Wie richte ich E-Mails ein?

Die Bp Event E-Mail-Einrichtung erfolgt an zwei Stellen. Es muss ein E-Mail-Server eingerichtet und E-Mail-Konten in den Benutzern oder Benutzergruppen hinterlegt werden.

• • Legen Sie einen E-Mail-Server an
    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Allgemeine Einstellungen >  E-Mails.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus  einen neuen E-Mail-Server hinzu.
    3. Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen für den E-Mail-Server ein.
    4. Hinterlegen Sie einen OAuth 2.0 Sync Server.
       Hinweis: Verwenden Sie das OAuth Verfahren zur Authentifizierung am E-Mail-Server, muss ein entsprechender Sync Server eingerichtet werden.
    5. Geben Sie bei Postausgangsserver die IP-Adresse / DNS-Name des Servers für den E-Mail-Versand ein.
       Hinweis: Individuelle Ports müssen im IP:Port Format (z.B. 127.0.0.1:25) eingegeben werden.
    6. Wählen Sie die ggf. eine SMTP-Verschlüsselung:
       a) Automatisch (TLS)
       b) keine
       c) SSL
    7. Aktivieren Sie den Haken SMTP-Authentifizierung, wenn erforderlich.
    8. Aktivieren Sie den Haken Senden via Server, wenn der Versand in Ihrer Systemumgebung über die IP-Adresse des Servers erfolgen muss (Ausnahmefall).
       Hinweis: Standardmäßig wird aber der E-Mail Versand über die IP-Adresse des Bp Event Clients erfolgen.
    9. Wählen Sie den Typ (Empfangsprotokoll)
       a) POP 3
       Die E-Mails werden vom E-Mail-Server heruntergeladen und können dabei direkt vom Server gelöscht werden. Werden die E-Mails auf einem weiteren Gerät heruntergeladen, ist nicht erkennbar, welche E-Mail bereits gelesen oder bearbeitet wurde.
       b) IMAP
       Die E-Mails bleiben auf dem E-Mail-Server und werden lediglich synchronisiert. Gelesene oder bearbeitete E-Mails werden auch auf anderen Geräten dargestellt. Zusätzlich können einzelne Postfachordner synchronisiert werden.
       c) IMAP Download
       Die E-Mails werden mit dem IMAP Protokoll vom E-Mail-Server heruntergeladen (ähnlich wie POP3).
    10. Aktivieren Sie die SSL/TLS Verschlüsselung, wenn der Posteingangsserver dies unterstützt.
    11. Geben Sie einen Papierkorb Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    12. Geben Sie einen Spam Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    13. Geben Sie einen Gesendet Ordner an, wenn auf dem E-Mail-Server gesendete E-Mails angezeigt werden sollen (nur mit IMAP möglich).
    14. Um E-Mails nach dem Laden direkt vom Server zu löschen, aktivieren Sie den Haken Mails nach laden löschen (nur mit POP 3 möglich).
    15. Legen Sie bei Löschen nach x Tagen eine Anzahl an Tagen fest, nachdem die E-Mails gelöscht werden sollen (nur mit POP 3 möglich).
    16.  Speichern Sie die Einstellungen.
  • Nehmen Sie weitere Einstellungen für E-Mails vor
    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Allgemeine Einstellungen >  E-Mails.
    2. Um das E-Mail Postfach auszublenden, aktivieren Sie den Haken E-Mail-Postfach ausblenden.
       Beispiel: Bp Event Benutzer versenden lediglich E-Mails aus Bp Event.
    3. Klicken Sie unterhalb der E-Mail-Server auf die Schaltfläche Automatischen Mailabruf einplanen. Geben Sie die gewünschte Abruf-Serie ein und speichern die Einstellung.
       Hinweis: standardmäßig wird der E-Mailabruf für alle 15 Minuten eingestellt
    4. Um die ausgegangenen E-Mails eines Benutzers (und dessen Gruppen) in einem weiteren Reiter anzuzeigen, aktivieren Sie den Haken Ordner Ausgang im E-Mail Postfach anzeigen.
    5. Um bei einer eingestellten E-Mail-Abrufserie den zusätzlichen manuellen E-Mail-Abruf von Benutzern zu unterbinden, aktivieren Sie den Haken Keinen manuellen Abruf erlauben.
    6. Hinweis: der Haken Benutzer können E-Mail neu laden sollte nur in Abstimmung mit der Bp Event-Hotline oder der IT erfolgen, bereits heruntergeladene E-Mail werden mit dieser Einstellung erneut heruntergeladen.
    7. Setzen Sie den Haken Nach Versand sperren, um bereits versendete E-Mails für Änderungen zu sperren (Revisionssicherheit).
    8.  Speichern Sie die Einstellungen.
  • Legen Sie E-Mail-Konten für einzelne Benutzer an

