Wie lege ich externe DokumenteM ab?
- Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an
Externe Dokumente werden in Dokumentenpaketen entweder einzeln oder thematisch gruppiert abgelegt. Für Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten, die immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht werden, gibt es die Ablage "Allgemeine Dokumente". Alle Dokumentenpakete, die nicht ausdrücklich zu einem einzelnen Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) gehören, sollten hier abgelegt werden.
- Öffnen Sie auf dem Reiter Vorlagen > Dokumente > Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
- Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
- Wählen Sie aus der Auswahlliste, wer als Besitzer das Änderungsrecht und welche Benutzer oder Benutzergruppen ein Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen > Dateien, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf das Eingabefenster und lassen Sie die linke Maustaste los. - Klicken Sie auf Hinzufügen > Allgemeine Dokumente, um bereits existierende Dokumente zu übernehmen.
- Speichern Sie Ihe Änderungen. Das neue Dokumentenpaket liegt automatisch in der Ablage "Allgemeine Dokumente".
- Legen Sie ein Dokumentenpaket zu einem existierenden Datensatz an
Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.
- In der Veranstaltung öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket über Neuanlage > Dokumentenpaket in der horizontale Werkzeugleiste. Zu der Veranstaltung angelegte Pakete finden Sie in der seitlichen Navigationsleiste im Info Center unter der Datenquelle > Dokumente.
- In der Adresse gehen Sie in der seilichen Navigationsleiste auf Info Center und aktivieren die Datenquelle > Dokumente. Dann öffnen Sie über Neuanlage > Dokumentenpaket ein neues Paket.
- Bei neuen E-Mails wechseln Sie zum Reiter Anhänge und fügen über Hinzufügen > Dateien externe Dokumente ein.
- Bei neuen Internen Nachrichten legen Sie neue Dokumentenpakete unter dem Reiter Anhänge an.
- Auch im Artikel, im Projekt und im Termin, in Szenarien und Einträgen im Ereigniskalender finden Sie die Dokumentenablage entweder in eigenen Reitern, links in der Navigationsleiste oder auch als eigenes Eingabefeld.
- Speichern Sie über . Das Dokumentenpaket ist automatisch zu dem Datensatz gespeichert, zu dem es angelegt wurde.
- Kopieren Sie Dokumente von einem Dokumentenpaket in ein anderes
Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.
- Öffnen Sie das existierende Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
- Einzelne Dokumente aus dem Paket markieren Sie mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste.
- Um in ein anderes Paket zu kopieren, wählen Sie > In ein anderes Paket kopieren.
- Wenn das existierende Dokumentenpaket mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) verknüpft ist, wird angeboten, zu diesem verknüpften Datensatz ein neues Paket anzulegen.
- Um ein ganz neues Paket anzulegen, wählen Sie Neues Dokumentenpaket. Es ist noch kein Ablageort verknüpft.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Mit anderem Datensatz verknüpfen, und suchen Sie die gewünschte Tabelle und Datensatz.
- Um das Dokument in ein bereits vorhandenes Paket zu kopieren, wählen Sie Suche Dokumentenpaket.
- Der vorbelegte Ablageort in der Suche ist der Ordner Allgemeine Dokumente. Öffnen Sie die Auswahlliste mit Linksklick, um einen oder mehrere andere Ablagen auszuwählen.
- Übernehmen Sie das gewünschte Paket aus der Liste der Ergebnisse mit Übernehmen.
- Speichern Sie über .
- Fügen Sie Dokumente aus einem Dokumentenpaket in ein anderes ein
Externe Dokumente können aus anderen Dokumentenpaketen heraus kopiert werden.
- Öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket.
- Mit Dokumentenliste Hinzufügen > Allgemeine Dokumente ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste öffnen Sie die Ablage Allgemeine Dokumente.
- Markieren Sie einzelne Dokumentenpakete aus der Ablage mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste und Übernehmen Sie.
- Öffnen Sie mit Linksklick auf Suchen in der horizontalen Werkzeugleiste der Dokumentenliste die Suche für alle Dokumente und Ablagen.
- In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
- Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
- Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Alle Zeilen auswählen und Übernehmen.
- Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Auswahl verwerfen und Übernehmen.
- Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
- Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
- Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
- Speichern Sie über .
