Wie verwende ich To-Do-Listen?
Organisieren und verteilen Sie Aufgaben präzise und einfach mit Checklisten zu allen relevanten Datensätzen, wie z.B. Veranstaltungen, TerminenM, Aktivitäten, Räumen oder Artikeln.
- Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an
Zu vielen Arten von Datensätzen kann eine Checkliste angelegt werden, die einen Überblick über erledigte und ausstehende Aufgaben ermöglicht. Das ist hilfreich, wenn im Team gearbeitet wird, aber auch gut für den Überblick über die eigenen ausstehenden Aufgaben.
- Öffnen Sie den gewünschten Datensatz.
Bsp.: Veranstaltung, Artikel, Aktivität, TerminM - Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes auf
To-Do. Wenn bereits eine To-Do-Liste vorhanden ist, ist das Icon gelb hinterlegt und die Anzahl der Aufgaben wird angezeigt.
Wichtig: Wenn der Datensatz nur imAnzeigemodus ist, kann auch die To-Do-Liste nicht bearbeitet werden. Stellen Sie den Datensatz ggf. zuerst auf
Bearbeitungsmodus.
- Um die To-Do-Liste automatisch zu öffnen, sobald der Datensatz geöffnet wird, klicken Sie auf das Aufklappdreieck neben dem Fenstertitel und wählen Sie "Automatisch öffnen", wenn To-Dos vorhanden sind. Die Einstellung ist benutzerspezifisch und gilt pro Tabelle, nicht nur pro Datensatz.
Bsp.: die Einstellung gilt dann für alle Adressen, die der Benutzer "Konferenz" öffnet. - Im oberen Teil des Eingabefensters sehen Sie die bereits vorhanden Aufgaben, im unteren Teil des Listenfensters die Details zum aktuell markierten Listeneintrag. Die Liste in der oberen Fensterhälfte ist nicht eingebbar.
- Für Eingaben oder Änderungen gehe Sie in die untere Fensterhälfte, oder verbreitern mit Klick auf
ganz rechts in der Werkzeugleiste das Eingabefenster auf zwei Spalten. Die Details der To-Do-Einträge werden dann rechts neben statt unterhalb der Liste angezeigt.
- Über
Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste fügen Sie einen neuen To-Do-Eintrag ein. Eine neue Aufgabe wird immer unterhalb der gerade markierten Zeile eingefügt.
- Alternativ öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck
>
Aus Vorlage kopieren oder Aus anderen Datensätzen kopieren die
Suche. Angeboten werden zuerst To-Do-Einträge aus Datensätzen derselben Art (Veranstaltung etc.), darunter aus Datensätzen anderer Art. Es werden nur solche Tabellen angeboten, in denen es bereits To-Do-Listen gibt.
- Geben Sie die Bezeichnung der Aufgabe ein und
speichern Sie die Liste über das Icon links im Fenstertitel.
- Um eine Aufgabe aus der Liste zu entfernen, markieren Sie die Zeile und klicken Sie in der Werkzeugleiste oberhalb der gesamten Liste auf das zweite Icon von links
Archiv.
- Um den Eintrag endgültig zu entfernen, filtern Sie die Einträge über das dritte Icon von links auf Einträge im
Archiv, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken Sie auf
Entfernen.
- Öffnen Sie den gewünschten Datensatz.
- Geben Sie weitere Einzelheiten zu der Aufgabe ein
Standardmäßig öffnet das Eingabefenster der Aufgabe mit wenigen wichtigen Feldern. Auf Wunsch können zusätzliche Felder geöffnet werden.
- Über
direkt vor der Beschreibung zeigen Sie die Priorität (Wichtigkeit) der Aufgabe.
- Aktivieren Sie eine
Benachrichtigung wenn Sie informiert werden wollen, sobald der To-Do-Eintrag geändert wird.
- Weisen Sie über die erweiterbare Auswahlliste neben der Beschreibung eine Kategorie zu. Neue Kategorien legen Sie in der Liste selber mit Klick auf
Bearbeiten an. Schreiben Sie jede neue Kategorie in eine eigene Zeile.
- In der zweiten Zeile wählen Sie, wer für die Aufgabe verantwortlich sein soll.
- Wenn Sie ein
Ziel- oder Wiedervorlagedatum angeben, erscheint der To-Do-Eintrag bei entsprechender Einstellung im
Info Center der Verantwortlichen Person.
- Informieren Sie die Verantwortlichen direkt über
Interne Nachricht von der Zuweisung der schon verknüpften Aufgabe.
- Wenn Sie ein
- Machen Sie in der dritten Zeile Angaben dazu, wie weit die Aufgabe schon erfüllt ist.
- Aufgaben, die zur Zeit nicht weiter bearbeitet werden können, markieren Sie als
Blockiert durch anderes Problem oder
Blockiert durch fehlende Information. Die markierten Aufgaben werden in der oberen Liste dann farbig gekennzeichnet.
- Der Fortschrittsbalken entspricht der prozentualen Angabe zur Erfüllung der Aufgabe und kann über Klick auf den Balken oder Eingabe einer Prozentzahl geändert werden.
- Zusätzlich geben Sie bei Bedarf geschätze und wirkliche Aufwände ein.
- Aufgaben, die zur Zeit nicht weiter bearbeitet werden können, markieren Sie als
- Genauere Informationen geben Sie im Textfeld Bemerkung ein.
