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Wie empfange ich eine E-Mail?

Im E Mail E-Mail-Postfach finden Sie auf dem Reiter mail eingang Eingang alle neu eingegangenen E-Mails. Je nach Betriebseinstellungen sehen Sie weitere Reiter: den mail ausgang Ausgang, den Spam Spam-Ordner, den Papierkorb Papierkorb und die open E-Mail-Ablage.

Öffnen Sie das  E Mail E-Mail-Postfach über den Schnellzugriff links in der Fenstertitelzeile mit Klick auf das Icon. Wenn neue E-Mails im Eingang sind, wird das Icon gelb hinterlegt. Die Anzahl ungelesener E-Mails wird rechts neben dem Icon angegeben. 

  • Öffnen Sie das E-Mail-Postfach

    Im E Mail E-Mail-Postfach finden Sie auf dem Reiter mail eingang Eingang alle neu eingegangenen E-Mails. Je nach Betriebseinstellungen sehen Sie weitere Reiter: den mail ausgang Ausgang, den Spam Spamordner, den Papierkorb Papierkorb und die open E-Mail-Ablage.

    1. Öffnen Sie mit Klick auf mail eingang  E-Mail-Postfach öffnen links in der Titelzeile des Fensters den E-Mail-Eingang. Wenn neue E-Mails im Eingang sind, wird das Icon gelb hinterlegt. Die Anzahl ungelesener E-Mails wird rechts neben dem Icon angegeben. 
    2. Es öffnet sich immer zuerst der mail eingang E-Mail-Eingang. Die E-Mails sind chronologisch absteigend sortiert.
      1. Ungelesene E-Mails sind fett gedruckt und alsungelesenungelesen markiert.
      2. E-Mails mit Anhang Anhang haben in der zweiten Spalte das entsprechende Icon.
      3. E-Mails mit Priorität haben ein entsprechendes Icon: Prio niedrig niedrig, Prio normal normal, Prio_hoch.png hoch, Prio sehr hoch sehr hoch oder Prio unbekannt unbekannt.
    3. Sortieren Sie die E-Mails durch Klick auf eine beliebige Zeilenüberschrift neu nach Absender, Betreff, Priorität etc.
    4. Wählen Sie mit Linksklick in eine einzelne Zeile eine E-Mail aus, um eine Vorschau im unteren Bereich des Fensters zu sehen. In der Vorschau sind bereits viele Bearbeitungsoptionen enthalten ().
    5. Auf dem Reiter mail ausgang Ausgang erhalten Sie eine chronologisch absteigend sortierte Liste aller gesendeten E-Mails ().
      1. Wählen Sie aus, von welchem Absender die E-Mails gesendet wurden, wenn Sie mehrere möglich Absenderadressen haben.
        Bsp.: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein., Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
      2. Geben Sie den kalender Zeitraum an, für den Sie die gesendeten E-Mails sehen möchten.
      3. Aktivieren Sie ggf. die Schaltfläche Datennutzung Inklusive Serien-E-Mails, um auch die von Ihnen gesendet Serien-E-Mails angezeigt zu bekommen.
    6. Auf dem Reiter Spam Spam finden Sie E-Mails, die automatisch als unerwünscht eingestuft wurden. Sie können von diesem Reiter aus entweder delete gelöscht oder in den mail eingang Eingang verschoben werden, wenn diese Einstufung nicht zutreffend ist.
    7. Auf dem Reiter Papierkorb Papierkorb finden Sie die E-Mails, die Sie selber aus dem mail eingang Eingang entfernt haben. Im Papierkorb können E-Mails entweder weiterbearbeitet oder aber endgültig gelöscht werden.
    8. Der Reiter open E-Mail-Ablage ist eine unsortierte Ablage für E-Mails, die aus unterschiedlichen Gründen noch nicht zu einem Datensatz abgelegt werden sollen.
  • Bearbeiten Sie E-Mails im E-Mail-Eingang

    Im E-Mail-Eingang gibt es schon in der Übersicht mit Vorschau zahlreiche Möglichkeiten, E-Mails zu bearbeiten. Weitere Optionen bekommen Sie, sobald Sie eine E-Mail richtig öffnen. Viele Aktionen sind an mehreren Stellen möglich: über die Werkzeugleiste oberhalb der Liste von E-Mails, über die Werkzeugleiste oberhalb der Vorschau, über Rechtsklick auf die E-Mail (Kontextmenü).

