Creating an event template

• Öffnen Sie eine neue Veranstaltungsvorlage

  Event templates are created on the basis of existing events. Therefore, before a template can be created, the so-called "sample event" must exist, which is then saved as a template. Either use a real, well-planned event for this purpose, or create such an event for this purpose only.

  1.  Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Veranstaltungen >  Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb*.
  2. Select the type of the event from the selection list and give the template as meaningful a name as possible . The template will be offered for selection under the name selected here when the new event is created.
     Hinweis: Tischreservierungs-Veranstaltungen wählen Sie im nächsten Schritt über den Veranstaltungstyp aus.
  3. Einige Daten der Veranstaltung können, müssen aber nicht in die Vorlage übernommen werden. Für Vorlagen zu Tischreservierungsveranstaltungen stehen nicht sämtliche Optionen zur Verfügung:
     a) Zeiten, die aus der Vorlage beibehalten werden, überschreiben die Buchungszeiten, die für die neue Veranstaltung ausgewählt sind.
     b) Räume können vorbelegt werden, bei Doppelbuchung wird gewarnt.
     c) The event schedule can be copied (if necessary including a link to an event).
  4. Either all types of segments (offer, order, invoice) or only individual ones can be copied. Activate with a tick at Copy segment data > Only for stage, to offer only quotes, orders or invoices for copying.
  5. Specify that the items are to be copied and tick Prices updated if you do not want the prices from the sample event to be taken over, but the current daily prices.
  6. Aus Bestellungen können auch ganze Gästelisten übernommen werden.
  7. Die ausführliche Beschreibung der Vorlage erscheint bei der Veranstaltungsneuanlage mit Vorlage. Diese detaillierte Beschreibung mit Angaben zu Vorbelegungen, möglichen Szenarien und Vorlagenempfehlungen ist sehr hilfreich, vor allem wenn mehrere Vorlagen zur Auswahl stehen.
• Wählen Sie eine Musterveranstaltung aus

  Once you have determined which event template data should be copied, select the event to be used as a template.

  1. Left-click on  Sample event to open the event search.
  2. Select the appropriate VA type (Normal, Table Reservation, Delivery Service or Internal) to be offered only matching events as samples.
  3. Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie sie mit Doppelklick aus der Liste der Ergebnisse aus.
     Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Musterveranstaltung nicht abgeschlossen ist.
  4. Geben Sie an, zu welchem Tag die Musterveranstaltung gespeichert werden soll (bisheriges Datum Beibehalten, Heute, Auswählen). Das Datum dient lediglich als Referenzdatum und wird in die aus der Vorlage angelegten Veranstaltungen nicht übernommen.
  5. Make changes if necessary and save the sample template via .
  6. Die Musterveranstaltung wird unter einer neuen Veranstaltungsnummer und nur mit den ausgewählten Daten gespeichert.
  7. Die Vorlage und deren Musterveranstaltung kann jederzeit geändert werden.
  8. Save and close save the event template.
• Legen Sie To-Do-Listen zu Veranstaltungsvorlagen an

  Immer wieder gleiche Aufgaben, die mit bestimmten Veranstaltungen verbunden sind, können schon in der Vorlage mit angelegt werden. Die To-Do-Liste wird dann bei der Neuanlage von Veranstaltungen aus dieser Vorlage übernommen.

  1. Open a  event template and click  open template.
  2. Click in the horizontal toolbar on  To-Do and create a new list of tasks (Create a new to-do list for a record).
  3.  Speichern Sie die To-Do-Liste und die Veranstaltungsvorlage.