Wie verwende ich Prozesse^M?

• Legen Sie eine neue Prozessvorlage an

  Ein dokumentierter und visualisierter Geschäftsprozess hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bei der Optimierung von Abläufen und bei der Fehlersuche. Die Zuweisung von Aufgaben und Tätigkeiten an Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter sorgt dafür, dass Aufgaben weder doppelt ausgeführt noch vergessen werden. Die Formulierung des Zwecks macht es leichter zu überprüfen, ob der Prozess sein Ziel erreicht.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  neben  Prozesse und wählen Sie Prozessvorlagen > Neuanlage und ggf. den Betrieb. Alternativ gehen Sie über den Reiter Vorlagen >  Prozesse > Neuanlage.
  3. Geben Sie den Titel der Prozessvorlage an. Das zweite Eingabefeld erlaubt einen Kurznamen.
     Bsp.: Bearbeitung einer Kundenanfrage für eine Veranstaltung
  4. Geben Sie der Prozessvorlage eine Versionsnummer, um Anpassungen und Änderungen nachverfolgen zu können. Sobald Prozessdokumentationen auf Basis einer Vorlage gespeichert werden, kann die Vorlage in ihrer Struktur nicht mehr geändert werden. Weisen Sie der Prozessvorlage über die erweiterbare Auswahlliste einen Typ zu, um die Suche zu erleichtern.
  5. Erläutern Sie die Prozessvorlage genauer in den Feldern Beschreibung und Zweck im unteren Bereich des Eingabefensters.
     Bsp.: Beschreibung: Vorgehen bei ersten Kundenanfragen. Zweck: Abklärung von möglichen Terminen und ersten Kundenwünschen zur Weitergabe an das Eventbüro.
  6.  Aktivieren Sie die Vorlage nach Fertigstellung mit Klick auf das Icon  Nicht aktiv, um sie den Mitarbeitern zugänglich zu machen.
  7. Speichern Sie die Prozessvorlage über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
• Legen Sie den Prozessablauf an

  Der Geschäftsprozess wird auf dem Reiter  Ablauf in Listenform (links) und grafisch (Mitte) visualisiert.

  1. Der erste Ablaufschritt  Start ist bereits vorhanden. Öffnen Sie die Details zu diesem Ablaufschritt mit Linksklick entweder in der Liste ganz links oder in der grafischen Darstellung.
  2. Alternativ öffnen Sie über Rechtsklick  Bearbeiten.
  3. Geben Sie rechts unter Details den Titel des Ablaufschrittes und eine genauere Beschreibung ein.
     Bsp.: Kundenanfrage als auslösende Aktion, verantwortlich ist das Verkaufsbüro. Anfragen kommen telefonisch, per E-Mail oder Fax.
  4. Im Bereich Eigenschaften bei der Ausführung legen Sie fest, welche Bedingungen für den Ablaufschritt gelten sollen, wer und wie den Schritt durchführen darf und wie dokumentiert werden soll.
  5. Unter Verantwortlichkeit können Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter benannt werden, die für diesen Schritt zuständig sein sollen.
• Fügen Sie weitere Ablaufschritte an

  Weitere Schritte in einem Geschäftsprozess fügen Sie mit Rechtsklick auf den letzten Ablaufschritt an. Jeder Ablaufschritt kann einen eigenen Namen, Beschreibung und Verantwortlichen haben.

