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Wie schreibe ich eine interne Nachricht?

  • Öffnen Sie eine neue interne Nachricht

    Über Interne Nachrichten kommunizieren Sie mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen von Bp Event.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den Reiter Briefe Kommunikation.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben mailexpand Interne Nachrichten, und wählen Sie neu Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
    3. Der Textreiter der internen Nachricht öffnet sich.
    4. Alternativ öffnen Sie eine neue Interne Nachricht über neu Neuanlage in der horizontalen Werkzeugleiste der Übersicht. Die Übersicht über eingegangene und gesendete Interne Nachrichten öffnen Sie mit Klick auf mail  im Fenstertitel eines jeden Datensatzes.
    5. In der horizontalen Werkzeugleisten vieler Datensätze gibt es auserdem die Möglichkeit, direkt eine mit dem Datensatz verknüpfte Interne Nachricht anzulegen.
  • Geben Sie Empfänger an

    Als Empfänger von internen Nachrichten können einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder Verteilerlisten ausgwählt werden.

    1. Öffnen Sie mit Linksklick auf neu Hinzufügen oben im Eingabefeld Empfänger eine Liste aller Benutzer und Benutzergruppen.
    2. Wählen Sie mit Doppelklick oder Linksklick und ok Übernehmen die gewünschten Empfänger aus.
    3. Öffnen Sie mit Linksklick auf neuexpand Hinzufügen eine Liste aller Verteilerlisten, die für Interne Nachrichten angelegt wurden. Für Verteilerlisten ist keine Mehrfachauswahl möglich, fügen Sie mehrere Listen nacheinander durch Doppelklick hinzu.
    4. Lösen Sie Benutzergruppen auf Nachfrage oder direkt über Gruppe Aufloesen Gruppe auflösen ggf. in die Einzelempfänger auf:
      1. Nicht auflösen: Die Nachricht wird an die Gruppe als Einheit gesendet. Sobald ein Gruppenmitglied die Nachricht liest, wird sie für alle als "gelesen" markiert, und durch einmaliges Löschen für alle gelöscht. Dies bietet sich an, wenn eine Nachricht nur von mindestens einem Gruppenmitglied empfangen werden muss.
        Bsp.: Umschichtig sind verschiedene Mitglieder der Bankettabteilung jede Woche beauftragt, die internen Nachrichten zu beantworten. Die anderen Mitglieder der Gruppe brauchen sich um diese Nachrichten nicht zu kümmern.
      2. Auflösen: Jedes Gruppenmitglied wird wie ein Einzelempfänger unabhängig von den anderen benachrichtigt. Jeder Empfänger liest und löscht die Nachricht nur für sich selbst. Damit ist sichergestellt, dass alle Empfänger die Nachricht als "neu" empfangen.
        Bsp.: Alle Gruppenmitglieder sollen darüber informiert werden, dass eine Veranstaltung abgesagt ist.
    2. Um eine Interne Nachricht nachträglich an weitere Benutzer zu senden, öffnen Sie die Nachricht im Reiter Nachrichten Ausgang Ausgang und fügen Sie über neu Hinzufügen weitere Empfänger oder Empfängergruppen zu.
      Hinweis: Die Nachricht selbst kann im Ausgang nicht mehr bearbeitet werden.
    3. Bestätigen Sie die Abfrage mit Senden.
  • Senden Sie Anhänge

    Jedes Dokument, das in Bp Event oder auf der Festplatte vorhanden ist, kann als Anhang zu einer internen Nachricht gesendet werden. Dafür muss es als Teil eines Dokumentenpakets zu der Nachricht gespeichert werden.

    1. Öffnen Sie auf dem Reiter Anhänge > neu Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
    2. Geben Sie dem neuen Dokumentenpaket einen Namen.
    3. Wählen Sie über neu Hinzufügen > import festplatte Dateienexterne Dateien von der Festplatte aus.
    4. Das Explorerfenster Ihres Computers öffnet sich. Wählen Sie das gewünschte Dokument mit Doppelklick einzeln aus, oder markieren Sie mehrere Dokumente mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste.
    5. Wählen Sie über neu Hinzufügen > DokumentenAblage Liste Allgemeine Dokumente ein vorhandenes Dokumentenpaket aus, oder markieren Sie mehrere Pakete mit Linksklick und ok Übernehmen Sie diese.
    6. save  > Speichern Schliessen Speichern und schliessen Sie den Reiter Anhänge, um zu der Internen Nachricht zurückzukehren.
  • Ordnen Sie interne Nachrichten nach Kategorien

    Für interne Nachrichten können benutzerspezifische Kategorien angelegt werden, mit deren Hilfe die Nachrichten übersichtlich zu gruppieren und leichter zu suchen sind. Die Kategorien stehen sowohl für eingehende als auch für ausgehende Nachrichten zur Verfügung. Kategorien müssen manuell zugewiesen werden, neue Nachrichten haben den Status "Ohne Kategorie".

    1. Um eine neue Kategorie anzulegen, machen Sie unter mail Interne Nachrichten > Nachrichten Eingang Eingang oder Nachrichten Ausgang Ausgang einen Rechtsklick auf eine beliebige Zeile und gehen Sie zu AdressTyping Kategorie > edit Kategorien bearbeiten.
    2. Fügen Sie in der erweiterbaren Auswahlliste Kategorien hinzu und bestätigen Sie mit OK.
    3. Alternativ öffnen Sie eine mail Interne Nachricht, klicken oben rechts in der Werkzeugleiste auf die Auswahlliste AdressTyping Ohne Kategorie und wählen die letzte Option edit Liste ändern.
    4. Um einer Nachricht eine Kategorie zuzuweisen, wählen Sie in der Übersicht mit Rechtsklick oder im Datensatz über die Auswahlliste eine vorhandene AdressTyping Kategorie aus. Mehrfachzuweisungen sind nicht möglich.
    5. Beim Öffnen von Nachrichten Eingang Eingang oder Nachrichten Ausgang Ausgang ist der Filter standardmäßig auf AdressTyping Ohne Kategorie gestellt.
      Hinweis: Wählen Sie AdressTyping Alle Nachrichen, um sowohl Nachrichten mit als auch ohne Kategorie angezeigt zu bekommen.
    6. Um gezielt nach bestimmten Nachrichten zu suchen, wählen Sie in der Mitte der Werkzeugleiste die AdressTyping Kategorie als Filter aus.
  • Senden Sie eine Kurzumfrage

    Holen Sie schnell ein Stimmungsbild der Kolleginnen und Kollegen ein, indem Sie eine Kurzumfrage mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten einstellen.

    1. Öffnen Sie eine mail Interne Nachricht und klicken Sie auf Offene Mengen Umfrage.
    2. Geben Sie in den zusätzlich erscheinenden Feldern Ihre Frage sowie mehrere mögliche Antworten ein.
    3. Legen Sie über die Aufklappliste Mehrfachauswahl fest, ob nur eine Antwort, mehrere Antworten oder auch Antwortoptionen (Ja, Nein, Vielleicht) ermöglicht werden sollen.
    4. Die Einstellung Vertraulich Nicht vertraulich sorgt dafür, dass die Antworten nur für Absender und Empfänger sichtbar werden.
    5. Die Empfänger beantworten die Umfrage mit Klick auf das Offene Mengen Umfrage-Icon im Nachrichteneingang oder in der Nachricht selbst.
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Wie erstelle ich einen E-Mail-Anhang?

  • Senden Sie Angebote und Bestellungen als Anhang (ab Version 12.1)

    Um Angebot Angebote oder Bestellung Bestellungen als Anhang  E-Mail-Anhang zu senden, muss die E-Mail über die Veranstaltung selbst angelegt werden. Im Reiter textformat Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile über normalen Werkzeugleiste.

    1. Wählen Sie eine passende vorlage brief Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
    2. Der Dateiname ist mit dem Betreff der E-Mail vorbelegt, kann aber überschrieben werden.
    3. Wählen Sie das Format des Anhangs (pdf PDF, Html TML oder docx DOC).
    4. Öffnen Sie ein E Mail Anschreiben Neues Anschreiben () und wählen Sie ggf. eine Vorlage aus.

    Rechnung Rechnungen können ebenfalls als E-Mail-Anhang gesendet werden ().

  • Senden Sie Angebote und Bestellungen als Anhang (vor Version 12.1)

    Um Angebote oder Bestellungen als E-Mail-Anhang zu senden, muss die E-Mail über die Veranstaltung selbst angelegt werden. Im Reiter Briefe Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie Veranstaltungsblätter auswählen oder mit dem Modul Angebotsgenerator* das formatierte Angebot (Bestellung) zusätzlich als PDF anhängen können.

    Senden Sie Veranstaltungsblätter für Angebote oder Bestellungen in PDF-Format als E-Mail-Anhang:

    1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
    2. Machen Sie in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text einen Linksklick in das Eingabefeld Veranstaltungsblatt.
    3. Öffnen Sie über Leertaste+Tab eine Liste der Veranstaltungsblattvorlagen.
    4. Wählen Sie mit Doppelklick oder mit Linksklick und ok Übernehmen das gewünschte Veranstaltungsblatt.
    5. Aktivieren Sie das Format pdf PDF direkt rechts neben dem Eingabefeld, wenn es nicht automatisch vorbelegt ist.

