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Wie schreibe ich eine E-Mail?

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail

    Briefe bzw. E-Mails können aus dem Kontext einer Veranstaltung, einer Adresse oder eines anderen Datensatzes aufgerufen werden. In diesem Fall sind einige Angaben wie der Empfänger ggf. schon vorbelegt. Ein Brief kann aber auch ohne Kontext neu angelegt und später mit anderen Datensätzen verbunden werden.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den zweiten Reiter Briefe Kommunikation.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil expand neben Briefe Briefe / E-Mails, und wählen Sie neu  Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
    3. In einem anderen Datensatz gehen Sie über neu  Neuanlage  >  Briefe Brief / E-Mail in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes (Veranstaltung, Termin, Adresse etc.)
    4. Der textformat Textreiter des Briefes öffnet sich.
    5. Die Versandart Brief Brief ist in der horizontalen Werkzeugleiste standardmäßig voreingestellt. Wählen Sie stattdessen E Mail E-Mail. Wird der Brief aus einer Adresse oder einem Ansprechpartner geöffnet, für die E-Mail als bevorzugtes Kommunikationsmedium angegeben ist, wird direkt eine E-Mail geöffnet.
  • Verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage

    Viele E-Mails sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Vorlagen, die Benutzer mit administrativen Rechten unter Vorlagen Vorlagen > Briefvorlagen Textvorlagen anlegen können. Änderungen an einer E-Mail, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur diese eine E-Mail. Die Vorlage bleibt unverändert. Wenn Sie eine Textvorlage auswählen, die speziell als "E-Mail-Vorlage" angelegt wurde, wird auch die Versandart automatisch umgestellt.

    1. Standardmäßig wird bei jeder Neuanlage direkt die Auswahl einer Vorlage angeboten. Diese Option kann jeder Benutzer mit Klick auf Ausgeblendente Meldungen Nicht mehr anzeigen rechts in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorlagenfensters ausblenden.
    2. Um die Option wieder zurückzusetzen, gehen Sie zum Reiter  icon optionen Optionen > Ausgeblendente Meldungen Ausgeblendete Meldungen >  Briefe / E-Mails: Neu anlegen > delete Standard wiederherstellen.
    3. Um nur die Standardsignatur Ihres Betriebes oder Unternehmens ohne Textvolage zu verwenden, wählen Sie links in der Werkzeugleiste arrowRight Nur Signatur.
    4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe Briefe / E-Mails > Briefvorlagen Neuanlage mit Vorlage.
    5. Auch nachträglich können Sie eine Textvorlage für eine bereits geöffnete E-Mail aufrufen. Öffnen Sie mit Doppelklick auf Briefvorlagen Textvorlage auswählen links in der Werkzeugleiste des Textreiters oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
    6. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
    7. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie Briefvorlagen Textvorlage auswählenexpand > Liste Aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
    8. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick oder ok Übernehmen.
    9. Für E-Mails, die im Kontext einer Veranstaltung oder eines anderen Datensatzes geöffnet werden, werden automatisch passende Vorlagen vorgeschlagen.
    10. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Geben Sie einen Datenverarbeitungszweck an

    Um DSGVO-konform zu arbeiten, müssen Sie bei jeder Korrespondenz den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten (Adressdaten) angeben.

    1. In vielen Briefvorlagen ist der Verarbeitungszweck bereits vorbelegt aber änderbar. Auch Adressen können einen vorbelegten Standardverarbeitungszweck haben.
    2. Um einen neuen oder anderen Verarbeitungszweck anzugeben, wählen Sie diesen aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste des Briefes. Benutzer mit administrativen Rechten legen die möglichen Verarbeitungszwecke unter Administration Administration > AV Vertrag Verarbeitungszwecke an.
  • Geben Sie einen Empfänger an

    Als Empfänger können vorhandene Adressen oder Ansprechpartner ausgewählt werden. Wenn ein Name noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, kann über die E-Mail eine neue Adresse angelegt werden. Zusätzlich können E-Mails an E-Mail-Adressen gesendet werden, die nicht in der Datenbank vorhanden sind.

