Wie verwende ich Termine?^M

• Öffnen Sie einen neuen Termin

  Jeder Termin muss ein festes Datum haben, aber nicht unbedingt Anfangs- und Endzeiten. Welche Daten Sie angeben hat direkte Auswirkungen auf die Darstellung des Termins im Kalender.

  1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Basis.
  2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben  Termine, und wählen Sie Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb. Die Basisseite des Termins öffnet sich.
     1. Wenn Sie nur ein Datum, aber keine Uhrzeiten angeben, wird der Termin ganz oben im Kalender als Ganztagesveranstaltung angezeigt.
     2. Wenn Sie nur die Anfangszeit, aber keine Endzeit angeben, wird die Anfangszeit automatisch auch als Endzeit gesetzt. Der Termin wird zur eingegebenen Startzeit auf dem Kalender angezeigt.
     3. Wenn Sie nur eine Endzeit angeben, aber keine Anfangszeit, wird er Termin zum angegebenen Datum ab morgens bis zur Endzeit angezeigt
     4. Wenn Sie Datum und Uhrzeiten für Start und Ende angeben, wird der Termin im Kalender zu genau diesen Zeiten angezeigt.
     5. Um einen Termin für den ganzen Tag von 0:00h bis 24:00h anzusetzen, aktivieren Sie das Kästchen ganztags. Er wird dann ganz oben im Kalender als Ganztagesveranstaltung angezeigt.
  3. Geben Sie den Betreff und die Art des Termins an. Je präziser der Betreff formuliert ist, desto besser ist der Termin wiederzufinden und zuzuordnen.
  4. Wenn es für Ihren Termin eine Vorlage gibt, wählen Sie direkt  Neuanlage mit Vorlage und nehmen kleinere Änderungen im Termin selbst vor. (Legen Sie eine Terminvorlage an)
  5. Speichern Sie den neuen Termin über .
• Geben Sie die Terminteilnehmer ein

  Jeder Termin muss mit mindestens einem Benutzer verknüpft sein. Über den Reiter Teilnehmer können sowohl andere Bp Event-Benutzer, als auch Mitarbeiter ohne Zugang zu Bp Event oder externe Teilnehmer angelegt und eingeladen werden.

  1. Standardmäßig ist der anlegende Benutzer des Termins als Besitzer eingetragen.
  2. Benutzer mit eigenem Zugang zu Bp Event oder Benutzergruppen fügen Sie im Feld Benutzer über  Neuanlage ein.
  3. Terminteilnehmer, die als Adressen mit Kontaktdaten in der Datenbank gespeichert sind, geben Sie im Fenster Teilnehmer ein. Öffnen Sie mit Klick auf  Neuanlage die Adressuche und wählen Sie eine Adresse aus.
  4. Im Fenster  Weitere Teilnehmer geben Sie externe Teilnehmer ein, für die keine Adresse existiert.
  5. Mit dem Änderungsrecht Freie Anmeldung oben in den Termindetails geben Sie allen Bp Event Benutzern die Möglichkeit, sich selbst als Teilnehmer einzutragen
• Verknüpfen Sie eine Adresse oder Veranstaltung mit dem Termin

  Wenn ein Termin aus einem anderen Datensatz heraus angelegt wird, werden beide automatisch miteinander verknüpft. Aber auch nachträglich können noch Datensätze zugewiesen werden.

  1. Fügen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste über Mit anderem Datensatz verknüpfen eine Veranstaltung hinzu.
  2. Verknüpfen Sie links daneben mit einem Projekt.
  3. Geben Sie eine echte  Adresse für den Termin an
  4. Im Info Center öffnen Sie mit Rechtsklick auf den Termin (Kontextmenü) direkt sowohl die verknüpfte Veranstaltung als auch die hinterlegte   Adresse und dort z.B. den  Routenplaner.
• Senden Sie Terminanfragen

  Fragen Sie bei den anderen Terminteilnehmern an, ob sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können.

  1. Die  Teilnehmer > Benutzer, die selbst Zugriff auf Bp Event haben, laden Sie über eine Interne Nachricht (Icon direkt über dem Eingabefenster) zum Termin ein. Beim Speichern des Termins werden Sie automatisch dazu aufgefordert, eine Interne Nachricht an die Terminteilnehmer zu senden.
  2. Die  Teilnehmer > Adressen  (Kunden, Lieferanten) laden Sie über eine E-Mail (Icon direkt über dem Eingabefenster) zum Termin ein.
  3. Die  Teilnehmer > Weitere Teilnehmer  laden Sie über  E-Mail (Reiter des Terminfensters) zum Termin ein (Wie schreibe ich eine E-Mail?).
• Legen Sie eine Terminvorlage an

  Über Vorlagen erleichtern Sie sich das Anlegen neuer Termine, denn alle vorbelegten Eingaben werden direkt übernommen.

  1. Öffnen Sie über  Basis >  Termine >  Neuanlage mit Vorlage eine Liste der vorhandenen Vorlagen.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf  Hinzufügen.
  3. Legen Sie einen Termin an, den Sie später als Vorlage verwenden wollen, mit allen nötigen Pflichtfeldern. Das Datum wird bei der  Neuanlage mit Vorlage später ersetzt.
  4. Weitere Angaben ( Teilnehmer,  Dokumente etc.) werden übernommen, wenn die Vorlage angewendet wird.
  5. Geben Sie der neuen Vorlage einen sprechenden Betreff.
  6.  Speichern Sie die neue Vorlage.
• Kopieren Sie einen wiederkehrenden Termin

  Manche Termine wiederholen sich in regelmäßigen Abständen. Wenn Sie einen dieser Termine im Detail mit Teilnehmern, Dokumenten, Aktivitäten und Beschreibungen angelegt haben, kopieren Sie Ihre Vorgaben auf die Folgetermine.