    Mit dem Modul AngebotsgeneratorM haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, das formatierte Angebot/ die Bestellung als Anhang auszuwählen:

    1. Wählen Sie eine passende Textvorlage aus, die auf die Veranstaltungs- und Vorgangsdaten zurückgreift.
    2. Öffnen Sie ein E Mail Anschreiben Neues Anschreiben (Öffnen Sie ein separates Anschreiben)
    3. Gehen Sie zurück auf den Reiter Briefe Text und wählen Sie das Format des Anhangs (pdf PDF, Html HTML oder docx DOC).
    4. Der Dateiname ist mit dem Betreff der E-Mail vorbelegt, kann aber überschrieben werden.
  • Senden Sie interne Dateien oder externe Dokumente als AnhangM

    Dokumente aus der Datenbank, aber auch externe Dokumente von der lokalen Festplatte, können als Anhänge mit E-Mails gesendet werden.

    1. Um Dokumente zu senden, die zentral in der Datenbank abgelegt sind, wählen Sie auf dem Reiter Anhang Anhänge > neu Hinzufügen > Dokumentenablage Allgemeine Dokumente.
    2. Über Anhang Anhänge > neu Hinzufügen > Dokumentenablage Dokumente gelangen Sie zur Suche nach Dokumenten, die zu anderen Adressen, Veranstaltungen o.ä. abgelegt wurden.
    3. Wenn die E-Mail mit einer Adresse Adresse, einer VA Veranstaltung oder anderen Datensätzen verknüpft ist, zu denen Datein abgelegt wurden, werden auch diese zur Auswahl angeboten.
      Bsp.: Dateien aus VA  Veranstaltung/Verzeichnis, Adresse Adresse/Dokumente oder VA Veranstaltung/Briefe/E-Mails
    4. Fügen Sie weitere vorlage brief Textvorlagen und (nur bei E-Mails aus Veranstaltungen) auch FunctionBuilder Veranstaltungsblätter hinzu.
    5. Externe Dokumente, die Sie über Anhang Anhänge > neu Hinzufügen > import festplatte Dateien anhängen, werden in der Datenbank zur E-Mail abgelegt.
    6. Um externe Dateien über das Explorerfenster auszuwählen, ohne sie dabei in der Datenbank zu speichern, klicken Sie im unteren Fenster infocenter daten Dokumente der lokalen Festplatte vormerken auf den Titel.
    7. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Senden Sie Visitenkarten oder Kalendereinträge als Anhang

    Visitenkarten können als Anhänge an E-Mails angehängt werden. Die Visitenkarten werden in einem VCF-Format gesendet und können vom Empfänger direkt in den Outlook Kalender importiert werden. Dasselbe gilt für Termine, Veranstaltungsdaten oder Reservierungen.

    1. Hängen Sie auf dem Reiter Anhang Anhänge mit neu Hinzufügen > vCard Eigene Visitenkarte Ihre persönliche Karte, die vCard Betriebsvisitenkarte oder vCard Weitere Visitenkarten an. Mehrere Visitenkarten können in einer VCF-Datei zusammengefasst werden.

    2. Zur elektronischen Übertragung von termine TerminenM, VA Veranstaltungen oder Gaesteliste Reservierungen wählen Sieneu Kalendereinträge > VA Veranstaltung bzw. termine  Termin oder Gaesteliste Reservierung.

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Icon Briefe

Erst wenn die Kommunikation sowohl intern als auch extern zuverlässig funktioniert, kommt die Expertise in anderen Bereichen richtig zum Ausdruck; denn dann kann man sich auf das Wichtige konzentrieren. Obwohl manche Dokumente in schriftlicher Form vorliegen müssen, wird ein Großteil der Geschäftspost inzwischen nicht nur telefonisch, sondern digital abgewickelt. Dem trägt Bp Event mit einer integrierten Briefe Brief / E-Mail-Funktion Rechnung, über die sogar SMS verschickt werden können. tapi TAPI-Schnittstellen sind ebenso erhältlich wie ein elektronisches System für mail Interne Nachrichten. Das Beste aber ist, dass alle diese Kommunikationen direkt zu bestimmten Adressen oder Veranstaltungen abgelegt werden, und dadurch auch jedem anderen Mitarbeiter sofort zur Verfügung stehen.

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Wie schreibe ich einen Brief?

  • Öffnen Sie einen neuen Brief

    Briefe bzw. E-Mails können aus dem Kontext einer Veranstaltung, einer Adresse oder eines anderen Datensatzes aufgerufen werden. In diesem Fall sind einige Angaben wie der Empfänger ggf. schon vorbelegt. Ein Brief kann aber auch ohne Kontext neu angelegt und später mit anderen Datensätzen verbunden werden.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den zweiten Reiter Briefe Kommunikation.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Briefeexpand Briefe / E-Mails, und wählen Sie neu Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
    3. In einem anderen Datensatz gehen Sie über neu Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes (Veranstaltung, Termin, Adresse etc.)
    4. Der textformat Textreiter des Briefes öffnet sich.
    5. Die Versandart Brief Brief ist in der horizontalen Werkzeugleiste standardmäßig voreingestellt. Wird der Brief aus einer Adresse oder einem Ansprechpartner geöffnet, für die E-Mail als bevorzugtes Kommunikationsmedium angegeben ist, wird direkt eine E-Mail geöffnet.
  • Verwenden Sie eine Briefvorlage

    Viele Briefe sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Briefvorlagen, die Benutzer mit administrativen Rechten auf dem Reiter Vorlagen Vorlagen > Briefvorlagen Textvorlagenanlegen können. Änderungen an einem Brief, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur diesen einen Brief. Die Vorlage bleibt unverändert.

    1. Standardmäßig wird bei jeder Briefneuanlage direkt die Auswahl einer Vorlage angeboten. Diese Option kann jeder Benutzer mit Klick auf Ausgeblendente Meldungen Nicht mehr anzeigen rechts in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorlagenfensters ausblenden.
    2. Um die Option wieder zurückzusetzen, gehen Sie zum Reiter icon optionen Optionen > Ausgeblendente Meldungen Ausgeblendete Meldungen > Briefe / E-Mails: Neu anlegen > delete Standard wiederherstellen.
    3. Um nur die Standardsignatur Ihres Betriebes oder Unternehmens ohne Textvolage zu verwenden, wählen Sie links in der Werkzeugleiste arrowRight Nur Signatur.
    4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe Briefe / E-Mails > Briefvorlagen Neuanlage mit Vorlage.
    5. Auch nachträglich können Sie eine Textvorlage für einen bereits geöffneten Brief aufrufen. Öffnen Sie mit Doppelklick auf Briefvorlagen Textvorlage auswählen links in der Werkzeugleiste des Textreiters oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
    6. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
    7. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie Briefvorlagenexpand Textvorlage auswählen > Liste Aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
    8. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick oder mit ok Übernehmen.
    9. Für Briefe, die im Kontext einer Veranstaltung oder eines anderen Datensatzes geöffnet werden, werden automatisch passende Vorlagen vorgeschlagen.
    10. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Geben Sie eine Empfängeradresse an

    Als Empfänger können vorhandene Adressen oder Ansprechpartner ausgewählt werden. Wenn ein Name noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, kann über den Brief eine neue Adresse angelegt werden.

    1. Geben Sie im Eingabefeld Adresse Empfänger den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens ein und drücken Sie die Enter-Taste, oder klicken Sie auf das Icon.
      Hinweis: Beide Wege führen zum Feld "Suchwörter" und durchsuchen zahlreiche Adressfelder wie Name, Stadt, Straße etc. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto genauer ist das Suchergebnis.
    2. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, in denen eines der Suchfelder mit den eingegebenen Buchstaben beginnt. Die Suche ist phonetisch, findet also auch ähnlich lautende aber anders geschriebene Namen.
      Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Grogau, Krombach.
    3. Um Adressen zu finden, die nicht mit der eingegebene Buchstabenfolge beginnen, geben Sie *Name ein.
      Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
    4. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf ok Übernehmen.
    5. Nachdem Sie die Adresse ausgewählt haben, wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
    6. Um eine neue Adresse anzulegen, geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
      1. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, wählen Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (Wie lege ich eine neue Adresse an?).
      2. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus, sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neu  Neuanlage und legen Sie die neue Adresse an.
    7. Wenn ein Brief aus einem anderen Datensatz (Veranstaltung etc.) geöffnet wird, werden je nach Kontext passende Adressen zur Auswahl angeboten. Diese können aber im Brief selbst noch geändert werden.
  • Geben Sie einen Datenverarbeitungszweck an

    Um DSGVO-konform zu arbeiten, müssen Sie bei jeder Korrespondenz den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten (Adressdaten) angeben.

    1. In vielen Textvorlagen ist der Verarbeitungszweck bereits vorbelegt aber änderbar. Auch Adressen können einen vorbelegten Standardverarbeitungszweck haben.
    2. Um einen neuen oder anderen Verarbeitungszweck anzugeben, wählen Sie diesen aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste des Briefes/der E-Mail. Benutzer mit administrativen Rechten legen die möglichen Verarbeitungszwecke unter Administration Administration > AV Vertrag Verarbeitungszwecke an.

    Hinweis: Beim Versenden von Serien-E-Mails wird geprüft, ob der Verarbeitungszweck der Textvorlage mit dem in der Adresse des Empfängers hinterlegten Verarbeitungszweckes übereinstimmt. Zusätzliche Empfänger (Beispiel: Cc oder Bcc) werden in dieser Prüfung nicht berücksichtigt, da der Zweck hier meist individuell vom Standard abweicht.

  • Geben Sie einen Betreff ein

    Der Betreff entspricht dem Namen des Briefes, unter dem er in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Briefvorlage ggf. im Brief selbst aufgeführt.

