Wie lege ich externe DokumenteM ab?
- Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an
Externe Dokumente werden in Dokumentenpaketen entweder einzeln oder thematisch gruppiert abgelegt. Für Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten, die immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht werden, gibt es die Ablage "Allgemeine Dokumente". Alle Dokumentenpakete, die nicht ausdrücklich zu einem einzelnen Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) gehören, sollten hier abgelegt werden.
- Öffnen Sie auf dem Reiter
Vorlagen >
Dokumente >
Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
- Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
- Wählen Sie aus der Auswahlliste, wer als Besitzer das Änderungsrecht und welche Benutzer oder Benutzergruppen ein Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
- Klicken Sie auf
Hinzufügen >
Dateien, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf das Eingabefenster und lassen Sie die linke Maustaste los. - Klicken Sie auf
Hinzufügen >
Allgemeine Dokumente, um bereits existierende Dokumente zu übernehmen.
Speichern Sie Ihe Änderungen. Das neue Dokumentenpaket liegt automatisch in der Ablage "Allgemeine Dokumente".
- Öffnen Sie auf dem Reiter
- Legen Sie ein Dokumentenpaket zu einem existierenden Datensatz an
Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.
- In der
Veranstaltung öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket über
Neuanlage >
Dokumentenpaket in der horizontale Werkzeugleiste. Zu der Veranstaltung angelegte Pakete finden Sie in der seitlichen Navigationsleiste im
Info Center unter der
Datenquelle >
Dokumente.
- In der
Adresse gehen Sie in der seilichen Navigationsleiste auf
Info Center und aktivieren die
Datenquelle >
Dokumente. Dann öffnen Sie über
Neuanlage >
Dokumentenpaket ein neues Paket.
- Bei neuen
E-Mails wechseln Sie zum Reiter
Anhänge und fügen über
Hinzufügen >
Dateien externe Dokumente ein.
- Bei neuen
Internen Nachrichten legen Sie neue Dokumentenpakete unter dem Reiter
Anhänge an.
- Auch im
Artikel, im
Projekt und im
Termin, in
Szenarien und Einträgen im
Ereigniskalender finden Sie die
Dokumentenablage entweder in eigenen Reitern, links in der Navigationsleiste oder auch als eigenes Eingabefeld.
- Speichern Sie über
. Das Dokumentenpaket ist automatisch zu dem Datensatz gespeichert, zu dem es angelegt wurde.
- In der
- Kopieren Sie Dokumente von einem Dokumentenpaket in ein anderes
Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.
- Öffnen Sie das existierende
Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
- Einzelne Dokumente aus dem Paket markieren Sie mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste.
- Um in ein anderes Paket zu kopieren, wählen Sie
>
In ein anderes Paket kopieren.
- Wenn das existierende Dokumentenpaket mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) verknüpft ist, wird angeboten, zu diesem verknüpften Datensatz ein neues Paket anzulegen.
- Um ein ganz neues Paket anzulegen, wählen Sie
Neues Dokumentenpaket. Es ist noch kein Ablageort verknüpft.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf
Mit anderem Datensatz verknüpfen, und suchen Sie die gewünschte Tabelle und Datensatz.
- Um das Dokument in ein bereits vorhandenes Paket zu kopieren, wählen Sie
Suche Dokumentenpaket.
- Der vorbelegte Ablageort in der Suche ist der Ordner Allgemeine Dokumente. Öffnen Sie die Auswahlliste mit Linksklick, um einen oder mehrere andere Ablagen auszuwählen.
- Übernehmen Sie das gewünschte Paket aus der Liste der Ergebnisse mit
Übernehmen.
- Speichern Sie über
.
- Öffnen Sie das existierende
- Fügen Sie Dokumente aus einem Dokumentenpaket in ein anderes ein
Externe Dokumente können aus anderen Dokumentenpaketen heraus kopiert werden.
- Öffnen Sie ein neues
Dokumentenpaket.
- Mit Dokumentenliste
Hinzufügen >
Allgemeine Dokumente ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste öffnen Sie die Ablage
Allgemeine Dokumente.
- Markieren Sie einzelne Dokumentenpakete aus der Ablage mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste und
Übernehmen Sie.
- Öffnen Sie mit Linksklick auf
Suchen in der horizontalen Werkzeugleiste der Dokumentenliste die Suche für alle Dokumente und Ablagen.
- In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
- Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
- Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster
Alle Zeilen auswählen und
Übernehmen.
- Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster
Auswahl verwerfen und
Übernehmen.
- Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
- Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
- Klicken Sie auf
Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
- Speichern Sie über
.
