Zum Hauptinhalt springen

Wie richte ich ein Microsoft Office 365 freigegebenes Postfach in Bp Event ein?

Für ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  1. Einstellungen im Microsoft Exchange Admin Center vornehmen (Postfächer anlegen)
  2. E-Mail-Server für Office 365 mit OAuth2.0 Authentifizierung in Bp Event anlegen
  3. Benutzergruppe in Bp Event mit 2 E-Mail-Konten anlegen:
    - Ein E-Mail-Konto ist für den Empfang von E-Mails bestimmt. Es wird ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox)
      Beispiel: info@ hinterlegt.
    - Das zweite E-Mail-Konto ist für den Versand von E-Mails vorgesehen (delegierter Benutzer).
      Beispiel: max.mustermann@
    Hinweis: Der delegierte Benutzer benötigt eine vollwertige Lizenz und wird im Exchange Admin Center hinterlegt.
  4. Die E-Mail-Konten mit Microsoft 365 verknüpfen.

  • Einstellungen im Microsoft Exchange Admin Center vornehmen

    Im Exchange Admin Center wird ein Benutzerpostfach und ein freigegebenes Postfach (info@) eingerichtet. Der Empfängertyp ist entweder als Benutzerpostfach (max.mustermann@) oder als freigegebenes Postfach festgelegt. Für das freigegebene Postfach wird ein delegierter Benutzer hinterlegt (echte Lizenz), die dem Stellvertreter die Zugriffsberechtigung gewährt. Der Stellvertreter kann dieses Postfach ebenso wie sein persönliches Postfach verwenden.

    Weitere Informationen zu freigegebenen Postfächern

  • Legen Sie einen E-Mail-Server vom Typ Microsoft 365 an
    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Administration Einstellungen > Administration Allgemeine Einstellungen > E Mail E-Mails.
    2. Fügen Sie über das grüne Plus neu einen neuen E-Mail-Server hinzu.
    3. Geben Sie einen eindeutigen und sprechenden Namen für den E-Mail-Server ein.
    4. Hinterlegen Sie einen OAuth 2.0 Sync Server.
      Hinweis: Verwenden Sie das OAuth Verfahren zur Authentifizierung am E-Mail-Server, muss ein entsprechender Sync Server eingerichtet werden.
    5. Geben Sie bei Postausgangsserver die IP-Adresse / DNS-Name des Servers für den E-Mail-Versand ein.
      Hinweis: Individuelle Ports müssen im IP:Port Format (z.B. 127.0.0.1:25) eingegeben werden.
    6. Wählen Sie die ggf. eine SMTP-Verschlüsselung:
      a) Automatisch (TLS)
      b) keine
      c) SSL
    7. Aktivieren Sie den Haken SMTP-Authentifizierung, wenn erforderlich.
    8. Aktivieren Sie den Haken Senden via Server, wenn der Versand in Ihrer Systemumgebung über die IP-Adresse des Servers erfolgen muss (Ausnahmefall).
      Hinweis: Standardmäßig wird aber der E-Mail Versand über die IP-Adresse des Bp Event Clients erfolgen.
    9. Wählen Sie den Typ (Empfangsprotokoll)
      a) POP 3
      Die E-Mails werden vom E-Mail-Server heruntergeladen und können dabei direkt vom Server gelöscht werden. Werden die E-Mails auf einem weiteren Gerät heruntergeladen, ist nicht erkennbar, welche E-Mail bereits gelesen oder bearbeitet wurde.
      b) IMAP
      Die E-Mails bleiben auf dem E-Mail-Server und werden lediglich synchronisiert. Gelesene oder bearbeitete E-Mails werden auch auf anderen Geräten dargestellt. Zusätzlich können einzelne Postfachordner synchronisiert werden.
      c) IMAP Download
      Die E-Mails werden mit dem IMAP Protokoll vom E-Mail-Server heruntergeladen (ähnlich wie POP3).
    10. Aktivieren Sie die SSL/TLS Verschlüsselung, wenn der Posteingangsserver dies unterstützt.
    11. Geben Sie einen Papierkorb Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    12. Geben Sie einen Spam Ordner an (nur mit IMAP möglich).
    13. Geben Sie einen Gesendet Ordner an, wenn auf dem E-Mail-Server gesendete E-Mails angezeigt werden sollen (nur mit IMAP möglich).
    14. Um E-Mails nach dem Laden direkt vom Server zu löschen, aktivieren Sie den Haken Mails nach laden löschen (nur mit POP 3 möglich).
    15. Legen Sie bei Löschen nach x Tagen eine Anzahl an Tagen fest, nachdem die E-Mails gelöscht werden sollen (nur mit POP 3 möglich).
    16. Speichern Speichern Sie die Einstellungen.
  • Legen Sie eine neue Benutzergruppe in Bp Event an
    1. Gehen in der Funktionsleiste auf den Reiter Administration Administration > Benutzer Benutzerverwaltung > Gruppen Benutzergruppen > neu Neuanlage.
    2. Geben Sie einen eindeutigen Gruppennamen ein
      Beispiel: Name des Gruppenpostfachs (Info@)
    3. Zur Differenzierung verschiedenster Benutzergruppen, empfehlen wir eine Beschreibung der Gruppe.
    4. Wechseln Sie zum Reiter e Mail Konto E-Mail-Konto und fügen Sie über neu zwei Konten zum Empfangen und Senden von E-Mails zu. 
  • Legen Sie ein E-Mail-Konto für den Empfang des freigegebenen Postfachs an
    1. Geben Sie in den Feldern Konto Benutzer und Mail Adresse die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs (Shared Mailbox) ein.
      Beispiel info@
    2. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte mail eingang, um das Empfangen von E-Mails zu erlauben.
    3. Klicken Sie auf Verbinden.
      Der Microsoft Entra-ID Anmeldedialog öffnet sich.
    4. Loggen Sie sich mit den Zugangsdaten des freigegebenen Postfachs ein.
    5. Bestätigen Sie anschließen in Bp Event die Meldung „Es wurde in Ihrem Standard-Web Browser ein Fenster geöffnet. Erteilen Sie nun Bp Event das Recht auf Ihr Konto am Server zuzugreifen“ mit Berechtigung erteilt.
    6. Speichern Speichern Sie Ihre Eingaben.
  • Legen Sie ein E-Mail-Konto zum Versand (Delegierter Benutzer) an

    Hinweis: Ein delegierter Benutzer ist berechtigt, die E-Mails abzurufen, für diesen Benutzer wird eine Exchange-Online-Lizenz benötigt.

    1. Geben Sie im Feld Konto Benutzer die E-Mail-Adresse des delegierten Mailkontos an
      Beispiel: max.mustermann@
    2. Geben Sie im Feld Mail Adresse die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein.
      Beispiel info@
    3. Geben Sie im Feld Alias den Anzeigenamen für den Empfänger ein.
    4. Aktivieren Sie den Haken in der Spalte Senden, um das Senden von E-Mails zu erlauben.
    5. Klicken Sie auf Verbinden.
      Der Microsoft Entra-ID Anmeldedialog öffnet sich.
    6. Loggen Sie sich mit den Zugangsdaten des delegierten Benutzers ein.
    7. Bestätigen Sie anschließen in Bp Event die Meldung „Es wurde in Ihrem Standard-Web Browser ein Fenster geöffnet. Erteilen Sie nun Bp Event das Recht auf Ihr Konto am Server zuzugreifen“ mit Berechtigung erteilt.
    8. Speichern Speichern Sie Ihre Eingaben.

    Lesen Sie mehr zum Thema E-Mail-Einrichtung

Drucken