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Wie lege ich externe Dokumente ab?

Wie lege ich externe DokumenteM ab?

  • Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an

    Externe Dokumente werden in Dokumentenpaketen entweder einzeln oder thematisch gruppiert abgelegt. Für Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten, die immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht werden, gibt es die Ablage "Allgemeine Dokumente". Alle Dokumentenpakete, die nicht ausdrücklich zu einem einzelnen Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) gehören, sollten hier abgelegt werden.

    1. Öffnen Sie auf dem Reiter icon vorlagen Vorlagen > Dokumentenablage Dokumente > neu Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
    2. Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
    3. Wählen Sie aus der Auswahlliste, wer als Besitzer das Änderungsrecht und welche Benutzer oder Benutzergruppen ein Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
    4. Klicken Sie auf neu Hinzufügen > import festplatte Dateien, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
      Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf das Eingabefenster und lassen Sie die linke Maustaste los.
    5. Klicken Sie auf neu Hinzufügen>Dokumentenablage Allgemeine Dokumente, um bereits existierende Dokumente zu übernehmen.
    6. Speichern Speichern Sie Ihe Änderungen. Das neue Dokumentenpaket liegt automatisch in der Ablage "Allgemeine Dokumente".
  • Legen Sie ein Dokumentenpaket zu einem existierenden Datensatz an

    Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.

    1. In der VA Veranstaltung öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket über Neu Aus Neuanlage > Dokumentenablage Dokumentenpaket in der horizontale Werkzeugleiste. Zu der Veranstaltung angelegte Pakete finden Sie in der seitlichen Navigationsleiste im infocenter Info Center unter der Datenbank Datenquelle > Dokumentenablage Dokumente.
    2. In der Adresse Adresse gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste auf infocenter Info Center und aktivieren die Datenbank Datenquelle> Dokumentenablage Dokumente. Dann öffnen Sie über neu Neuanlage > Dokumentenablage Dokumentenpaket ein neues Paket.
    3. Bei neuen E Mail E-Mails wechseln Sie zum Reiter Anhang Anhänge und fügen überNeu Aus Hinzufügen> > import festplatte Dateien externe Dokumente ein.
    4. Bei neuen mail Internen Nachrichten legen Sie neue Dokumentenpakete unter dem Reiter Anhang Anhänge an.
    5. Auch im artikel Artikel, im projekt Projekt und im termine Termin, in szenarienverwaltung Szenarien und Einträgen im Ereigniskalender Ereigniskalender finden Sie die Dokumentenablage Dokumentenablage entweder in eigenen Reitern, links in der Navigationsleiste oder auch als eigenes Eingabefeld.
    6. Speichern Speichern Sie. Das Dokumentenpaket ist automatisch zu dem Datensatz gespeichert, zu dem es angelegt wurde.
  • Kopieren Sie Dokumente von einem Dokumentenpaket in ein anderes

    Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.

    1. Öffnen Sie das existierende Dokumentenablage Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
    2. Einzelne Dokumente aus dem Paket markieren Sie mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste.
    3. Um in ein anderes Paket zu kopieren, wählen Sie Kopieaufklappen v2  > DokumentenAblage Liste In ein anderes Paket kopieren.
    4. Wenn das existierende Dokumentenpaket mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) verknüpft ist, wird angeboten, zu diesem verknüpften Datensatz ein neues Paket anzulegen.
    5. Um ein ganz neues Paket anzulegen, wählen Sie neu Neues Dokumentenpaket. Es ist noch kein Ablageort verknüpft.
    6. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Verknuepfen Mit anderem Datensatz verknüpfen, und suchen Sie die gewünschte Tabelle und Datensatz.
    7. Um das Dokument in ein bereits vorhandenes Paket zu kopieren, wählen Sie suche Suche Dokumentenpaket.
    8. Der vorbelegte Ablageort in der Suche ist der Ordner Allgemeine Dokumente. Öffnen Sie die Auswahlliste mit Linksklick, um einen oder mehrere andere Ablagen auszuwählen.
    9. Übernehmen Sie das gewünschte Paket aus der Liste der Ergebnisse mit ok  Übernehmen.
    10. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie Dokumente aus einem Dokumentenpaket in ein anderes ein

    Externe Dokumente können aus anderen Dokumentenpaketen heraus kopiert werden.

    1. Öffnen Sie ein neues Dokumentenablage Dokumentenpaket.
    2. Mit Dokumentenliste neu Hinzufügen > Dokumentenablage Allgemeine Dokumente ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste öffnen Sie die Ablage Dokumentenablage Allgemeine Dokumente.
    3. Markieren Sie einzelne Dokumentenpakete aus der Ablage mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste und ok Übernehmen Sie.
    4. Öffnen Sie mit Linksklick auf suche Suchen in der horizontalen Werkzeugleiste der Dokumentenliste die Suche für alle Dokumente und Ablagen.
    5. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
      1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
      2. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAll Alle Zeilen auswählen und ok Übernehmen.
      3. Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNone Auswahl verwerfen und ok Übernehmen.
    6. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
    7. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
    8. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
    9. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Kopieren Sie ein ganzes Dokumentenpaket zu einem anderen Datensatz

    Pakete mit externen Dokumenten, die schon zu einem Datensatz gespeichert sind, können komplett in andere Datensätzen kopiert werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Kontexten mehr als ein Dokumentenpaket erlaubt ist (z.B. für Adressen, Artikel, Veranstaltungen).

    1. Öffnen Sie das existierende Dokumentenablage Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
    2. Kopieren Sie mit Speichern  > Kopie Speichern und kopieren ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste das gesamte Paket innerhalb der ursprünglichen Ablage (Adresse, Veranstaltung etc.).
      Hinweis: Wenn Sie das Dokumentenpaket nicht erst kopieren, bevor Sie die Verknüpfung ändern, verschwindet das Paket danach aus dem Originaldatensatz.
    3. Über das Aufklappdreieck neben dem verknüpften Datensatz wählen Sie mit suche Auswählen einen anderen Datensatz derselben Art (Adresse, Veranstaltung etc.).
    4. Um das Paket mit einem Datensatz einer anderen Tabelle zu verknüpfen, wählen Sie erst Entfernen Zuweisung lösen und dannVerknuepfen Mit anderem Datensatz verknüpfen.
    5. Wählen Sie die gewünschte Tabelle und den Datensatz und Speichern Speichern Sie.
  • Aktualisieren Sie Dokumente in Dokumentenpaketen

    Viele vorhandene Dokumentenpakete müssen regelmäßig aktualisiert werden. Um die Dokumente nicht jedes mal löschen und neu einfügen zu müssen, können sie einfach neu geladen werden. Voraussetzung ist, dass der Name des Dokumentes gleich bleibt.

    1. Öffnen Sie ein vorhandenes Dokumentenablage Dokumentenpaket.
    2. Markieren Sie mit Klick das gewünschte Dokument in der Dokumentenliste.
      1. Wenn das Dokument schon extern aktualisiert wurde, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf edit Öffnen > import festplatte Von Festplatte neu laden.
      2. Wenn das Dokument noch nicht bearbeitet wurde, klicken Sie auf edit Öffnen > edit Öffnen und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
      3. save Speichern Sie dann das Dokument und wählen Sie auf Nachfrage Änderungen übernehmen.
    3. save Speichern und schließen Sie das Dokumentenablage Dokumentenpaket.
  • Speichern Sie E-Mail-Anhänge als Allgemeine Dokumente in einem Dokumentenpaket

    Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden. Dokumente, die allgemein zugänglich und nicht mit einem bestimmten Datensatz verknüpft sein sollen, legen Sie in der Ablage "Allgemeine Dokumente" an.

    1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
    2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Dokumentenablage In Dokumentenpaket ablegen.
    4. Wählen Sie neu Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
    5. Geben Sie den Namen des Dokumentenpaketes und weitere Felder ein (Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an).
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Speichern Sie E-Mail-Anhänge in einem Dokumentenpaket zu einem verknüpften Datensatz

    E-Mail-Anhänge können in einem Dokumentenpaket abgelegt werden, das mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung, TerminM etc.) verknüpft ist.

    Legen Sie den Anhang in ein breits vorhandenes Dokumentenpaket ab:

    1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
    2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Dokumentenablageaufklappen v2 In Dokumentenpaket ablegen.
    4. Wählen Sie suche Suche Dokumentenpaket.
    5. Wählen Sie im Suchfenster in einem oder mehreren Ablageorten.
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.

    Legen Sie ein neues Dokumentenpaket mit Verknüpfung zu einem Datensatz an:

    1. Verknüpfen Sie die E-Mail über Mail ablegen Ablegen in der horizontalen Werkzeugleiste mit einem der zur Verfügung stehenden Datensätze.
      Bsp.: Adresse, Veranstaltung, Termin
    2. Öffnen Sie auf Nachfrage die E-Mail und gehen Sie zum Reiter Anhang Anhänge.
    3. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    4. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Dokumentenablageaufklappen v2 In Dokumentenpaket ablegen.
    5. Als erste Option wird die Ablage zur verknüpfte Adresse (Veranstaltung, Termin) über neu Neuanlage angeboten.
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Speichern Sie E-Mail-Anhänge extern

    Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können extern auf der Festplatte abgelegt werden.

    1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
    2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf export festplatte Auf Festplatte speichern.
    4. Ihr Explorerfenster öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Ablageort und speichern Sie.
  • Suchen Sie Dokumente oder Dokumentenpakete

    Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.

    1. Öffnen Sie auf dem Reiter icon vorlagen Vorlagen mit Linksklick auf Dokumentenablage Dokumente die Suche.
    2. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
      1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
      2. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAll Alle Zeilen auswählen und ok Übernehmen.
      3. Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNone Auswahl verwerfen und ok Übernehmen.
    3. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
    4. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
    5. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse. Über Historie Letzte Suchen öffnen Sie eine Liste der zuletzt durchgeführten Suchen, die Sie erneut ausführen oder aufrufen und ändern können (Wie suche ich ...?)
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