Skip to main content

Using data sheets

Datenblätter sind vorlage brief Textvorlagen, die speziell dafür entworfen sind, alle wichtigen Daten zu einem Datensatz zusammenzufassen. Es gibt sie deshalb für sehr viele Arten von Datensätzen: Adresse Adresse und Ansprechpartner Ansprechpartner, VA Veranstaltung und Vorgaenge Vorgänge, artikel Artikel und personal Mitarbeiter, projekt Projekte und Prozess Prozesse. Auch in WebApps wie der ZeiterfassungsApp, der Konferenz/LogistikerApp oder der ProduktionsApp kommen Datenblätter zum Einsatz.

Informationen zu einem Datensatz aus unterschiedlichen Quellen können außerdem in Diagrammen oder Statistiken aufbereitet werden, um sie beispielsweise für ein Startseitendatenblatt (Dashboard) oder eine Präsentation zu verwenden. Zusätzlich werden je nach Kontext weitere Möglichkeiten angeboten: in RezeptdatenblätternM zum Beispiel das Hochrechnen der Zutaten auf die Bedarfsmenge oder in ArbeitszeitdatenblätternM die Eingrenzung auf einen bestimmten Monat.

  • Open a data sheet for a record

    In each data set, only suitable data sheets are offered for selection, i.e. address data sheets in addresses, segment data sheets in segments etc.

    1. Click in the left side navigation bar on the item Datenblatt data sheet.
    2. If no standard template has been set yet, an empty data sheet opens. Open the drop-down menu by clicking on the button Datenblatt <Datenblatt auswählen> .
    3. Select the desired data sheet from the list of all available templates.
  • Set a standard data sheet template

    If you mainly use a specific data sheet, make it the default. When you click on Data Sheet, the selected sheet opens immediately.

    1. Click on the disclosure triangle expand to the right of the name of the data sheet.
    2. Select star Make defaultto set this data sheet as default for yourself only.
    3. Select betrieb Makethe company standard to set the same standard for colleagues as well (only with administrative rights).
    4. For standard templates, click on refresh Refreshto refresh the data.
  • Edit the data sheet

    In Adressen, Veranstaltungen, Artikeln und Projekten können Datenblätter mit der entsprechenden Berechtigung bearbeitet und gespeichert werden.

    1. Open the data sheet by clicking on edit Edit and save in directory.
    2. Bearbeiten Sie die Inhalte oder Formatierung je nach Berechtigung. Auch in schreibgeschützten Dokumenten können z.B. Textbereiche durch Textmarker gelb Hintergrundfarbe bunt hervorgehoben werden.
  • Save the data sheet (with changes) in the data set directory

    Datenblätter werden mit Datum und Uhrzeit im Verzeichnis des Datensatzes abgelegt. Über das Änderungsprotokoll ist auch erkennbar, wer die Änderungen gemacht hat.

    1. save Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
    2. If a folder structure or storage location has been preset in the set-up, the data sheet is automatically saved in the correct folder of the directory. (Settingup default folders in data set directories)
    3. If no specifications have been made, create your own folder structure by clicking on neu New > Ordner Bestellung Folder itself. (Using directories)
  • Send the data sheet as an email attachment

    Click on E Mail  Send data sheet as email attachment . A new email will open to which the data sheet has already been automatically added as Anhang attachment .