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Wie lege ich eine neue Liste an?

Vor Erstellung einer Liste muss das Ergebnis feststehen. Skizzieren Sie sich vorab die Liste, um die Zielsetzung nicht aus den Augen zu verlieren. Die einfachste Variante ist es, eine bestehende, ähnliche Liste zu kopieren und die Kopie anzupassen.

  • Kopieren Sie eine vorhandene Liste
    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung und klicken auf ausgabe Listenwesen.
      Alternativ gehen Sie über  ausgabeexpand Listenwesen > suche Suchen > ausgabe Listenwesen.
    2. Geben Sie den Namen oder andere bekannte Suchparameter zu einer Liste ein und bestätigen mit suche Suchen.
    3. Markieren Sie die zu kopierende Liste und klicken auf Kopie in der horizontalen Werkzeugleiste.
    4. Eine Kopie der Liste öffnet sich.
    5. Geben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen für die Liste ein und ändern die Überschrift.
    6. Geben Sie an, für welchen Benutzer oder welche Benutzergruppe die neue Liste sichtbar ist.
  • Nehmen Sie Änderungen an der Kopie vor
    1. Legen Sie die Verwendung (Zweck) der Liste fest.
      Siehe auch .
    2. Fügen Sie über neu Hinzufügen eine neue Spalte ein.
    3. Ändern Sie ggf. die Überschrift einer Spalte für eine bessere Übersicht.
    4. Markieren Sie eine Spalte und klicken auf delete, um einzelne Spalten aus der Liste zu entfernen.
      Hinweis: Einzelne Spalten der Liste können ausgeblendet werden, hierfür entfernen Sie den Haken in der Zeile an erster Position.
    5. Um die Spaltenreihenfolge zu ändern, markieren Sie die Spalte und ziehen Sie per Drag&Drop an gewünschte Position.
    6. Legen Sie im rechten Bereich des Eingabefensters die Sortierung der Liste fest.
      Beispiel: Nach Datum sortieren (1. Aufsteigend)
    7. Nehmen Sie im unteren Bereich des Eingabefensters weitere Einstellungen vor zu Filtern, Ergebnis, bedingter Formatierung etc.
    8. Speichern Schliessen Speichern und schließen Sie die Liste.
  • Legen Sie eine neue Liste an
    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter Einrichtung Einrichtung > ausgabe Listenwesen > neu Neuanlage.
    2. Wählen Sie die Tabelle (Ebene) der Liste.
      Hinweis: Entscheidend für die Auswahl der Ebene ist die Zielsetzung bzw. der Inhalt der Liste.
    3. Geben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen und eine Überschrift für die Liste ein.
    4. Geben Sie an, für welchen Benutzer oder welche Benutzergruppe die neue Liste sichtbar ist.
    5. Legen Sie die der Liste fest.
    6. Um Ihre Liste auf der Grundlage der Standardliste aufzubauen, wählen Sie ok Standardliste übernehmen.
    7. Klicken Sie auf neu Hinzufügen, um weitere Felder einzufügen.
      Hinweis: Geben Sie in der Spalte Überschrift ggf. manuell einen eindeutigen Titel (Spaltenüberschrift) ein.
  • Fügen Sie weitere Datenbank-Felder in Ihre Liste ein
    1. Um Ihrer Liste weitere Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf neuexpand Hinzufügen.
    2. Wählen Sie aus der Liste ein oder mehrere Felder mit gedrückter Strg Taste und Linksklick.
      Hinweis: Für ein schnelleres Suchergebnis, geben Sie den Namen oder ein paar Buchstaben in der Matchcodesuche ein.
    3. ok Übernehmen Sie Ihre Auswahl.

    Wichtig: bei 1 : n Beziehungen, zum Beispiel einer Adressliste, die Daten aus dem Ansprechpartner zeigen soll, finden Sie die (Ansprechpartner) Bezüge unter > auffaechern Nr. > Kombinieren mit [Tabelle]. Achten Sie besonders auf die eindeutige Beschriftung der Spalte Überschrift zur besseren Übersicht.

  • Fügen Sie eine Formel ein

    Formeln im Listenwesen greifen auf die Datenbankbezüge und Tabellendetails in der Liste zu und können mit Hilfe von Funktionen weiterverarbeitet werden. Erklärungen zu Funktionen und Formeln finden Sie im Handbuch unter oder auch in der Anwendung unter Einrichtung Einrichtung > Katalogeexpand Kataloge > Formelkatalog Formelkatalog.

