Wie richte ich Änderungsbenachrichtigungen ein?^M

Bevor mit der Einrichtung der Änderungssynchronisation begonnen wird müssen folgende Fragen beantwortet werden:

1. Welche Datensatzänderungen sollen kommuniziert werden?

• Veranstaltungen
• Termine
• Artikelbestände/Dienstpläne
• Aktivitäten
• Ansprechpartner
• Arbeitszeiten
• Einkaufslieferungen
• Ereigniskalender
• Projekte
• Veranstaltungsabläufe
• Veranstaltungsräume
• Vorgänge

2. An wen soll die Änderung kommuniziert werden?
   Einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder Personen ohne Bp Event Zugang
3. Wie soll die Änderung kommuniziert werden?
   E-Mail, interne Nachricht, SMS, Aktivität, Job starten
4. Was soll in der Benachrichtigung stehen?
   Vorher-, Nachher-Info, Formatierung
5. In welcher Taktung soll die Änderungsprüfung erfolgen?
   Alle 5 Minuten, Stunden etc.

-In Standardszenario enthalten-

Zweck: Die Info Center Liste ist verantwortlich für den Betreff und den Inhalt der Änderungsbenachrichtigung. Der Text ist verantwortlich für die Prüfung aller Daten, die bei Änderung eine Aktion auslösen. Bei jedem Jobdurchlauf werden diese Daten auf Änderungen überprüft und lösen ggf. eine Aktion aus. Die Info Center Liste wird in der Sync Tabelle als Exportliste zugewiesen.

1. Legen Sie eine neue Liste an. (Siehe auch Wie lege ich eine neue Liste an?)
2. Wählen Sie die Verwendung "IC-Liste".
3. Geben Sie in der Formel To Do Überschrift den Betreff der Benachrichtigung ein (E-Mail, interne Nachricht, Aktivität)
4. Geben Sie in der Formel To Do Detail den Inhalt der Nachricht ein.

-In Standardszenario enthalten-

Zweck: Die Textvorlage vom Typ Info Center bestimmt die Inhalte der Änderungsbenachrichtigung. Über Formatierungen und Stilvorlagen lassen sich die Änderungen für den Empfänger deutlich darstellen. Lesen Sie mehr zum Thema Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?

1. Legen Sie eine neue Textvorlage an oder kopieren eine bestehende Vorlage.
2. Wählen Sie den Vorlagen Typ "Info Center Daten".
3. Klicken Sie auf  und wählen Ausdruck einfügen [Text]
4. Wählen Sie die Funktion Sync Server Benachrichtigungsdetails aus der rechten Spalte.
   
   Hinweis: Dieser Ausdruck gibt die Information aus der Formel To Do Detail (aus der Info Center Liste) aus. Der Parameter new gibt den aktuellen Text nach der Änderung wieder, der Parameter old gibt den Ursprungsinhalt vor der Änderung wieder.
5. Für eine Verdeutlichung der Änderungen im Text, kann obenstehende Formel mit der Funktion „Texte vergleichen“ ergänzt werden.
   Beispiel:
   
6. Diese unterschiedlichen Ergebnisse aus der Formel in der Textverarbeitung können zusätzlich formatiert werden.
   Formatierungsmöglichkeiten:
   
7. Wenden Sie vorab definierte Stile (Link) in der Textverarbeitung an, sieht die Formel so aus:
   

-Grundfunktionen im Standardszenario enthalten, müssen auf Ihren Betrieb angepasst werden-

Zweck: Sync Server bestimmen den Absender der Änderungsbenachrichtigungen und sind für die Einplanung der Jobs verantwortlich. Für verschiedene Intervalle und Kontexte, benötigt man separate Sync Server.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Synchronisation.
2. Um einen neuen Sync Server anzulegen, klicken Sie auf das grüne Plus  und wählen  Benachrichtigung. Das Eingabefeld des Sync Servers öffnet sich.
3. Geben Sie einen eindeutigen, sprechenden Namen für den Sync Server ein.
4. Geben Sie eindeutige Titelpräfixe für Benachrichtigungen ein
   a) Neu -> Beispiel „Neuer Dienst“
   b) Geändert -> Beispiel „Geänderter Dienst“
   c) Nicht mehr aktuell -> Beispiel „Stornierter Dienst“
5. Geben Sie die Sendeadresse für E-Mails ein.
6. Speichern und schließen Sie den Datensatz.