    1. Geben Sie im Eingabefeld Adresse Empfänger den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens ein und drücken Sie die Enter-Taste, oder klicken Sie auf das  Icon.
      Hinweis: Beide Wege führen zum Feld "Suchwörter" und durchsuchen zahlreiche Adressfelder wie Name, Stadt, Straße etc. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto genauer ist das Suchergebnis.
    2. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, in denen eines der Suchfelder mit den eingegebenen Buchstaben beginnt. Die Suche ist phonetisch, findet also auch ähnlich lautende aber anders geschriebene Namen. 
      Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Grogau, Krombach. 
    3. Um Adressen zu finden, die nicht mit der eingegebene Buchstabenfolge beginnen, geben Sie *Name ein.
      Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
    4. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf ok Übernehmen.
    5. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
    6. Um eine neue Adresse anzulegen, geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
      1. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, wählen Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (Wie lege ich eine neue Adresse an?).
      2. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus, sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neu Neuanlage und legen Sie die neue Adresse an.
    7. Wenn ein Brief aus einem anderen Datensatz (Veranstaltung etc.) geöffnet wird, werden je nach Kontext passende Adressen zur Auswahl angeboten. Diese können aber im Brief selbst noch geändert werden.
    8. Um eine E-Mail an einen Empfänger zu senden, der nicht als Adresse vorhanden ist, geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld An ein. Sie finden diese E-Mail dann über Briefe Briefe / E-Mails > suche Suchen > Ohne Adresse abgelegte E-Mails.
  • Geben Sie mehrere Empfänger an

    Für eine E-Mail können spontan weitere Empfänger angegeben werden.
    Hinweis: Adressen, die im Feld An oder Kopie (Cc) aufgeführt werden, sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Empfänger von Blindkopien (Bcc) sind für die anderen E-Mail-Empfänger nicht zu sehen.

    1. Geben Sie im Feld An, Kopie (Cc) und Blindkopie (Bcc) weitere E-Mail-Adressen ein.
    2. Trennen Sie die Adressen jeweils mit Semikolon (;).
    3. Vergrößern Sie ggf. das Eingabefeld über Uebersicht Eingabefeld vergrößern rechts neben dem Feld.

    In einer Ansprechpartner Empfängerliste können sowohl Adressen und Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse als auch unverknüpfte E-Mails aufgeführt werden.
    Hinweis: Wenn Sie auf Ansprechpartner Empfängerliste umschalten, können weitere E-Mail-Adressen nur noch über diesen Reiter eingegeben oder ausgewählt werden. Die  star Auswahlliste für Cc und Bcc wird deaktiviert.

    1. Klicken Sie auf neu rechts neben dem Eingabefeld An, um eine Empfängerliste zu öffnen.
    2. Fügen Sie über  neu > Ansprechpartner  in der Datenbank vorhandene Adressen ein. Es werden nur solche Adressen angeboten, für die eine E-Mail-Adresse angegeben ist.
    3. Fügen Sie über neu > E Mail eine Zeile für die manuelle Eingabe einer unverknüpften E-Mail-Adresse ein.
    4. Wählen Sie aus, welche der Adressen Empfänger, Empfänger von Kopien oder Blindkopien sind.

    Über Verteilerliste Verteilerlisten erreichen Sie Gruppen von Empfängern, die häufig dieselbe Information brauchen. Verteilerlisten können Sie für E-Mails oder interne Nachrichten anlegen.
    Hinweis: Wenn Sie auf Verteilerliste Verteilerliste umschalten, können weitere E-Mail-Adressen nur noch über diesen Reiter eingegeben oder ausgewählt werden. Die  star Auswahlliste für Cc und Bcc wird deaktiviert.

    1. Klicken Sie auf neu > Verteilerliste rechts neben dem Feld An, um eine Verteilerliste zu öffnen.
    2. Die in der Verteilerliste vorhandenen E-Mails werden automatisch in die Empfängerliste übernommen und behalten den Status (An, Cc, Bcc), den sie dort zugewiesen haben.
    3. Stellen Sie Verteilerlisten unter Briefe Kommunikation > Verteilerliste Verteilerlisten > neu Neuanlage zusammen.

    Wenn die Empfänger Ihrer E-Mails wechseln, Sie aber regelmäßig dieselben Adressen für Kopien oder Blindkopien brauchen, geben Sie diese in eine star Auswahlliste ein.

    1. Klicken Sie auf star Favoriten > edit Bearbeiten rechts neben dem Feld Cc oder Bcc, um eine Auswahlliste anzulegen oder zu ändern.
    2. Geben Sie die gewünschten Adressen ein.
    3. Wählen Sie die gewünschte E-Mail durch Doppelklick oder mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen aus.
    4. Wählen Sie die gesamte Liste mit SelectAll Alle Zeilen auswählen oben rechts im Auswahlfenster.
  • Geben Sie einen Betreff ein

    Der Betreff entspricht dem Namen der E-Mail, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Vorlage ggf. in der E-Mail selbst aufgeführt.

    1. Wenn Sie eine E-Mail aus einem anderen Datensatz heraus anlegen oder wenn Sie eine Vorlage verwenden, ist der Betreff oft schon vorbelegt.
    2. Schreiben Sie einen frei gewählten Betreff in das Eingabefeld oder wählen Sie über expand aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus. Über Liste ändern ergänzen Sie neue oft verwendete Betrefftexte.
    3. save Speichern Sie die neue E-Mail unter der Empfängeradresse.
  • Geben Sie den Brieftext ein

    Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein. Maximieren Sie die Ansicht, indem Sie mit Klick auf Uebersicht Eingabefeld vergrößern ober rechts im Textreiter die Adresse ausblenden oder mit Klick auf Expand Top links oben in der Werkzeugleiste die gesamte werkzeugleiste mit den Formatierungsmöglichkeiten zuklappen.