    1. Klicken Sie auf add formel um eine Formel einzufügen.
    2. Geben Sie in der Spalte Überschrift eine eindeutige Benennung der Formel ein.
    3. Öffnen Sie die neue Formel mit Doppelklick und geben den Ergebnisdatentyp (Beispiel Zahl, Text, Wahrheitswert) ein.
      Hinweis: Felder und Ergebnis müssen vom gleichen Datentyp sein, oder mit „string“ umgewandelt werden.
    4. Wählen Sie eine Funktion aus der Spalte rechts oder geben die Formel manuell im Eingabefeld ein.
      Hinweis: Markieren Sie eine Funktion, erscheint eine detaillierte Beschreibung im Feld Detailinformation zu Feldern und Funktionen.
    5. Um die Felder an geeigneter Stelle einzufügen, markieren Sie die Stelle der Funktion/Formel und wählen das entsprechende Feld mit Doppelklick.
    6. Überprüfen Sie Ihre Formel.
    7. Speichern Sie über OK .
  • Nehmen Sie Einstellungen an der Liste vor
    1. Legen Sie die Breite der einzelnen Spalten fest.
      Hinweis: Geben Sie 0 ein, um die Spalte passend zur Textlänge einzustellen. Geben Sie -1 ein, um die Spalte passend auf die Fensterbreite zu verteilen.
    2. Geben Sie das Format für die Spalten ein.
      Beispiel Beträge in Euro:  ###.##0,00 €;-###.##0,00 €;
      ;
    3. Legen Sie die Sortierung in der Liste fest.
      Beispiel: Datum > 1. aufsteigend
    4. Entfernen Sie den Haken vor einer Spalte, um diesen Datenbankbezug in der Liste auszublenden.
      Hinweis: Bezüge, die in der Liste blau dargestellt werden, sind nicht nur ausgeblendet, sie werden auch in keiner Formel dieser Liste angewendet und sollten für eine bessere Übersichtlichkeit aus dieser Liste delete gelöscht werden.
      Ausgeblendete Bezüge, die nicht blau dargestellt werden, finden Verwendung in einer Formel dieser Liste und dürfen nicht gelöscht werden.
    5. Um die Liste auf relevante Daten zu reduzieren und lange Ladezeiten zu vermeiden, stellen Sie Filter ein. Siehe auch .
    6. Markieren Sie eine Zeile und geben über neu eine Bedingte Formatierung für das Ergebnis ein, um die Liste übersichtlich zu gestalten.
  • Legen Sie die Verwendung der Liste fest

    Die Verwendung bestimmt, zu welchem Zweck und somit auch an welcher Stelle die Liste angeboten wird. Je nach Verwendung verändern sich die Listenoptionen.

    1. Klicken Sie auf Verwendung.
    2. Wählen Sie aus der Auswahlliste eine oder mehrere Verwendungszwecke der Liste mit gedrückter Strg Taste und ok Übernehmen.
      1. ) Ausgabeliste > Tabelle, die als Suchergebnis angezeigt wird
      2. ) Unter Info Center anbieten > Selbstsuchende Listen (ssl) die direkt im Info Center angeboten werden
      3. ) Eingabeformulare > Liste wird in Eingabeformularen (z.B. Räume, Gästeliste) zur Anzeige von Daten verwendet. Filter und Statistikverarbeitung möglich
      4. ) Eingabeformular Pflege > Liste wird in Eingabeformularen (z.B. Gästeliste) verwendet, kann als Standardliste verwendet und auch als Benutzerstandard gespeichert werden. Filter und Statistikverarbeitung sind nicht möglich
      5. ) Angebotsgenerator > Listen zur Verwendung in Angebot/Bestellung/Rechnung zur individuellen Darstellung der Veranstaltungsdetails
      6. ) Veranstaltungsblätter plus > individuelle Listen in Arbeitsanweisungen
      7. ) IC-Liste > individuelle Darstellung im IC
      8. ) Export > Definition des Datenaustausches
      9. ) Datenüberwachung > Überprüfen von Daten und auslösen einer Folgeaktion
      10. ) XML Unterstützung > Unterstützung der Datenaustausch- Technik bei bestimmten Schnittstellen zu anderen Systemen
      11. ) Bericht > Daten in Auswertungen mit individuellem Layout ausgeben
      12. ) Diagramm > Graphische Ausgabe von Werten
      13. ) Konfiguration des Web Clients
      14. ) Listen kombinieren > Informationen aus verschiedenen Listen zu einer Liste zusammenfügen
      15. ) Etiketten > Format und Text für Etiketten bestimmen
      16. ) Datenpflege > Massendatenpflege (Beispiel Artikel, Adressen) vereinfachen
  • Formatieren Sie die Liste für eine bessere Übersicht

    Setzen Sie den Haken Abwechselnde Zeilenfarbe, um die Zeilen automatisch abwechselnd weiß und hellgrau zu hinterlegen. Um Spalten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen hervorzuheben, legen Sie bedingte Formatierungen fest.