  1. Öffnen Sie den gewünschten Termin.
  2. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf den kleinen Pfeil rechts neben Speichern, und wählen Sie aus der Aufklappliste den Punkt  Speichern und kopieren.
  3. Geben Sie für eine einzelne Kopie ein Neues Datum ein.
  4. Alternativ wählen Sie  Serienkopie, für eine Reihe von Termin- Kopien.
     a) Zeitraum:
     Geben Sie einen von und bis Zeitraum ein, wird der Termin auf jeden Tag dieses Zeitraumes kopiert.
     Aktivieren Sie den Haken bestimmter Wochentage, so wird die Veranstaltung auf die gewählten Wochentage des oben genannten Zeitraumes kopiert. Entscheiden Sie, ob Feiertage in diesem Zeitraum berücksichtigt werden dürfen. Setzen Sie den Haken Feiertage, werden nur die Feiertage im gewählten Zeitraum berücksichtig. Um Feiertage generell auszuschließen, setzen Sie den Haken Außer Feiertage.
     Bsp.: Jeden Montag (außer an Feiertagen) findet eine Abteilungsleiter- Blitzbesprechung statt.
     Eine geregelte Wiederholung von Terminen geben Sie über alle "x Tage/Wochen/Monate/Jahre" ein und ergänzen ggf. über die Auswahlliste den Zeitbereich.
     Bsp.: Die Menükarten- Besprechung findet alle 2 Monate, immer am letzten Wochentag im Monat statt.
     b) Liste von Tagen:
     Geben Sie in der mittleren Spalte über  eine Wiederholung an bestimmten Tagen in unregelmäßigen Abständen ein, oder ergänzen einen oben angegebenen Zeitraum mit einzelnen Tagen.
     Bsp.: Die Geschäftsleitung tagt am 24.7., 26.8., 21.9.
  5. Prüfen Sie über die Spalte Vorschau die zu kopierenden Tage und löschen ggf. einzelne Tage über .
  6. Legen Sie über die Auswahlliste den Teilnehmerstatus fest.
  7. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Kopieren.
• Lassen Sie sich an den Termin erinnern

  Aktivieren Sie die automatische Erinnerungsfunktion neben dem Datum des Termins, um sich selbst und die anderen Teilnehmer an den Termin erinnern zu lassen.

  1. Aktivieren Sie mit Linksklick eine  Erinnerung.
  2. Geben Sie ein, wie lange vor dem Termin Sie erinnert werden möchten. Zum angegebenen Zeitpunkt öffnet sich das Fenster mit den fälligen Erinnerungen.
  3. Wenn Sie zum angegebenen Zeitpunkt nicht im Bp Event arbeiten, beginnt das -Symbol der Anwendung auf der Windows-Taskleiste zu blinken, und am unteren rechten Rand des Bildschirms erscheint kurzfristig ein.
     Hinweis. Diese Desktopbenachrichtigungen können über Optionen >  Einstellungen deaktiviert werden.
  4. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf , um die Erinnerung zu speichern.
• Sagen Sie Ihre Teilnahme zu oder ab

  Wer als Terminteilnehmer angefragt wird, kann seine Teilnahme über das Info Center oder direkt über die Terminanfrage bestätigen oder absagen.

  1. Gehen Sie im Kalender mit Rechtsklick auf den Termin. Es öffnet sich eine Aufklappliste.
     1. Bestätigen Sie mit  Teilnahme zusagen.
     2. Sagen Sie nur vorläufig zu mit  Teilnahme noch offen und geben Sie ggf. einen kurzen erklärendenText ein.
     3. Sagen Sie ab mit  Teilnahme absagen und geben Sie ggf. eine kurze Erklärung ein.
  2. In der Internen Nachricht, die Sie als Anfrage erhalten, ist der Termin direkt verknüpft und erscheint in der horizontalen Werkzeugleiste. Öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck dieselbe Auswahlliste.
  3. In einer E-Mailanfrage an vorhandene Adressen ist der Termin ebenfalls verknüpft und kann über die Aufklappliste bestätigt oder abgesagt werden.
• Verschieben Sie einen Termin

  Wenn Sie die Berechtigung dazu haben, können Sie den Termin auch ändern. Wer welche Berechtigung zum Ändern haben soll, legt der Besitzer des Termins unter Details im oberen Bereich des Eingabefensters unter Änderungsrecht fest.

  1. Öffnen Sie den Termin über Termine > Suchen oder über das Info Center mit Rechtsklick auf den Termin und  Öffnen.
  2. Geben Sie im Datumsfeld oder im Uhrzeitfeld neue Werte ein.
  3. Klicken Sie oben links im Terminfenster auf , um die neuen Daten zu speichern.
  4. Alternativ können Sie den Termin in der Kalenderansicht oder der Zeitstrahlansicht des Info Centers mit gedrückter linker Maustaste auf einen neuen Tag oder eine neue Zeit verschieben.
  5. Benachrichtigen Sie auf Nachfrage alle Terminbenutzer von der Änderung des Termins.

  Hinweis: Terminzusagen werden nicht automatisch zurückgesetzt, weisen Sie alle Terminteilnehmer ausdrücklich auf die geänderten Daten/Zeiten hin.