Creating item groups^M

If you want to create your own item group structure or add to the existing groups, create new item groups.

1. Go to the Administration tab on the function bar and click on  Settings > Items.
2. Click under Item Groups on  New Creation.
3. Geben Sie eindeutige Namen für die Artikelgruppe an:
   a) Name Intern für die tatsächlich übliche Bezeichnung der Artikelgruppe
   b) Name Extern 1 ggf. als zusätzliche Kategorie für Konfigurationen Beispiel: Intern > Kalte Vorspeisen; Extern 1 > Vorspeisen
   c) Name Extern 2 als zusätzliche Kategorie für Konfigurationen, oft für die Hauptgruppe verwendet Beispiel: Intern > Kalte Vorspeisen; Extern 1 > Vorspeisen; Extern 2 > Speisen
4.  Save your input by clicking on the icon in the top left-hand corner of the input window.

Under Item Assignment you set what items may be assigned to this item group. Multiple selection is not possible.

1. For structuring purposes only: the group is a supergroup, which in turn contains only item groups, no real items
   Example: Upper group dishes contains antipasti, soups, salads
2. Remark: the group contains subgroups or texts that are inserted into operations
   Recommendation: Check Fixed prices except forto exclude price entry for remarks. Remarks do not count as sales items and must not have prices.
   Example: Remark food, Remark drinks
3. Bookable: the group contains subgroups with items that can be booked in operations and are listed in menu cards as dishes, drinks or side dishes (multiple selection possible) depending on the selection.
   Example: Goulash soup, Kaiserschmarrn, lemonade, portion of red cabbage
4. Components: the items contained in the group may in turn contain components
   Example: menu, buffet, recipe
5. Staff^M the group contains subgroups or staff role items
   Example: Full-time staff, service staff
   Note: If you assign items to an item group for staff, the entry options in item maintenance change. When booking an item in this group, the process is marked with a separate icon   or  .
6. Staff only^M the group contains subgroups or persons
   Example: Full-time staff, part-time staff, temporary staff, Karl Meyer
   Note: If you activate the tick, the item maintenance changes especially for the creation of individuals. When an item is booked in this group, the segment is marked with a separate icon   or  . If an employee is already booked, the colour of the icon or changes.
7. Default number: Items in this group are inserted with a predefined number when new bookings are made.
   a) Empty: maximum number of persons for the event.
   Example: dishes charged per person
   b) 0: Items are indicated with unit price but are not included in the grand total.
   Example: Drinks charged according to actual consumption
   c) 1 or other fixed input if useful
   Example:Room rent, staff
   

At Item Usage you set what items of this group may be used for. Multiple selection is not possible.

1. Real Sales item can be booked into external and internal segments, as well as inserted as components.
   Example: Veal shank with sauerkraut and mashed potatoes
2. Items that are only intended as components occur in recipes or other component items, but cannot be booked themselves.
   Example: Sauerkraut, spice, potato
3. Components, Internal and Costing Operations are items that are used internally for planning but are not offered in the external operation.
   Example: Rechaud, cutlery, kitchen roll
   

Für folgende Module müssen bestimmte Artikelgruppen (ggf. mit Untergruppen) vorhanden sein:

1. Purchases^M: Purchase items
2. Calculations, item details and recipes^M and Production WebApp^M: Production items
3. Staff planning and online duty roster WebApp: role items and staff items
4. Ticketing^M: Ticketing item

Die konkreten Bezeichnungen der Gruppen und Untergruppen können frei gewählt werden, aber die u.a. Einstellungen müssen so wie angegeben vorgenommen werden.
Beispiel: Einkaufsartikel könnten z.B. Basisartikel, Neutralartikel oder Grundartikel heißen, die Untergruppen des Ticketing könnten Event, Tickets und Menüs heißen.

1. Einkaufsartikel: Einkaufsartikel bezeichnen die Rohware, wie sie vom Lieferanten abgenommen wird (nicht identisch mit Lieferantenartikel, der in unterschiedlichen Gebinden angeboten wird).
   Setting: Bookable, without components, use only as component
   Beispiel: Obergruppe Einkaufsartikel, Untergruppen z.B. Trockenwaren (Nudeln, Gewürze), Fleisch (Rindfleisch, Schweinefleisch), Gemüse (Brokkoli, Rotkohl), Molkereiprodukte (Milch, Sahne)
2. Production items: Production items refer to items processed in the own enterprise, which are only offered for sale as a component and never alone, or purchase items converted to a standard unit of 1kg/1l.
   Einstellung: Bebuchbar, mit Komponenten, Verwendung nur als Komponente
   Beispiel: Obergruppe Produktionsartikel, Untergruppe Produktion kalt (geschälte Kartoffeln), Produktion warm (Geflügelfond), Produktion süß (Puddingcreme)
3. Staff: Staff items denote both generic role items and real staff (with module Shift and Staff Planning only staff)
   Einstellung:
   Staff role: Staff > Standard number 0 > Sales item
   Staff (Person): Staff > Staff > Standard number 1 > Components, internal and costing operations
   Beispiel: Obergruppe Personal, Untergruppe Servicepersonal (Serviceleiter, Garderobiere, Franz Klein)
4. Ticketing: Ticketingartikel bezeichnen sowohl die öffentliche Veranstaltung als auch die Eintrittskarten und Zusatzartikel
   Setting: Bookable, with components, sales item
   Bsp.: Obergruppe Ticketing, Untergruppe Öffentliche VA (Narrensitzung), Eintrittskarten (Kategorie 1-4), Zusatzartikel (Menü 1-3)

New item groups always appear at the end of the list. Drag the new group to the desired position in the list by holding down the left mouse button. The item groups can be nested as deeply as desired.

1. Select insertto insert the active item group as a subgroup in the target group.
2. Select Addto insert the active item group below the target group but at the same level.
3. Select Mergeto merge the active group and the target group.
   Wichtig: Alle Artikel der verschobenen Gruppe werden zur Zielgruppe hinzugefügt, die verschobene Gruppe verschwindet sofort.

1. Allow the insertion of temporary items in the segment for the item group and, if necessary, the transfer of the temporary items to the purchasing overview.
2. Prohibit manual price changes via Fixed prices except for , if necessary with exceptions for certain users or user groups.
3. Aktivieren Sie ggf. eine Verfügbarkeitswarnung für Bestandsartikel.