Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in E-Mail-Texte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) die E-Mail schon verknüpft ist.

1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters  Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
3.  Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
4. Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und  Übernehmen.
5.  Speichern Sie Ihre Änderungen.

Wenn die Datenbankeinträge, auf die in der E-Mail Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf die E-Mail. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

1. Um Bezüge beim Öffnen der E-Mail zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
   Bsp.: Eine E-Mail wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn die E-Mail zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden der E-Mail die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
   Bsp.: Eine E-Mail mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
3.  Speichern Sie Ihre Änderungen.