    1. Wenn Sie einen Brief aus einem anderen Datensatz heraus anlegen oder wenn Sie eine Vorlage verwenden, ist der Betreff oft schon vorbelegt.
    2. Schreiben Sie einen frei gewählten Betreff in das Eingabefeld oder wählen Sie über expand  aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus. Über Liste ändern ergänzen Sie neue oft verwendete Betrefftexte.
    3. save Speichern Sie den neuen Brief unter der Empfängeradresse.
  • Geben Sie den Brieftext ein

    Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein. Maximieren Sie die Ansicht, indem Sie mit Klick auf Uebersicht Eingabefeld vergrößern ober rechts im Textreiter die Adresse ausblenden oder mit Klick auf Expand Top links oben in der Werkzeugleiste die gesamte werkzeugleiste mit den Formatierungsmöglichkeiten zuklappen.

    1. Gehen Sie auf den Reiter Briefe Text.
    2. Geben Sie Ihren Brieftext ein, kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten oder ändern Sie die Vorlage ab.
    3. Formatieren Sie ggf. den Text. In der horizontalen Werkzeugleiste finden Sie die üblichen Instrumente zur Textformatierung und zum Einfügen von Stilvorlagen, Lesezeichen, Bezügen etc.
    4. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Prüfen Sie die Rechtschreibung

    Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich. Welches Wörterbuch als Basis für die Prüfung herangezogen wird, stellen Sie unter Administration Aministration > Administration Einstellungen > betrieb Unternehmen > Einrichtung Einstellungen > Sprachen > Wörterbuch ein.

    1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für alle Textfelder aktiviert, kann aber über den Reiter der Funktionsleiste icon optionen Optionen > icon optionen Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten gepunkteten Linie gekennzeichnet. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
    2. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
      Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
    3. Drücken Sie F7 oder klicken Sie auf Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibprüfung.
    4. Alternativ machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Wort und wählen Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibung.
    5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
      1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
      2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ändernoder Immer ersetzen.
    6. Speichern Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.
  • Fügen Sie Datenbankbezüge ein

    Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in Brieftexte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) der Brief schon verknüpft ist.

    1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
    2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
    3. kontext Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
    4. Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen.
    5. save Speichern Sie Ihre Änderungen.

    Wenn die Datenbankeinträge, auf die im Brief Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf den Brief. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

    1. Um Bezüge beim Öffnen des Briefes zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
      Bsp.: Ein Brief wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn der Brief zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
    2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden des Briefes die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
      Bsp.: Ein Brief mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
    3. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie Angebotsgeneratorlisten ein

    Um Angebotsgeneratorlisten einzufügen, muss die E-Mail über eine Veranstaltung angelegt werden. Im Reiter Briefe Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie die mit dem Modul Angebotsgenerator erstellten Listen zu dieser Veranstaltung und gewählten VorgängenM auswählen können.

    1. Öffnen Sie die gewünschte VA Veranstaltung.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu Aus Neuen verknüpften Datensatz anlegen > Briefe Brief / E-Mail und eine passendevorlage brief Briefvorlage.
    3. Setzen Sie den Cursor mit Linksklick an die gewünschte Stelle im Text.
    4. Wählen Sie rechts in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text über die Aufklappliste die Veranstaltung aus.
    5. Öffnen Sie mit Linksklick auf Angebotgen Liste Angebotsgeneratorlisten eine Liste der verfügbaren Tabellen und dazu vorhandenen Listen aus.
    6. Wählen Sie ebenso rechts daneben den gewünschten Vorgang und ggf. verknüpfte Listen aus.
    7. Die Listen werden an der Stelle in die E-Mail eingefügt, an der der Cursor steht.
  • Heben Sie Text grafisch hervor

    Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

    1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
      1. Textmarker gelb Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
      2. Farbe Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
    2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
      1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
      2. Klicken Sie auf copyFormatexpand > Kopie Formate kopieren.
      3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie copyFormatexpand > zwischenablage Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
    3. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie Bilder ein

    Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in den Brief eingefügt werden.

    1. Über Bildexpand Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder Bild in Verlauf in den Textverlauf oder Bild auf Seite auf Seite ein.
      1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
      2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
    2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
      1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen > import festplatte Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
      2. Für Bilder aus der Zwischenablage wählen Sie Bild einfügen > zwischenablage Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
      3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
      4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen > scanner Integrated Camera.
    3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über Bildexpand > Bildoptimierer Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
    4. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Tauschen Sie Bilder aus

    Bilder, die unter Vorlagen Vorlagen > Album Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

    1. Markieren Sie das gewünschte Bild im Brief und machen Sie einen Rechtsklick.
    2. Wählen Sie Album Albumbild > Akquise Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
    3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
    4. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein

    In lange Textdokumente wie Angebote fügen Sie auf Wunsch ein Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie zuerst alle Überschriften markieren und daraus ein Verzeichnis mit Seitenzahlen erzeugen.

    1. Markieren Sie im Dokument den gewünschten Text und weisen Sie mit Rechtsklick (Kontextmenü) über den untersten Punkt inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichniseintrag hinzufügen dem Text eine von fünf Verzeichnisstufen zu. Alternativ weisen Sie die Stufe über die horizontale Werkzeugleiste inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > neu Ihaltsverzeichniseintrag > neu Stufe zu.
      Bsp.: Dienstag, 1. März, Mittwoch, 2. März, Donnerstag, 3. März -> Stufe 1; Zeitlicher Ablauf, Räume, Kostenschätzung -> Stufe 2
    2. Alle inhaltsverzeichnis eintrag Inhaltsverzeichniseinträge werden unter inhaltsverzeichnisexpand Inhaltsverzeichnis angezeigt und können dort direkt bearbeitet werden:
      1. suche Anzeigen im Dokument: Der Cursor springt zu dem Verzeichniseintrag, der blau hinterlegt wird.
      2. edit Text ändern: Der Text wird sowohl im Dokument als auch im Inhaltsverzeichnis geändert.
      3. inhaltsverzeichnis level Stufe ändern: Der Eintrag bekommt im Verzeichnis eine andere Stufe zugewiesen, die nach Auffrischen sichtbar ist.
      4. delete Entfernen: Der Eintrag wird aus dem Inhaltsverzeichnis entfernt.
    3. Sobald alle Texte markiert sind, setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen wollen und klicken auf inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Inhaltsverzeichnis einfügen.
    4. Um nach Änderungen das Inhaltsverzeichnis anzupassen, klicken Sie auf inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis aktualisieren bzw.seitennummer Seitenzahlen aktualisieren.
    5. Die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses sollte in der verwendeten Vorlage definiert sein. Möglichkeiten für individuelle Einstellungen finden Sie unter inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis > Einrichtung Einstellungen.
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Wählen Sie die Ausgabeeinstellungen

    Je nach Empfänger oder Zweck des Briefes kann der Gebrauch von unterschiedlichen Briefköpfe, Papiersorten oder Druckern angebracht sein.

    1. Öffnen Sie mit Klick auf das Aufklappdreieck neben dem druckerexpand Drucker eine Liste der Ausgabevorlagen Ausgabeeinstellung. Jede Ausgabeinstellung bezieht sich auf unterschiedliche Wasserzeichen, Briefköpfe und Drucker.
    2. Über den Reiter pdf PDF-Vorschaudes Eingabefensters sehen Sie eine Vorschau nicht nur des Brieftextes, sondern auch des gewählten Briefpapiers.
      Hinweis: Drucken Sie Briefe NICHT aus der PDF-Vorschau, weil sie dann in der Datenbank nicht als "gedruckt" bzw. "gesendet" erkannt werden. Der Status "Entwurf" bleibt erhalten und der Brief hat kein Ausgangsdatum.
    3. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Drucken Sie den Brief

    Drucken Sie den Brief über den gewünschten Drucker aus. Gehen Sie dafür über print Drucken ganz oben in der Werkzeugleiste des Briefes.

    1. Wählen Sie drucker Drucken oder pdf PDF.
    2. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.
  • Speichern Sie den Brief extern

    Speichern Sie den Brief im gewünschten Format extern auf Festplatte oder Datenträger. Gehen Sie hierfür ggf. zurück auf den Reiter Briefe Text.

    1. Klicken Sie auf export festplatte Dokument in verschiedenen Formaten auf Festplatte speichernl inks in der horizontalen Werkzeugleiste.
    2. Wählen Sie das gewünschte Format. Ihr Explorer-Fenster öffnet sich.
    3. Wählen Sie den gwünschten Ablageort und bestätigen Sie mit Speichern.
    4. In der horizontalen Werkzeugleiste wird der Status des Briefes, das Ausgangsdatum und die Uhrzeit aktualisiert.
    5. Um ein bereits exportiertes Dokument erneut zu speichern, klicken Sie auf export festplatte . Das Format und der Speicherort werden übernommen.
  • Schreiben Sie einen Brief aus einem anderen Datensatz

    Aus einer vorhandenen Adresse Adresse oder VA Veranstaltung heraus können direkt Briefe erstellt werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

    Schreiben Sie einen Brief aus einer Adresse Adresse

    1. Gehen Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste der Adresse Adresse auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail und wählen Sie die Adresse oder den Ansprechpartner.
    2. Wählen Sie einen leeren Briefe Brief / E-Mail oder eine vorlage brief Briefvorlage.
    3. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Empfängeradresse abgelegt.

    Schreiben Sie einen Brief aus einer VA Veranstaltung

    1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der VA Veranstaltung auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail.
    2. Wählen Sie eine leere neuexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail oder direkt den Adresse Veranstalter bzw. Ansprechpartner Ansprechpartner und eine vorlage brief Briefvorlage.
    3. Alternativ klicken Sie auf das Adress-Icon des Adresse Veranstalters und im sich öffnenden kleinen Fenster direkt auf Briefe Brief / E-Mail.
    4. Sobald Sie den Brief speichern, wird er bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.
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Wie schreibe ich eine E-Mail?

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail

    Briefe bzw. E-Mails können aus dem Kontext einer Veranstaltung, einer Adresse oder eines anderen Datensatzes aufgerufen werden. In diesem Fall sind einige Angaben wie der Empfänger ggf. schon vorbelegt. Ein Brief kann aber auch ohne Kontext neu angelegt und später mit anderen Datensätzen verbunden werden.

    1. Wählen Sie auf der Funktionsleiste den zweiten Reiter Briefe Kommunikation.
    2. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben Briefeexpand Briefe / E-Mails, und wählen Sie neu Neuanlage und ggf. Ihren Betrieb.
    3. In einem anderen Datensatz gehen Sie über neu Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail in der horizontalen Werkzeugleiste des Datensatzes (Veranstaltung, Termin, Adresse etc.)
    4. Der textformat Textreiter des Briefes öffnet sich.
    5. Die Versandart Brief Brief ist in der horizontalen Werkzeugleiste standardmäßig voreingestellt. Wählen Sie stattdessen E Mail E-Mail. Wird der Brief aus einer Adresse oder einem Ansprechpartner geöffnet, für die E-Mail als bevorzugtes Kommunikationsmedium angegeben ist, wird direkt eine E-Mail geöffnet.
  • Verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage

    Viele E-Mails sind gleich aufgebaut oder sogar gleichlautend. Für diese Fälle empfiehlt sich die Verwendung von Vorlagen, die Benutzer mit administrativen Rechten unter Vorlagen Vorlagen > Briefvorlagen Textvorlagen anlegen können. Änderungen an einer E-Mail, der auf einer Vorlage basiert, betreffen nur diese eine E-Mail. Die Vorlage bleibt unverändert. Wenn Sie eine Textvorlage auswählen, die speziell als "E-Mail-Vorlage" angelegt wurde, wird auch die Versandart automatisch umgestellt.

    1. Standardmäßig wird bei jeder Neuanlage direkt die Auswahl einer Vorlage angeboten. Diese Option kann jeder Benutzer mit Klick auf Ausgeblendente Meldungen Nicht mehr anzeigen rechts in der horizontalen Werkzeugleiste des Vorlagenfensters ausblenden.
    2. Um die Option wieder zurückzusetzen, gehen Sie zum Reiter icon optionen Optionen > Ausgeblendente Meldungen Ausgeblendete Meldungen > Briefe / E-Mails: Neu anlegen > delete Standard wiederherstellen.
    3. Um nur die Standardsignatur Ihres Betriebes oder Unternehmens ohne Textvolage zu verwenden, wählen Sie links in der Werkzeugleiste arrowRight Nur Signatur.
    4. Alternativ öffnen Sie die Liste der Vorlagen direkt über Briefe Briefe / E-Mails > Briefvorlagen Neuanlage mit Vorlage.
    5. Auch nachträglich können Sie eine Textvorlage für eine bereits geöffnete E-Mail aufrufen. Öffnen Sie mit Doppelklick auf Briefvorlagen Textvorlage auswählen links in der Werkzeugleiste des Textreiters oder über die Hilfetaste F4 ein Eingabefenster für das Vorlagenkürzel.
    6. Geben Sie das Kürzel ein und bestätigen Sie mit OK.
    7. Wenn Sie das Kürzel der Vorlage nicht kennen, wählen Sie Briefvorlagenexpand Textvorlage auswählen > Liste Aus Liste wählen. Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Textvorlagen.
    8. Wählen Sie die gewünschte Vorlage durch Doppelklick oder ok Übernehmen.
    9. Für E-Mails, die im Kontext einer Veranstaltung oder eines anderen Datensatzes geöffnet werden, werden automatisch passende Vorlagen vorgeschlagen.
    10. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Geben Sie einen Datenverarbeitungszweck an

    Um DSGVO-konform zu arbeiten, müssen Sie bei jeder Korrespondenz den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten (Adressdaten) angeben.

    1. In vielen Textvorlagen ist der Verarbeitungszweck bereits vorbelegt aber änderbar. Auch Adressen können einen vorbelegten Standardverarbeitungszweck haben.
    2. Um einen neuen oder anderen Verarbeitungszweck anzugeben, wählen Sie diesen aus der Auswahlliste in der horizontalen Werkzeugleiste des Briefes/der E-Mail. Benutzer mit administrativen Rechten legen die möglichen Verarbeitungszwecke unter Administration Administration > AV Vertrag Verarbeitungszwecke an.

    Hinweis: Beim Versenden von Serien-E-Mails wird geprüft, ob der Verarbeitungszweck der Textvorlage mit dem in der Adresse des Empfängers hinterlegten Verarbeitungszweckes übereinstimmt. Zusätzliche Empfänger (Beispiel: Cc oder Bcc) werden in dieser Prüfung nicht berücksichtigt, da der Zweck hier meist individuell vom Standard abweicht.

  • Geben Sie einen Empfänger an

    Als Empfänger können vorhandene Adressen oder Ansprechpartner ausgewählt werden. Wenn ein Name noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, kann über die E-Mail eine neue Adresse angelegt werden. Zusätzlich können E-Mails an E-Mail-Adressen gesendet werden, die nicht in der Datenbank vorhanden sind.

    1. Geben Sie im Eingabefeld Adresse Empfänger den Namen oder die Anfangsbuchstaben des Namens ein und drücken Sie die Enter-Taste, oder klicken Sie auf das Icon.
      Hinweis: Beide Wege führen zum Feld "Suchwörter" und durchsuchen zahlreiche Adressfelder wie Name, Stadt, Straße etc. Je mehr Buchstaben Sie eingeben, desto genauer ist das Suchergebnis.
    2. Es öffnet sich eine Liste aller bereits vorhandenen Adressen, in denen eines der Suchfelder mit den eingegebenen Buchstaben beginnt. Die Suche ist phonetisch, findet also auch ähnlich lautende aber anders geschriebene Namen.
      Bsp.: Die Suche nach „Kro“ findet Krone, Grogau, Krombach.
    3. Um Adressen zu finden, die nicht mit der eingegebene Buchstabenfolge beginnen, geben Sie *Name ein.
      Bsp.: Die Suche nach „*meyer“ findet Grossmeier, Kleinmaier und Mittelmayer.
    4. Wählen Sie aus der angebotenen Liste mit Doppelklick die gewünschte Adresse aus, oder markieren Sie sie und klicken Sie auf ok Übernehmen.
    5. Wählen Sie ggf. aus dem unter dem Firmennamen angeordneten Aufklappmenü eine Kontaktperson.
    6. Um eine neue Adresse anzulegen, geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.
      1. Wenn kein ähnlicher Name in der Datenbank vorhanden ist, wählen Sie auf Nachfrage Neue Adresse anlegen (Wie lege ich eine neue Adresse an?).
      2. Wenn eine Liste ähnlicher Namen zur Auswahl angeboten wird, wählen Sie keinen davon aus, sondern gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf neu Neuanlage und legen Sie die neue Adresse an.
    7. Wenn ein Brief aus einem anderen Datensatz (Veranstaltung etc.) geöffnet wird, werden je nach Kontext passende Adressen zur Auswahl angeboten. Diese können aber im Brief selbst noch geändert werden.
    8. Um eine E-Mail an einen Empfänger zu senden, der nicht als Adresse vorhanden ist, geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld An ein. Sie finden diese E-Mail dann über Briefe Briefe / E-Mails > suche Suchen > Ohne Adresse abgelegte E-Mails.
  • Geben Sie mehrere Empfänger an

    Für eine E-Mail können spontan weitere Empfänger angegeben werden.
    Hinweis: Adressen, die im Feld An oder Kopie (Cc) aufgeführt werden, sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Empfänger von Blindkopien (Bcc) sind für die anderen E-Mail-Empfänger nicht zu sehen.

    1. Geben Sie im Feld An, Kopie (Cc) und Blindkopie (Bcc) weitere E-Mail-Adressen ein.
    2. Trennen Sie die Adressen jeweils mit Semikolon (;).
    3. Vergrößern Sie ggf. das Eingabefeld über Uebersicht Eingabefeld vergrößern rechts neben dem Feld.

    In einer Ansprechpartner Empfängerliste können sowohl Adressen und Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse als auch unverknüpfte E-Mails aufgeführt werden.
    Hinweis: Wenn Sie auf Ansprechpartner Empfängerliste umschalten, können weitere E-Mail-Adressen nur noch über diesen Reiter eingegeben oder ausgewählt werden. Die star Auswahlliste für Cc und Bcc wird deaktiviert.

    1. Klicken Sie auf neu rechts neben dem Eingabefeld An, um eine Empfängerliste zu öffnen.
    2. Fügen Sie über neu > Ansprechpartner  in der Datenbank vorhandene Adressen ein. Es werden nur solche Adressen angeboten, für die eine E-Mail-Adresse angegeben ist.
    3. Fügen Sie über neu  > E Mail  eine Zeile für die manuelle Eingabe einer unverknüpften E-Mail-Adresse ein.
    4. Wählen Sie aus, welche der Adressen Empfänger, Empfänger von Kopien oder Blindkopien sind.

    Über Verteilerliste Verteilerlisten erreichen Sie Gruppen von Empfängern, die häufig dieselbe Information brauchen. Verteilerlisten können Sie für E-Mails oder interne Nachrichten anlegen.
    Hinweis: Wenn Sie auf Verteilerliste Verteilerliste umschalten, können weitere E-Mail-Adressen nur noch über diesen Reiter eingegeben oder ausgewählt werden. Die star Auswahlliste für Cc und Bcc wird deaktiviert.