  1. Wenn eine Aktion automatisch eine andere auslöst, wählen Sie  Aktion anfügen.
  2. Wenn eine Aktion Alternativen zulässt, wählen Sie  Entscheidung anfügen. Standardmäßig werden zwei Optionen angelegt. Gehen Sie mit Rechtsklick auf die Entscheidung >  Option anfügen, um weitere Optionen anzulegen.
  3. Um einen bereits vorhandenen Prozess als Unterprozess hinzuzufügen, wählen Sie  Unterprozess anfügen.
     Bsp.: Auf Kundenanfrage (Aktion 1) überprüft die Verkaufsmitarbeiterin die Raumbelegung für den gewünschten Termin (Aktion 2). Ist der Raum belegt (Option 1), kann nach anderen Räumen oder Terminen gesucht werden (Aktion 3). Ist der Raum frei (Option 2), können weitere Details zur gewünschten Veranstaltung abgefragt werden (Unterprozess 1).
  4. Über  Checkliste anfügen erstellen Sie eine Liste mit Auswahlkästchen, die in der Prozessdokumentation abgehakt werden.
  5. Wenn ein Prozess an einen anderen Kollegen übergeben werden soll, öffnen Sie rechts unten Eigenschaften bei der Ausführung und wählen Sie aus der Liste Durchführen durch den gewünschten Mitarbeiter oder Abteilung.
• Verbinden Sie Ablaufschritte

  Zwischen manchen Ablaufschritten, die nicht direkt aufeinander folgen, gibt es logische Verbindungen. Diese werden durch Pfeile dargestellt.

  1. Klicken Sie auf den Ablaufschritt, von dem der Pfeil ausgehen soll, und wählen Sie mit Rechtsklick  Verbindung einfügen. Von jedem Ablaufschritt kann nur eine Verbindung ausgehen.
  2. Wählen Sie aus der Auswahlliste den Ablaufschritt, zu dem der Pfeil führen soll. Zu jedem Ablaufschritt können beliebig viele Verbindungen hergestellt werden.
  3. Speichern Sie die Prozessvorlage über .
• Löschen Sie Ablaufschritte

  Manchmal werden Schritte in einem Prozess hinfällig. Das Löschen von einzelnen Schritten kann Auswirkungen auf den gesamten Prozess haben, weil abhängige Schritte auch gelöscht werden.

  1. Wenn Sie nur eine einzelne Aktion entfernen wollen, wählen Sie mit Rechtsklick  Löschen.
  2. Wenn Sie eine Aktion und alle folgenden Aktionen, Entscheidungen und Optionen entfernen wollen, wählen Sie mit Rechtsklick Löschen inkl. Nachfolger.
  3. Entscheidungen und Optionen werden immer über Rechtsklick und Löschen inkl. Nachfolger mit allen nachfolgenden Optionen und Aktionen gelöscht.
  4. Speichern Sie die Prozessvorlage über .
• Formatieren Sie den grafischen Prozessablauf

  Die grafische Darstellung des Ablaufs kann über die horizontale Werkzeugleiste individuell formatiert werden.

  1. Legen Sie die verwendete Schriftart und Schriftgröße fest.
  2. Legen Sie die Nummerierung der Ablaufschritte fest (keine, zeilenweise, Ablauf)
  3. Legen Sie Größe und Abstand der Kästchen fest. Form und Farbe der Kästchen sind nicht wählbar.
• Legen Sie eine neue Prozessdokumentation an

  Auf Basis einer Prozessvorlage werden standardisierte Geschäftsprozesse geleitet und gleichzeitig schrittweise dokumentiert. So werden exakte Verfahren durchgesetzt und Kontrollmechanismen durch Weiterleitung und Gegenprüfungen von anderer Stelle aktiviert. Die Prozessvorlage kann hierzu entweder ausgedruckt, oder als Vorlage für eine neue digitale Prozessdokumentation aufgerufen werden. Um eine Prozessvorlage auf Papier als Leitfaden für Mitarbeiter zu verwenden, öffnen Sie die Vorlage und drucken Sie über den Reiter Datenblatt den Prozessablauf aus.

  1. Um einen Prozess digital zu dokumentieren, wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter  Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  neben Prozesse und wählen Sie Neuanlage und ggf. den Betrieb und Neuanlage.
  3. Eine Liste der verfügbaren Prozessvorlagen öffnet sich. Die Liste ist je nach Benutzer unterschiedlich, weil nicht alle Benutzer die gleichen Zugriffsrechte haben.
  4. Wählen Sie mit Doppelklick oder Linksklick und  Übernehmen eine Vorlage aus.
     