    Jeder Benutzer kann ein- oder mehrere Benutzerkonten zugewiesen bekommen.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Benutzerverwaltung und öffnen einen  Benutzer.
    2. Wechseln Sie vom Reiter  Basis auf den Reiter  E-Mail-Konto.
    3. Fügen Sie über das grüne Plus  ein- oder mehrere E-Mail-Konten hinzu.
    4. Geben Sie im Feld Konto Benutzer den E-Mail-Benutzernamen für die Authentifizierung ein, häufig wird die E-Mail-Adresse verwendet.
    5. Geben Sie im Feld Passwort/Verbinden das Passwort für die Anmeldung am E-Mail-Konto ein.
    6. Für die eindeutige Ablage von E-Mails, hinterlegen Sie einen Betrieb (Modul Multibetriebe).
    7. Hinterlegen Sie die Mail Adresse des Benutzers.
    8. Geben Sie eine abweichende E-Mail-Adresse im Feld Reply To an, um Antworten an diese E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
       Hinweis: versendete E-Mails werden trotzdem mit der E-Mail-Adresse des Benutzers angezeigt.
    9. Tragen Sie im Feld Alias einen Namen ein, der dem Empfänger als Absendername angezeigt werden soll.
       Hinweis: Standardeinstellung ist die Anzeige der E-Mail-Adresse
    10. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte , um das Senden von E-Mails zu erlauben.
    11. Geben Sie im Feld Senden BCC eine E-Mail-Adresse ein, die alle ausgehenden E-Mails dieses Benutzers als blindcopy erhalten soll.
    12. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte , um das Empfangen von E-Mails zu erlauben.
    13. Geben Sie einen individuellen Postfach Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    14. Geben Sie einen individuellen Papierkorb Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    15. Geben Sie einen individuellen Spam Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    16. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte , um dem Benutzer die Einstellung einer Abwesenheitsnotiz zu erlauben.
    17. Speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Legen Sie E-Mail-Konten für Benutzergruppen an
    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Benutzerverwaltung und öffnen eine  Benutzergruppe.
       Hinweis: es können vorhandene Benutzergruppen verwendet, oder neue Gruppen angelegt werden.
    2. Wechseln Sie vom Reiter  Berechtigungen auf den Reiter  E-Mail-Konto.
    3. Fügen Sie über das grüne Plus  ein- oder mehrere E-Mail-Konten hinzu.
    4. Geben Sie im Feld Konto Benutzer den E-Mail-Benutzernamen für die Authentifizierung ein, häufig wird die E-Mail-Adresse verwendet.
    5. Geben Sie im Feld Passwort/Verbinden das E-Mail-Passwort für die Anmeldung am E-Mail-Konto ein.
    6. Für die eindeutige Ablage von E-Mails, hinterlegen Sie einen Betrieb (Modul Multibetriebe).
    7. Hinterlegen Sie die Mail Adresse der Benutzergruppe.
    8. Geben Sie eine abweichende E-Mail-Adresse im Feld Reply To an, um Antworten an diese E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
       Hinweis: versendete E-Mails werden trotzdem mit der E-Mail-Adresse der Benutzergruppe angezeigt.
    9. Tragen Sie im Feld Alias einen Namen ein, der dem Empfänger als Absendername angezeigt werden soll.
       Hinweis: Standardeinstellung ist die Anzeige der E-Mail-Adresse
    10. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte , um der Benutzergruppe das Senden von E-Mails zu erlauben.
    11. Geben Sie im Feld Senden BCC eine E-Mailadresse ein, die alle ausgehenden E-Mails dieser Benutzergruppe als blindcopy erhalten soll.
    12. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte , um das Empfangen von E-Mails zu erlauben.
    13. Geben Sie einen individuellen Postfach Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    14. Geben Sie einen individuellen Papierkorb Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    15. Geben Sie einen individuellen Spam Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    16. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte , um der Benutzergruppe das Einstellen einer Abwesenheitsnotiz zu erlauben.
        Hinweis: Abwesenheitsnotizen von Benutzergruppen werden in sehr seltenen Fällen benötigt. Mit einer Formel können individuelle Lösungen für Sie geschaffen werden.
    17. Speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Testen Sie die Zugangsdaten der Postfächer

    Benutzer- und Gruppenpostfächer können getestet werden.

