Wie hinterlege ich Briefpapier?

Bei der Einrichtung Ihrer Datenbank wird in den entsprechenden Textvorlagen passendes Briefpapier hinterlegt:

- Für den  Druck von  Textdokumenten wird das Briefpapier in einem JPG-Format mit 300dpi als Bild im  Album angelegt.
- Für das Senden von PDFs über  Email wird auch das Briefpapier in einem PDF-Format in einem  Dokumentenpaket unter Allgemeine Dokumente hinterlegt.

Solange die vorhandenen Dateien im  Album (für den Druck) oder im  Dokumentenpaket (für die PDF-Erstellung) nur ausgetauscht, aber unter demselben Namen weiterverwendet werden, wird das neue Briefpapier automatisch in jede Vorlage übernommen.
Wenn neue Dateien angelegt werden, müssen zusätzlich die Ausgabeeinstellungen angepasst werden.

• Ersetzen Sie ein vorhandenes Briefpapier für die PDF-Erstellung

  Um ein Briefpapier zu ersetzen, muss es im PDF-Format im richtigen Dokumentenpaket ausgetauscht werden. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE PDF-Dokumente ersetzt werden. Das Vorgängerdokument wird dann überschrieben und das neue Dokument in den Ausgabeeinstellungen automatisch übernommen.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Dokumente >  Suchen, Ablageort "Allgemeine Dokumente".
  2. Wählen Sie mit Doppelklick das Paket "Briefpapier" aus der Liste der gefundenen Dokumentenpakete. Das Paket öffnet sich mit einer Liste aller enthaltenen Dokumente.
  3. Markieren Sie das zu ersetzende Dokument (PDF), klicken Sie auf >  Von Festplatte neu laden und wählen Sie das neue Briefpapier vom lokalen Speicherort.
     Hinweis: Das vorherige Briefpapier wird aus dem Dokumentenpaket gelöscht (ersetzt).
  4. Wiederholen Sie ggf. den Vorgang für ein Briefpapier mit abweichenden Folgeseiten.
  5. Speichern und schließen Sie das Dokumentenpaket.
     Hinweis: Das neue Briefpapier wird in den Ausgabeeinstellungen übernommen und in den Vorlagen mit dieser Ausgabeeinstellung automatisch übernommen.
• Ersetzen Sie ein vorhandenes Briefpapier für den Druck

  Um ein Briefpapier zu ersetzen, muss das Bild im  Album ausgetauscht werden. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE JPG-Dateien ersetzt werden. Das alte Bild wird dann überschrieben und das neue Bild in den Ausgabeeinstellungen automatisch übernommen.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Album >  Suchen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick das gewünschte Briefpapier aus der Liste.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü mit Rechtsklick auf das Bild und wählen Sie Import. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
  4. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie das neue Bild mit Doppelklick ein. Das neue Bild erscheint in der Vorschau.
  5. Wichtig: Importieren Sie NUR ein neues Bild und löschen Sie nicht den Albumeintrag.
  6. Speichern und schließen Sie das Bild.
     Hinweis: Das neue Briefpapier wird in den Ausgabeeinstellungen übernommen und in den Vorlagen mit diesen Ausgabeeinstellungen automatisch angewendet.
• Legen Sie ein neues Briefpapier für die PDF-Erstellung an

  Briefpapiere im PDF-Format werden in einem Dokumentenpaket "Briefpapier" unter  Vorlagen >  Dokumente >  Allgemeine Dokumente gespeichert. In diesem Dokumentenpaket können zahlreiche unterschiedliche Briefpapiere hinterlegt werden, deshalb ist eine eindeutige Benennung der Dokumente äußerst wichtig. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE als PDF-Dokumente abgelegt werden.
  Wichtig: Damit das neue Briefpapier tatsächlich für die Erstellung von PDF-Dokumenten zum E-Mailversand verwendet wird, müssen ausserdem die  Ausgabeeinstellungen angepasst werden (s.u.).

