeneintrag angelegt, indem über neu Weitere Felder die erweiterbare Auswahlliste für Kategorien geöffnet wird. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
  9. Um eine Aufgabe aus der Liste zu entfernen, markieren Sie die Zeile und ändern Sie in der Werkzeugleiste oberhalb der gesamten Liste mit Linksklick auf das zweite Icon von links Aktiv Aktiv den Status zu Aktiv Nicht Nicht aktiv.

Geben Sie weitere Einzelheiten zu der Aufgabe ein

Standardmäßig öffnet das Eingabefenster der Aufgabe mit wenigen wichtigen Feldern. Auf Wunsch können zusätzliche Felder geöffnet werden.

  1. Über Prio normalaufklappen v2 direkt vor der Beschreibung zeigen Sie die Dringlichkeit der Aufgabe.
  2. Weisen über die erweiterbare Auswahlliste neben der Beschreibung eine Kategorie zu. In der oberen Liste können Sie die Anzeige nach AdressTyping Kategorien filtern.
  3. In der zweiten Zeile machen Sie Angaben dazu, wie weit die Aufgabe schon erfüllt ist. Der Fortschrittsbalken entspricht der prozentualen Angabe zur Erfüllung der Aufgabe und kann über Klick auf den Balken oder Eingabe einer Prozentzahl geändert werden.
  4. Aufgaben, die zur Zeit nicht weiter bearbeitet werden können, markieren Sie als stop Blockiert durch anderes Problem oder details Blockiert durch fehlende Information. Die markierten Aufgaben werden in der oberen Liste dann farbig gekennzeichnet
  5. Wählen Sie im Feld Verantwortlich eine Gruppe oder Einzelperson aus der Liste aus, wenn jemand anderes für die Bearbeitung der Aufgabe zuständig ist.
  6. Weitere Informationen geben Sie in den Textfeldern Bemerkung oder Aktueller Status/Rückmeldung ein.
  7. Über neu Weitere Felder öffnen Sie zusätzliche Eingabemöglichkeiten unter anderem für Bilder.
  8. Zusätzliche betriebsspezifische Eingabefelder legt ein Benutzer mit administrativen Rechten bei Bedarf als Tabellendetails Tabellendetail an.

Legen Sie eine persönliche To-Do-Liste an

Um unabhängig von einem bestimmten Datensatz individuelle Checklisten anzulegen, verwenden Sie Aktivitäten.

  1. Legen Sie über Basis Basis >  meldung Aktivitäten > neu Neuanlage eine neue meldung Aktivität an (Wie verwende ich Aktivitäten?).
  2. Geben Sie einen Betreff ein und ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste mit auf Klick auf Vertraulich Nicht  Leserecht beschränken den Status zu Vertraulich Vertraulich.
    Hinweis: Ohne diese Einstellung bleiben sowohl Ihre Aktivität als auch die verknüpfte To-Do-Liste für alle anderen Benutzer sichtbar.
  3. Klicken Sie in der Mitte des Fenstertitels auf das aufklappen v2Aufklappdreieck neben dem Namen der Aktivität und wählen Sie stern grauAutomatisch starten. So wird bei jedem Neustart von Bp Event auch die Aktivität automatisch geöffnet.
  4. Öffnen Sie mit Linksklick auf Checkliste To-Do in der horizontalen Werkzeugleiste eine neue To-Do-Liste und legen Sie neue oder kopierte Aufgaben an.
  5. save Speichern Sie die To-Do-Liste und die Aktivität.

Lassen Sie sich Ihre To-Do-Liste im Info Center anzeigen

To-Do-Listen können als Datenquelle im Allgemeinen infocenter Info Center im unteren Bereich Wiedervorlage angezeigt werden.

  1.  Geben Sie unter der Beschreibung der Aufgabe ein, wer dafür Verantwortlich sein soll. Standardmäßig ist der Verantwortlich des verknüpften Datensatzes vorbelegt. Nur die verantwortlichen Personen bekommen die To-Do-Liste in ihrem Info Center angezeigt.
  2. Geben Sie entweder ein  Zieldatum oder ein Wiedervorlagedatum an. Ohne Datum wird die To-Do-Liste nicht angezeigt.
  3. Wählen Sie im infocenter Info Center als Datenquelle die Checkliste To-Dos aus.
  4. Filter Filtern Sie ggf. mit Linksklick auf die Datenquelle nach Ziel- bzw. Wiedervorlagedatum, oder auch nach To-Do-Listen, die mit bestimmten Datensätzen verknüpft sind.
    Bsp.: Veranstaltungen, Adressen
  5. Öffnen Sie im infocenter Info Center mit Doppelklick den verknüpften Datensatz und die To-Do-Liste. Der Fokus befindet sich automatisch in der To-Do-Liste.
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