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Wie verwende ich To-Do-Listen?

Wie verwende ich To-Do-Listen?

Organisieren und verteilen Sie Aufgaben präzise und einfach mit Checklisten zu allen relevanten Datensätzen, wie z.B. Veranstaltungen, TerminenM, Aktivitäten, Räumen oder Artikeln.

  • Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an

    Zu vielen Arten von Datensätzen kann eine Checkliste angelegt werden, die einen Überblick über erledigte und ausstehende Aufgaben ermöglicht. Das ist hilfreich, wenn im Team gearbeitet wird, aber auch gut für den Überblick über die eigenen ausstehenden Aufgaben.

    1. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz.
      Bsp.: Veranstaltung, Artikel, Aktivität, TerminM
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes auf Checkliste To-Do. Wenn bereits eine To-Do-Liste vorhanden ist, ist das Icon gelb hinterlegt und die Anzahl der Aufgaben wird angezeigt.
      Wichtig: Wenn der Datensatz nur im nur lesen Anzeigemodus ist, kann auch die To-Do-Liste nicht bearbeitet werden. Stellen Sie den Datensatz ggf. zuerst auf edit Bearbeitungsmodus.
    3. Um die To-Do-Liste automatisch zu öffnen, sobald der Datensatz geöffnet wird, klicken Sie auf das Aufklappdreieck neben dem Fenstertitel und wählen Sie "Automatisch öffnen", wenn To-Dos vorhanden sind. Die Einstellung ist benutzerspezifisch und gilt pro Tabelle, nicht nur pro Datensatz.
      Bsp.: die Einstellung gilt dann für alle Adressen, die der Benutzer "Konferenz" öffnet.
    4. Im oberen Teil des Eingabefensters sehen Sie die bereits vorhanden Aufgaben, im unteren Teil des Listenfensters die Details zum aktuell markierten Listeneintrag. Die Liste in der oberen Fensterhälfte ist nicht eingebbar.
    5. Für Eingaben oder Änderungen gehe Sie in die untere Fensterhälfte, oder verbreitern mit Klick auf arrowRight  ganz rechts in der Werkzeugleiste das Eingabefenster auf zwei Spalten. Die Details der To-Do-Einträge werden dann rechts neben statt unterhalb der Liste angezeigt.
    6. Über neu Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste fügen Sie einen neuen To-Do-Eintrag ein. Eine neue Aufgabe wird immer unterhalb der gerade markierten Zeile eingefügt.
    7. Alternativ öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck neuaufklappen v2  > Vorlagen Aus Vorlage kopieren oder Aus anderen Datensätzen kopieren die suche Suche. Angeboten werden zuerst To-Do-Einträge aus Datensätzen derselben Art (Veranstaltung etc.), darunter aus Datensätzen anderer Art. Es werden nur solche Tabellen angeboten, in denen es bereits To-Do-Listen gibt.
    8. Geben Sie die Bezeichnung der Aufgabe ein und save speichern Sie die Liste über das Icon links im Fenstertitel.
    9. Um eine Aufgabe aus der Liste zu entfernen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie in der Werkzeugleiste oberhalb der gesamten Liste auf das dritte Icon von links Mail ablegen Archiv.
    10. Um den Eintrag endgültig zu entfernen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben  Aktiv Aktiv expand > wählen  Mail ablegen Archiv, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken auf delete Entfernen.
  • Geben Sie weitere Einzelheiten zu der Aufgabe ein

    Standardmäßig öffnet das Eingabefenster der Aufgabe mit wenigen wichtigen Feldern. Auf Wunsch können zusätzliche Felder geöffnet werden.

    1. Über Prio normalaufklappen v2 direkt vor der Beschreibung zeigen Sie die Priorität (Wichtigkeit) der Aufgabe.
    2. Aktivieren Sie eine save reminder Benachrichtigung wenn Sie informiert werden wollen, sobald der To-Do-Eintrag geändert wird.
    3. Weisen Sie über die erweiterbare Auswahlliste neben der Beschreibung eine Kategorie zu. Neue Kategorien legen Sie in der Liste selber mit Klick auf edit Bearbeiten an. Schreiben Sie jede neue Kategorie in eine eigene Zeile.
    4. In der zweiten Zeile wählen Sie, wer für die Aufgabe verantwortlich sein soll.
      1. Wenn Sie ein kalender Ziel- oder Wiedervorlagedatum angeben, erscheint der To-Do-Eintrag bei entsprechender Einstellung im infocenter Info Center der Verantwortlichen Person.
      2. Informieren Sie die Verantwortlichen direkt über mail Interne Nachricht von der Zuweisung der schon verknüpften Aufgabe.
    5. Machen Sie in der dritten Zeile Angaben dazu, wie weit die Aufgabe schon erfüllt ist.
      1. Aufgaben, die zur Zeit nicht weiter bearbeitet werden können, markieren Sie als stop Blockiert durch anderes Problem oder details Blockiert durch fehlende Information. Die markierten Aufgaben werden in der oberen Liste dann farbig gekennzeichnet.
      2. Der Fortschrittsbalken entspricht der prozentualen Angabe zur Erfüllung der Aufgabe und kann über Klick auf den Balken oder Eingabe einer Prozentzahl geändert werden.
      3. Zusätzlich geben Sie bei Bedarf geschätze und wirkliche Aufwände ein.
    6. Genauere Informationen geben Sie im Textfeld Bemerkung ein.
    7. Über neu Weitere Felder öffnen Sie zusätzliche Eingabemöglichkeiten unter anderem für Album Bilder oder termine TermineM.
    8. Zusätzliche betriebsspezifische Eingabefelder legt ein Benutzer mit administrativen Rechten bei Bedarf als Tabellendetails Tabellendetail an.
  • Suchen, filtern und sortieren Sie Ihre To-Dos

     Die To-Do-Einträge können gesucht sowie nach Status und Kategorie gefiltert und manuell sortiert werden. 