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Dokumente >  Suchen, Ablageort "Allgemeine Dokumente".
  2. Wählen Sie mit Doppelklick das Paket "Briefpapier" aus der Liste der gefundenen Dokumentenpakete. Das Paket öffnet sich mit einer Liste aller enthaltenen Dokumente.
  3. Um das neue Briefpapier von Festplatte zu hinterlegen, klicken Sie auf  >  Dateien. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
  4. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie mit Doppelklick das neue Briefpapier im PDF-Format in die Liste ein.
  5. Um ein veraltetes Briefpapier zu entfernen, markieren Sie das Dokument (mit gedrückter Strg-Taste + Linksklick für Mehrfachauswahl) und entfernen Sie über das  in der unteren Werkzeugleiste.
     Wichtig: Löschen Sie NUR das  PDF-Dokument, nicht das  Dokumentenpaket.
  6. Speichern und schließen Sie das Dokumentenpaket.
• Legen Sie ein neues Briefpapier für den Druck an

  Briefpapiere für den Ausdruck von Dokumenten aus der Textverarbeitung werden in einem JPG-Format unter  Vorlagen >  Album  gespeichert. Im Album können zahlreiche unterschiedliche Briefpapiere hinterlegt werden, deshalb ist eine eindeutige Benennung der Dokumente äußerst wichtig. Wenn unterschiedliche Layouts für die erste Seite bzw. Folgeseiten eines Briefpapiers vorgesehen sind, müssen BEIDE als JPG-Dateien abgelegt werden.
  Wichtig: Damit das neue Briefpapier tatsächlich für den Druck von Textdokumenten verwendet wird, müssen ausserdem die  Ausgabeeinstellungen angepasst werden (s.u.).

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Album >  Neuanlage.
  2. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen und sinnvolle Kategorien, um das Briefpapier später leicht zu finden.
  3. Klicken Sie auf  Bild einfügen und wählen Sie Ihre Datenquelle (extern oder aus der Datenbank).
  4. Suchen Sie die gewünschte Datei und fügen Sie mit Doppelklick das neue Bild ein. Das neue Bild erscheint in der Vorschau.
  5. Geben Sie die Bildmaße und eine Auflösung von 300 dpi an.
  6. Speichern und schließen Sie das Bild.
• Wählen Sie die Ausgabeeinstellung

  Wenn ein neues Briefpapier entweder für die PDF-Erstellung oder für den Druck erstellt wurde, muss dieses neue Briefpapier in den entsprechenden Ausgabeeinstellungen zugewiesen werden.

  1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zu  Vorlagen >  Ausgabeeinstellungen >  Suchen.
  2. Wählen Sie mit Doppelklick die gewünschte Ausgabeeinstellung "Briefpapier" aus der Liste der gefundenen Ausgabeeinstellungen.

  PDF für den E-Mail-Versand

  1. Klicken Sie im Bereich PDF rechts neben Wasserzeichen Seite 1 oder Wasserzeichen Folgeseiten auf   Dokument >  Suchen.
  2. Um die Suchergebnisse einzuschränken, geben Sie unter Ablageorte "Allgemeine Dokumente" an und bestätigen Ihre Eingabe mit Suchen.
  3. Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenpakete das gewünschte Briefpapier mit Doppelklick.
  4. Speichern und schließen Sie die Ausgabeeinstellung.

  JPG für den Druck von Textdokumenten

  1. Klicken Sie im Bereich Textverarbeitung rechts neben Wasserzeichen Seite 1 oder Wasserzeichen Folgeseiten auf   Album >  Suchen.
  2. Um die Suchergebnisse einzuschränken, geben Sie ggf. die zugewiesenen Kategorien an und bestätigen Ihre Eingabe mit Suchen.
  3. Wählen Sie aus der Liste der Albumbilder das gewünschte Bild mit Doppelklick.
  4. Speichern und schließen Sie die Ausgabeeinstellung.