- Kopieren Sie ein ganzes Dokumentenpaket zu einem anderen Datensatz
Pakete mit externen Dokumenten, die schon zu einem Datensatz gespeichert sind, können komplett in andere Datensätzen kopiert werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Kontexten mehr als ein Dokumentenpaket erlaubt ist (z.B. für Adressen, Artikel, Veranstaltungen).
- Öffnen Sie das existierende Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
- Kopieren Sie mit > Speichern und kopieren ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste das gesamte Paket innerhalb der ursprünglichen Ablage (Adresse, Veranstaltung etc.).
Hinweis: Wenn Sie das Dokumentenpaket nicht erst kopieren, bevor Sie die Verknüpfung ändern, verschwindet das Paket danach aus dem Originaldatensatz. - Über das Aufklappdreieck neben dem verknüpften Datensatz wählen Sie mit Auswählen einen anderen Datensatz derselben Art (Adresse, Veranstaltung etc.).
- Um das Paket mit einem Datensatz einer anderen Tabelle zu verknüpfen, wählen Sie erst Zuweisung lösen und dann Mit anderem Datensatz verknüpfen.
- Wählen Sie die gewünschte Tabelle und den Datensatz und Speichern Sie.
- Aktualisieren Sie Dokumente in Dokumentenpaketen
Viele vorhandene Dokumentenpakete müssen regelmäßig aktualisiert werden. Um die Dokumente nicht jedes mal löschen und neu einfügen zu müssen, können sie einfach neu geladen werden. Voraussetzung ist, dass der Name des Dokumentes gleich bleibt.
- Öffnen Sie ein vorhandenes Dokumentenpaket.
- Markieren Sie mit Klick das gewünschte Dokument in der Dokumentenliste.
- Wenn das Dokument schon extern aktualisiert wurde, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Öffnen > Von Festplatte neu laden.
- Wenn das Dokument noch nicht bearbeitet wurde, klicken Sie auf Öffnen > Öffnen und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- Speichern Sie dann das Dokument und wählen Sie auf Nachfrage Änderungen übernehmen.
- Speichern und schließen Sie das Dokumentenpaket.
- Speichern Sie E-Mail-Anhänge als Allgemeine Dokumente in einem Dokumentenpaket
Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden. Dokumente, die allgemein zugänglich und nicht mit einem bestimmten Datensatz verknüpft sein sollen, legen Sie in der Ablage "Allgemeine Dokumente" an.
- Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf In Dokumentenpaket ablegen.
- Wählen Sie Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
- Geben Sie den Namen des Dokumentenpaketes und weitere Felder ein (Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an).
- Speichern Sie über .
- Speichern Sie E-Mail-Anhänge in einem Dokumentenpaket zu einem verknüpften Datensatz
E-Mail-Anhänge können in einem Dokumentenpaket abgelegt werden, das mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung, TerminM etc.) verknüpft ist.
Legen Sie den Anhang in ein breits vorhandenes Dokumentenpaket ab:
- Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf In Dokumentenpaket ablegen.
- Wählen Sie Suche Dokumentenpaket.
- Wählen Sie im Suchfenster in einem oder mehreren Ablageorten.
- Speichern Sie über .
Legen Sie ein neues Dokumentenpaket mit Verknüpfung zu einem Datensatz an:
- Verknüpfen Sie die E-Mail über Ablegen in der horizontalen Werkzeugleiste mit einem der zur Verfügung stehenden Datensätze.
Bsp.: Adresse, Veranstaltung, Termin - Öffnen Sie auf Nachfrage die E-Mail und gehen Sie zum Reiter Anhänge.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf In Dokumentenpaket ablegen.
- Als erste Option wird die Ablage zur verknüpfte Adresse (Veranstaltung, Termin) über Neuanlage angeboten.
- Speichern Sie über .
- Speichern Sie E-Mail-Anhänge extern
Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können extern auf der Festplatte abgelegt werden.
- Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
- Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
- Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Auf Festplatte speichern.
- Ihr Explorerfenster öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Ablageort und speichern Sie.
- Suchen Sie Dokumente oder Dokumentenpakete
Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.
- Öffnen Sie auf dem Reiter Vorlagen mit Linksklick auf Dokumente die Suche.
- In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
- Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
- Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Alle Zeilen auswählen und Übernehmen.
- Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster Auswahl verwerfen und Übernehmen.
- Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
- Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
- Klicken Sie auf Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse. Über Letze Suchen öffnen Sie eine Liste der zuletzt durchgeführten Suchen, die Sie erneut ausführen oder aufrufen und ändern können (Wie suche ich ...?)