Wie verwende ich Verzeichnisse?

Wenn Sie für sich selbst oder Ihren Betrieb Dokumente, Datein oder Datensätze zu einem Thema strukturiert ablegen wollen, legen Sie ein neues  Verzeichnis an.

1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den linken Reiter Basis.
2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Verzeichnisse, und wählen Sie  Neuanlage. Die Basisseite des Verzeichnisses öffnet sich.
3. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses an. Je präziser der Name formuliert ist, desto besser sind die Inhalte wiederzufinden und zuzuordnen.
4.  Speichern Sie das neue Verzeichnis.

Vergeben Sie Berechtigungen und machen Sie Vorgaben zu Versionierung und Detailfeldern. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den  Bearbeitungsmodus, um etwas eingeben oder ändern zu können.

1. Berechtigen Sie alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte zu ändern, nur zu lesen, und Bemerkungen hinzufügen zu könenn.
2. Aktivieren Sie Dokumente versionieren, um Änderungen an Objekten zu protokollieren und alte Versionen als Kopie zu speichern.
3. Im Feld Detail Feldnamen für Objekte fügen Sie die Feldnamen von Detailfeldern ein, die für das Verzeichnis zur Verfügung stehen sollen.
4. Aktivieren Sie In allen Benutzerfavoriten anzeigen, um das Verzeichnis unternehmensweit in allen Favoritenlisten anzeigen zu lassen, ohne dass der einzelne Benutzer dies aktiv einfügen oder löschen kann.
5. Aktivieren Sie Objekte in Anzeigemodus öffnen, um oft gelesene Dokumente nicht bei jedem Zugriff für andere Benutzer zu sperren.
6. Legen Sie Stichwörter im Eingabefenster rechts oben an. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
   Die Stichwörter dienen der besseren Zuordnung und leichteren Suche nach Objekten.
7.  Speichern Sie das neue Verzeichnis.

Fügen Sie die gewünschten Objekte in ein neues Verzeichnis ein. Auch wenn das Verzeichnis selbst nur im  Anzeigemodus geöffnet ist, können Verzeichnisobjekte eingefügt oder gelöscht werden.

1. Gehen Sie mit Linksklick in der Werkzeugleiste des Eingabefensters auf die Neuanlage  für unterschiedliche Objekte:
   1. unterschiedliche Dateien (Textdokumente, Bilder, Tabellen)
   2. Datensätze aller Tabellen (Adressen, Vorgänge etc.)
   3. Verknüpfungen (Datei- oder Ordnerverknüpfungen, URLs)
2. Mit Rechtsklick auf ein Verzeichnisobjekt und  Neuanlage können Sie weitere Objekte entweder auf untergeordneter Ebene  einhängen, oder auf derselben Ebene  anfügen.
3. Verschieben Sie Verzeichnisobjekte mit gedrückter linker Maustaste (Drag-and-Drop) nach oben oder unten. Das Objekt wird immer unterhalb des Objektes eingefügt, auf dem die Maus stehen bleibt.
4. Um ein Objekt an oberster Stelle zu plazieren, ziehen Sie das darüberliegende Objekt nach unten.
5. Klicken Sie im Eingabefenster des Verzeichnisses in der horizontalen Werkzeugleiste auf Details, um im großen Fenster rechts eine detaillierte Liste der Objekte bzw. eine Objektvorschau zu sehen.
6.  Speichern Sie das neue Verzeichnis.

Stichwörter, die den Verzeichnisobjekten zugewiesen werden sollen, werden im Verzeichnis selbst angelegt und vergeben. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den Bearbeitungsmodus, um Stichwörter anzulegen. Stichwörter können entweder in der Vorschau oder im geöffneten Objekt zugewiesen werden, auch wenn das Verzeichnis selbst nur im  Anzeigemodus geöffnet ist.

