Wie erstelle ich einen E-Mail-Anhang?

Senden Sie Visitenkarten oder TermineM als Anhang

Visitenkarten können als Anhänge an E-Mails angehängt werden. Die Visitenkarten werden in einem VCF-Format gesendet und können vom Empfänger direkt in den Outlook Kalender importiert werden. Dasselbe gilt für Termine, Veranstaltungsdaten oder Reservierungen.

  1. Hängen Sie auf dem Reiter AnhangAnhänge und  neu Neuanlage > vCard  Eigene Visitenkarte Ihre persönliche Karte oder die  vCard Betriebsvisitenkarte an.
  2. Um eine oder mehrere Visitenkarten einer anderen Adresse anzuhängen, wählen Sie neu Neuanlage > vCard Visitenkarte. Geben Sie den Namen des gesuchten Ansprechpartners ein und klicken Sie auf sucheSuchen oder Enter. Wählen Sie aus der Ergebnisliste mit Doppelklick oder mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste die gewünschten Einträge aus.
  3. Zur elektronischen Übertragung von Terminen, Veranstaltungsdaten oder Reservierungen wählen Sie neu Kalendereintrag anhängen > VAVeranstaltung bzw. termineTermin oder Gaesteliste Gast.

Senden Sie Angebote und Bestellungen als Anhang

Um Angebote oder Bestellungen als E-Mail-Anhang zu senden, muss die E-Mail über die Veranstaltung selbst angelegt werden. Im Reiter BriefeText der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie Veranstaltungsblätter auswählen oder mit dem Modul Angebotsgenerator* das formatierte Angebot (Bestellung) zusätzlich als PDF anhängen können.

Senden Sie Veranstaltungsblätter für Angebote oder Bestellungen in PDF-Format als E-Mail-Anhang: 

  1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Machen Sie in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text einen Linksklick in das Eingabefeld Veranstaltungsblatt.
  3. Öffnen Sie über Leertaste+Tab eine Liste der  Veranstaltungsblattvorlagen.
  4. Wählen Sie mit Doppelklick oder mit Linksklick und ok Übernehmen das gewünschte Veranstaltungsblatt.
  5. Aktivieren Sie das Format pdf PDF direkt rechts neben dem Eingabefeld, wenn es nicht automatisch vorbelegt ist.

Mit dem Modul AngebotsgeneratorM haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, das formatierte Angebot/ die Bestellung als Anhang auszuwählen:

  1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
  2. Öffnen Sie ein E Mail Anschreiben Neues Anschreiben (Öffnen Sie ein separates Anschreiben)
  3.  Gehen Sie zurück auf den Reiter Briefe Text und wählen Sie das Format des Anhangs (pdf PDF, Html HTML oder docx DOC).
  4. Der Dateiname ist mit dem Betreff der E-Mail vorbelegt, kann aber überschrieben werden.

Senden Sie interne oder externe DokumenteM als Anhang

Dokumente aus der Datenbank, aber auch externe Dokumente von der lokalen Festplatte, können als Anhänge mit E-Mails gesendet werden.

  1. Um Dokumente zu senden, die zentral in der Datenbank abgelegt sind, wählen Sie auf dem Reiter AnhangAnhänge > neu Hinzufügen Dokumentenablage Allgemeine Dokumente.
  2. Über  AnhangAnhänge > neu Hinzufügen Dokumentenablage Dokumente gelangen Sie zur Suche nach Dokumenten, die zu anderen Adressen, Veranstaltungen o.ä. abgelegt wurden.
  3. Externe Dokumente, die Sie über AnhangAnhänge neu Hinzufügen import festplatte Dateien anhängen, werden in der Datenbank zur E-Mail abgelegt.
  4. Um externe Dateien über das Explorerfenster auszuwählen, ohne sie dabei in der Datenbank zu speichern, klicken Sie im unteren Fenster infocenter daten Dokumente der lokalen Festplatte vormerken auf den Titel.
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen über save.

 

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