  5. Der Titel des Prozesses ist in der Vorlage vorbelegt. Geben Sie oben rechts einen standardisierten Untertitel ein, der den Prozess identifiziert.
     Bsp.: Titel ist "Kundenreklamation", Untertitel "Mauer, Karl am 16.09.2018"
  6. Speichern Sie die Prozessdokumentation über  oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters (Strg+S).
• Befolgen Sie den vorgegebenen Prozessablauf

  Arbeiten Sie auf dem Reiter  Basis die Arbeitsschritte einzeln durch. Auf dem Reiter  Ablauf ist der komplette Prozess zur Übersicht abgebildet.

  1. Der erste Ablaufschritt ist bereits geöffnet. Öffnen Sie die Details zu diesem Ablaufschritt mit Linksklick auf den Ablaufpunkt in der Liste ganz links.
  2. Befolgen Sie die Anweisungen in der Beschreibung über dem Eingabefenster und geben Sie ggf. Bemerkungen ein oder hängen Sie über den Reiter  Dokumente externe Dateien zur Dokumentation an.
  3. Bei Entscheidungsfragen wählen Sie die zutreffende Option.
  4. Sobald der Schritt beendet ist, klicken Sie auf  Weiter. Der nächste Schritt öffnet sich.
  5. Wiederholden Sie das Vorgehen für weitere Schritte, bis der Prozess abgeschlossen oder an einen anderen Benutzer übergeben wird.
  6. Prozesse, die den Status "in Arbeit" haben und auf Ihren Benutzer gestellt sind, erscheinen automatisch in der Liste der Erinnerungen, bis sie abgeschlossen oder an einen anderen Benutzer weitergegeben werden.
  7. Speichern Sie Ihre Eingaben vor dem Schließen.
• Beenden Sie den Prozess

  Der Prozess wird beendet, indem er entweder gespeichert, abgeschlossen, an einen anderen Benutzer übergeben oder abgebrochen wird.

  1. Der Prozess kann zur späteren Weiterbearbeitung  gespeichert und geschlossen werden, sofern dies nicht in der Vorlage verboten wurde.
  2. Solange der Prozess den Status "in Arbeit" hat und auf Ihren Benutzer gestellt ist, erscheint er automatisch in der Liste der Erinnerungen.
  3. Öffnen Sie den angefangenen Prozess zur Vervollständigung mit Doppelklick im Erinnerungsfenster, über Prozesse > Zuletzt geöffnet oder über  Prozesse >  Suchen.

  Wenn alle Schritte erfolgt sind, wird der Prozess abgeschlossen.

  1. Nach Bearbeitung alle Ablaufschritte erfolgt die Meldung "Damit ist der Prozess abgeschlossen."
  2. Um den Prozess für weitere Änderungen offenzuhalten, wählen Sie Fortfahren.
  3. Um den Prozess abzuschliessen, wählen Sie Speichern und schliessen.

  An manchen Prozessen sind mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen beteiligt, an die die weitere Bearbeitung übertragen wird.

  1. Wenn Ihr Arbeitsschritt beendet ist, klicken Sie auf  Weiter.
  2. Der nächste Schritt öffnet sich. Wenn in der Vorlage ein anderer Benutzer als verantwortlich für die Durchführung eingetragen wurde, wählen Sie Speichern und schliessen.
  3. Der übergebene Prozess erscheint dann in der Liste der Erinnerungen des verantwortlichen Mitarbeiters.

  In einzelnen Fällen kann es sinnvoll sein, Prozesse unvollständig abzubrechen, weil sie sich erledigt haben.

  1. Öffnen Sie den Prozess und klicken Sie oben rechts neben der Statusangabe auf  Prozess abbrechen.
  2. Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage.