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Wie konfiguriere ich eine Liste über die Textverarbeitung?

Über den Reiter Textverarbeitung können die Inhalte einer Liste formatiert und für verschiedenste Ausgabemöglichkeiten vorbereitet werden.

Die in der Liste enthaltene Textverarbeitung besteht aus einem Kopf-, einem Text- und einem Fußteil.

  1. Der Kopfteil wird als erste Zeile der Liste gedruckt. Textformatierungen und Tabs werden berücksichtigt. Spaltenbezüge werden meist nicht im Kopfteil, sondern im Datenteil und im Fuß eingefügt.
  2. Der Textteil ist der Wiederholungsbereich, der pro Datenzeile der Tabelle eingefügt wird. Formatierungen werden auch hier berücksichtigt, Spaltenbezüge können eingefügt werden.
  3. Der Fußteil ist für Summen bestimmt, z.B. für die Summen- und Mehrwertsteuerberechnung im Rechenblatt. Spaltenbezüge können eingefügt werden.

  • Fügen Sie Bezüge in die Textverarbeitung ein
    1. und fügen alle relevanten Bezüge und ggf. Formeln ein.
      Hinweis: Haben die Datenbankbezüge ähnliche Benennungen, ändern Sie zur besseren Übersicht die Spalte Überschrift. Bei Verwendung der Spalte "Alias" erkennen Sie in der Textverarbeitung und in Formeln die Spaltenbezüge noch besser.
    2. Wählen Sie für die Listen- Verwendung "Ausgabeliste" oder "Angebotsgenerator"M aus.
    3. Wechseln Sie in der Liste zum Reiter textformat Textverarbeitung.
    4. Klicken Sie auf Datenbankfeldexpand > bezug Felder einfügen, um die Spaltenbezüge aus der Listenbasis angezeigt zu bekommen.
    5. Wählen Sie einen oder mehrere Bezüge mit gedrückter Strg-Taste aus dem Aufklappfeld und ok Übernehmen Sie die Auswahl.
    6. Formatieren Sie die Bezüge, setzen Sie Tabs und Umbrüche und ergänzen Sie Texte (z.B. Beschriftung der Felder). Die hier eingestellten Formatierungen werden in die Textverarbeitung übernommen.
    7. Speichern Sie Ihre Liste über Speichern.
  • Definieren Sie das Format von Lesezeichen in Listen

    Über bookmark Lesezeichen weisen Sie bestimmten Bereichen in der Textverarbeitung Namen zu, über die diese Bereiche angesprochen werden können. Sie dienen z.B. dazu, verschiedene Ausgabeformate für Datenzeilen in der Liste zu definieren. Machen Sie spaltengenaue Formatierungsvorgaben wie Schriftart und -größe, angezeigte Bezüge, Tabellendarstellung oder Tabulatoren in Listen. Definieren Sie die gewünschten Lesezeichen in der ausgabe Liste auf dem Reiter textformat Textverarbeitung.
    Bsp.: Vorgangsartikel wie Getränke, Speisen oder Personalartikel in Abhängigkeit von ihrer Artikelgruppe zeilengenau formatieren: Getränke linksbündig ohne Anzahl aber mit Einzelpreis, Speisen zentriert ohne Anzahl, Personal linksbündig mit Anzahl, Zeitbereich und Preisen.

    1. Öffnen Sie die gewünschte Liste entweder über den Reiter Einrichtung Einrichtung > ausgabe Listenwesen oder mit Rechtsklick auf den Listennamen in einer vorlage brief Textvorlage und ausgabe Liste öffnen.
      Bsp.: die Liste „AG VG-Artikel Angebot 1“
    2. Wechseln Sie innerhalb der Liste auf den Reiter textformat Textverarbeitung.
    3. Formatieren Sie den Text wie gewünscht und markieren Sie jeweils einen ganzen Absatz bis einschließlich der Absatzmarkierung (paragraph) der Folgezeile. Blenden Sie sich diese über paragraph Versteckte Zeichen anzeigen in der horizontalen Werkzeugleiste im Text ein.
    4. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf bookmark Lesezeichen > neu Auswahl hinzufügen und weisen Sie dem Absatz einen sprechenden Namen zu.
    5. Wiederholen Sie den Vorgang für alle in dieser Liste vorgesehenen Texte.
      Hinweis: für Datenzeilen ohne Lesezeichen wird der komplette Textbereich verwendet, mit Ausnahme von Kopf- und Fußteil.
    6. Über bookmark Lesezeichen > bookmark "Name" > nur lesen Textbereich anzeigen sehen Sie, ob die Formatierung überall richtig zugewiesen wurde.
  • Weisen Sie den Datenzeilen der Liste Lesezeichen zu

    Welche Formatierung auf welche Datenzeilen/ Spalten angewendet wird, bestimmen Sie über eine Formel in der ausgabe Liste.

    1. Wechseln Sie innerhalb der Liste auf den Reiter ausgabe Basis.
    2. Fügen Sie über neu Hinzufügen > bookmark Lesezeichen in Textverarbeitung eine neue Formel ein.
    3. Öffnen Sie die Formel mit Doppelklick und wählen Sie z.B. die Funktion „Text > Bedingungen aufzählen (Text)“.
    4. Geben Sie als „Sonst-Wert“ den Namen für das Default-Lesezeichen ein. Sobald in einer Liste ein Lesezeichen gesetzt wird, muss jeder Text über Lesezeichen formatiert werden. Artikel, für die kein Lesezeichen speziell definiert wird, bekommen automatisch diesen Sonst-Wert zugewiesen.
      Bsp.: „Standard“
    5. Geben Sie eine oder mehrere Bedingungen an und als Wert den Namen des gewünschten Lesezeichens.
      Bsp.: Alle Artikel der Artikelgruppe, die als Name Extern 2 (oft für Übergruppen verwendet) „Speisen“ haben, sollen nach den Einstellungen für das Lesezeichen „Speisen“ formatiert werden. Das Lesezeichen „Speisen“ ist formatiert als rechtsbündig, Schriftart Arial, Schriftgröße 11pt.
      [Gruppe Extern 2 (Zeichenfolge (31))]="Speisen";"Speisen";
      Ergebnis: Alle Artikel der Gruppen, die als Name Extern 2 „Speisen“ haben (Hauptgerichte, Beilagen, Suppen etc.), werden rechtsbündig und in der Schriftart Arial, Größe 11pt ausgegeben.
    6. Fügen Sie weitere Lesezeichen hinzu, überprüfen und bestätigen Sie die Formel mit OK.
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