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Setting up foreign languages, dictionaries and multilingual text templatesM

  • Legen Sie Fremdsprachen an

    Benutzer mit administrativen Rechten dürfen eine unbegrenzte Anzahl an verfügbaren Fremdsprachen anlegen und für unterschiedliche Bereiche der Anwendung freigeben. Die unter Administration Administration > Administration Einstellungen > betrieb Unternehmen > Administration Einstellungen > Standardsprache angegebenen Sprache wird hier nicht angezeigt. Wird dort nichts eingegeben, gilt Deutsch als Standardsprache.

    1. Gehen Sie zu AdministrationAdministration > Spracheexpand Sprachen > neu Neu.
    2. Geben Sie den Namen der neuen Sprache und ein Kürzel an. Ein alternativer Name wird automatisch vorbelegt, ist aber änderbar und optional. Weisen Sie optional eine Flagge zu, die als Icon für diese Sprache angezeigt wird.
    3. Use the sorting number to determine the order in which the languages are displayed. If the sorting number is identical, the languages are sorted alphabetically.
    4. Wählen Sie aus der Auswahlliste ein Wörterbuch für die Maschinenübersetzung aus ().
    5. Activate the language selection:
      1. Für Adresse Adressen, um eine Spracheinstellung pro Adresse bzw. Kontaktperson zu erlauben. Wenn einer Adresse eine Fremdsprache zugewiesen wird, werden automatisch ggf. vorhandene Briefvorlagen in dieser Sprache aufgerufen.
      2. Für artikel Artikel, um die Eingabe von fremdsprachigen Artikeltexten zu ermöglichen, die für mehrsprachige Textvorlagen benötigt werden.
      3. Für Briefe Briefe/E-Mails, um fremdsprachige Versionen von deutschen Briefen oder anderen Textvorlagen abzuspeichern (Briefe, E-Mails, Angebote, Menükarten etc.).
      4. If no text templates are to be maintained in this language, specify a  substitute language expand by clicking on the drop-down triangle  . For accounts with the new language, letters are then offered in this substitute language.
        Bsp.: In einer Adresse kann "Niederländisch" zugewiesen werden, es werden aber keine Textvorlagen in Niederländisch gepflegt. Ersatzweise wird hier "Englisch" ausgewählt, die Kunden bekommen englische Textvorlagen.
    6. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Installieren Sie Hunspell Wörterbücher

    Ein Hunspell Wörterbuch erlaubt den Benutzern die Rechtschreibprüfung in Textfeldern und Textvorlagen. Aufgrund lizenzrechtlicher Bestimmungen kann diese Rechtschreibprüfung nicht direkt vorinstalliert werden.

    1. Create a folder for the dictionary
      1. Für Serveranwendungen: C:\Bp Event\Bp Event Server\Application\Server Database\Resources\Hunspell
      2. Für Einzelplatz: C:\Bp Event\Bp Event Standalone\ Application\Database\Resources\Hunspell
    2. Gehen Sie zu Hunspell Wörterbücher Deutsch (https://www.j3e.de/hunspell/) und wählen Sie die aktuellste Datei für Ihren Standort aus.
    3. Entpacken Sie die heruntergeladene ZIP-Datei in das eben angelegte Verzeichnis.
    4. Log out of the application and log in again.
    5. Select Administration Administration > Administration Settings > betrieb Company > Einrichtung Settings > Dictionary > German - Hunspell.
    6. SpeichernSpeichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Legen Sie fremdsprachige Versionen von Textvorlagen an

    Create foreign language versions directly in the text template, which are available for customer printouts in the respective language.

    1. Open the desired German text template via VorlagenTemplates > Briefvorlagen Text templates > suche Search .

    Ab Version 12.1:

    1. Öffnen Sie über neu Sprache hinzufügen einen zusätzlichen Reiter für die fremdsprachige Vorlage. Es werden alle Sprachen zur Auswahl angeboten, die unter Administration Administration > Sprache Sprachen angelegt und für Briefe Briefe/E-Mails aktiviert sind.
    2. Geben Sie die fremdsprachige Textvorlage ein, und bearbeiten Sie sie ggf. mit Hilfe des woerterbuch Wörterbuches. Wenn kein Text eingegeben wird, wird der Reiter für diese Sprache beim Schließen automatisch wieder entfernt.
    3. Um der Briefvorlage ein passendes mehrsprachiges Anschreiben zuzuweisen, wählen Sie im oberen Teil der Textvorlage eine entsprechende Briefvorlagen Textvorlage aus. Wenn ein Brief auf Basis der mehrsprachigen Vorlage erstellt wird, wird dann automatisch auch auf das Anschreiben in derselben Sprache zurückgegriffen.
    4. Um den Betreff eines mehrsprachigen Briefes anzupassen, klicken Sie auf Funktion Betreff über Formel und hinterlegen Sie eine entsprechende ausgabe Formel (mit den Funktionen "Dictionary Translate" und "Current Language").