    1. Klicken Sie auf neu  > Verteilerliste rechts neben dem Feld An, um eine Verteilerliste zu öffnen.
    2. Die in der Verteilerliste vorhandenen E-Mails werden automatisch in die Empfängerliste übernommen und behalten den Status (An, Cc, Bcc), den sie dort zugewiesen haben.
    3. Stellen Sie Verteilerlisten unter Briefe Kommunikation > Verteilerliste Verteilerlisten > neu Neuanlage zusammen.

    Wenn die Empfänger Ihrer E-Mails wechseln, Sie aber regelmäßig dieselben Adressen für Kopien oder Blindkopien brauchen, geben Sie diese in eine star Auswahlliste ein.

    1. Klicken Sie auf star Favoriten > edit Bearbeiten rechts neben dem Feld Cc oder Bcc, um eine Auswahlliste anzulegen oder zu ändern.
    2. Geben Sie die gewünschten Adressen ein.
    3. Wählen Sie die gewünschte E-Mail durch Doppelklick oder mit Linksklick und gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmenaus.
    4. Wählen Sie die gesamte Liste mit SelectAll Alle Zeilen auswählen oben rechts im Auswahlfenster.
  • Geben Sie einen Betreff ein

    Der Betreff entspricht dem Namen der E-Mail, unter dem sie in Listen und in der Suchanfragen gefunden wird. Außerdem wird er je nach verwendeter Vorlage ggf. in der E-Mail selbst aufgeführt.

    1. Wenn Sie eine E-Mail aus einem anderen Datensatz heraus anlegen oder wenn Sie eine Vorlage verwenden, ist der Betreff oft schon vorbelegt.
    2. Schreiben Sie einen frei gewählten Betreff in das Eingabefeld oder wählen Sie über expand  aus der erweiterbaren Auswahlliste einen Eintrag aus. Über Liste ändern ergänzen Sie neue oft verwendete Betrefftexte.
    3. save Speichern Sie die neue E-Mail unter der Empfängeradresse.
  • Geben Sie den Brieftext ein

    Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Eingabebereich für den Brief selbst. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, geben Sie hier Ihren Text ein. Maximieren Sie die Ansicht, indem Sie mit Klick auf Uebersicht Eingabefeld vergrößern ober rechts im Textreiter die Adresse ausblenden oder mit Klick auf Expand Top links oben in der Werkzeugleiste die gesamte werkzeugleiste mit den Formatierungsmöglichkeiten zuklappen.

    1. Gehen Sie auf den Reiter Briefe Text.
    2. Geben Sie Ihren Brieftext ein, kopieren Sie Text aus anderen Dokumenten oder ändern Sie die Vorlage ab.
    3. Formatieren Sie ggf. den Text. In der horizontalen Werkzeugleiste finden Sie die üblichen Instrumente zur Textformatierung und zum Einfügen von Stilvorlagen, Lesezeichen, Bezügen etc.
    4. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Öffnen Sie ein separates Anschreiben

    Bei Angeboten, Verträgen oder besonderen Vereinbarungen kann ein zusätzliches E-Mail-Anschreiben erstellt und der (Vorlagen-)Text als PDF-Dokument angehängt werden.

    1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der E-Mail auf E Mail Anschreiben Anschreiben.
    2. Es erscheint ein neuer Reiter E Mail Anschreiben Anschreiben links neben dem ursprünglichen Reiter Briefe Text, und der auf dem Reiter Briefe Text enthaltene Brief wird ausschliesslich als Anhang gesendet. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste das gewünschte Format (PDF, HTML, RTF) für den Anhang.
    3. Wählen Sie dann für das E Mail Anschreiben Anschreiben wiederum eine vorlage brief Textvorlage oder geben Sie einen individuellen Text ein.
    4. Wenn auf dem Reiter Briefe Text bereits Eingaben gemacht wurden und Sie erst danach auf E Mail Anschreiben Anschreiben klicken, haben Sie die Möglichkeit, den bereits eingegebenen Text in das Anschreiben zu übernehmen.
      1. Mit Kopieren wird der Text sowohl in der E-Mail, als auch im Anhang verwendet.
      2. Mit Verschieben wählen der bereits geschriebene Text in die E-Mail verschoben, aber nicht als Anhang verwendet.
      3. Mit Neues Anschreiben öffnen Sie ein leeres Anschreiben.
      4. Mit Klick auf die Schaltfläche ok Text ganz links in der Werkzeugleiste des Reiters E Mail Anschreiben Anschreiben übernehmen Sie den Text auch noch nachträglich.
    5. Senden Senden Sie die E-Mail mit Klick ganz links in der oberen horizontalen Werkzeugleiste.
  • Fügen Sie Datenbankbezüge ein

    Alle Daten in Ihrer Bp Event-Datenbank können in E-Mail-Texte eingefügt werden. Welche Bezüge konkret zur Verfügung stehen hängt davon ab, mit welchen anderen Datensätzen (Adresse, Veranstaltung) die E-Mail schon verknüpft ist.

    1. Um bereits existierende Daten aus der Datenbank in den Text einzufügen, wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des Textfensters Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen öffnet sich.
    2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle. Je nach Auswahl erhalten Sie eine Auflistung von festen und berechnteten Feldern oder alle verfügbaren Datenbankbezüge.
    3. kontext Felder, die fest programmiert oder automatisch berechnet sind, fügen Sie einzeln über Linksklick ein. Eine Mehrfachauswahl ist nicht möglich.
    4. Andere Felder aus der Auswahlliste aller Felder wählen Sie mit Linksklick, gedrückter Strg-Taste und ok Übernehmen.
    5. save Speichern Sie Ihre Änderungen.

    Wenn die Datenbankeinträge, auf die in der E-Mail Bezug genomen wird, geändert werden, so hat dies auch Auswirkungen auf die E-Mail. Entscheiden Sie bewusst, ob und wann Sie Änderungen in Ihre Briefe übernehmen möchten.

    1. Um Bezüge beim Öffnen der E-Mail zu aktualisieren, aktivieren Sie recht oben unter dem Betreff Bezüge immer aktuell.
      Bsp.: Eine E-Mail wird vorbereitet, aber noch nicht verschickt. Zwischenzeitlich wird eine Telefonnummer in den Stammdaten geändert. Wenn die E-Mail zum Drucken erneut geöffnet wird, erscheint die neue Nummer.
    2. Um Bezüge zu lösen und den einmal eingefügten Wert zu behalten, entfernen Sie mit Linksklick das Häkchen aus dem Feld Bezüge immer aktuell. Lösen Sie unbedingt vor Senden der E-Mail die Bezüge, um eine nachträgliche Verfälschung der Dokumente zu vermeiden.
      Bsp.: Eine E-Mail mit einem Angebot wird verschickt. Die angebotenen Preise sollen auch dann noch erscheinen, wenn die Stammdatenpreise zwischenzeitlich geändert wurden.
    3. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie Bilder ein

    Auch Bilder aus verschiedenen Quellen können in die E-Mail eingefügt werden.

    1. Über Bildexpand Bild in der Werkzeugleiste des Textfensters fügen Sie Bilder Bild in Verlauf in den Textverlauf oder Bild auf Seite auf Seite ein.
      1. Wählen Sie in den Textverlauf, um das Bild passend in den Text einzufügen.
      2. Wählen Sie auf die Seite, um das Bild an jede beliebige Stelle zu schieben.
    2. Suchen Sie das gewünschte Bild.
      1. Für extern gespeicherte Bilder wählen Sie Bild einfügen > import festplatte Von Festplatte laden. Das Fenster Ihres Explorers öffnet sich. Wählen Sie mit Doppelklick ein Bild aus.
      2. Für Bilder aus der Zwischenablage wählen Sie Bild einfügen > zwischenablage Aus Zwischenablage laden. Die Option wird nur angeboten, wenn tatsächlich ein Bild in der Zwischenablage gespeichert ist. Alternativ verwenden Sie das Tastenkürzel Strg+V.
      3. Für Bilder, die unter einem anderen Datensatz gespeichert sind, wählen Sie Bild einfügen und den Ablageort des Bildes.
      4. Für Bilder einer angeschlossenen Kamera wählen Sie Bild einfügen > scanner Integrated Camera.
    3. Ändern Sie Größe und Auflösung der eingefügten Bilder für den Druck oder die Ablage über Bildexpand > Bildoptimierer Bilder für den Ausdruck optimieren. An der selbenStelle oder im Kontextmenü (Rechtsklick auf das gewünschte Bild) finden Sie weitere Formatierungsoptionen.
    4. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Tauschen Sie Bilder aus

    Bilder, die unter Vorlagen Vorlagen > Album Album gespeichert sind, können über das Kontextmenü (Rechtsklick) im Textverarbeitungsdokument ausgetauscht werden. Ob die Bilder auf der Seite oder im Textverlauf eingefügt wurden, ist egal.

    1. Markieren Sie das gewünschte Bild im Brief und machen Sie einen Rechtsklick.
    2. Wählen Sie Album Albumbild > Akquise Austauschen. Es öffnet sich eine Lister aller anderen Albumbilder, die entweder dieselbe Kategorie 1 oder 2 haben.
    3. Wählen Sie das neue Bild mit Linksklick. Das Format des neuen Bildes wird automatisch angepasst.
    4. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie Angebotsgeneratorlisten ein

    Um Angebotsgeneratorlisten einzufügen, muss die E-Mail über eine Veranstaltung angelegt werden. Im Reiter Briefe Text der E-Mail erscheint dann eine zusätzliche Zeile, in der Sie die mit dem Modul Angebotsgenerator erstellten Listen zu dieser Veranstaltung und gewählten VorgängenM auswählen können.