    1. Gehen Sie auf den Reiter Briefe Text.
    2. Geben Sie Ihren Brieftext ein, kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten oder ändern Sie die Vorlage ab.
    3. Formatieren Sie ggf. den Text. In der horizontalen Werkzeugleiste finden Sie die üblichen Instrumente zur Textformatierung und zum Einfügen von Stilvorlagen, Lesezeichen, Bezügen etc.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Öffnen Sie ein separates Anschreiben

    Bei Angeboten, Verträgen oder besonderen Vereinbarungen kann ein zusätzliches E-Mail-Anschreiben erstellt und der (Vorlagen-)Text als PDF-Dokument angehängt werden.

    1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der E-Mail auf E Mail Anschreiben Anschreiben.
    2. Es erscheint ein neuer Reiter E Mail Anschreiben Anschreiben links neben dem ursprünglichen Reiter Briefe Text, und der auf dem Reiter Briefe Text enthaltene Brief wird ausschliesslich als Anhang gesendet. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste das gewünschte Format (PDF, HTML, RTF) für den Anhang.
    3. Wählen Sie dann für das E Mail Anschreiben Anschreiben  wiederum eine vorlage brief Textvorlage  oder geben Sie einen individuellen Text ein.
    4. Wenn auf dem Reiter Briefe Text bereits Eingaben gemacht wurden und Sie erst danach auf E Mail Anschreiben Anschreiben klicken, haben Sie die Möglichkeit, den bereits eingegebenen Text in das Anschreiben zu übernehmen.
      1. Mit Kopieren wird der Text sowohl in der E-Mail, als auch im Anhang verwendet.
      2. Mit Verschieben wählen der bereits geschriebene Text in die E-Mail verschoben, aber nicht als Anhang verwendet.
      3. Mit Neues Anschreiben öffnen Sie ein leeres Anschreiben.
      4. Mit Klick auf die Schaltfläche ok Text ganz links in der Werkzeugleiste des Reiters E Mail Anschreiben Anschreiben übernehmen Sie den Text auch noch nachträglich.
    5. Senden Senden Sie die E-Mail mit Klick ganz links in der oberen horizontalen Werkzeugleiste.
  • Fügen Sie Datenbankbezüge ein

    Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in E-Mail-Texte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) die E-Mail schon verknüpft ist.

    1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
    2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
    3.  kontext Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
    4. Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen.
    5. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.

    Wenn die Datenbankeinträge, auf die in der E-Mail Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf die E-Mail. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

    1. Um Bezüge beim Öffnen der E-Mail zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
      Bsp.: Eine E-Mail wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn die E-Mail zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
    2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden der E-Mail die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
      Bsp.: Eine E-Mail mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
    3. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Fügen Sie Bilder ein

    Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in die E-Mail eingefügt werden.

    1. Über Bildexpand Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder Bild in Verlauf in den Textverlauf oder Bild auf Seite auf Seite ein.
      1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
      2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
    2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
      1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen > import festplatte Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
      2. Für Bilder aus der Zwischnablage wählen Sie Bild einfügen >  zwischenablage Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
      3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
      4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen > scanner Integrated Camera.
    3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über Bildexpand >  Bildoptimierer Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Tauschen Sie Bilder aus

    Bilder, die unter Vorlagen Vorlagen > Album Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

    1. Markieren Sie das gewünschte Bild in der E-Mail und machen Sie einen Rechtsklick.
    2. Wählen Sie Album Albumbild > Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
    3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Fügen Sie Angebotsgeneratorlisten einM

    Um AngebotsgeneratorlistenM einzufügen, muss die E-Mail über eine Veranstaltung angelegt werden. Im Reiter Briefe Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie mit dem Module AngebotsgeneratorM Listen zu dieser Veranstaltung und gewählten VorgängenM auswählen können.

    1. Öffnen Sie die gewünschte VA Veranstaltung.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu Aus Neuen verknüpften Datensatz anlegen > Briefe Brief / E-Mail und eine passende vorlage brief Briefvorlage.
    3. Setzen Sie den Cursor mit Linksklick an die gewünschte Stelle im Text.
    4. Wählen Sie rechts in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text über die Aufklappliste die Veranstaltung aus.
    5. Öffnen Sie mit Linksklick auf Angebotgen Liste Angebotsgeneratorlisten eine Liste der verfügbaren Tabellen und dazu vorhandenen Listen aus.
    6. Wählen Sie ebenso rechts daneben den gewünschten Vorgang und ggf. verknüpfte Listen aus.
    7. Die Listen werden an der Stelle in die E-Mail eingefügt, an der der Cursor steht.
  • Fügen Sie eine Verknüpfung zu einem existierenden Datensatz ein

    Ein in der Datenbank vorhandener Datensatz kann mit einem neuen Brief verknüpft und von den Empfängern mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden, wenn diese ebenfalls Zugriff auf die Datenbank haben.