    1. Markieren Sie die betreffende Spalte und klicken auf neu Hinzufügen im unteren Bereich bei bedingte Formatierung.
    2. Geben Sie an, auf was Sie das Format anwenden möchten (Beispiel ganze Zeile, Spalte).
    3. Geben Sie Filter und Wert ein.
      Beispiel: Eine Adressliste soll die Privatadressen grün darstellen
      Die Privatadresse ist eine Adresskategorie, ein sogenannter Wahrheitswert (Boolean). Erfüllt die Adresse den Wert (Privatadresse), lautet der Filter Wert gleich X und bei Format wird die Hintergrundfarbe Grün eingestellt.
    4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte Format und wählen Farbe, Schriftart, Schriftstil oder -größe.
      Beispiel: In der Vorgangsliste soll ein Zeitbereich farblich hervorgehoben werden. Hierfür markieren Sie das das Feld Datum und geben bei Formatierung den Filter Wert zwischen ein. Geben Sie ein Von und Bis Datum ein und wählen Format anwenden auf ganze Zeile, Hintergrundfarbe gelb.
  • Legen Sie Filter fest

    Mit Filtern schließen Sie bereits vorab nicht relevante Parameter aus und verhindern somit unnötig lange Ladezeiten. Filter können bestimmte Zeitbereiche bestimmen, abgelehnte Vorgänge ausschließen, Akontorechnungen nicht berücksichtigen, stornierte Veranstaltungen ausschließen uvm. Für Selbstsuchende Listen (SSL) sind zielgerichtete Filter unumgänglich.

    Beispiel: Vorgangsartikel eines bestimmten Zeitraumes suchen.

      1. Markieren Sie die Zeile des Datumsbezuges in der Liste.
      2. Geben Sie den Filteroperator Wert zwischen ein.
      3. Geben Sie in dem Feld rechts neben dem Filteroperator Eingabe: Von ein.
      4. Geben Sie in dem Feld rechts außen den Filteroperator Eingabe: Bis ein.
      5. Speichern Sie Ihre Eingabe über Speichern.
      6. Um das Ergebnis der Liste zu testen, klicken Sie auf Ausfuehren Testen in der horizontalen Werkzeugleiste.

     

    Weitere Filteroptionen:

    Größte Werte
    		 Verwendung für Zahlen, der größte Wert wird dargestellt
    Kleinste Werte

    Verwendung für Zahlen, der kleinste Wert wird dargestellt
    Wert gleich

    Je nach Bezug, können Text, Zahl oder Wahrheitswert mit einem oder mehreren Bedingungen herausgefiltert werden.

    Beispiel:
    Nur Adressen mit der Kategorie Privatadresse (Wahrheitswert) sollen angezeigt werden: Ergebnis: Wert gleich > X
    Nur Veranstaltungen mit Status Definitv sollen angezeigt werden: Ergebnis: Wert gleich > Definitiv
    Wert größer als
    		 Filter für Anzeige von Werten, die ab einer eingegebenen Größe angezeigt werden sollen.
    Beispiel: Gästezahl größer als 99 (Anzeige ab 100 Personen)
    Wert größer oder gleich

    Filter für Anzeige von Werten, die ab der eingegebenen Größe angezeigt werden sollen.
    Beispiel: Gästezahl größer oder gleich 100 (Anzeige ab 100 Personen)
    Wert kleiner als

    Alle Werte anzeigen, die kleiner als der eingegebene Wert sind.
    Beispiel: Umsätze unter 100 Euro, zeigt Werte bis 99 Euro an.
    Wert kleiner oder gleich

    Alle Werte anzeigen, die kleiner oder gleich als der eingegebene Wert sind.
    Beispiel: Umsätze unter 100 Euro, zeigt Werte bis 100 Euro an.
    Wert nicht gleich

    Text oder Zahl aus der Anzeige ausschließen
    Beispiel: Keine Veranstaltung mit Status Option anzeigen
    Wert zwischen

    Gibt einen Wert zwischen den eingegeben Operatoren aus, siehe Beispiel oben
  • Legen Sie das Datumsformat fest

    Über die Spalte Format kann bereits in der Liste das Ausgabeformat für das Datum bestimmt werden. Klicken Sie auf star in der Spalte rechts neben Format, um Formatierungsvorschläge zu erhalten.
    Geben Sie die Formate ein, um folgende Ergebnisse anzuzeigen:
    Format > Ergebnis

    1               11.09.2019
    2               Mi, 11.Sep2019
    3               Mittwoch, 11. September 2019
    5               14. September 2019
    7               Mittwoch
    9               September
    11             2019

  • Legen Sie das Format für Preise fest

    Über die Spalte Format kann bereits in der Liste das Ausgabeformat für Zahlen bestimmt werden. Klicken Sie auf star in der Spalte rechts neben Format, um Formatierungsvorschläge zu erhalten.

    Beispiel:
    ###.##0,00 €;-###.##0,00 €;

    Ergebnisse:
    12.581,35 €; - 125,00; 

    Die Raute wird als Platzhalter verwendet (Punkt und Komma unterteilen in Tausender- und Nachkommastellen). Das Semikolon (;) trennt mehrere Formatierungsvarianten. Im oben gezeigten Beispiel steht die erste Formatierung für einen positiven Betrag, die zweite Formatierung für einen negativen Betrag und die dritte Formatierung gibt kein Ergebnis aus, wenn kein Betrag gegeben ist.

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