Wie lege ich ArtikelgruppenM an?

Die Artikelgruppe entscheidet über die Verwendungsmöglichkeiten von Artikeln, sie hat Auswirkungen auf Einkauf, Rezeptierung, Kalkulation, Bestandsverwaltung und Dienstplanung. Die Gruppen werden in Abstimmung mit Ihrem Bp Event-Betreuer bei der Einrichtung der Software festgelegt.

Ändern Sie vorhandene Artikelgruppen

Bp Event bietet je nach Anwendungsbereich und Geschäftsfeld mehrere unterschiedliche Standardstrukturen für Artikelgruppen an. Auch wenn eine dieser Standardvorgaben eingerichtet ist, können die Artikelgruppen nötigenfalls geändert werden.

  1. Gehen Sie auf dem Reiter AdministrationAdministration > AdministrationEinstellungen > artikelArtikel.
  2. Um nur eine einzelne Artikelgruppe zu bearbeiten, öffnen Sie die Gruppe mit Doppelklick oder über editBearbeiten.
  3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein und SpeichernSpeichern diese.
  4. Um mehrere Artikelgruppen gleichzeitig  zu sehen und zu bearbeiten, klicken Sie auf Liste Verknuepft Tabellen.
  5. Wenn eine Datenpflegeliste vorhanden ist, ändern Sie über Aktionen auf der Liste > Daten in Liste bearbeiten zügig mehreren Artikelgruppen.
  6. Über Aktionen auf der Liste lassen sich auch Daten exportieren oder importieren und ProzesseM starten (Wie verwende ich Prozesse?).
  7. Zugewiesene Hintergrundfarben erscheinen im Artikel selbst und in den Vorgängen, für die Artikel der gewählten Gruppe gebucht sind.

Beispiele Artikelgruppenstruktur
Artikelgruppe Standard, Artikelgruppe Standard mit Produktion, Artikelgruppe Standard mit Einkauf und Produktion, Artikelgruppe Standard Stadthallen

Legen Sie eine neue Artikelgruppe an

Wenn Sie eine ganz eigene Artikelgruppenstruktur anlegen oder die vorhandenen Gruppen ergänzen möchten, legen Sie neue Artikelgruppen an.

  1. Gehen Sie auf dem Reiter AdministrationAdministration zu AdministrationEinstellungen > artikel Artikel.
  2. Klicken Sie unter Artikelgruppen auf neuNeuanlage.
  3. Geben Sie eindeutige Namen für die Artikelgruppe an:
    a) Name Intern für die tatsächlich übliche Bezeichnung der Artikelgruppe
    b) Name Extern 1 ggf. als zusätzliche Kategorie für Konfigurationen Beispiel: Intern > Kalte Vorspeisen; Extern 1 > Vorspeisen
    c) Name Extern 2 als zusätzliche Kategorie für Konfigurationen, oft für die Hauptgruppe verwendet Beispiel: Intern > Kalte Vorspeisen; Extern 1 > Vorspeisen; Extern 2 > Speisen
  4. SpeichernSpeichern Sie die Eingabe.

Geben Sie die Eigenschaften der Artikel in dieser Gruppe an

Unter Artikelzuweisung stellen Sie ein, was für Artikel dieser Artikelgruppe zugewiesen werden dürfen. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.

  1. Nur zur Strukturierung: die Gruppe ist eine Obergruppe, die wiederum nur Artikelgruppen enthält, keine echten Artikel
    Beispiel: Obergruppe Speisen enthält Antipasti, Suppen, Salate
  2. Bemerkung: die Gruppe enthält Untergruppen oder Texte, die in Vorgänge eingefügt werden
    Empfehlung: Aktivieren Sie den Haken Fixe Preise außer für, um eine Preiseingabe für Bemerkungen auszuschließen. Bemerkungen zählen nicht zu Verkaufsartikeln und dürfen keine Preise haben.
    Beispiel: Bemerkung Speisen, Bemerkung Getränke
  3. Bebuchbar: die Gruppe enthält Untergruppen mit Artikeln, die in Vorgängen gebucht werden können und in Menükarten je nach Auswahl als Speisen, Getränke oder Beilagen aufgeführt werden (Mehrfachauswahl möglich)
    Beispiel: Gulaschsuppe, Kaiserschmarrn, Limonade, Portion Rotkohl
  4. Komponenten: die in der Gruppe enthaltenen Artikel dürfen ihrerseits Komponenten enthalten
    Beispiel: Menü, Buffet, Rezept
  5. PersonalM die Gruppe enthält Untergruppen oder Personalrollen- Artikel
    Beispiel: Vollzeitkräfte, Servicepersonal
    Hinweis: Teilen Sie Artikel einer Artikelgruppe für Personal zu, ändern sich die Eingabemöglichkeiten in der Artikelpflege. Bei Buchung eines Artikels in dieser Gruppe, wird der Vorgang mit einem gesonderten Icon Angebot Extern Personal  bzw. Bestellung Extern Personal gekennzeichnet.
  6. Nur MitarbeiterM die Gruppe enthält Untergruppen oder Personen
    Beispiel: Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Aushilfen, Karl Meyer
    Hinweis: Aktivieren Sie den Haken, ändert sich die Artikelpflege speziell für die Anlage von Einzelpersonen. Bei Buchung eines Artikels in dieser Gruppe, wird der Vorgang mit einem gesonderten Icon Angebot Extern Personal  bzw. Bestellung Extern Personal gekennzeichnet. Ist bereits ein Mitarbeiter gebucht, ändert sich die Farbe des Icons Angebot Extern Personal bzw. Bestellung Intern Personal.
  7. Standardanzahl: Artikel dieser Gruppe werden bei Neubuchungen mit einer vorbelegten Anzahl eingefügt
    a) Leer: maximale Personenzahl des Vorgangs, bzw. der Veranstaltung
    Beispiel: Speisen, die pro Person berechnet werden
    b) 0: Artikel werden mit Einzelpreis angegeben, in der Gesamtsumme aber nicht berücksichtigt
    Beispiel: Getränke, die nach tatsächlichem Verbrauch berechnet werden
    c) 1 oder andere feste Eingabe falls sinnvoll
    Beispiel:Raummiete, Mitarbeiter

Geben Sie die Verwendung der Artikel in dieser Gruppe an

Unter Artikelverwendung stellen Sie ein, wofür Artikel dieser Gruppe verwendet werden dürfen. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.