    1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
    2. Klicken Sie auf Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen > Verknuepfen Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen sortiert nach den Reitern der Funktionsleiste öffnet sich.
      Bsp.:
      Einen Brief oder eine E-Mail suchen Sie über Briefe Kommunikation > Briefe Briefe/E-Mails.
      Eine Veranstaltung suchen Sie über  Basis Basis >  VA Veranstaltungen.
      Eine Zahlung suchen Sie über  Buchhaltung Buchhaltung >  Zahlungen Zahlungen.
    3. Alternativ öffnen Sie die Liste der verfügbaren Tabellen mit Rechtsklick auf den markierten Text.
    4. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
  • Fügen Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument ein, das in der Datenbank abgelegt istM

    Ein Dokument, das zuvor zu einem existierenden Datensatz in der Datenbank abgelegt wurde, kann mit einem neuen Brief verknüpft und von den Empfängern mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden, wenn diese ebenfalls Zugriff auf die Datenbank haben.

    1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
    2. Klicken Sie auf Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen > Verknuepfen Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen sortiert nach den Reitern der Funktionsleiste öffnet sich.
      Bsp.:
      Einen Brief oder eine E-Mail suchen Sie über Briefe Kommunikation > Briefe Briefe/E-Mails.
      Ein Dokument, das zu einem anderen Datensatz abgelegt wurde, suchen Sie über Vorlagen Vorlagen > Dokumentenablage Dokumentenpakete.
      Ein Dokument, das in einem Verzeichnis abgelegt wurde, suchen Sie über Basis Basis > Verzeichnis Objekt Verzeichnisobjekte.
    3. Alternativ öffnen Sie die Liste der verfügbaren Tabellen mit Rechtsklick auf den markierten Text.
    4. In der Suche nach Dokumentenpaketen ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
      1. Wählen Sie die gewünschte Tabelle, wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen (Adresse, Veranstaltung etc.).
      2. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAll Alle Zeilen auswählen, wenn Sie das Dokument in einer der zur Auswahl angebotenen Tabellen vermuten.
      3. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNone Auswahl verwerfen, wenn Sie den Ablageort nicht kennen und ok Übernehmen Sie.
    5. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
  • Heben Sie Text grafisch hervor

    Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

    1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
      1. Textmarker gelb Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
      2. Farbe Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
    2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
      1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
      2. Klicken Sie auf copyFormat expand > Kopie Formate kopieren.
      3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie  copyFormat expand > zwischenablage Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
    3. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.
  • Prüfen Sie die Rechtschreibung

    Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich. Welches Wörterbuch als Basis für die Prüfung herangezogen wird, stellen Sie unter Administration Aministration > Administration Einstellungen > betrieb Unternehmen > Einrichtung Einstellungen > Sprachen > Wörterbuch ein.

    1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für alle Textfelder aktiviert, kann aber über den Reiter der Funktionsleiste icon optionen Optionen > icon optionen Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten gepunkteten Linie gekennzeichnet. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
    2. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
      Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
    3. Drücken Sie F7 oder klicken Sie auf Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibprüfung.
    4. Alternativ machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Wort und wählen Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibung.
    5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
      1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
      2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ändern oder Immer ersetzen.
    6. Speichern Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.
  • Schreiben Sie eine E-Mail aus einem anderen Datensatz

    Aus vielen Datensätzen wie Adresse Adressen oder VA Veranstaltungen können direkt E-Mails gesendet werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

    Schreiben Sie eine E-Mail aus einer Adresse Adresse:

    1. Gehen Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste der Adresse Adresse auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail und wählen Sie die vorbelegte Adresse oder den Ansprechpartner.
    2. Wählen Sie einen leeren Briefe Brief / E-Mail oder eine Briefvorlagen Briefvorlage.
    3. Sobald Sie die E-Mail speichern, wird sie bei der Empfängeradresse abgelegt.
    4. Senden Sie die E-Mail über Senden Senden oben links.

    Schreiben Sie eine E-Mail aus einer VA Veranstaltung:

    1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der VA Veranstaltung auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail.
    2. Wählen Sie einen leeren neu neuen Brief / E-Mail oder den Ansprechpartner Veranstalter.
    3. Wählen Sie einen leeren neu neuen Brief / E-Mail oder eine Briefvorlagen Briefvorlage.
    4. Sobald Sie die E-Mail speichern, wird sie bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.
    5. Senden Sie die E-Mail über Senden Senden oben links.
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