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Wie verwende ich Datenblätter?

Wie verwende ich Datenblätter?

Datenblätter sind vorlage brief Textvorlagen, die speziell dafür entworfen sind, alle wichtigen Daten zu einem Datensatz zusammenzufassen. Es gibt sie deshalb für sehr viele Arten von Datensätzen: Adresse Adresse und Ansprechpartner Ansprechpartner, VA Veranstaltungund Vorgaenge Vorgänge, artikel Artikel und personal Mitarbeiter, projekt Projekte und Prozess Prozesse. Auch in WebApps wie der ZeiterfassungsApp, der Konferenz/LogistikerApp oder der ProduktionsApp kommen Datenblätter zum Einsatz.

Informationen zu einem Datensatz aus unterschiedlichen Quellen können außerdem in Diagrammen oder Statistiken aufbereitet werden, um sie beispielsweise für ein Startseitendatenblatt (Dashboard) oder eine Präsentation zu verwenden. Zusätzlich werden je nach Kontext weitere Möglichkeiten angeboten: in RezeptdatenblätternM zum Beispiel das Hochrechnen der Zutaten auf die Bedarfsmenge oder in ArbeitszeitdatenblätternM die Eingrenzung auf einen bestimmten Monat.

  • Öffnen Sie ein Datenblatt zu einem Datensatz

    In jedem Datensatz werden nur passende Datenblätter zur Auswahl angeboten, also Adressdatenblätter in Adressen, Vorgangsdatenblätter in Vorgängen etc.

    1. Klicken Sie in der linken seitlichen Navigationsleiste auf den Punkt Datenblatt Datenblatt.
    2. Wenn noch keine Standardvorlage festgelegt wurde, öffnet sich ein leeres Datenblatt. Öffnen Sie mit Klick auf die Schaltfläche Datenblatt <Datenblatt auswählen> das Aufklappmenü.
    3. Wählen Sie aus der Liste aller verfügbaren Vorlagen das gewünschte Datenblatt.
  • Machen Sie eine Datenblattvorlage zum Standard

    Wenn Sie überwiegend nur ein bestimmtes Datenblatt nutzen, machen Sie dieses zum Standard. Bei Klick auf Datenblatt öffnet sich dann sofort das ausgewählte Blatt.

    1. Klicken Sie auf das expand Aufklappdreieck rechts neben dem Namen das Datenblattes.
    2. Wählen Sie star Zum Standard machen, um dieses Datenblatt nur für sich selbst als Standard einzustellen.
    3. Wählen Sie betrieb Zum Unternehmensstandard machen, um auch für die Kollegen denselben Standard zu setzen (nur mit administrativen Rechten).
    4. Klicken Sie bei Standardvorlagen auf refresh Aktualisieren, um die Daten aufzufrischen.
  • Bearbeiten Sie das Datenblatt

    In Adressen, Veranstaltungen, Artikeln und Projekten können Datenblätter mit der entsprechenden Berechtigung bearbeitet und gespeichert werden.

    1. Öffnen Sie das Datenblatt mit Klick auf edit Bearbeiten und im Verzeichnis speichern.
    2. Bearbeiten Sie die Inhalte oder Formatierung je nach Berechtigung. Auch in schreibgeschützten Dokumenten können z.B. Textbereiche durch Textmarker gelb Hintergrundfarbe bunt hervorgehoben werden.
  • Speichern Sie das Datenblatt (mit Änderungen) im Datensatzverzeichnis

    Datenblätter werden mit Datum und Uhrzeit im Verzeichnis des Datensatzes abgelegt. Über das Änderungsprotokoll ist auch erkennbar, wer die Änderungen gemacht hat.

    1. Speichern Speichern Sie das geänderte Datenblatt.
    2. Wenn in der Einrichtung eine Ordnerstruktur bzw. ein Ablageort vorbelegt wurden, wird das Datenblatt automatisch in den richtigen Ordner des Verzeichnisses gespeichert. (Wie richte ich Standardordner in Datensatzverzeichnissen ein?)
    3. Wenn keine Vorgaben gemacht wurden, legen Sie eine eigene Ordnerstruktur mit Klick auf neu Neu > Ordner Bestellung Ordner selber an. (Wie verwende ich Verzeichnisse?)
  • Exportieren oder drucken Sie das Datenblatt

    Das Datenblatt kann auch extern gespeichert werden.

    1. Klicken Sie oberhalb des (ungeänderten) Datenblattes auf print Drucken bzw. export festplatte Auf Festplatte speichern.
    2. Im zur Bearbeitung geöffneten Datenblatt finden Sie dieselben Funktionen links in der horizontalen Werkzeugleiste des Textdokumentes.
  • Senden Sie das Datenblatt als E-Mail-Anhang

    Klicken Sie auf E Mail Datenblatt als E-Mail-Anhang senden. Es öffnet sich eine neue E-Mail, an die das Datenblatt automatisch schon als Anhang Anhang hinzugefügt wurde.

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