Wie verwende ich Verzeichnisse?

Jedes Unternehmen, jeder Einzelbetrieb, jede Abteilung oder Mitarbeiter benötigen für die tägliche Arbeit unabhängig von einem konkreten Kunden oder Auftrag immer wieder bestimmte Informationen oder Daten wie Unternehmensrichtlinien, Adresslisten, Statistiken, Dokumente, Bilder oder Vorlagen. In der Funktion Verzeichnis Verzeichnisse auf dem Reiter Basis Basis werden Dateien aller Formate strukturiert abgelegt und jedem Bp Event-Benutzer zugänglich gemacht. Dabei hat jeder Betrieb und jeder Benutzer die Möglichkeit, eigene Favoritenverzeichnisse für den jeweiligen Bedarf anzulegen.

Ab der Bp Event Version 12.1 gibt es zusätzlich datensatzspezifische Verzeichnisse zu Adressen, Artikeln, Veranstaltungen und Projekten.

 

Öffnen Sie ein neues Verzeichnis

Wenn Sie für sich selbst oder Ihren Betrieb Dokumente, Datein oder Datensätze zu einem Thema strukturiert ablegen wollen, legen Sie ein neues VerzeichnisVerzeichnis an.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den linken Reiter BasisBasis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expandneben VerzeichnisVerzeichnisse, und wählen Sie neuNeuanlage. Die Basisseite des Verzeichnisses öffnet sich.
  3. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses an. Je präziser der Name formuliert ist, desto besser sind die Inhalte wiederzufinden und zuzuordnen.
  4. save Speichern Sie das neue Verzeichnis.

Bearbeiten Sie die Einstellungen für das Verzeichnis

Vergeben Sie Berechtigungen und machen Sie Vorgaben zu Versionierung und Detailfeldern. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den edit Bearbeitungsmodus, um etwas eingeben oder ändern zu können.

  1. Berechtigen Sie alle Benutzer, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Benutzer dazu, Verzeichnisobjekte zu ändern, nur zu lesen, und Bemerkungen hinzufügen zu könenn.
  2. Aktivieren Sie Dokumente versionieren, um Änderungen an Objekten zu protokollieren und alte Versionen als Kopie zu speichern.
  3. Im Feld Detail Feldnamen für Objekte fügen Sie die Feldnamen von Detailfeldern ein, die für das Verzeichnis zur Verfügung stehen sollen.
  4. Aktivieren Sie In allen Benutzerfavoriten anzeigen, um das Verzeichnis unternehmensweit in allen Favoritenlisten anzeigen zu lassen, ohne dass der einzelne Benutzer dies aktiv einfügen oder löschen kann.
  5. Aktivieren Sie Objekte in Anzeigemodus öffnen, um oft gelesene Dokumente nicht bei jedem Zugriff für andere Benutzer zu sperren.
  6. Legen Sie Stichwörter im Eingabefenster rechts oben an. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
    Die Stichwörter dienen der besseren Zuordnung und leichteren Suche nach Objekten.
  7. save Speichern Sie das neue Verzeichnis.

Fügen Sie neue Objekte in das Verzeichnis ein

Fügen Sie die gewünschten Objekte in ein neues Verzeichnis ein. Auch wenn das Verzeichnis selbst nur im nur lesen Anzeigemodus geöffnet ist, können Verzeichnisobjekte eingefügt oder gelöscht werden.

  1. Gehen Sie mit Linksklick in der Werkzeugleiste des Eingabefensters auf die neuNeuanlage expand für unterschiedliche Objekte:
    1. unterschiedliche Dateien (Textdokumente, Bilder, Tabellen)
    2. Datensätze aller Tabellen (Adressen, Vorgänge etc.)
    3. Verknüpfungen (Datei- oder Ordnerverknüpfungen, URLs)
  2. Mit Rechtsklick auf ein Verzeichnisobjekt und neuNeuanlage können Sie weitere Objekte entweder auf untergeordneter Ebene Einhaegen einhängen, oder auf derselben Ebene Anfuegen anfügen.
  3. Verschieben Sie Verzeichnisobjekte mit gedrückter linker Maustaste (Drag-and-Drop) nach oben oder unten. Das Objekt wird immer unterhalb des Objektes eingefügt, auf dem die Maus stehen bleibt.
  4. Um ein Objekt an oberster Stelle zu plazieren, ziehen Sie das darüberliegende Objekt nach unten.
  5. Klicken Sie im Eingabefenster des Verzeichnisses in der horizontalen Werkzeugleiste auf detailsDetails, um im großen Fenster rechts eine detaillierte Liste der Objekte bzw. eine Objektvorschau zu sehen.
  6. save Speichern Sie das neue Verzeichnis.