- Über
Weitere Felder öffnen Sie zusätzliche Eingabemöglichkeiten unter anderem für
Bilder oder
TermineM.
- Zusätzliche betriebsspezifische Eingabefelder legt ein Benutzer mit administrativen Rechten bei Bedarf als
Tabellendetail an.
- Über
- Suchen, filtern und sortieren Sie Ihre To-Dos
Die To-Do-Einträge können gesucht sowie nach Status und Kategorie gefiltert und manuell sortiert werden.
- Öffnen Sie auf dem Reiter
Basis mit Klick auf
To-Dos >
Suchen, um nach allen To-Do-Einträgen egal in welcher Tabelle (Adressen, Veranstaltungen etc.) zu suchen.
- Geben Sie Ihre Kriterien ein und klicken Sie auf
Suchen. Verfeinern Sie Ihre Ergebnisse ggf. durch die Matchcode-Suche über das Eingabefeld in der Werkzeugleiste.
- Mit Doppelklick auf den gewünschten Eintrag öffnen Sie gleichzeitig den Datensatz und die To-Do-Liste mit Fokus auf den gewünschten Punkt.
- Wählen Sie über das dritte Icon von links aus, welchen Status die angezeigten Einträge haben sollen. Der Status wird nicht aktiv gesetzt, sondern ergibt sich aus dem Stand des Fortschritts. Jeder Eintrag hat mehrere Status gleichzeitig.
Aktiv: sind alle Aufgaben, die nicht im Papierkorb sind
Neu: sind alle Aufgaben, für die noch kein Fortschritt vermerkt wurde
In Arbeit: sind alle Aufgaben, für die bereits ein prozentualer Fortschritt vermerkt wurde
Offen: sind alle Aufgaben, die noch nicht fertig sind
Fertig: sind alle Aufgaben, deren Fortschritt 100% erreicht hat
- Wählen Sie über das vierte Icon von links aus, welcher
Kategorie die angezeigten Einträge angehören sollen. Die Kategorien werden von jedem Benutzer selber über die erweiterbare Auswahlliste im unteren Teil des Fensters festgelegt. Mit der Einstellung
Alle sehen Sie Einträge aller vorhandenen Kategorien, sowie Einträge ohne Kategorie.
- Markieren Sie Einträge, die als Überschriften/zur Strukturierung dienen, in der Prioritätenliste mit
Ausblenden. Diese Einträge werden nicht im Info Center angezeigt.
- Heben Sie einzelne Zeilen über den
Schriftstil (fett, kursiv unterstrichen) hervor. Diese Formatierung wirkt sich auch in Listen aus.
- Speichern Sie ggf. Ihre Einstellungen zur Anzeige von Einträgen mit einem bestimmten Status und einer bestimmten Kategorie über
Einstellungen speichern in der horizontalen Werkzeugleiste ganz rechts.
- Öffnen Sie auf dem Reiter
- Legen Sie eine persönliche To-Do-Liste an
Um unabhängig von einem bestimmten Datensatz individuelle Checklisten anzulegen, verwenden Sie Aktivitäten.
- Legen Sie über
Basis >
Aktivitäten >
Neuanlage eine neue
Aktivität an (Wie verwende ich Aktivitäten?).
- Geben Sie einen Betreff ein und ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste mit auf Klick auf
Leserecht beschränken den Status zu
Vertraulich.
Hinweis: Ohne diese Einstellung bleiben sowohl Ihre Aktivität als auch die verknüpfte To-Do-Liste für alle anderen Benutzer sichtbar. - Klicken Sie in der Mitte des Fenstertitels auf das
Aufklappdreieck neben dem Namen der Aktivität und wählen Sie
Automatisch starten. So wird bei jedem Neustart von Bp Event auch die Aktivität automatisch geöffnet.
- Öffnen Sie mit Linksklick auf
To-Do in der horizontalen Werkzeugleiste eine neue To-Do-Liste und legen Sie neue oder kopierte Aufgaben an.
Speichern Sie die To-Do-Liste und die Aktivität.
- Legen Sie über
- Lassen Sie sich Ihre To-Do-Liste im Info Center anzeigen
To-Do-Listen können als Datenquelle im Allgemeinen
Info Center im unteren Bereich Wiedervorlage angezeigt werden.
- Geben Sie unter der Beschreibung einer Aufgabe ein, wer dafür Verantwortlich sein soll. Standardmäßig ist der Verantwortlich des verknüpften Datensatzes vorbelegt. Nur die verantwortlichen Personen bekommen die To-Do-Liste in ihrem Info Center angezeigt.
- Geben Sie entweder ein
Zieldatum oder ein
Wiedervorlagedatum an.
Wichtig: Ohne Datum wird die To-Do-Liste im Info Center nur dann angezeigt, wenn der Filter "Alle To-Dos (Erstellungsdatum)" ausgewählt ist. - Wählen Sie im
Info Center als Datenquelle die
To-Dos aus.
Filtern Sie ggf. mit Linksklick auf die Datenquelle nach Ziel- bzw. Wiedervorlagedatum, oder auch nach To-Do-Listen, die mit bestimmten Datensätzen verknüpft sind.
Bsp.: Veranstaltungen, Adressen- Öffnen Sie im
Info Center mit Doppelklick den verknüpften Datensatz und die To-Do-Liste. Der Fokus befindet sich automatisch in der To-Do-Liste.