    1. Wählen Sie eine E-Mail mit Linksklick in die Liste aus und wählen Sie:
      1. mail beantworten Antworten mit den Auswahlmöglichkeiten "Absender antworten" oder "Allen antworten"
        Standardmäßig werden E-Mails vor dem Antworten zu einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc) Mail ablegen abgelegt. Sobald Sie auf mail beantworten Antworten klicken, erscheint eine Auswahl zur Suche nach oder Neuanlage von möglichen Datensätzen. Wenn die Sendeadresse der E-Mail bekannt ist, wird sofort die richtige Adresse angeboten.
        Nur in absoluten Ausnahmefällen sollte die Möglichkeit Briefe Ohne Adresse ablegen gewählt werden.
      2. mail weiterleiten Weiterleiten mit den Auswahlmöglichkeiten "Ablegen und weiterleiten" oder "Direkt weiterleiten".
      3. E Mail Kommunikationsverlauf Kommunikationsverlauf anzeigen, um bei einem mehrstufigen E-Mail-Verkehr auch die früher gesendeten E-Mails und Antworten zu sehen
      4. Anhang Anhang öffnen mit Klick auf das Icon ganz rechts in der unteren Werkzeugleiste über dem Vorschaufenster
      5. print Drucken mit Klick auf das Icon in der unteren Werkzeugleiste über dem Vorschaufenster
    2. Sie können E-Mails einzeln oder zu mehreren auswählen für folgende Aktionen in der oberen Werkzeugleiste oder im Kontextmenü:
      1. Mail ablegen Ablegen ()
      2. edit Öffnen
      3.  gelesen/ungelesen Als gelesen/ungelesen markieren
      4.  Spam Als Spam markieren
      5. Papierkorb In den Papierkorb verschieben
      6. Benutzer Favoriten Als Favorit hinzufügen/löschen  
    3. Öffnen Sie einzelne E-Mails mit Doppelklick oder über Linksklick auf den Datensatz und edit Öffnen für mehr Details und weitere Bearbeitungsoptionen:
      1. Anhang Anhänge in Dokumentenablage Dokumentenpakete oder export festplatte extern speichern über das Bearbeitungsfenster oben rechts
      2. E-Mail in unterschiedlichen Formaten (Html HTML, Texte Text, textverarbeitung Textverarbeitung) öffnen
  • Legen Sie E-Mails ab

    Aus mehreren Gründen ist es wichtig, E-Mails nicht im Eingangsordner des Postfachs zu lassen, sondern sinnvoll abzulegen: nur so ist gewährleistet, dass alle Benutzer der Software immer Zugriff auf relevante Informationen zu einer Adresse, einer Veranstaltung oder einem anderen Datensatz haben. Zusätzlich wird der E-Mail-Abruf immer langsamer, je voller ein Postfach ist. E-Mails können einzeln oder auch zusammen abgelegt und damit aus dem E-Mail-Eingang entfernt werden.

    1. Wählen Sie im E-Mail-Eingang eine oder mehrere E-Mails mit Linksklick (und gedrückter Strg-Taste für die Mehrfachauswahl) aus.
    2. Wählen Sie über die Werkzeugleiste oberhalb der Liste oder über Rechtsklick Mail ablegen Ablegen.
      1. Wählen Sie standardmäßig Mail ablegen Ablegen und weisen Sie die E-Mail einer Adresse, einer Veranstaltung oder einem anderen Datensatz zu. Wenn die Ansenderadresse bereits bekannt ist, wird der passende Datensatz automatisch angeboten. 
        Abgelegte E-Mails verschwinden aus dem E-Mail-Eingang und sind dann nur noch unter dem verknüpften Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) im  Info Center unter  Briefe/E-Mails gespeichert.
      2. Wählen Sie Mail ablegen vertraulich Vertraulich ablegen nur dann, wenn andere Mitarbeiter die E-Mail nicht angezeigt bekommen sollen.
      3. Wählen Sie open E-Mail-Ablage nur z.B. als Zwischenablage oder solange Sie den Vorgang noch bearbeiten. E-Mails, die in einer E-Mail-Ablage gespeichert sind, sind für die anderen Mitarbeiter nicht sichtbar.
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