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Wie benutze ich die Raumbelegung?

  • Öffnen Sie die Raumbelegung

    Die Raumbelegung ermöglicht einen schnellen Überblick über freie und gebuchte Räume. Einige Ansichten zeigen immer alle Räume, andere nur die belegten Räume. Je nach Ansicht ist es ausserdem teilweise möglich, direkt neue Veranstaltungen anzulegen.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis  Basis.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil  expand neben VA Veranstaltungen, und wählen Sie raeume Raumbelegung.
    3. Die Basisseite der Raumübersicht öffnet sich zum aktuellen Datum.
    4. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste ganz links Ihre bevorzugte Ansicht:
      1. In der cal view cards Kachelansicht(Umschalt+F5) sehen Sie eine karteikartenähnliche Übersicht aller Räume. Die verschiedenen Raumgruppen sind farblich  gekennzeichnet. Die Veranstaltungen erscheinen chronologisch geordnet unter jedem Raum. Mit Doppelklick auf einen Raum legen Sie eine neue Veranstaltungen an, deren Datum und Raum durch die Auswahl bereits vorbelegt sind. Nur in der Kachelansicht lassen sich zusätzlich die ruestzeit Rüstzeiten für Veranstaltung einblenden.
      2. Die Kalender 15  Kalenderansicht zeigt wie ein gebräuchlicher Tischkalender einen Tag pro Spalte, mit Zeitangaben in 30-Minuten-Intervallen. Ganztägige Einträge erscheinen ganz oben in der Spalte. Die verschiedenen Veranstaltungen werden ohne Raumangabe nebeneinander angezeigt. Gibt es keine Raumbuchungen, so erscheint der Kalender als leer. Mit Doppelklick öffnen Sie eine Raumauswahl und danach eine Veranstaltungsneuanlage. Wenn Sie mit gedrückert linker Maustaste einen Zeitraum markiert haben, sind auch die Uhrzeiten der neuen Veranstaltung schon vorbelegt. Es kann nur ein Raum so ausgewählt werden, weitere Räume müssen in der Veranstaltung selbst hinzugefügt werden.
      3. In der Ansicht cal view timeline  Zeitstrahl mit Überschrift (Umschalt+F6) sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal angeordnet. Alle Räume erscheinen gruppiert, farblich nach Raumgruppen markiert und untereinander. Raumgruppen und unterschiedlicher Veranstaltungsstatus sind farblich gekennzeichnet. Veranstaltungsdetails erscheinen, wenn die Maus auf die Veranstaltung zeigt. Mit Doppelklick auf einen Raum öffnen Sie eine Veranstaltungsneuanlage. Wenn Sie mit gedrückert linker Maustaste einen Zeitraum markiert haben, sind auch die Uhrzeiten der neuen Veranstaltung schon vorbelegt. Es kann nur ein Raum so ausgewählt werden, weitere Räume müssen in der Veranstaltung selbst hinzugefügt werden.
      4. In der Ansicht cal view timeline2 Zeitstrahl mit Zeilenbeschriftung sind sowohl die Tage als auch die Stunden horizontal angeordnet. Die verschiedenen Räume erscheinen gruppiert, farblich markiert und untereinander in der ersten Spalte. Veranstaltungsdetails erscheinen, wenn die Maus auf die Veranstaltung zeigt. Raumdetails erscheinen durch Mauszeiger auf den Raumnamen. Mit Doppelklick auf einen Raum öffnen Sie eine Veranstaltungsneuanlage. Wenn Sie mit gedrückert linker Maustaste einen Zeitraum markiert haben, sind auch die Uhrzeiten der neuen Veranstaltung schon vorbelegt. Es kann nur ein Raum so ausgewählt werden, weitere Räume müssen in der Veranstaltung selbst hinzugefügt werden.
      5. Die cal view days  Tagetabelle (Umschalt+F7) zeigt alle Einträge sortiert nach Raum und Raumgruppe mit einer Spalte pro Tag. Die Zeitangaben finden sich in den einzelnen Einträgen.
      6. In der cal view list  Tageliste werden die Veranstaltungen in einer Spalte chronologisch sortiert, jeweils beginnend mit ganztägigen Einträgen. Es gibt keine Raumangabe. Wenn keine Veranstaltungen stattfinden, ist die Liste leer. Mit Doppelklick in die Liste öffnen Sie eine Raumauswahl und eine Veranstaltungsneuanlage. Das vorbelegte Datum ist immer der aktuelle Tag, nicht der in der Ansicht ausgewählte.