    1. Öffnen Sie die gewünschte VA Veranstaltung.
    2. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Neu Aus Neuen verknüpften Datensatz anlegen > Briefe Brief / E-Mail und eine passendevorlage brief Briefvorlage.
    3. Setzen Sie den Cursor mit Linksklick an die gewünschte Stelle im Text.
    4. Wählen Sie rechts in der oberen Zeile der Werkzeugleiste des Reiters Briefe Text über die Aufklappliste die Veranstaltung aus.
    5. Öffnen Sie mit Linksklick auf Angebotgen Liste Angebotsgeneratorlisten eine Liste der verfügbaren Tabellen und dazu vorhandenen Listen aus.
    6. Wählen Sie ebenso rechts daneben den gewünschten Vorgang und ggf. verknüpfte Listen aus.
    7. Die Listen werden an der Stelle in die E-Mail eingefügt, an der der Cursor steht.
  • Fügen Sie eine Verknüpfung zu einem existierenden Datensatz ein

    Ein in der Datenbank vorhandener Datensatz kann mit einem neuen Brief verknüpft und von den Empfängern mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden, wenn diese ebenfalls Zugriff auf die Datenbank haben.

    1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
    2. Klicken Sie auf Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen > Verknuepfen Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen sortiert nach den Reitern der Funktionsleiste öffnet sich.
      Bsp.:
      Einen Brief oder eine E-Mail suchen Sie über Briefe Kommunikation > Briefe Briefe/E-Mails.
      Eine Veranstaltung suchen Sie über Basis Basis > VA.Veranstaltungen.
      Eine Zahlung suchen Sie über Buchhaltung Buchhaltung > Zahlungen Zahlungen.
    3. Alternativ öffnen Sie die Liste der verfügbaren Tabellen mit Rechtsklick auf den markierten Text.
    4. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
  • Fügen Sie eine Verknüpfung zu einem Dokument ein, das in der Datenbank abgelegt istM

    Ein Dokument, das zuvor zu einem existierenden Datensatz in der Datenbank abgelegt wurde, kann mit einem neuen Brief verknüpft und von den Empfängern mit einem Doppelklick auf den Link im Brieftext geöffnet werden, wenn diese ebenfalls Zugriff auf die Datenbank haben.

    1. Setzen Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in den Brieftext oder markieren Sie den gewünschten Text.
    2. Klicken Sie auf Datenbankfeld Datenbankbezug einfügen > Verknuepfen Verknüpfung. Eine Liste aller verfügbaren Tabellen sortiert nach den Reitern der Funktionsleiste öffnet sich.
      Bsp.:
      Einen Brief oder eine E-Mail suchen Sie über Briefe Kommunikation > Briefe Briefe/E-Mails.
      Ein Dokument, das zu einem anderen Datensatz abgelegt wurde, suchen Sie über Vorlagen Vorlagen > Dokumentenablage Dokumentenpakete.
      Ein Dokument, das in einem Verzeichnis abgelegt wurde, suchen Sie über Basis Basis > Verzeichnis Objekt Verzeichnisobjekte.
    3. Alternativ öffnen Sie die Liste der verfügbaren Tabellen mit Rechtsklick auf den markierten Text.
    4. In der Suche nach Dokumentenpaketen ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
      1. Wählen Sie die gewünschte Tabelle, wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen (Adresse, Veranstaltung etc.).
      2. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAll Alle Zeilen auswählen, wenn Sie das Dokument in einer der zur Auswahl angebotenen Tabellen vermuten.
      3. Wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNone Auswahl verwerfen, wenn Sie den Ablageort nicht kennen und ok Übernehmen Sie.
    5. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
  • Heben Sie Text grafisch hervor

    Zum optischen Hervorheben von Text, der nicht schon in der Vorlage besonders formatiert ist, gibt es mehrere Möglichkeiten in der Werkzeugleiste.

    1. Markieren Sie den gewünschten Text mit Linksklick und gedrückter Maustaste und wählen Sie in der Werkzeugleiste:
      1. Textmarker gelb Hintergrundfarbe zuweisen: hebt den Text durch gelben, grünen, roten oder blauen Hintergrund hervor, eine freie Farbauswahl ist möglich.
      2. Farbe Schriftfarbe, Hintergundfarbe und Texteffekte: bietet weitere Möglichkeiten zur Textformatierung wie Schriftfarbe und Schriftstil
    2. Übertragen Sie ein bereits vorhandenes Format von einem Wort oder Absatz auf ein anderes:
      1. Markieren Sie das Wort oder den Absatz, die bereits formatiert sind.
      2. Klicken Sie auf copyFormatexpand > Kopie Formate kopieren.
      3. Markieren Sie dann den Text, auf den das Format übertragen werden soll und wählen Sie copyFormatexpand > zwischenablage Formate einsetzen. Es können Text-, Absatz- oder Tabulatorenformate eingesetzt werden.
    3. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Prüfen Sie die Rechtschreibung

    Für Textfelder und Textdokumente (Briefe, Datenblätter) ist eine Rechtsschreibprüfung möglich. Welches Wörterbuch als Basis für die Prüfung herangezogen wird, stellen Sie unter Administration Aministration > Administration Einstellungen > betrieb Unternehmen > Einrichtung Einstellungen > Sprachen > Wörterbuch ein.

    1. Eine automatische Rechtschreibprüfung ist standardmäßig für alle Textfelder aktiviert, kann aber über den Reiter der Funktionsleiste icon optionen Optionen > icon optionen Einstellungen deaktiviert werden. Wenn der Cursor in einem Textfeld steht, werden bei automatische Prüfung alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, mit einer roten gepunkteten Linie gekennzeichnet. Eine manuelle Rechtschreibprüfung ist auch dann möglich, wenn die automatische Prüfung deaktiviert wurde.
    2. Öffnen Sie dafür das Textdokument (Brief, E-Mail), das Sie prüfen möchten, und setzen Sie den Cursor mit Linksklick in das Dokument oder Textfeld.
      Hinweis: In der Vorschau oder in der HTML-Ansicht ist die Rechtschreibprüfung nicht möglich.
    3. Drücken Sie F7 oder klicken Sie auf Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibprüfung.
    4. Alternativ machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Wort und wählen Rechtschreibung Pruefen Rechtschreibung.
    5. Im Dialogfenster werden nacheinander die Wörter angezeigt, die nicht im verknüpften Wörterbuch vorhanden sind.
      1. Wenn das Wort richtig ist, klicken Sie auf Lernen, um das Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen.
      2. Wenn das Wort falsch ist, wählen Sie mit Doppelklick eine der vorgeschlagenen Korrekturen aus oder geben Sie eine eigene ein und und klicken Sie Ändernoder Immer ersetzen.
    6. Speichern Speichern Sie das Dokument oder den Datensatz.
  • Schreiben Sie eine E-Mail aus einem anderen Datensatz

    Aus vielen Datensätzen wie Adresse Adressen oder VA Veranstaltungen können direkt E-Mails gesendet werden. Als Empfänger wird automatisch die gewählte Adresse bzw. die Veranstalteradresse vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann aber überschrieben und geändert werden.

    Schreiben Sie eine E-Mail aus einer Adresse Adresse:

    1. Gehen Sie in der oberen horizontalen Werkzeugleiste der Adresse Adresse auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail und wählen Sie die vorbelegte Adresse oder den Ansprechpartner.
    2. Wählen Sie einen leeren Briefe Brief / E-Mail oder eine Briefvorlagen Briefvorlage.
    3. Sobald Sie die E-Mail speichern, wird sie bei der Empfängeradresse abgelegt.
    4. Senden Sie die E-Mail über Senden Senden oben links.

    Schreiben Sie eine E-Mail aus einer VA Veranstaltung:

    1. Gehen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der VA Veranstaltung auf Neu Ausexpand Neuanlage > Briefe Brief / E-Mail.
    2. Wählen Sie einen leeren neu Neuen Brief / E-Mail oder den Ansprechpartner Veranstalter.
    3. Wählen Sie einen leeren neu Neuen Brief / E-Mail oder eine Briefvorlagen Briefvorlage.
    4. Sobald Sie die E-Mail speichern, wird sie bei der Veranstaltung und der Empfängeradresse abgelegt.
    5. Senden Sie die E-Mail über Senden Senden oben links.
  • Aufrufe: 1131

{unitegallery a_kommunikation}

  • Aufrufe: 17

Wie schreibe ich einen Serienbrief?

  • Suchen Sie die Adressen für Ihren Serienbrief

    Wenn Sie einen Serienbrief an eine bestimmte Kundengruppe senden wollen, wählen Sie erst die Adressen aus.

    1. Gehen Sie zu Basis Basis > Adresse Adressen > suche Suchen > Adresse Adressen.
    2. Wählen Sie Ihre Zielgruppe über Kategorie, Stichwörter, Postleitzahlen etc., und klicken Sie auf suche Suchen (Wie suche ich Adressen?). Suchen, die öfter verwendet werden, rufen Sie im Suchdialog über Historie Letzte Suchen erneut auf und speichern sie star als Favoriten, um dieselbe Suche auf Basis von aktuellen Daten jederzeit wieder durchführen zu können.
    3. Eine Liste mit allen Adressen, die den Suchkriterien entsprechen, öffnet sich.
    4. Mit Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü, um die Liste bei Bedarf über Filter weiter zu bearbeiten oder zu verfeinern (SelectAll Markierte Datensätze anzeigen, in neuem Fenster anzeigen oder delete entfernen)
    5. Um die Liste der gefundenen Adressen an ein anderes Teammitglied weiterzuleiten, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Ausgabe Liste Listen > Uebergeben Übergeben.
  • Wählen Sie eine Vorlage und ein Adressstichwort

    Serienbriefe werden anhand von Vorlagen erstellt (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?). Die Vorlage muss unbedingt vor dem Versand geändert oder angepasst werden, beim Drucken sind keine Korrekturen mehr möglich.