    1. Öffnen Sie auf dem Reiter Basis Basis mit Klick auf Checkliste To-Dos > suche Suchen, um nach allen To-Do-Einträgen egal in welcher Tabelle (Adressen, Veranstaltungen etc.) zu suchen.
    2. Geben Sie Ihre Kriterien ein und klicken Sie auf suche Suchen. Verfeinern Sie Ihre Ergebnisse ggf. durch die Matchcode-Suche über das Eingabefeld in der Werkzeugleiste.
    3. Mit Doppelklick auf den gewünschten Eintrag öffnen Sie gleichzeitig den Datensatz und die To-Do-Liste mit Fokus auf den gewünschten Punkt.
    4. Wählen Sie über das dritte Icon von links aus, welchen Status die angezeigten Einträge haben sollen. Der Status wird nicht aktiv gesetzt, sondern ergibt sich aus dem Stand des Fortschritts. Jeder Eintrag hat mehrere Status gleichzeitig.
      1. Aktiv Aktiv: sind alle Aufgaben, die nicht im Papierkorb sind
      2. neu Neu: sind alle Aufgaben, für die noch kein Fortschritt vermerkt wurde
      3. abspielen In Arbeit: sind alle Aufgaben, für die bereits ein prozentualer Fortschritt vermerkt wurde
      4. Offene Mengen Offen: sind alle Aufgaben, die noch nicht fertig sind
      5. ok Fertig: sind alle Aufgaben, deren Fortschritt 100% erreicht hat
    5. Wählen Sie über das vierte Icon von links aus, welcher AdressTyping Kategorie die angezeigten Einträge angehören sollen. Die Kategorien werden von jedem Benutzer selber über die erweiterbare Auswahlliste im unteren Teil des Fensters festgelegt. Mit der Einstellung AdressTyping Alle sehen Sie Einträge aller vorhandenen Kategorien, sowie Einträge ohne Kategorie.
    6. Markieren Sie Einträge, die als Überschriften/zur Strukturierung dienen, in der Prioritätenliste mit No Show Ausblenden. Diese Einträge werden nicht im Info Center angezeigt.
    7. Heben Sie einzelne Zeilen über den Schriftstil Schriftstil (fett, kursiv unterstrichen) hervor. Diese Formatierung wirkt sich auch in Listen aus.
    8. Speichern Sie ggf. Ihre Einstellungen zur Anzeige von Einträgen mit einem bestimmten Status und einer bestimmten Kategorie über Save Options Einstellungen speichern in der horizontalen Werkzeugleiste ganz rechts.
  • Legen Sie eine persönliche To-Do-Liste an

    Um unabhängig von einem bestimmten Datensatz individuelle Checklisten anzulegen, verwenden Sie Aktivitäten.

    1. Legen Sie über Basis Basis > meldung Aktivitäten > neu Neuanlage eine neue meldung Aktivität an (Wie verwende ich Aktivitäten?).
    2. Geben Sie einen Betreff ein und ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste mit auf Klick auf Vertraulich Nicht Leserecht beschränken den Status zu Vertraulich Vertraulich.
      Hinweis: Ohne diese Einstellung bleiben sowohl Ihre Aktivität als auch die verknüpfte To-Do-Liste für alle anderen Benutzer sichtbar.
    3. Klicken Sie in der Mitte des Fenstertitels auf das Aufklappdreieck neben dem Namen der Aktivität und wählen Sie stern grauaufklappen v2 Automatisch starten. So wird bei jedem Neustart von Bp Event auch die Aktivität automatisch geöffnet.
    4. Öffnen Sie mit Linksklick auf Checkliste To-Do in der horizontalen Werkzeugleiste eine neue To-Do-Liste und legen Sie neue oder kopierte Aufgaben an.
    5. save Speichern Sie die To-Do-Liste und die Aktivität.
  • Lassen Sie sich Ihre To-Do-Liste im Info Center anzeigen

    To-Do-Listen können als Datenquelle im Allgemeinen infocenter Info Center im unteren Bereich Wiedervorlage angezeigt werden.

    1.  Geben Sie unter der Beschreibung einer Aufgabe ein, wer dafür Verantwortlich sein soll. Standardmäßig ist der Verantwortlich des verknüpften Datensatzes vorbelegt. Nur die verantwortlichen Personen bekommen die To-Do-Liste in ihrem Info Center angezeigt.
    2. Geben Sie entweder ein kalender Zieldatum oder ein kalender Wiedervorlagedatum an.
      Wichtig: Ohne Datum wird die To-Do-Liste im Info Center nur dann angezeigt, wenn der Filter "Alle To-Dos (Erstellungsdatum)" ausgewählt ist.
    3. Wählen Sie im infocenter Info Center als Datenquelle die Checkliste To-Dos aus.
    4. Filter  Filtern Sie ggf. mit Linksklick auf die Datenquelle nach Ziel- bzw. Wiedervorlagedatum, oder auch nach To-Do-Listen, die mit bestimmten Datensätzen verknüpft sind.
      Bsp.: Veranstaltungen, Adressen
    5. Öffnen Sie im infocenter Info Center mit Doppelklick den verknüpften Datensatz und die To-Do-Liste. Der Fokus befindet sich automatisch in der To-Do-Liste.
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