Vergeben Sie Stichwörter für Verzeichnisobjekte

Stichwörter, die den Verzeichnisobjekten zugewiesen werden sollen, werden im Verzeichnis selbst angelegt und vergeben. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den editBearbeitungsmodus, um Stichwörter anzulegen. Stichwörter können entweder in der Vorschau oder im geöffneten Objekt zugewiesen werden, auch wenn das Verzeichnis selbst nur im nur lesen Anzeigemodus geöffnet ist.

  1. Geben Sie zuerst im Verzeichnis Verzeichnis die gewünschten Stichwörter im Eingabefenster rechts oben ein. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
  2. Speichern Sie dann das Verzeichnis und aktivieren Sie die details Details, um die neuen Stichwörter zuweisen zu können.
  3. Markieren Sie das gewünschte Objekt im Inhaltsverzeichnis links und öffnen Sie im Vorschaufenster mit Linksklick auf das Icon TypingStichwörter eine Liste der vorhandenen Stichwörter.
  4. Markieren und meldung Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
    Eine Mehrfachauswahl ist möglich, aber die Liste der Stichwörter ist an dieser Stelle nicht erweiterbar. Wenn Sie in der Auswahlliste andere Werte auswählen, werden vorher gesetzte Stichwörter entfernt.
  5. Alternativ öffnen Sie das Objekt mit Doppelklick auf das Objekt im Inhaltsverzeichnis oder mit Rechtklick und edit Öffnen.
  6. Wählen Sie die gewünschten TypingStichwörter aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste und ok Übernehmen Sie.

Suchen Sie Verzeichnisobjekte nach Stichwort

Mit VerzeichnisVerzeichnissesuche SuchenVerzeichnis Objekt Verzeichnisobjekte finden Sie über das Suchfeld Volltextsuche alle Verzeichnisobjekte, die das gesuchte Stichwort zugewiesen haben, auch ohne das Verzeichnis selber zu kennen. Innerhalb eines Verzeichnisses filtern Sie direkt auf ein oder mehrere Typing Stichwörter.

  1. Öffnen Sie das gewünschte VerzeichnisVerzeichnis.
  2. Filtern Sie in der mittleren horizontalen Werkzeugleiste auf die gewünschten Typing Stichwörter expand.
  3. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter Umschalt-Taste und Linksklick möglich. Bei Mehrfachauswahl werden aber nur die Objekte angezeigt, die alle markierten Stichwörter zugewiesen bekommen haben ("Und"-Suche).
  4. Markieren und meldung Übernehmen Sie die gewünschten Stichwörter.
  5. Die Liste der Verzeichnisobjekt mit den gewünschten Stichwörtern erscheint im Inhaltverzeichnis links. Im Vorschaufenster rechts, das sichtbar wird, wenn Sie details Details aktivieren, werden weiterhin alle Objekte angezeigt.
  6. Um im Inhaltsverzeichnis wieder alle Objekt angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf Typing Stichwörter SelectNone Auswahl verwerfen.

Verwenden Sie datensatzspezifische Verzeichnisse

In Adresse Adressenartikel ArtikelnVA Veranstaltungen und projekt Projekten gibt es ab der Version 12.1 Datensatzverzeichnisse. Legen Sie hier Datenblätter, andere Dokumente, Bilder oder Objekte jeder Art zu genau einem Datensatz ab.

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste des Datensatzes zum Verzeichnis Verzeichnis.
  2. Wenn in den Tabellendetails Tabellendetails zu der Datensatztabelle ( Adressen, Artikeln, Veranstaltungen oderProjekte) bereits Standardordner angelegt wurden, erscheinen diese automatisch.
  3. Wenn in Datenblattvorlagen bereits Verzeichnisordner als Ablageorte vorbelegt sind, werden diese Ordner automatisch dann angelegt, wenn das erste Datenblatt Datenblatt auf Basis der Vorlage geöffnet und gespeichert wird.
  4. Legen Sie eigene Ordner Bestellung Ordner oder andere Verzeichnisobjekte mit Klick auf new Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste an. Verzeichnisobjekte können hinzugefügt oder gelöscht werden, ohne dass das Verzeichnis selbst im Änderungsmodus geöffnet ist.
  5. Um das Datensatzverzeichnis selber zu bearbeiten, fügen Sie zuerst mindestens ein Verzeichnisobjekt ein.
    1. Klicken Sie auf das Verzeichnisobjekt und in der darüberliegenden Werkzeugleiste auf edit Öffnen.
    2. Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste Verzeichnis Verzeichnis öffnen und dann oben links edit Ändern.
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