    Hinweis: Raumdetails werden nur angezeigt, sofern sie unter Administration Administration > raeume Räume angegeben wurden.

  • Suchen Sie nach einem bestimmten Datum, Zeitraum oder Wochentag

    Schränken Sie Ihre Suche auf ein festes Datum, einen gewissen Zeitraum oder einen bestimmten Wochentag ein.

    1. Um alle Buchungen an einem bestimmten Datum anzuzeigen, geben Sie über die kalender Datumsauswahl oder durch direkte Eingabe im Datumsfeld einen Tag an.
    2. Um einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen, wählen Sie über die Auswahlliste die gewünschte Anzahl an Tagen ab dem gewählten Startdatum. Es werden höchstens 31 Tage angezeigt.
    3. Um alle Buchungen für einen bestimmten Wochentag anzuzeigen, klicken Sie auf Kalender 7 Nur gewählte Wochentage anzeigen. Wählen Sie die gewünschten Wochentage aus und ok Übernehmen Sie. 
      Die Anzeige springt auf Wochen statt Tage, es werden dann die eingegebene Anzahl von Wochen eingeblendet.
      Beispiel: Freitag, 07.01.2022 > Wochentag: Freitag , Anzahl 5 Wochen: gezeigt werden der  07.01.,14.01., 21.01., 28.01.und 04.02.
    4. Um die Anzeige wieder auf Tage statt Wochen zurückzusetzen, klicken Sie in der Auswahlliste der Wochentage auf SelectNone Auswahl verwerfen und ok Übernehmen Sie.
  • Suchen Sie nach bestimmten Räumen

    Filtern Sie die angezeigten Räume nach Art, Buchungsstatus oder Größe. Die Filter finden Sie in der horizontalen Werkzeugleiste.

    1. Wählen Sie über die Auswahlliste Raumgruppe Raumgruppen eine oder mehrere Gruppe aus. Die Anzahl der ausgewählten Gruppen wird rechts neben der Schaltfläche angezeigt. Welche Räume zu der Raumgruppe gehören sehen Sie in der Auswahlliste für die Raumgruppen, wenn Sie auf den Namen der Gruppe klicken.
    2. In der raeume Raumübersicht können Sie sich Alle, Nur freie bzw. Nur belegte Räume anzeigen lassen.
    3. Um nur Räume einer bestimmten Größe anzuzeigen, geben Sie unter Kapazität eine minimale bzw. maximale Personenzahl ein.
      Hinweis: Sie können nur nach Raumkapazität filtern, wenn unter Administration Administration > raeume Räume Personenzahlen angegeben sind.
    4. Wenn Sie Raum ueber unter Über-/Unterräume angelegt haben, muss deren Anzeige über die Schaltfläche für Ihre Standardeinstellung immer aktiviert sein.
      Bsp.: eine Garderobe die zu einem Saal gehört
  • Speichern Sie Ihre Einstellungen

    Wenn Sie häufig dieselben Filter setzen müssen, um bestimmte Räume oder Zeiten zu suchen, speichern Sie diese Einstellungen als Standard.

    1. Wählen Sie eine bevorzugte Sicht (cal view cards Kacheln, cal view list Liste oder cal view timeline Zeitstrahl).
    2. Wählen Sie Ihre bevorzugten Räume.
    3. Wählen Sie einen Standardzeitraum
    4. Wählen Sie Save Options Einstellung speichern.
    5. Die Raumbelegung öffnet sich ab sofort mit den gespeicherten Einstellungen.
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