Wie lege ich eine Veranstaltungsvorlage an?

Öffnen Sie eine neue Veranstaltungsvorlage

Veranstaltungsvorlagen werden auf Basis von bereits vorhandenen Veranstaltungen angelegt. Bevor eine Vorlage erstellt werden kann, muss deshalb die sog. "Musterveranstaltung" existieren, die dann als Vorlage gespeichert wird. Verwenden Sie hierfür entweder eine echte, gut durchgeplante Veranstaltung, oder legen Sie eine solche Veranstaltung nur zu diesem Zweck an.

  1.  Gehen Sie in der Funktionsleiste zu Vorlagen 32Vorlagenvorlage va 32expandVeranstaltungenneu 32Neuanlage und wählen Sie ggf. den Betrieb*.
  2. Wählen Sie die Art der Veranstaltung aus der Auswahlliste und geben Sie der Vorlage einen möglichst aussagekräftigen Namen. Unter dem hier gewählten Namen wird die Vorlage bei der Veranstaltungs- Neuanlage zur Auswahl angeboten.
  3. Einige Daten der Veranstaltung können, müssen aber nicht in die Vorlage übernommen werden:
    a) Zeiten, die aus der Vorlage beibehalten werden, überschreiben die Buchungszeiten, die für die neue Veranstaltung ausgewählt sind.
    b) Räume können vorbelegt werden, bei Doppelbuchung wird gewarnt.
    c) Der Veranstaltungsablauf kann (ggf. inklusive Verknüpfung mit einem Vorgang) kopiert werden.
  4. Es können entweder alle Arten von Vorgängen (Angebot, Bestellung, Rechnung) oder nur einzelne kopiert werden. Aktivieren Sie mit einem Häkchen unter Vorgangsdaten kopieren > Nur vom Typ, um ausschliesslich Angebote, Bestellungen oder Rechnungen zum Kopieren anzubieten.
  5. Legen Sie fest, dass die Artikel kopiert werden und setzen Sie den Haken Preise aktualisiert wenn nicht die Preise aus der Musterveranstaltung, sondern die jeweils tagesaktuellen Preise übernommen werden sollen.
  6. Aus Bestellungen können auch ganze Gästelisten übernommen werden.
  7. Die ausführliche Beschreibung der Vorlage erscheint bei der Veranstaltungsneuanlage mit Vorlage. Diese detaillierte Beschreibung mit Angaben zu Vorbelegungen, möglichen Szenarien und Vorlagenempfehlungen ist sehr hilfreich, vor allem wenn mehrere Vorlagen zur Auswahl stehen.

 

Wählen Sie eine Musterveranstaltung aus

Wenn Sie festgelegt haben, welche Daten der Veranstaltungsvorlage kopiert werden sollen, wählen Sie die Veranstaltung aus, die als Muster dienen soll.

  1. Mit Linksklick auf suche 32Musterveranstaltung öffnen Sie die Veranstaltungssuche.
  2. Suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und wählen Sie sie mit Doppelklick aus der Liste der Ergebnisse aus.
    Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Musterveranstaltung nicht abgeschlossen ist.
  3. Geben Sie an, zu welchem Tag die Musterveranstaltung gespeichert werden soll (bisheriges Datum Beibehalten, Heute, Auswählen).
  4. Nehmen Sie Änderungen vor und speichern die Mustervorlage über Speichern 32.
  5. Die Musterveranstaltung wird unter einer neuen Veranstaltungsnummer und nur mit den ausgewählten Daten gespeichert.
  6. Die Vorlage und deren Musterveranstaltung kann jederzeit geändert werden.
  7. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Veranstaltungsvorlage.

Legen Sie To-Do-Listen zu Veranstaltungsvorlagen an

Immer wieder gleiche Aufgaben, die mit bestimmten Veranstaltungen verbunden sind, können schon in der Vorlage mit angelegt werden. Die To-Do-Liste wird dann bei der Neuanlage von Veranstaltungen aus dieser Vorlage übernommen.

  1. Öffnen Sie eine vorlage vaVeranstaltungsvorlage und klicken Sie auf VAMuster öffnen.
  2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Checkliste To-Do und legen Sie eine neue Liste mit Aufgaben an (Legen Sie eine neue To-Do-Liste zu einem Datensatz an).
  3. save Speichern Sie die To-Do-Liste und die Veranstaltungsvorlage.
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