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Wie aktiviere ich die E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ab Version 12.1p25 standardmäßig in Bp Event enthalten. Individuelle Einstellungen sind im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben möglich.

In 4 Schritten zur E-Rechnung:
Schritt 1 Update* auf aktuellste Version (mindestens 12.1p25)
Schritt 2 Szenario laden
Schritt 3 E-Rechnung aktivieren und Zahlungskonto hinterlegen
Schritt 4 Prüfen und die notwendigen Anpassungen in der Textvorlage der Rechnung vornehmen

Sobald die E-Rechnung in der Administration aktiviert und ein E-Rechnung Zahlungskonto hinterlegt wurden, stehen in der Kundenadresse unter Details weitere Felder zur Verfügung.

Wichtige Informationen:

Die E-Rechnung wurde mit allen bekannten rechtlichen Vorgaben nahtlos in Bp Event integriert. Wenn Sie die E-Rechnung verwenden wollen, müssen Ihre Rechnungsvorlagen an die gesetzlichen Anforderungen angepasst werden. In der Mustervorlage "E-Rechnung" werden alle Inhalte der XML-Datei auch in der PDF-Dateien angezeigt.

Entscheiden Sie, ob Sie die neue Mustervorlage verwenden, oder Ihre bestehende Rechnungsvorlage anpassen lassen. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Betreuer oder die Hotline.

Wie eine E-Rechnung erstellt wird, lesen Sie hier.

 * Wussten Sie schon, dass Sie sich automatische Updates einrichten können?

  • Laden Sie das Szenario

    Nachdem Ihre Datenbank ein Update auf eine aktuelle Version (mindestens 12.1p25) erhalten hat, können Sie das integrierte E-Rechnungszenario selbstständig laden.

    1. Melden Sie sich an der Datenbank mit dem Benutzer Administrator an.
    2. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administrationexpand Einstellungen > Administration Allgemeine Einstellungen > Lizenzen Lizenzen.
    3. Aktivieren Sie den Haken E-Rechnung.
    4. Speichern Speichern Sie die Eingabe.
    5. Klicken Sie auf Bp-Szenarien jetzt laden > Laden ohne zu erzwingen.
    6. speichern schliessen Speichern und schließen Sie das Eingabefenster.
  • Aktivieren Sie die E-Rechnung und hinterlegen Sie ein E-Rechnung Zahlungskonto

    Ein Benutzer mit administrativen Berechtigungen kann die E-Rechnung aktivieren.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administrationexpand Einstellungen > Administration Allgemeine Einstellungen > Rechenblatt Rechnungsverwaltung.
      Hinweis: Bei einer Multibetriebsdatenbank finden Sie die Rechnungsverwaltung im jeweiligen Betriebsprofil.
    2. Aktivieren Sie den Haken E-Rechnung.
    3. Klicken Sie auf E-Rechnung Zahlungskonto und wählen das Bankkonto, welches für den Zahlungseingang bestimmt ist.
      Hinweis: Hier muss ein Bankkonto mit IBAN angegeben werden, welches auch in der Rechnungsverwaltung unter Zahlungskonten angelegt werden muss. Das Zahlungskonto muss ein reelles Bankkonto Ihres Unternehmens mit Angabe einer IBAN und BIC sein.
  • Blenden Sie die Umsatzsteuerkategorie in einer individuellen Vorgangssicht ein

    Benutzer, die E-Rechnungen erstellen, müssen im Vorgang die Umsatzsteuerkategorie pro Vorgangsartikel einsehen und ggf. ändern können. Hierfür muss eine Vorgangssicht um die Spalte USt.-Kat. (Umsatzsteuerkategorie) ergänzt werden. Ein Benutzer mit administrativen Berechtigungen kann individuelle Vorgangssichten bearbeiten.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administrationexpand Einstellungen > VA Veranstaltungen > Vorgang Artikel Vorgangsartikel.
      Hinweis: Bei einer Multibetriebsdatenbank finden Sie die Einstellung der individuellen Vorgangssichten im jeweiligen Betriebsprofil.
    2. Entscheiden Sie, welche der individuellen Sichten (1-5) für die Anzeige der Umsatzsteuerkategorie geeignet ist und geben einen eindeutigen und sprechenden Namen für die Sicht ein.
    3. Fügen Sie über das grüne Plus neu die Spalte Ust.-Kat. hinzu. Mit Drag&Drop kann die Zeile/Spalte  verschoben werden.
    4. Speichern Speichern und schließen Sie das Eingabefenster.
  • Ergänzen Sie Nationalitätenkennzeichen unter Berücksichtigung der Norm

    Die in der Auswahlliste der Adresse eingegebenen Länderkürzel, entsprechen nicht immer der für die E-Rechnung (XML-Datei) verpflichtenden Norm „ISO 3166-1 Alpha-2“.
    Beispiel: Für Deutschland lautet der ISO-Code DE (nicht D, D- oder DE-).
    Die Funktion „ISO Länderkennzeichen (Alpha-2)“ sorgt dafür, dass die unterschiedlichen Schreibweisen der Länderkürzel in der Adresse, in die korrekte Norm übersetzt werden.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > Funktion Funktionen und öffnen die Funktion ISO-Länderkennzeichen (Alpha-2) mit Doppelklick.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus neu weitere Länderkennzeichen hinzu.
    3. Tragen Sie in der Spalte Von die verschiedenen Länder-Schreibweisen Ihrer Adressen ein.
    4. Geben Sie den passenden „ISO 3166-1 Alpha-2 Code“ in der Spalte Nach ein.
      Beispiele:
      Von        Nach
      FR-         FR
      F-           FR
      IT-          IT
      I-            IT
      Hinweis: Die Codes finden Sie unter https://www.laenderdaten.info/laendercodes.php
    5. Speichern Speichern und schließen Sie die Funktion.

    Wichtig: Die Zeile mit dem Stern (*) als Platzhalter für fehlende Werte muss immer die letzte Zeile bleiben. Neue Einträge oberhalb dieser Zeile einfügen.

  • Ergänzen Sie Codes für Mengeneinheiten

    In der E-Rechnung ist die Angabe der Mengeneinheit verpflichtend. Diese wird in der elektronischen Rechnung (XML-Datei) als Code ausgegeben. Die Funktion „VK-Gebinde zu Code“ sorgt dafür, dass das Verkaufsgebinde des Artikels in die korrekten Codes übersetzt wird, ohne alle Artikel einzeln bearbeiten zu müssen.
    Fehlt ein VK-Gebinde, kann die Funktion stattdessen die VK-Einheit verwenden, sofern der VK-Inhalt 0 oder 1 ist.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > Funktion Funktionen und öffnen die Funktion VK-Gebinde zu Code mit Doppelklick.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus neu weitere Gebinde hinzu.
    3. Tragen Sie in der Spalte Von die verschiedenen VK-Gebinde-Schreibweisen Ihrer Artikel ein.
    4. Geben Sie den passenden "Code" in der Spalte Nach ein.
      Beispiele:
      Von        Nach
      Flasche   XBO
      Glas         XCU
      Liter         LTR
      Meter      MTR
      Hinweis: Die Codes sind in der UN/ECE Recommendation No. 20 „Codes for Units of Measure Used in International Trade“ definiert. LINK https://unece.org/trade/documents/session-documents/codes-units-measure-used-international-trade-recommendation
    5. Speichern Speichern und schließen Sie die Funktion.

    Wichtig: Die Zeile mit dem Stern (*) als Platzhalter für fehlende Werte muss immer die letzte Zeile bleiben. Neue Einträge oberhalb dieser Zeile einfügen.

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