Wie erstelle ich einen E-Mail-Anhang?

• Senden Sie Angebote und Bestellungen als Anhang (ab Version 12.1)

  Um  Angebote oder  Bestellungen als  E-Mail-Anhang zu senden, muss die E-Mail über die Veranstaltung selbst angelegt werden. Im Reiter  Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile über normalen Werkzeugleiste. Hier können Sie mit dem Modul Angebotsgenerator^M  das formatierte Angebot/Bestellung zusätzlich als PDF anhängen.

  1. Wählen Sie eine passende  Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Wenn mehrere Vorgänge^M  zur Auswahl stehen, wählen Sie im Eingabefeld Vorgang das gewünschte Angebot/ die gewünschte Bestellung aus.
  3. Der Dateiname ist mit dem Betreff der E-Mail vorbelegt, kann aber überschrieben werden.
  4. Wählen Sie das Format des Anhangs ( PDF,  HTML oder  DOC).
  5. Öffnen Sie ein  Neues Anschreiben (Öffnen Sie ein separates Anschreiben) und wählen Sie ggf. eine Vorlage aus.

   Veranstaltungsblätter (für Angebote oder Bestellungen, aber ebenso andere), können in PDF-Format als E-Mail-Anhang gesendet werden: 

  1. Wählen Sie eine passende  Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Gehen Sie auf den Reiter  Anhänge.
  3. Klicken Sie  Hinzufügen >  Veranstaltungsblätter und wählen Sie über die Suche die gewünschte Vorlage aus.
  4. Das Veranstaltungsblatt wird im  PDF-Format angehängt.

   Rechnungen können ebenfalls als E-Mail-Anhang gesendet werden (Senden Sie Rechnungen als E-Mail oder Brief).

• Senden Sie Angebote und Bestellungen als Anhang (vor Version 12.1)

  Um Angebote oder Bestellungen als E-Mail-Anhang zu senden, muss die E-Mail über die Veranstaltung selbst angelegt werden. Im Reiter  Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie Veranstaltungsblätter auswählen oder mit dem Modul Angebotsgenerator* das formatierte Angebot (Bestellung) zusätzlich als PDF anhängen können.

  Senden Sie Veranstaltungsblätter für Angebote oder Bestellungen in PDF-Format als E-Mail-Anhang: 

  1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Machen Sie in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters  Text einen Linksklick in das Eingabefeld Veranstaltungsblatt.
  3. Öffnen Sie über Leertaste+Tab eine Liste der  Veranstaltungsblattvorlagen.
  4. Wählen Sie mit Doppelklick oder mit Linksklick und  Übernehmen das gewünschte Veranstaltungsblatt.
  5. Aktivieren Sie das Format  PDF direkt rechts neben dem Eingabefeld, wenn es nicht automatisch vorbelegt ist.

  Mit dem Modul Angebotsgenerator^M haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, das formatierte Angebot/ die Bestellung als Anhang auszuwählen:

  1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Öffnen Sie ein  Neues Anschreiben (Öffnen Sie ein separates Anschreiben)
  3.  Gehen Sie zurück auf den Reiter  Text und wählen Sie das Format des Anhangs ( PDF,  HTML oder  DOC).
  4. Der Dateiname ist mit dem Betreff der E-Mail vorbelegt, kann aber überschrieben werden.
• Senden Sie interne Dateien oder externe Dokumente als Anhang^M

  Dokumente aus der Datenbank, aber auch externe Dokumente von der lokalen Festplatte, können als Anhänge mit E-Mails gesendet werden.

  1. Um Dokumente zu senden, die zentral in der Datenbank abgelegt sind, wählen Sie auf dem Reiter  Anhänge >  Hinzufügen >  Allgemeine Dokumente.
  2. Über   Anhänge >  Hinzufügen >  Dokumente gelangen Sie zur Suche nach Dokumenten, die zu anderen Adressen, Veranstaltungen o.ä. abgelegt wurden.
  3. Wenn die E-Mail mit einer  Adresse, einer  Veranstaltung oder anderen Datensätzen verknüpft ist, zu denen Datein abgelegt wurden, werden auch diese zur Auswahl angeboten.
     Bsp.: Dateien aus  Veranstaltung/Verzeichnis,  Adresse/Dokumente oder  Veranstaltung/Briefe/E-Mails
  4. Fügen Sie weitere  Textvorlagen und (nur bei E-Mails aus Veranstaltungen) auch  Veranstaltungsblätter hinzu.
  5. Externe Dokumente, die Sie über  Anhänge >  Hinzufügen >  Dateien anhängen, werden in der Datenbank zur E-Mail abgelegt.
  6. Um externe Dateien über das Explorerfenster auszuwählen, ohne sie dabei in der Datenbank zu speichern, klicken Sie im unteren Fenster  Dokumente der lokalen Festplatte vormerken auf den Titel.
  7. Speichern Sie Ihre Änderungen über .
• Senden Sie Visitenkarten oder Kalendereinträge als Anhang

  Visitenkarten können als Anhänge an E-Mails angehängt werden. Die Visitenkarten werden in einem VCF-Format gesendet und können vom Empfänger direkt in den Outlook Kalender importiert werden. Dasselbe gilt für Termine, Veranstaltungsdaten oder Reservierungen.

  1. Hängen Sie auf dem Reiter  Anhänge mit  Hinzufügen >   Eigene Visitenkarte Ihre persönliche Karte, die   Betriebsvisitenkarte oder  Weitere Visitenkarten an. Mehrere Visitenkarten können in einer VCF-Datei zusammengefasst werden.

  2. Zur elektronischen Übertragung von  Terminen^M,  Veranstaltungen oder  Reservierungen wählen Sie  Kalendereinträge >  Veranstaltung bzw.  Termin oder  Reservierung.