    1. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Liste von gefundenen Adressen auf Aktion Auf Liste Aktionen auf der Liste > Serienbrief drucken.
    2. Eine Liste mit Serienbriefvorlagen öffnet sich.
    3. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Vorlage und ggf. den Betrieb mit Doppelklick oder ok Übernehmen.
    4. Bestätigen Sie mit Drucken.
    5. Weisen Sie ggf. ein Adressstichwort zu, über das Sie später nachvollziehen können, welcher Kunde den Serienbrief erhalten hat.
    6. Nach der Erstellung der Serienbriefe können Sie die Briefe zur Ansicht öffnen.
  • Senden Sie Serienbriefe über einen Job

    Serienbriefe können regelmäßig und automatisch über Job Jobs gesendet werden. Wie lege ich einen Automatismus (Job) an? 
    Definieren Sie den Job als Typ "Daten überwachen" und wählen Sie aus, welche Tabelle als Basis für die Adressliste benutzt werden soll:

      1. Adresse Adressen: in der "Liste mit Folgeaktionen" werden nicht nur die definierten Ansprechpartner (durch Wertehilfe | Aktion-Serienbrief | E-Mail To) angeschrieben,  sondern alle Ansprechpartner, die in der Adresse als "Serienbriefempfänger" markiert sind.
      2. Ansprechpartner Ansprechpartner: berücksichtigt nur die definierten Ansprechpartner
  • Aufrufe: 499

Wie schreibe ich eine Serien-E-Mail?

  • Suchen Sie die Adressen für Ihre Serien-E-Mail

    Wenn Sie einen Serienbrief an eine bestimmte Kundengruppe senden wollen, wählen Sie erst die Adressen aus.

    1. Gehen Sie zu Basis Basis > Adresse Adressen > suche Suchen > Adresse Adressen.
    2. Wählen Sie Ihre Zielgruppe über Kategorie, Stichwörter, Postleitzahlen etc., und klicken Sie auf suche Suchen (Wie suche ich Adressen?)
    3. Eine Liste mit allen den Kriterien entsprechenden Adressen öffnet sich.
    4. Mit Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü, um die Liste bei Bedarf über Filter weiter zu verfeinern.
  • Wählen Sie eine Vorlage und ein Adressstichwort

    Serien-E-Mails werden anhand von Vorlagen erstellt (Wie erstelle ich eine neue Textvorlage?). Die Vorlage muss unbedingt vor dem Versand geändert oder angepasst werden, beim Senden sind keine Korrekturen mehr möglich.

    1. Wählen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Liste von gefundenen Adressen zu Aktion Auf Liste Aktionen auf der Liste > Serien-E-Mail senden.
    2. Eine Liste mit Serienbriefvorlagen öffnet sich.
      Hinweis: Es werden Ihnen nur Textvorlagen angeboten, die den Typ "Serienbriefvorlagen" hinterlegt und den Haken E-Mail gesetzt haben.
    3. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Vorlage und ggf. den Betrieb.
    4. Bestätigen Sie mit Senden.
    5. E-Mails an Adressen ohne gültige E-Mail-Adresse können Sie entweder überspringen oder direkt ausdrucken.
    6. Weisen Sie ggf. ein Adressstichwort zu, über das Sie später nachvollziehen können, welcher Kunde die Serien-E-Mail erhalten hat.
    7. Nach der Erstellung der Serien-E-Mails können Sie diese zur Ansicht öffnen.
  • Senden Sie Serienbriefe über einen Job

    Serienbriefe können regelmäßig und automatisch über Job Jobs gesendet werden. Wie lege ich einen Automatismus (Job) an? 
    Definieren Sie den Job als Typ "Daten überwachen" und wählen Sie aus, welche Tabelle als Basis für die Adressliste benutzt werden soll:

      1. Adresse Adressen: in der "Liste mit Folgeaktionen" werden nicht nur die definierten Ansprechpartner (durch Wertehilfe | Aktion-Serienbrief | E-Mail To) angeschrieben,  sondern alle Ansprechpartner, die in der Adresse als "Serienbriefempfänger" markiert sind.
      2. Ansprechpartner Ansprechpartner: berücksichtigt nur die definierten Ansprechpartner
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Wie lege ich eine Abwesenheitsnotiz an?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails, die den Absender über die Abwesenheit des Empfängers informiert. Abwesenheitsnotizen sind nur für Serverinstallationen möglich, nicht für Einzelplatzinstallationen.

  • Legen Sie eine Abwesenheitsnotiz für sich selbst an

    Abwesenheitsnotizen können frei formuliert oder unter Verwendung von Textvorlagen erstellt und immer wieder verwendet werden.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zum Reiter Briefe Kommunikation >abwesenheits notiz Abwesenheitsnotiz.
    2. Standardmäßig ist eine Texte Abwesenheitsnotiz vorgegeben, den Sie benutzerspezifisch anpassen können.
    3. Um eine Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf vorlage brief Textvorlage. Zur Auswahl angeboten werden hier nur Textvorlagen der Gruppe "Eingangsantwort".
      Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage auswählen, wird der Text der ursprünglichen Notiz gelöscht.
    4. Ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste den Status von Aktiv Nicht Nicht aktiv zu Aktiv Aktiv.
    5. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Legen Sie eine Abwesenheitsnotiz für andere an

    Wenn Sie im aktuellen Zeitraum unter icon optionen Optionen > Vertreter Vertretung als Vertreter eines anderen Benutzers aktiviert sind, können Sie für diesen anderen Benutzer oder die Benutzergruppen Abwesenheitsnotizen aktivieren (Berechtigen Sie eine Vertretung für sich oder andere)

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zum Reiter Briefe Kommunikation > abwesenheits notiz Abwesenheitsnotiz.
    2. Wählen Sie aus der Liste Vertreter Für anderen Benutzer bearbeiten den gewünschten Benutzer.
    3. Passen Sie ggf. den Text an oder wählen eine Textvorlage über vorlage brief Abwesenheitsnotiz.
    4. Ändern Sie in der horizontalen Werkzeugleiste den Status von Aktiv Nicht Nicht aktiv zu Aktiv Aktiv.
    5. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Lassen Sie sich an die Abwesenheitsnotiz erinnern

    Benutzer können wählen, ob beim Beenden der Anwendung nachgefragt werden soll, wenn eine Abwesenheitsnotiz aktiviert ist. Dadurch wird verhindert, dass die Abwesenheitsmitteilung ungewollt weiterhin gesendet wird, nachdem der Benutzer wieder erreichbar ist.

    1. Gehen Sie in der Funktionsleiste zum Reiter icon optionen Optionen > icon optionen Einstellungen.
    2. Aktivieren Sie mit einem Häkchen die Option Abwesenheitsnotiz beim Beenden anfragen.
    3. Bestätigen Sie die Eingabe mit Speichern.
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Wie lege ich externe DokumenteM ab?

  • Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an

    Externe Dokumente werden in Dokumentenpaketen entweder einzeln oder thematisch gruppiert abgelegt. Für Dokumente wie AGBs, Anfahrtsskizzen oder Preislisten, die immer wieder von allen Mitarbeitern gebraucht werden, gibt es die Ablage "Allgemeine Dokumente". Alle Dokumentenpakete, die nicht ausdrücklich zu einem einzelnen Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) gehören, sollten hier abgelegt werden.

    1. Öffnen Sie auf dem Reiter icon vorlagen Vorlagen > Dokumentenablage Dokumente > neu Neuanlage ein neues Dokumentenpaket.
    2. Geben Sie dem Dokumentenpaket einen aussagekräftigen Namen.
    3. Wählen Sie aus der Auswahlliste, wer als Besitzer das Änderungsrecht und welche Benutzer oder Benutzergruppen ein Leserecht für das Dokumentenpaket haben sollen.
    4. Klicken Sie auf neu Hinzufügen > import festplatte Dateien, um externe Dokumente von der Festplatte o.ä. auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
      Alternativ können Dokumente per Drag & Drop eingefügt werden. Ziehen Sie die markierten Dokumente auf das Eingabefenster und lassen Sie die linke Maustaste los.
    5. Klicken Sie auf neu Hinzufügen>Dokumentenablage Allgemeine Dokumente, um bereits existierende Dokumente zu übernehmen.
    6. Speichern Speichern Sie Ihe Änderungen. Das neue Dokumentenpaket liegt automatisch in der Ablage "Allgemeine Dokumente".
  • Legen Sie ein Dokumentenpaket zu einem existierenden Datensatz an

    Externen Dokumente, die zu einem bestimmten Datensatz gehören, werden dort in einem Dokumentenpaket abgelegt. Je nach Art des Datensatzes erfolgt die Anlage neuer Pakete an unterschiedlichen Stellen.

    1. In der VA Veranstaltung öffnen Sie ein neues Dokumentenpaket über Neu Aus Neuanlage > Dokumentenablage Dokumentenpaket in der horizontale Werkzeugleiste. Zu der Veranstaltung angelegte Pakete finden Sie in der seitlichen Navigationsleiste im infocenter Info Center unter der Datenbank Datenquelle > Dokumentenablage Dokumente.
    2. In der Adresse Adresse gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste auf infocenter Info Center und aktivieren die Datenbank Datenquelle> Dokumentenablage Dokumente. Dann öffnen Sie über neu Neuanlage > Dokumentenablage Dokumentenpaket ein neues Paket.
    3. Bei neuen E Mail E-Mails wechseln Sie zum Reiter Anhang Anhänge und fügen überNeu Aus Hinzufügen> > import festplatte Dateien externe Dokumente ein.
    4. Bei neuen mail Internen Nachrichten legen Sie neue Dokumentenpakete unter dem Reiter Anhang Anhänge an.
    5. Auch im artikel Artikel, im projekt Projekt und im termine Termin, in szenarienverwaltung Szenarien und Einträgen im Ereigniskalender Ereigniskalender finden Sie die Dokumentenablage Dokumentenablage entweder in eigenen Reitern, links in der Navigationsleiste oder auch als eigenes Eingabefeld.
    6. Speichern Speichern Sie. Das Dokumentenpaket ist automatisch zu dem Datensatz gespeichert, zu dem es angelegt wurde.
  • Kopieren Sie Dokumente von einem Dokumentenpaket in ein anderes

    Externe Dokumente, die schon in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können in andere Pakete hineinkopiert werden.

