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Using directories

Jedes Unternehmen, jeder Einzelbetrieb, jede Abteilung oder Mitarbeiter benötigen für die tägliche Arbeit unabhängig von einem konkreten Kunden oder Auftrag immer wieder bestimmte Informationen oder Daten wie Unternehmensrichtlinien, Adresslisten, Statistiken, Dokumente, Bilder oder Vorlagen. In der Funktion Verzeichnis Verzeichnisse auf dem Reiter Basis Basis werden Dateien aller Formate strukturiert abgelegt und jedem Bp Event-Benutzer zugänglich gemacht. Dabei hat jeder Betrieb und jeder Benutzer die Möglichkeit, eigene Favoritenverzeichnisse für den jeweiligen Bedarf anzulegen.

From Bp Event Version 12.1, there are also dataset-specific directories for addresses, items, events and projects.

  • Open a new directory

    If you want to store documents, files or data records on a topic in a structured way for yourself or your company, create a new Verzeichnis directory .

    1. Go to the Basis  Home tab on the function bar.
    2. Click on the dropdown triangle next to next to Directoryexpand Directories and select neu New. A new directory will open.
    3. Geben Sie den Namen des Verzeichnisses an. Je präziser der Name formuliert ist, desto besser sind die Inhalte wiederzufinden und zuzuordnen.
    4. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window
  • Edit the directory settings

    Assign permissions and make settings for versioning and detail fields. In an existing directory, first switch to the edit editing modevia the button in the top toolbar to be able to enter or change something.

    1. Authorise all users, certain groups or only individual users to change directory objects to , to read only , and to add comments .
    2. Activate Version documentsto log changes to objects and save old versions as a copy.
    3. In the field Detail field names for objects , insert the field names of detail fields that are to be available for the directory.
    4. Activate Show in all user favouritesto display the directory company-wide in all favourites lists without the individual user being able to actively add or delete it.
    5. Activate Open objects in display modeto prevent frequently read documents from being locked for other users every time they are accessed.
    6. Create keywords in the input window at the top right. Write each keyword in a new line.
      The keywords are used for better categorisation and easier searching for objects.
    7. save Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Add new objects to the directory

    Add the desired objects to a new directory. Even if the directory itself is only open in the nur lesen display mode , directory objects can be inserted or deleted.

    1. Left-click in the toolbar of the input window at neu New expand for different objects:
      1. Different files (text documents, images, tables)
      2. Datensätze aller Tabellen (Adressen, Vorgänge etc.)
      3. Links (file or folder links, URLs)
    2. By right-clicking on a directory object and neu New , you can either attach further objects on a subordinate level Einhaegen , or on the same level Anfuegen .
    3. Move directory objects up or down by holding down the left mouse button (drag-and-drop). The object is always inserted below the object on which the mouse remains.
    4. To place an object at the top, drag the object above it downwards.
    5. In the directory input window, click on detailsDetailsin the horizontal toolbar to see a detailed list of objects or an object preview in the large window on the right.
    6. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Assign keywords to directory objects

    Stichwörter, die den Verzeichnisobjekten zugewiesen werden sollen, werden im Verzeichnis selbst angelegt und vergeben. In einem bereits vorhandenen Verzeichnis wechseln Sie zuerst über die Schaltfläche in der obersten Werkzeugleiste in den edit Bearbeitungsmodus, um Stichwörter anzulegen. Stichwörter können entweder in der Vorschau oder im geöffneten Objekt zugewiesen werden, auch wenn das Verzeichnis selbst nur im nur lesen Anzeigemodus geöffnet ist.

    1. Geben Sie zuerst im Verzeichnis Verzeichnis die gewünschten Stichwörter im Eingabefenster rechts oben ein. Schreiben Sie dabei jedes Stichwort in eine neue Zeile.
    2. Then save the directory and activate details Detailsto be able to assign the new keywords.
    3. Mark the desired object in the table of contents on the left and open a list of the existing keywords in the preview window by left-clicking on the icon Typing Keywords .
    4. Highlight and meldung Apply the desired keywords.
      Multiple selection is possible, but the list of keywords cannot be extended at this point. If you select other values in the selection list, previously set keywords are removed.
    5. Alternatively, open the object by double-clicking on the object in the table of contents or by right-clicking and edit Open.
    6. Select the desired Typing keywords from the selection list in the horizontal toolbar and ok Apply you.
  • Search directory objects by keyword

    With Verzeichnis directories > Verzeichnis Objekt directory objects > suche Search you can find all directory objects that have the keyword you are looking for via the search field full text search , even without knowing the directory itself. Within a directory, filter directly on one or more Typing keywords.

    1. Open the desired Verzeichnisdirectory.
    2. In the centre horizontal toolbar, filter on the desired Typing Keywords expand.
    3. Eine Mehrfachauswahl ist mit gedrückter Umschalt-Taste und Linksklick möglich. Bei Mehrfachauswahl werden aber nur die Objekte angezeigt, die alle markierten Stichwörter zugewiesen bekommen haben ("Und"-Suche).
    4. Highlight and meldung Apply the desired keywords.
    5. Die Liste der Verzeichnisobjekt mit den gewünschten Stichwörtern erscheint im Inhaltverzeichnis links. Im Vorschaufenster rechts, das sichtbar wird, wenn Sie details Details aktivieren, werden weiterhin alle Objekte angezeigt.
    6. Um im Inhaltsverzeichnis wieder alle Objekt angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf Typing Stichwörter > SelectNone Auswahl verwerfen.
  • Search for directory objects via the search or recently opened records

     Directory objects are called up again via a separate search.

    1. Click on the disclosure triangle next to Directories and select the sub-item    Directory objects.
    2. Open a dialogue window via the Search , or select one of the Recently opened records if you have only recently worked with the object.
  • Use record-specific directories

    In Adresse Adressen, artikel Artikeln, VA Veranstaltungen und projekt Projekten gibt es ab der Version 12.1 Datensatzverzeichnisse. Legen Sie hier Datenblätter, andere Dokumente, Bilder oder Objekte jeder Art zu genau einem Datensatz ab.

    1. In the side navigation bar of the data record, go to Directory directory.
    2. If standard folders have already been created for the record table (accounts, items, events or projects) in the Tabellendetails table details , they appear automatically.
    3. If directory folders are already preset as storage locations in data sheet templates, these folders are automatically created when the first Datenblatt data sheet is opened and saved based on the template.
    4. Create your own Ordner Bestellung folders or other directory objects by clicking on new New creation in the horizontal toolbar. Directory objects can be added or deleted without the directory itself being open in change mode.
    5. To edit the data set directory itself, first insert at least one directory object.
      1. Click on the directory object and in the toolbar above click on edit Open.
      2. Click in the top toolbar Verzeichnis Open directory and then in the top left edit Change.