Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in E-Mail-Texte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) die E-Mail schon verknüpft ist.
- Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
- Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
- Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
- Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und Übernehmen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen über .
Wenn die Datenbankeinträge, auf die in der E-Mail Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf die E-Mail. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.
- Um Bezüge beim Öffnen der E-Mail zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
Bsp.: Eine E-Mail wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn die E-Mail zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer. - Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden der E-Mail die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
Bsp.: Eine E-Mail mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden. - Speichern Sie Ihre Änderungen über .
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