    1. Öffnen Sie das existierende Dokumentenablage Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
    2. Einzelne Dokumente aus dem Paket markieren Sie mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste.
    3. Um in ein anderes Paket zu kopieren, wählen Sie Kopieaufklappen v2  > DokumentenAblage Liste In ein anderes Paket kopieren.
    4. Wenn das existierende Dokumentenpaket mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung etc.) verknüpft ist, wird angeboten, zu diesem verknüpften Datensatz ein neues Paket anzulegen.
    5. Um ein ganz neues Paket anzulegen, wählen Sie neu Neues Dokumentenpaket. Es ist noch kein Ablageort verknüpft.
    6. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf Verknuepfen Mit anderem Datensatz verknüpfen, und suchen Sie die gewünschte Tabelle und Datensatz.
    7. Um das Dokument in ein bereits vorhandenes Paket zu kopieren, wählen Sie suche Suche Dokumentenpaket.
    8. Der vorbelegte Ablageort in der Suche ist der Ordner Allgemeine Dokumente. Öffnen Sie die Auswahlliste mit Linksklick, um einen oder mehrere andere Ablagen auszuwählen.
    9. Übernehmen Sie das gewünschte Paket aus der Liste der Ergebnisse mit ok  Übernehmen.
    10. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Fügen Sie Dokumente aus einem Dokumentenpaket in ein anderes ein

    Externe Dokumente können aus anderen Dokumentenpaketen heraus kopiert werden.

    1. Öffnen Sie ein neues Dokumentenablage Dokumentenpaket.
    2. Mit Dokumentenliste neu Hinzufügen > Dokumentenablage Allgemeine Dokumente ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste öffnen Sie die Ablage Dokumentenablage Allgemeine Dokumente.
    3. Markieren Sie einzelne Dokumentenpakete aus der Ablage mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste und ok Übernehmen Sie.
    4. Öffnen Sie mit Linksklick auf suche Suchen in der horizontalen Werkzeugleiste der Dokumentenliste die Suche für alle Dokumente und Ablagen.
    5. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
      1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
      2. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAll Alle Zeilen auswählen und ok Übernehmen.
      3. Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNone Auswahl verwerfen und ok Übernehmen.
    6. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
    7. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
    8. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse.
    9. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Kopieren Sie ein ganzes Dokumentenpaket zu einem anderen Datensatz

    Pakete mit externen Dokumenten, die schon zu einem Datensatz gespeichert sind, können komplett in andere Datensätzen kopiert werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Kontexten mehr als ein Dokumentenpaket erlaubt ist (z.B. für Adressen, Artikel, Veranstaltungen).

    1. Öffnen Sie das existierende Dokumentenablage Dokumentenpaket. Alle weiteren Schritte beziehen sich auf dieses geöffnete Eingabefenster.
    2. Kopieren Sie mit Speichern  > Kopie Speichern und kopieren ganz oben rechts in der horizontalen Werkzeugleiste das gesamte Paket innerhalb der ursprünglichen Ablage (Adresse, Veranstaltung etc.).
      Hinweis: Wenn Sie das Dokumentenpaket nicht erst kopieren, bevor Sie die Verknüpfung ändern, verschwindet das Paket danach aus dem Originaldatensatz.
    3. Über das Aufklappdreieck neben dem verknüpften Datensatz wählen Sie mit suche Auswählen einen anderen Datensatz derselben Art (Adresse, Veranstaltung etc.).
    4. Um das Paket mit einem Datensatz einer anderen Tabelle zu verknüpfen, wählen Sie erst Entfernen Zuweisung lösen und dannVerknuepfen Mit anderem Datensatz verknüpfen.
    5. Wählen Sie die gewünschte Tabelle und den Datensatz und Speichern Speichern Sie.
  • Aktualisieren Sie Dokumente in Dokumentenpaketen

    Viele vorhandene Dokumentenpakete müssen regelmäßig aktualisiert werden. Um die Dokumente nicht jedes mal löschen und neu einfügen zu müssen, können sie einfach neu geladen werden. Voraussetzung ist, dass der Name des Dokumentes gleich bleibt.

    1. Öffnen Sie ein vorhandenes Dokumentenablage Dokumentenpaket.
    2. Markieren Sie mit Klick das gewünschte Dokument in der Dokumentenliste.
      1. Wenn das Dokument schon extern aktualisiert wurde, klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste auf edit Öffnen > import festplatte Von Festplatte neu laden.
      2. Wenn das Dokument noch nicht bearbeitet wurde, klicken Sie auf edit Öffnen > edit Öffnen und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
      3. save Speichern Sie dann das Dokument und wählen Sie auf Nachfrage Änderungen übernehmen.
    3. save Speichern und schließen Sie das Dokumentenablage Dokumentenpaket.
  • Speichern Sie E-Mail-Anhänge als Allgemeine Dokumente in einem Dokumentenpaket

    Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können in Dokumentenpakete abgelegt werden. Dokumente, die allgemein zugänglich und nicht mit einem bestimmten Datensatz verknüpft sein sollen, legen Sie in der Ablage "Allgemeine Dokumente" an.

    1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
    2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Dokumentenablage In Dokumentenpaket ablegen.
    4. Wählen Sie neu Neues Dokumentenpaket, um ein ganz neues Paket anzulegen.
    5. Geben Sie den Namen des Dokumentenpaketes und weitere Felder ein (Legen Sie ein Dokumentenpaket als Allgemeines Dokument an).
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Speichern Sie E-Mail-Anhänge in einem Dokumentenpaket zu einem verknüpften Datensatz

    E-Mail-Anhänge können in einem Dokumentenpaket abgelegt werden, das mit einem Datensatz (Adresse, Veranstaltung, TerminM etc.) verknüpft ist.

    Legen Sie den Anhang in ein breits vorhandenes Dokumentenpaket ab:

    1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
    2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Dokumentenablageaufklappen v2 In Dokumentenpaket ablegen.
    4. Wählen Sie suche Suche Dokumentenpaket.
    5. Wählen Sie im Suchfenster in einem oder mehreren Ablageorten.
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.

    Legen Sie ein neues Dokumentenpaket mit Verknüpfung zu einem Datensatz an:

    1. Verknüpfen Sie die E-Mail über Mail ablegen Ablegen in der horizontalen Werkzeugleiste mit einem der zur Verfügung stehenden Datensätze.
      Bsp.: Adresse, Veranstaltung, Termin
    2. Öffnen Sie auf Nachfrage die E-Mail und gehen Sie zum Reiter Anhang Anhänge.
    3. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    4. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf Dokumentenablageaufklappen v2 In Dokumentenpaket ablegen.
    5. Als erste Option wird die Ablage zur verknüpfte Adresse (Veranstaltung, Termin) über neu Neuanlage angeboten.
    6. save Speichern Sie Ihre Änderungen.
  • Speichern Sie E-Mail-Anhänge extern

    Externe Dokumente, die Sie als E-Mail-Anhänge bekommen, können extern auf der Festplatte abgelegt werden.

    1. Öffnen Sie die E-Mail mit Doppelklick. Aus der Vorschau ist die Ablage der Anhänge nicht möglich.
    2. Markieren Sie in dem kleinen Bearbeitungsfenster oben rechts mit Linksklick und gedrückter Umschalt-Taste die gewünschten Dokumente.
    3. Klicken Sie in der horizontalen Werkzeugleiste des kleine Fensters auf export festplatte Auf Festplatte speichern.
    4. Ihr Explorerfenster öffnet sich. Wählen Sie den gewünschten Ablageort und speichern Sie.
  • Suchen Sie Dokumente oder Dokumentenpakete

    Externe Dokumente, die in einem Dokumentenpaket gespeichert sind, können über den Namen des Dokumentes, den Namen des Dokumentenpaketes oder den Ablageort gesucht werden.

    1. Öffnen Sie auf dem Reiter icon vorlagen Vorlagen mit Linksklick auf Dokumentenablage Dokumente die Suche.
    2. In der Suche ist standardmäßig der Ablageort „Allgemeine Dokumente“ vorbelegt. Klicken Sie auf die Aufklappliste, um in einer anderen Ablage zu suchen.
      1. Wenn Sie den Ablageort des Dokumentes kennen, wählen Sie die gewünschte Tabelle (Adresse, Veranstaltung etc.).
      2. Wenn Sie den Ablageort nicht kennen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectAll Alle Zeilen auswählen und ok Übernehmen.
      3. Wenn Sie ein nicht aktives Dokumentenpaket suchen, wählen Sie ganz oben im Auswahlfenster SelectNone Auswahl verwerfen und ok Übernehmen.
    3. Im Suchfeld Name geben Sie den Namen des Paketes ein.
    4. Im Suchfeld Enthaltenes Dokument geben Sie den Namen eines gesuchten Dokumentes ein.
    5. Klicken Sie auf suche Suchen und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste der Suchergebnisse. Über Historie Letzte Suchen öffnen Sie eine Liste der zuletzt durchgeführten Suchen, die Sie erneut ausführen oder aufrufen und ändern können (Wie suche ich ...?)
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