Wie verwende ich Aktivitäten?

• Öffnen Sie eine neue Aktivität

  Wenn Sie für sich selbst oder einen Mitarbeiter eine Aufgabe notieren wollen, legen Sie eine neue Aktivität an.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Aktivitäten, und wählen Sie  Neuanlage. Die Basisseite der Aktivität öffnet sich.
  3. Geben Sie den Betreff der Aktivität an. Je präziser der Betreff formuliert ist, desto besser ist die Aktivität wiederzufinden und zuzuordnen.
  4. Speichern Sie die neue Aktivität über oben links in der Werkzeugleiste des Eingabefensters.
• Legen Sie Beginn und Ende der Aktivität fest

  Eine Aktivität kann, muss aber nicht, feste Anfangs- und Endzeiten haben. Die angegebenen Zeiten wirken sich direkt auf die Darstellung im Kalender bzw. in der Wiedervorlage aus.

  1. Eine Aktivität ohne Daten oder Uhrzeiten wird ab sofort in der Wiedervorlage angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
  2. Wenn Sie nur einen Beginn eingeben, wird die Aktivität ab diesem Datum und ggf. Uhrzeit als Ganztageseintrag im Kalender angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
  3. Wenn Sie nur ein End- bzw. Fälligkeitsdatum eingeben, wird die Aktivität ab sofort bis zu diesem Datum und ggf. Uhrzeit im Kalender angezeigt. Nach dem angegebenen Datum wird die Aktivität so lange in der Wiedervorlage angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
  4. Wenn Sie ein Anfangs- und Enddatum mit Uhrzeiten angeben, wird die Aktivität wie ein Termin im Kalender angezeigt. Nach dem angegebenen Datum wird sie solange in der Wiedervorlage angezeigt, bis sie mit dem Status „quittiert“ als erledigt markiert wird.
• Wählen Sie verantwortliche Benutzer aus

  Jede Aktivität muss mit mindestens einem Benutzer^M verknüpft sein.

  1. Standardmäßig ist der anlegende Benutzer der Aktivität schon vorbelegt.
  2. Wenn ein anderer oder mehrere Einzelbenutzer die Verantwortung für die Aktivität bekommen sollen, fügen Sie unter  Aktivität > Basis >  Neuanlage über die Auswahlliste neue Benutzer hinzu oder entfernen Sie vorhandene Benutzer.
  3. Wenn eine Benutzergruppe als Ganze für die Aktivität verantwortlich sein soll, fügen Sie die Gruppe ein. Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit Nicht auflösen.
  4. Wenn jedes Mitglied der Gruppe eine Aufgabe selbst erfüllen soll, wählen Sie auf Nachfrage Auflösen. Sie können auch über  Benutzergruppe auflösen alle bereits eingefügten Gruppen in die Einzelbenutzer aufspalten.
  5. Um den Überblick zu behalten, ob die Aktivität von allen Benutzern erledigt wurde, aktivieren Sie die Schaltfläche Jeder muss bestätigen. Die Aktivität erscheint dann solange in der Wiedervorlage eines jeden verantwortlichen Benutzers, bis alle sie als erledigt quittiert haben.
• Geben Sie die Art der Aktivität an

  Für die Verteilung von Aufgaben kann es sinnvoll sein, diese in verschiedene Arten zu ordnen.

  1. Wählen Sie aus der erweiterbaren Auswahlliste die Art der Aktivität oder geben Sie über Liste ändern eine neue Art ein.
  2. Je nach Einstellung können Sie die Aktivitäten in der Wiedervorlage entweder nach Art oder Benutzer  filtern.
• Verknüpfen Sie die Aktivität mit anderen Datensätzen

  Eine Aktivität kann einer bestimmten Adresse, Veranstaltung, oder anderen Datensätzen zugeordnet sein.

  1. Gehen Sie in der Werkzeugleiste der Aktivität auf  Verknüpfung, und wählen Sie aus der Aufklappliste die gewünschte Datenquelle aus.
  2. Es öffnet sich die Standardsuche sowie unter jeder Datenquelle eine Liste der zuletzt geöffneten Datensätze.
  3. Wählen Sie mit Hilfe Ihrer Suchkriterien den gewünschten Datensatz aus, und weisen Sie ihn durch Doppelklick zu.
     Hinweis: Eine Mehrfachauswahl ist hier nicht möglich, die Aktivität kann immer nur einem anderen Datensatz zugeordnet werden. Wenn eine neue Verknüpfung eingefügt wird, wird die bestehende Verknüpfung gelöst.
• Lassen Sie sich an die Aktivität erinnern

  Lassen Sie sich zu einem festgelegten Zeitpunkt an die Aktivität erinnern.

  1. Geben Sie den Beginn der Aktivität an, um die Erinnerung aktivieren zu können.
  2. Aktivieren Sie die Erinnung mit Linksklick auf das Glockenicon rechts neben dem Datum.
  3. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü, wie viele Minuten/Stunden/Tage vor Beginn der Aktivität Sie erinnert werden möchten.
  4. Zum angegeben Zeitpunkt erscheint ein kurzer Hinweis in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand, die nach wenigen Sekunden wieder verschwindet.
  5. Zusätzlich öffnet sich das Fenster  Erinnerungen im Bildschirmvordergrund vor anderen aktiven Fenstern.
  6. Die Aktivität bleibt in der Liste der  Erinnerungen, bis sie dort als  Erledigt oder im Datensatz über den Status "quittiert"wird.