1. Geben Sie zuerst im  Verzeichnis die gewünschten Stichwörter im Eingabefenster rechts oben ein. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
2. Speichern Sie dann das Verzeichnis und aktivieren Sie die  Details, um die neuen Stichwörter zuweisen zu können.
3. Markieren Sie das gewünschte Objekt im Inhaltsverzeichnis links und öffnen Sie im Vorschaufenster mit Linksklick auf das Icon  Stichwörter eine Liste der vorhandenen Stichwörter.
4. Markieren und Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
   Eine Mehrfachauswahl ist möglich, aber die Liste der Stichwörter ist an dieser Stelle nicht erweiterbar. Wenn Sie in der Auswahlliste andere Werte auswählen, werden vorher gesetzte Stichwörter entfernt.
5. Alternativ öffnen Sie das Objekt mit Doppelklick auf das Objekt im Inhaltsverzeichnis oder mit Rechtklick und  Öffnen.
6. Wählen Sie die gewünschten  Stichwörter aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste und  Übernehmen Sie.

Mit  Verzeichnisse >  Verzeichnisobjekte >  Suchen finden Sie über das Suchfeld Volltextsuche alle Verzeichnisobjekte, die das gesuchte Stichwort zugewiesen haben, auch ohne das Verzeichnis selber zu kennen. Innerhalb eines Verzeichnisses filtern Sie direkt auf ein oder mehrere  Stichwörter.

1. Öffnen Sie das gewünschte Verzeichnis.
2. Filtern Sie in der mittleren horizontalen Werkzeugleiste auf die gewünschten  Stichwörter .
3. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter Umschalt-Taste und Linksklick möglich. Bei Mehrfachauswahl werden aber nur die Objekte angezeigt, die alle markierten Stichwörter zugewiesen bekommen haben ("Und"-Suche).
4. Markieren und Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
5. Die Liste der Verzeichnisobjekt mit den gewünschten Stichwörtern erscheint im Inhaltverzeichnis links. Im Vorschaufenster rechts, das sichtbar wird, wenn Sie  Details aktivieren, werden weiterhin alle Objekte angezeigt.
6. Um im Inhaltsverzeichnis wieder alle Objekt angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf  Stichwörter >  Auswahl verwerfen.

 Verzeichnisobjekte werden über eine eigene Suche erneut aufgerufen.

1. Klicken Sie auf das Aufklappdreieck neben Verzeichnisse und wählen Sie den Unterpunkt    Verzeichnisobjekte.
2. Öffnen Sie über die Suche ein Dialogfenter, oder wählen Sie einen der Zuletzt geöffneten Datensätze aus, wenn Sie erst vor Kurzem mit dem Objekt gearbeitet haben.

In  Adressen,  Artikeln,  Veranstaltungen und  Projekten gibt es ab der Version 12.1 Datensatzverzeichnisse. Legen Sie hier Datenblätter, andere Dokumente, Bilder oder Objekte jeder Art zu genau einem Datensatz ab.

1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Datensatzes zum  Verzeichnis.
2. Wenn in den  Tabellendetails zu der Datensatztabelle ( Adressen, Artikeln, Veranstaltungen oderProjekte) bereits Standardordner angelegt wurden, erscheinen diese automatisch.
3. Wenn in Datenblattvorlagen bereits Verzeichnisordner als Ablageorte vorbelegt sind, werden diese Ordner automatisch dann angelegt, wenn das erste  Datenblatt auf Basis der Vorlage geöffnet und gespeichert wird.
4. Legen Sie eigene  Ordner oder andere Verzeichnisobjekte mit Klick auf  Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste an. Verzeichnisobjekte können hinzugefügt oder gelöscht werden, ohne dass das Verzeichnis selbst im Änderungsmodus geöffnet ist.
5. Um das Datensatzverzeichnis selber zu bearbeiten, fügen Sie zuerst mindestens ein Verzeichnisobjekt ein.
   1. Klicken Sie auf das Verzeichnisobjekt und in der darüberliegenden Werkzeugleiste auf  Öffnen.
   2. Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste  Verzeichnis öffnen und dann oben links  Ändern.