- Öffnen Sie ein neues
- Kopieren Sie ein ganzes Dokumentenpaket zu einem anderen Datensatz
Pakete mit externen Dokumenten, die schon zu einem Datensatz gespeichert sind, können komplett in andere Datensätzen kopiert werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Kontexten mehr als ein Dokumentenpaket erlaubt ist (z.B. für Adressen, Artikel, Veranstaltungen).
- Öffnen Sie das existierende
Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
- Kopieren Sie mit
>
Speichern und kopieren ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste das gesamte Paket innerhalb der ursprünglichen Ablage (Adresse, Veranstaltung etc.).
Hinweis: Wenn Sie das Dokumentenpaket nicht erst kopieren, bevor Sie die Verknüpfung ändern, verschwindet das Paket danach aus dem Originaldatensatz. - Über das Aufklappdreieck neben dem verknüpften Datensatz wählen Sie mit
Auswählen einen anderen Datensatz derselben Art (Adresse, Veranstaltung etc.).
- Um das Paket mit einem Datensatz einer anderen Tabelle zu verknüpfen, wählen Sie erst
Zuweisung lösen und dann
Mit anderem Datensatz verknüpfen.
- Wählen Sie die gewünschte Tabelle und den Datensatz und
Speichern Sie.
- Öffnen Sie das existierende
- Aktualisieren Sie Dokumente in Dokumentenpaketen
Viele vorhandene Dokumentenpakete müssen regelmäßig aktualisiert werden. Um die Dokumente nicht jedes mal löschen und neu einfügen zu müssen, können sie einfach neu geladen werden. Voraussetzung ist, dass der Name des Dokumentes gleich bleibt.
- Öffnen Sie ein vorhandenes
Dokumentenpaket.
- Markieren Sie mit Klick das gewünschte Dokument in der Dokumentenliste.
- Wenn das Dokument schon extern aktualisiert wurde, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf
Öffnen >
Von Festplatte neu laden.
- Wenn das Dokument noch nicht bearbeitet wurde, klicken Sie auf
Öffnen >
Öffnen und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Speichern Sie dann das Dokument und wählen Sie auf Nachfrage Änderungen übernehmen.
- Wenn das Dokument schon extern aktualisiert wurde, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf
Speichern und schließen Sie das
Dokumentenpaket.
- Öffnen Sie ein vorhandenes
- Speichern Sie E-Mail-Anhänge als Allgemeine Dokumente in einem Dokumentenpaket
Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden. Dokumente, die allgemein zugänglich und nicht mit einem bestimmten Datensatz verknüpft sein sollen, legen Sie in der Ablage "Allgemeine Dokumente" an.
- Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf
In Dokumentenpaket ablegen.
- Wählen Sie
Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
- Geben Sie den Namen des Dokumentenpaketes und weitere Felder ein (Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an).
- Speichern Sie über
.
- Speichern Sie E-Mail-Anhänge in einem Dokumentenpaket zu einem verknüpften Datensatz
E-Mail-Anhänge können in einem Dokumentenpaket abgelegt werden, das mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung, TerminM etc.) verknüpft ist.
Legen Sie den Anhang in ein breits vorhandenes Dokumentenpaket ab:
- Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf
In Dokumentenpaket ablegen.
- Wählen Sie
Suche Dokumentenpaket.
- Wählen Sie im Suchfenster in einem oder mehreren Ablageorten.
- Speichern Sie über
.
Legen Sie ein neues Dokumentenpaket mit Verknüpfung zu einem Datensatz an:
- Verknüpfen Sie die E-Mail über
Ablegen in der horizontalen Werkzeugleiste mit einem der zur Verfügung stehenden Datensätze.
Bsp.: Adresse, Veranstaltung, Termin - Öffnen Sie auf Nachfrage die E-Mail und gehen Sie zum Reiter
Anhänge.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf
In Dokumentenpaket ablegen.
- Als erste Option wird die Ablage zur verknüpfte Adresse (Veranstaltung, Termin) über
Neuanlage angeboten.
- Speichern Sie über
.
- Speichern Sie E-Mail-Anhänge extern
Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können extern auf der Festplatte abgelegt werden.
- Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf
Auf Festplatte speichern.
- Ihr Explorerfenster öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Ablageort und speichern Sie.
- Suchen Sie Dokumente oder Dokumentenpakete
Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.
- Öffnen Sie auf dem Reiter
Vorlagen mit Linksklick auf
Dokumente die Suche.
- In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
- Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
- Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster
Alle Zeilen auswählen und
Übernehmen.
- Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster
Auswahl verwerfen und
Übernehmen.
- Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
- Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
- Klicken Sie auf
Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse. Über
Letze Suchen öffnen Sie eine Liste der zuletzt durchgeführten Suchen, die Sie erneut ausführen oder aufrufen und ändern können (Wie suche ich ...?)
- Öffnen Sie auf dem Reiter