  1. Echte Verkaufsartikel können in externe und interne Vorgänge gebucht werden, sowie als Komponenten eingefügt werden.
    Beispiel: Kalbshaxe mit Sauerkraut und Kartoffelbrei
  2. Artikel, die nur als Komponenten vorgesehen sind, kommen in Rezepten oder anderen Komponentenartikeln vor, können aber nicht selbst gebucht werden.
    Beispiel: Sauerkraut, Gewürz, Kartoffel
  3. Als Komponenten, Interne und Kalkulationsvorgänge gelten Artikel, die intern zur Planung verwendet werden, aber nicht im externen Vorgang angeboten werden.
    Beispiel: Rechaud, Besteck, Küchenrolle

Legen Sie Artikelgruppen für einzelne Module an

Für folgende Module müssen bestimmte Artikelgruppen (ggf. mit Untergruppen) vorhanden sein:

  1. EinkaufM: Einkaufsartikel
  2. Kalkulation, Rezepte, ArtikeldetailsM sowie Produktion WebAppM: Produktionsartikel
  3. Personalplanung und Online Dienstplan WebApp: Rollenartikel und Mitarbeiterartikel
  4. TicketingM: Ticketingartikel

Die konkreten Bezeichnungen der Gruppen und Untergruppen können frei gewählt werden, aber die u.a. Einstellungen müssen so wie angegeben vorgenommen werden.
Beispiel: Einkaufsartikel könnten z.B. Basisartikel, Neutralartikel oder Grundartikel heißen, die Untergruppen des Ticketing könnten Event, Tickets und Menüs heißen.

  1. Einkaufsartikel: Einkaufsartikel bezeichnen die Rohware, wie sie vom Lieferanten abgenommen wird (nicht identisch mit Lieferantenartikel, der in unterschiedlichen Gebinden angeboten wird).
    Einstellung: Bebuchbar, ohne Komponenten, Verwendung nur als Komponente
    Beispiel: Obergruppe Einkaufsartikel, Untergruppen z.B. Trockenwaren (Nudeln, Gewürze), Fleisch (Rindfleisch, Schweinefleisch), Gemüse (Brokkoli, Rotkohl), Molkereiprodukte (Milch, Sahne)
  2. Produktionsartikel: Produktionsartikel bezeichnen im eigenen Betrieb weiterverarbeitete Artikel, die nur als Komponente und nie allein zum Verkauf angeboten werden, oder aber die auf eine Standardeinheit von 1kg/1l umgerechneten Einkaufsartikel.
    Einstellung: Bebuchbar, mit Komponenten, Verwendung nur als Komponente
    Beispiel: Obergruppe Produktionsartikel, Untergruppe Produktion kalt (geschälte Kartoffeln), Produktion warm (Geflügelfond), Produktion süß (Puddingcreme)
  3. Personal: Personalartikel bezeichnen sowohl generische Rollenartikel als auch echte Mitarbeiter (mit Modul Personalplanung nur Mitarbeiter)
    Einstellung:
    Personalrolle: Personal > Standardanzahl 0 > Verkaufsartikel
    Mitarbeiter (Person): Personal > Mitarbeiter > Standardanzahl 1 > Komponenten, Interne sowie Kalkulationsvorgänge
    Beispiel: Obergruppe Personal, Untergruppe Servicepersonal (Serviceleiter, Garderobiere, Franz Klein)
  4. Ticketing: Ticketingartikel bezeichnen sowohl die öffentliche Veranstaltung als auch die Eintrittskarten und Zusatzartikel
    Einstellung: Bebuchbar, mit Komponenten, Verkaufsartikel
    Bsp.: Obergruppe Ticketing, Untergruppe Öffentliche VA (Narrensitzung), Eintrittskarten (Kategorie 1-4), Zusatzartikel (Menü 1-3)

Sortieren Sie die Artikelgruppen

Neue Artikelgruppen erscheinen immer am Ende der Liste. Ziehen Sie die neue Gruppe mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position in der Liste. Die Artikelgruppen können beliebig tief verschachtelt werden.

  1. Wählen Sie Einhaegeneinhängen, um die aktive Artikelgruppe als Untergruppe in die Zielgruppe einzufügen.
  2. Wählen Sie Anfuegenanfügen, um die aktive Artikelgruppe unterhalb der Zielgruppe, aber auf derselben Ebene einzufügen.
  3. Wählen Sie Vereinigenzusammenführen, um die aktive Gruppe und die Zielgruppe zusammenzulegen.
    Wichtig: Alle Artikel der verschobenen Gruppe werden zur Zielgruppe hinzugefügt, die verschobene Gruppe verschwindet sofort.

Weitere Einstellungen für Artikelgruppen

  1. Erlauben Sie für die Artikelgruppe das Einfügen von temporären Artikeln im Vorgang und ggf. die Übernahme der temporären Artikel in die Einkaufsübersicht.
  2. Verbieten Sie über Fixe Preise außer für manuelle Preisänderungen, ggf. mit Ausnahmen für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen.
  3. Aktivieren Sie ggf. eine Verfügbarkeitswarnung für Bestandsartikel.
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