    Versions before 12.1:

    1. Speichern Sie das Vorlagendokument extern über Datei > Speichern unter in der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text.
    2. Wählen Sie im Feld Sprache der Vorlage die gewünschte Zielsprache.
    3. Open the template again via File > Open in the toolbar of the tab Briefe Text.
      Note: If you copy the original text from one language to the other using Ctrl+A, Ctrl+C and Ctrl+V, the texts and database references are retained, but not the page layout.

    Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.

  • Insert translations into text documents

    Translate only real text in the text templates, not database references. Item texts or other texts that originate from database references should be added to the respective items or templates (Create foreign-language item texts).

    1. Display the bezug 4D expressions  in a text document to distinguish the database references from pure text (before version 12.1: on the toolbar of the tab Briefe Text ).
    2. Das zu der Sprache passende uebersetzen Wörterbuch wird automatisch in der horizontalen Werkzeugleiste angezeigt (vor Version 12.1: passend auswählen).
    3. Highlight the text you want to translate and click   uebersetzen  Dictionary.
    4. In the field Translation text , mark the word or compound term for which you need a translation suggestion, or enter the term directly in the field Search words .
    5. Double-click to select the best of the suggested translations or enter a new translation via neu New .
    6. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.
  • Insert dictionary references in text documents

    Translations can also be entered as references to your own dictionary. If the approved translation of an original text changes, it is not necessary to correct each template translation individually, but only the entry in the dictionary. References are particularly suitable for templates, but can also be used in text documents.

    1. Display the bezug 4D expressions  in a text document to distinguish the database references from pure text (before version 12.1: on the toolbar of the tab Briefe Text ).
    2. Das zu der Sprache passende uebersetzen Wörterbuch wird automatisch in der horizontalen Werkzeugleiste angezeigt (vor Version 12.1: passend auswählen).
    3. Highlight the text you want to translate and click   uebersetzen Dictionary > Bezuege einfuegen Replace with translation reference.
    4. To ensure that the translation is capitalised at the beginning of the sentence, select Bezuege einfuegen Replace with translation reference (capitalisation).
    5. Speichern Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window
  • Überprüfen Sie die Qualität von Wörterbuchbezügen in der Vorlage

    Bei längeren Textvorlagen kann es schwierig werden, die Qualität der automatischen Übersetzungen sicherzustellen. Dabei hilft die automatische Prüfung der Einträge, die als Wörterbuchbezug eingefügt wurden.
    Note: Translations that have been inserted as text are not recorded here.

    1. Open the display window at Einrichtung Set-up > uebersetzenexpand Translations > Monitor Exam .
    2. Wählen Sie aus, welche Wörterbuchbezüge Sie angezeigt bekommen möchten:
      Red die Bezüge, für die keine Übersetzung gefunden wurde
      Yellow die Bezüge, für die nur eine unvollständige Übersetzung gefunden wurde
      Green die Bezüge, für die eine einhundertprozentig passende Übersetzung gefunden wurde
      Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
    3. Öffnen Sie erst danach die gewünschte Textvorlage in der richtigen Sprache.
    4. Im Ergebnisfenster sehen Sie die gefunden Bezüge in der Reihenfolge des Auftretens.
    5. Sortieren Sort zwischenablagecopy the results alphabetically or copy them to the clipboard for better editing.
    6. Lassen Sie sich über details Details anzeigen, in welcher Vorlage oder Formel die Referenz erscheint.
    7. Korrigieren und ergänzen Sie die Wörterbuchbezüge und rufen Sie die Textvorlage noch einmal auf.
  • Weisen Sie fremdsprachigen Vorlagen passende Anhänge zu

    Many templates for correspondence have attachments linked to them that are automatically sent with an e-mail. For foreign-language e-mails, attachments are also useful. 

    1. Create the translations of the attachment templates (Create foreign language versions of text templates).
    2. Fügen Sie auf dem Reiter Anhang Anhänge der E-Mail-Vorlage sowohl die deutschen als auch die fremdsprachigen Anhänge hinzu:
      1. Multilingual bp text templates as attachments do not receive a language filter because they are automatically attached in the language of the address/letter.
        Bsp.: Bp-Textvorlage mit Übersetzungen "Angebot mit Nettosummen"
      2. For data sheets or external documents, select the languages for which they are to be attached in the language filter column.
        E.g.: "How to find us.pdf" for the mail languages English, Dutch and Polish, "Où nous trouver.pdf" for French
      3. Bilddateien, Visitenkarten, Kalendereinträge und ähnliche brauchen keinen Sprachfilter, sie werden immer angehängt.