Wie verwende ich Verzeichnisse?

Jedes Unternehmen, jeder Einzelbetrieb, jede Abteilung oder Mitarbeiter benötigen für die tägliche Arbeit unabhängig von einem konkreten Kunden oder Auftrag immer wieder bestimmte Informationen oder Daten wie Unternehmensrichtlinien, Adresslisten, Statistiken, Dokumente, Bilder oder Vorlagen. In der Funktion Verzeichnis Verzeichnisse auf dem Reiter Basis Basis werden Dateien aller Formate strukturiert abgelegt und jedem Bp Event-Benutzer zugänglich gemacht. Dabei hat jeder Betrieb und jeder Benutzer die Möglichkeit, eigene Favoritenverzeichnisse für den jeweiligen Bedarf anzulegen.

Öffnen Sie ein neues Verzeichnis

Wenn Sie für sich selbst oder Ihren Betrieb Dokumente, Datein oder Datensätze zu einem Thema strukturiert ablegen wollen, legen Sie ein neues VerzeichnisVerzeichnis an.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den linken Reiter BasisBasis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expandneben VerzeichnisVerzeichnisse, und wählen Sie neuNeuanlage. Die Basisseite des Verzeichnisses öffnet sich.
  3. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses an. Je präziser der Name formuliert ist, desto besser sind die Inhalte wiederzufinden und zuzuordnen.
  4. Speichern Sie das neue Verzeichnis über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

Fügen Sie neue Objekte in das Verzeichnis ein

Fügen Sie die gewünschten Objekte in ein neues Verzeichnis ein. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den editBearbeitungsmodus, um etwas eingeben oder ändern zu können.

  1. Gehen Sie mit Linksklick in der Werkzeugleiste des Eingabefensters auf die neuNeuanlage.
    1. Wählen Sie Ordner BestellungOrdner um den Inhalt des Verzeichnisses noch weiter zu untergliedern.
    2. Wählen Sie textverarbeitung Textverarbeitung, um ein neues Textdokument zu öffnen.
    3. Wählen Sie KalkulationstabelleTabellenkalkulation, um eine neue Kalkulationstabelle zu öffnen.
    4. Wählen Sie BildBild, um ein Bild aus der Datei oder aus der Zwischenablage zu öffnen.
    5. Um weitere Daten, Sichten oder Verknüpfungen einzufügen, wählen Sie die gewünschten Daten im Auswahlfeld.
  2. Markieren Sie einen Ordner BestellungOrdner, um weitere Verzeichnisobjekte mit Klick auf neuNeuanlage > Einhaegen eingehängt dem Ordner unterzuordnen.
  3. Verschieben Sie Verzeichnisobjekte mit gedrückter linker Maustaste (Drag-and-Drop) nach oben oder unten. Das Objekt wird immer unterhalb des Objektes eingefügt, auf dem die Maus stehen bleibt.
  4. Um ein Objekt an oberster Stelle zu plazieren, ziehen Sie das darüberliegende Objekt nach unten.
  5. Speichern Sie das neue Verzeichnis über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

Berechtigen Sie andere Benutzer für das Verzeichnis

Vergeben Sie an andere Bp Event-Benutzer die gewünschten Berechtigungen an dem neuen Verzeichnis. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den edit Bearbeitungsmodus, um etwas eingeben oder ändern zu können.

  1. Berechtigen Sie unter Änderungsrecht aus der Auswahlliste alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte hinzuzufügen oder zu entfernen.
  2. Berechtigen Sie unter Leserechte aus der Auswahlliste alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte anzusehen.
  3. Berechtigen Sie unter Bemerkungsänderungsrecht aus der Auswahlliste alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Bemerkungen hinzuzufügen oder zu entfernen.
  4. Aktivieren Sie In allen Benutzerfavoriten anzeigen, um das Verzeichnis unternehmensweit in allen Favoritenlisten anzeigen zu lassen, ohne dass der einzelne Benutzer dies aktiv einfügen oder löschen kann.
  5. Speichern Sie das neue Verzeichnis über save oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.

Vergeben Sie Stichwörter für Verzeichnisobjekte

Stichwörter, die den Verzeichnisobjekten zugewiesen werden sollen, werden im Verzeichnis selbst angelegt und vergeben. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den editBearbeitungsmodus, um etwas eingeben oder ändern zu können.

  1. Geben Sie die gewünschten Stichwörter im Eingabefenster rechts oben untereinander ein.
  2. Alternativ legen Sie neue Stichwörter über neu NeuanlageTypingStichwort an. Die so erstellten Stichwörter können auch selbst als Verzeichnisobjekte behandelt und eingefügt werden.
  3. Speichern Sie das Verzeichnis, um die neuen Stichwörter zuweisen zu können.
  4. Aktivieren Sie in der mittleren horizontalen Werkzeugleiste über dem Verzeichnisinhalt die detailsDetails.
  5. Markieren Sie das gewünschte Verzeichnisobjekt, um ein Stichwort zuzuweisen.
  6. Öffnen Sie mit Linksklick auf das kleine Fenster Typing eine Liste der vorhandenen Stichwörter.
  7. Markieren und meldung Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
  8. Innerhalb eines Verzeichnisses können Sie über den Filter Typing in der Werkzeugleiste nach Objekten mit den gewählten Stichwörtern suchen.
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