-Grundfunktionen im Standardszenario enthalten, müssen auf Ihren Betrieb angepasst werden-

Zweck: Sync Tabellen bestimmen die Rahmenbedingungen und den Inhalt der Änderungsbenachrichtigung.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Synchronisation.
2. Um eine neue Sync Tabelle anzulegen, klicken Sie auf das grüne Plus  und wählen  Benachrichtigung bei xx.
   Hinweis: Es werden Ihnen die bereits angelegten Sync. Server angeboten.
3. Geben Sie einen eindeutigen, sprechenden Namen für die Sync Tabelle ein oder übernehmen den Servernamen (empfohlene Vorgehensweise).
4. Wählen Sie die Datenquelle aus der Auswahlliste.
   Hinweis: Es werden nur Daten angeboten, die einen Datums- oder Uhrzeitbezug haben.
5. Weisen Sie die Exportliste vom Typ Info Center zu.
6. Geben Sie bei Export-Verzögerung einen Zeitbereich in Minuten ein. Diese Zeit bestimmt, wann nach dem Speichern des Datensatzes die Änderungsbenachrichtigung versendet wird.
   Hinweis: Achten Sie darauf, dass Server, Name, Datenquelle, Exportliste und Textvorlage einheitliche Ziele verfolgen.
7. Treffen Sie folgende Entscheidungen:
   a) Verantwortliche Benutzer benachrichtigen
   Setzen Sie den Haken, werden nur die Sync Server Konten Typ Benutzer oder Benutzergruppe angesprochen. Zusätzlich erhält jedes Benutzerkonto nur die für sie relevanten Daten.
   Beispiel: Der Benutzer Müller erhält nur Benachrichtigungen über Terminänderungen, die ihn selbst als Terminteilnehmer oder Verantwortlichen betreffen.
   b) Pro Mitarbeiter benachrichtigen
   Setzen Sie den Haken, werden nur die Sync Server Konten Typ Mitarbeiter angesprochen.
   Beispiel: Der Benutzer Müller erhält Änderungsbenachrichtigungen zu den eigenen Diensten.
   c) Setzen Sie an dieser Stelle keinen Haken, werden nur die Sync Server Konten Typ „Sync Server Konto“ und „Verteilerliste“ berücksichtigt. Dies ermöglich eine Benachrichtigung für Interessengruppen, auch außerhalb von Bp Event.
   Beispiel: Veranstaltungsänderungen werden mit verschiedenen Abteilungen und mit dem externen Caterer kommuniziert.
8. Stellen Sie bei Vorlauf für Benachrichtigung eine Anzahl an Tagen ein, wie viele Tage vor dem Datum (Beispiel Veranstaltungsdatum) die Benachrichtigung versendet werden soll.
   Beispiel: Wird ein Vorlauf von 14 Tagen eingestellt, werden Änderungen z.B. drei Wochen vor der Veranstaltung nicht als Änderungsbenachrichtigung versendet. So wird eine unnötige Informationsflut im Vorfeld vermieden.
9. Die Einstellung Maximale Anzahl Fehlversuche legt fest, wie oft die Benachrichtigungsfunktion fehlerhaft erfolgen darf, bevor die Ausführung abgebrochen wird.
10. Hinterlegen Sie die Textvorlage, welche für den Benachrichtigungstext verantwortlich ist.
11. Unter Datenblatt als E-Mail Anhang können E-Mail Anhänge für die Benachrichtigung festgelegt werden. So kann z.B. ein aktualisiertes Function (nur auf Basis der Textverarbeitung -> Datenblatt möglich) für die Veranstaltung angehängt werden.
12. Setzen Sie den Haken ICS Anhang für E-Mail, um Kalendereinträge im Anhang mitzusenden.
    Beispiel: Der Veranstaltungstag wurde verschoben, ein aktualisierter Kalendereintrag wird in der E-Mail mitgesendet.
    Hinweis: Form und Inhalt des Kalendereintrages sind nicht individuell einstellbar.
13. Um in der Änderungshistorie des Datensatzes zu protokollieren ob eine Benachrichtigung versendet wurde, setzen Sie den Haken Am Datensatz protokollieren.
    Hinweis: Das Protokollieren erzeugt ggf. eine größere Datenmenge und sollte mit Bedacht gewählt werden.
14. Klicken Sie auf Daten verwerfen und neu laden bei Änderungen z.B. in der Textvorlage oder der Exportliste vom Typ Info Center, um keine Änderungsbenachrichtigung für alle betroffenen Datensätze auszulösen.
    Hinweis: Alle Änderungen werden neu geladen (Reset) ohne Änderungsbenachrichtigungen auszulösen. Bitte nur mit Bedacht verwenden.
15. Synchronisierte Daten anzeigen wird während der  Einrichtung oder Fehleranalyse verwendet. Ruft eine Liste aller von Änderungen betroffener Datensätze auf und liefert Hinweise zur Synchronisation.
16. Noch nicht synchronisierte Daten anzeigen listet alle Änderungen auf, die bei der nächsten Synchronisation eine Benachrichtigung auslösen können, vorausgesetzt sie qualifizieren sich für die Benachrichtigungen (Job).
    Hinweis: Hier wird weder die Exportliste vom Typ Info Center noch die Anzahl an Tagen für die Benachrichtigung berücksichtigt
17. Exportliste mit den noch zu synchronisierenden Daten testen ist bei der Einrichtung für Testzwecke geeignet.