    1. Markieren Sie das Postfach und klicken auf die Schaltfläche Zugangsdaten testen.
    2. Bp Event überprüft die Einstellungen und informiert Sie mit einer Meldung über die erfolgreiche Anmeldung, das Senden und Empfangen.
  • Voraussetzungen zur Umstellung auf OAuth 2.0 prüfen

    Microsoft 365 Voraussetzungen

    Der Benutzer benötigt in Microsoft 365 für das E-Mail-Konto die Berechtigung IMAP/POP3 sowie Authentifiziertes SMTP.

    https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

  • OAuth 2.0 in Bp Event einrichten

    Legen Sie einen neuen Sync. Server an

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration > Einstellungen > Schnittstellen >  Synchronisation.
    2. Legen Sie über das grüne Plus  einen neuen Sync. Server vom Typ OAUTH2 an.
    3. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, wir empfehlen „M365 OAUTH2“.
    4. Wählen Sie den Server Typ Microsoft 365 Email.
    5. Setzen Sie den Haken Standardeinstellungen benutzen.
    6. Speichern und Schließen Sie die Einstellungen.

    Hinterlegen Sie den neuen Sync. Server in den E-Mail-Einstellungen

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration > Einstellungen > E-Mails.
    2. Um dem Microsoft 365 E-Mail-Server den OAuth 2.0 Sync. Server zu hinterlegen, wählen Sie den eben angelegten Sync-Server über die Auswahlliste aus.
    3. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

    Wichtig: Nach der Einrichtung der OAuth 2.0-Authentifizierung müssen die E-Mail-Konten aus Bp Event noch mit Microsoft 365 verbunden werden.

  • Einzelne Benutzer-E-Mail-Konten mit Microsoft 365 verknüpfen

    Legen Sie einen neuen Sync. Server an

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration > Einstellungen > Schnittstellen >  Synchronisation.
    2. Legen Sie über das grüne Plus  einen neuen Sync. Server vom Typ OAUTH2 an.
    3. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, wir empfehlen „M365 OAUTH2“.
    4. Wählen Sie den Server Typ Microsoft 365 Email.
    5. Setzen Sie den Haken Standardeinstellungen benutzen.
    6. Speichern und Schließen Sie die Einstellungen.

    Hinterlegen Sie den neuen Sync. Server in den E-Mail-Einstellungen

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration > Einstellungen > E-Mails.
    2. Um dem Microsoft 365 E-Mail-Server den OAuth 2.0 Sync. Server zu hinterlegen, wählen Sie den eben angelegten Sync-Server über die Auswahlliste aus.
    3. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

    Wichtig: Nach der Einrichtung der OAuth 2.0-Authentifizierung müssen die E-Mail-Konten aus Bp Event noch mit Microsoft 365 verbunden werden.

  • E-Mail-Konten von Benutzergruppen mit Microsoft 365 verknüpfen

    Nach der Einrichtung der OAuth 2.0-Authentifizierung müssen die E-Mail-Konten aus Bp Event noch mit Microsoft 365 verbunden werden.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration >  Benutzerverwaltung >  Benutzergruppen >  Suchen.
    2. Öffnen Sie die entsprechende Benutzergruppe für das E-Mail-Gruppenpostfach.
    3. Wechseln Sie in der Benutzergruppe zum Reiter  E-Mail-Konto.
    4. Um das dort hinterlegte E-Mail-Konto mit Microsoft zu verbinden, klicken Sie in der Spalte Passwort/Verbinden auf Verbinden. Der Standard-Webbrowser öffnet sich mit einer Anmeldemaske.
    5. Authentifizieren Sie sich im Microsoft Dialog mit dem gleichen E-Mail-Konto wie in Bp Event.
    6. Im Anschluss an eine erfolgreiche Authentifizierung, müssen folgende Berechtigungen akzeptiert werden:

    

    7. Nach der Bestätigung der Berechtigungen werden Sie automatisch am Webbrowser abgemeldet.
    8. Bestätigen Sie die Meldung in BP Event zum Erteilen der Rechte.
    9. Bestätigen Sie die Meldung "Der Berechtigungscode konnte ermittelt werden" mit OK.
    10.  Führen Sie den Test für die E-Mail Konfiguration durch. Die Einrichtung ist abgeschlossen.