Viele Briefe sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Briefvorlagen, die Benutzer mit administrativen Rechten auf dem Reiter  Vorlagen >  Textvorlagenanlegen können. Änderungen an einem Brief, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur diesen einen Brief. Die Vorlage bleibt unverändert.

1. Standardmäßig wird bei jeder Briefneuanlage direkt die Auswahl einer Vorlage angeboten. Diese Option kann jeder Benutzer mit Klick auf  Nicht mehr anzeigen rechts in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorlagenfensters ausblenden.
2. Um die Option wieder zurückzusetzen, gehen Sie zum Reiter  Optionen >  Ausgeblendete Meldungen > Briefe / E-Mails: Neu anlegen >  Standard wiederherstellen.
3. Um nur die Standardsignatur Ihres Betriebes oder Unternehmens ohne Textvolage zu verwenden, wählen Sie links in der Werkzeugleiste  Nur Signatur.
4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über  Briefe / E-Mails >  Neuanlage mit Vorlage.
5. Auch nachträglich können Sie eine Textvorlage für einen bereits geöffneten Brief aufrufen. Öffnen Sie mit Doppelklick auf  Textvorlage auswählen links in der Werkzeugleiste des Textreiters oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
6. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
7. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie  Textvorlage auswählen >  Aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
8. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick oder mit  Übernehmen.
9. Für Briefe, die im Kontext einer Veranstaltung oder eines anderen Datensatzes geöffnet werden, werden automatisch passende Vorlagen vorgeschlagen.
10.  Speichern Sie Ihre Änderungen.