-Grundfunktionen im Standardszenario enthalten, müssen auf Ihren Betrieb angepasst werden-

Zweck: Sync Konten bestimmen den oder die Empfänger der Änderungsbenachrichtigungen.

1. Unter  Administration >  Einstellungen >  Synchronisation werden Sync Server Konten angelegt.
2. Um ein neues Sync Server Konto anzulegen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem grünen Plus  und wählen Benachrichtigung bei xx ->
   a)  Benutzergruppe
   Wählen Sie eine Benutzergruppe, die bei Änderungen informiert werden soll.
   Beispiel: Soll der Verantwortliche Benutzer über Veranstaltungsänderungen informiert werden, muss dieser Benutzer der Gruppe zugewiesen sein.
   b)  Benutzer
   c)  Mitarbeiter
   d)  Sync. Server Konto
   Beispiel: Der externe Caterer arbeitet nicht mit Bp Event und wir per E-Mail über Veranstaltungsänderungen informiert.
   Nicht nur der Verantwortliche einer Veranstaltung oder ein Terminteilnehmer werden informiert, es werden Interessengruppen und auch Personen die nicht in Bp Event arbeiten informiert.
   e)  Verteilerliste (E-Mail, interne Nachrichten)
3. Das Eingabefenster des Sync Servers öffnet sich.
4. Geben Sie einen eindeutigen, sprechenden Namen für den Sync Server ein.
5. Wählen Sie den Benachrichtigungskanal (E-Mail, SMS, Job) aus der Auswahlliste.

-Grundfunktionen im Standardszenario enthalten, müssen auf Ihren Betrieb angepasst werden-

Zweck: Der Job bestimmt den Zeitintervall, in dem die Änderungen geprüft werden.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Einrichtung >  Jobs >  Neuanlage.
2. Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen und Job Titel ein.
3. Wählen Sie den Typ "Sync Server aktualisieren".
4. Geben Sie die Sartzeit/-bedingung ein.
5. Bestimmen Sie Ausführen als um den Job mit den Berechtigungen des gewählten Benutzers oder der Gruppe auszuführen.
6. Weisen Sie über Sync. Server Name den entsprechenden Sync Server zu.
7. Speichern und schließen Sie die Jobeinstellung.

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