Zweck: Sync Tabellen bestimmen die Rahmenbedingungen und den Inhalt der Änderungsbenachrichtigung.

1. Gehen Sie in der Funktionsleiste auf den Reiter  Administration >  Einstellungen >  Synchronisation.
2. Um eine neue Sync Tabelle anzulegen, klicken Sie auf das grüne Plus  und wählen  Benachrichtigung bei xx.
   Hinweis: Es werden Ihnen die bereits angelegten Sync. Server angeboten.
3. Geben Sie einen eindeutigen, sprechenden Namen für die Sync Tabelle ein oder übernehmen den Servernamen (empfohlene Vorgehensweise).
4. Wählen Sie die Datenquelle aus der Auswahlliste.
   Hinweis: Es werden nur Daten angeboten, die einen Datums- oder Uhrzeitbezug haben.
5. Weisen Sie die Exportliste vom Typ Info Center zu.
6. Geben Sie bei Export-Verzögerung einen Zeitbereich in Minuten ein. Diese Zeit bestimmt, wann nach dem Speichern des Datensatzes die Änderungsbenachrichtigung versendet wird.
   Hinweis: Achten Sie darauf, dass Server, Name, Datenquelle, Exportliste und Textvorlage einheitliche Ziele verfolgen.
7. Treffen Sie folgende Entscheidungen:
   a) Verantwortliche Benutzer benachrichtigen
   Setzen Sie den Haken, werden nur die Sync Server Konten Typ Benutzer oder Benutzergruppe angesprochen. Zusätzlich erhält jedes Benutzerkonto nur die für sie relevanten Daten.
   Beispiel: Der Benutzer Müller erhält nur Benachrichtigungen über Terminänderungen, die ihn selbst als Terminteilnehmer oder Verantwortlichen betreffen.
   b) Pro Mitarbeiter benachrichtigen
   Setzen Sie den Haken, werden nur die Sync Server Konten Typ Mitarbeiter angesprochen.
   Beispiel: Der Benutzer Müller erhält Änderungsbenachrichtigungen zu den eigenen Diensten.
   c) Setzen Sie an dieser Stelle keinen Haken, werden nur die Sync Server Konten Typ „Sync Server Konto“ und „Verteilerliste“ berücksichtigt. Dies ermöglich eine Benachrichtigung für Interessengruppen, auch außerhalb von Bp Event.
   Beispiel: Veranstaltungsänderungen werden mit verschiedenen Abteilungen und mit dem externen Caterer kommuniziert.
8. Stellen Sie bei Vorlauf für Benachrichtigung eine Anzahl an Tagen ein, wie viele Tage vor dem Datum (Beispiel Veranstaltungsdatum) die Benachrichtigung versendet werden soll.
   Beispiel: Wird ein Vorlauf von 14 Tagen eingestellt, werden Änderungen z.B. drei Wochen vor der Veranstaltung nicht als Änderungsbenachrichtigung versendet. So wird eine unnötige Informationsflut im Vorfeld vermieden.
9. Die Einstellung Maximale Anzahl Fehlversuche legt fest, wie oft die Benachrichtigungsfunktion fehlerhaft erfolgen darf, bevor die Ausführung abgebrochen wird.
10. Hinterlegen Sie die Textvorlage, welche für den Benachrichtigungstext verantwortlich ist.
11. Unter Datenblatt als E-Mail Anhang können E-Mail Anhänge für die Benachrichtigung festgelegt werden. So kann z.B. ein aktualisiertes Function (nur auf Basis der Textverarbeitung -> Datenblatt möglich) für die Veranstaltung angehängt werden.
12. Setzen Sie den Haken ICS Anhang für E-Mail, um Kalendereinträge im Anhang mitzusenden.
    Beispiel: Der Veranstaltungstag wurde verschoben, ein aktualisierter Kalendereintrag wird in der E-Mail mitgesendet.
    Hinweis: Form und Inhalt des Kalendereintrages sind nicht individuell einstellbar.
13. Um in der Änderungshistorie des Datensatzes zu protokollieren ob eine Benachrichtigung versendet wurde, setzen Sie den Haken Am Datensatz protokollieren.
    Hinweis: Das Protokollieren erzeugt ggf. eine größere Datenmenge und sollte mit Bedacht gewählt werden.
14. Klicken Sie auf Daten verwerfen und neu laden bei Änderungen z.B. in der Textvorlage oder der Exportliste vom Typ Info Center, um keine Änderungsbenachrichtigung für alle betroffenen Datensätze auszulösen.
    Hinweis: Alle Änderungen werden neu geladen (Reset) ohne Änderungsbenachrichtigungen auszulösen. Bitte nur mit Bedacht verwenden.
15. Synchronisierte Daten anzeigen wird während der  Einrichtung oder Fehleranalyse verwendet. Ruft eine Liste aller von Änderungen betroffener Datensätze auf und liefert Hinweise zur Synchronisation.
16. Noch nicht synchronisierte Daten anzeigen listet alle Änderungen auf, die bei der nächsten Synchronisation eine Benachrichtigung auslösen können, vorausgesetzt sie qualifizieren sich für die Benachrichtigungen (Job).
    Hinweis: Hier wird weder die Exportliste vom Typ Info Center noch die Anzahl an Tagen für die Benachrichtigung berücksichtigt
17. Exportliste mit den noch zu synchronisierenden Daten testen ist bei der Einrichtung für Testzwecke geeignet.